Wie du eingehende Arbeitsanfragen effektiv verwaltest
Eingehende Arbeitsanfragen lassen sich nur schwer vermeiden. Es spielt keine Rolle, ob du dich zu 100 % auf die Erledigung einer Aufgabe konzentrierst. Du könntest trotzdem eine E-Mail oder eine Chat-Nachricht erhalten, in der du um Informationen oder ein Update zu einem bestimmten Projekt gebeten wirst, und schon können sich deine Prioritäten verschieben. Ohne ein System, das neue Arbeitsanfragen sofort erfasst, bearbeitet und verfolgt, können du und dein Team schnell überfordert sein.
Das haben wir alle schon erlebt. Du hast deinen ganzen Tag durchgeplant und dann kommt aus dem Nichts eine neue Anfrage. Das passiert dir und deinem Team andauernd. Es liegt an dir, einen Prozess zu entwickeln, mit dem du deine Prioritäten verwalten und neu eingehende Arbeitsanfragen verfolgen kannst. Wenn du in der Lage bist, zu dokumentieren, was von dir verlangt wird, wird das wirklich einen Unterschied darin machen, wie du neue Anfragen bearbeitest, ohne dass du bereits zugewiesene Aufgaben und Fristen vernachlässigst.
Was sind die besten Praktiken für eingehende Arbeitsanfragen?
1. Verlangt eine formale Vorlage für alle eingehenden Anträge
Alle sind beschäftigt. Nichts wird erledigt, wenn es nicht offiziell eingereicht und zugewiesen wurde. Eine gut etablierte, eingehende Arbeitsanforderung sollte einheitlich sein und von jeder einzelnen Person oder Abteilung verwendet werden. Du musst dafür sorgen, dass dein Team weiß, dass nur schriftlich angeforderte Arbeit erledigt wird. Genauso wichtig ist es, dass dein Team den Prozess versteht und genau weiß, wo die Informationen zu finden sind.
Indem du ein Formular ausfüllst und die Informationen zur Aufgabe auflistest, kannst du sicherstellen, dass du die notwendigen Daten zur Erledigung hast: Fristen, Kontaktinformationen, Prioritäten und besondere Anweisungen. Sobald diese Informationen gesammelt sind, kannst du die Aufgabe einem Teammitglied zuweisen und ihren Fortschritt verfolgen. So musst du später nicht mehr raten, was du eigentlich hättest tun sollen.
Du kannst auch die verschiedenen Arten von Arbeitsanfragen, die dein Team erhält, auflisten und sie nach den für dich relevanten Kriterien ordnen.
2. Informationen und eingehende Anfragen an einem einzigen Ort aufbewahren
Es sollte eine einzige Quelle der Wahrheit für alle eingehenden Projekte geben. Das bedeutet, dass alle eingehenden Arbeitsanfragen automatisch an eine einzige Stelle weitergeleitet werden sollten, wo sie organisiert, zugeordnet, nach Prioritäten geordnet, zugewiesen und nachverfolgt werden können. Eine Projektmanagement-Software ist dafür eine hervorragende Lösung, weil du Informationen an einem einzigen Ort bündeln kannst. Dein Team weiß, was es zu tun hat, und auch andere Abteilungen können den Status ihrer Arbeitsanfragen einsehen.
3. Prioritäten setzen und Arbeit sofort zuweisen
Manche Anfragen sind einfach wichtiger als andere. Es ist wichtig, dass du deine eingehenden Anfragen nach Prioritäten ordnest, anstatt sie der Reihe nach abzuarbeiten. Nimm dir also einen Moment Zeit, um die eingehenden Anfragen nach Prioritäten zu ordnen und sie einem Verantwortlichen zuzuweisen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass dein Team die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit bearbeitet.
Es ist auch eine gute Praxis, eingehende Anfragen auf der Grundlage der strategischen Ziele deines Unternehmens zu planen. Auf diese Weise kannst du dich darauf verlassen, dass du dich auf die richtigen Aufgaben konzentrierst und die Prioritäten so setzt, dass sie auf Team-, Abteilungs- und Unternehmensebene funktionieren.
Vorteile der Einführung eines Verfahrens für eingehende Arbeitsanfragen
Wenn du eingehende Arbeitsanfragen verwaltest, erhältst du wichtige Details im Voraus. Du kannst den Informationsfluss sicherstellen, für Ordnung sorgen und den Status und Fortschritt effektiv verfolgen.
Wenn du ein standardisiertes Verfahren einführst, kannst du die Anfragen an einer Stelle verfolgen und es auch für alle anderen klar machen. Die Leute wissen, wer an welcher Aufgabe arbeitet und wann sie fällig ist. Indem du die Anfragen nach Prioritäten ordnest, profitierst du außerdem davon, dass sich dein Team auf dringende Aufgaben konzentrieren kann.
Verbessere deinen Prozess für eingehende Arbeitsanfragen mit Instagantt
Wenn es darum geht, eingehende Arbeitsanfragen zu verwalten, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Instagantt kann dir dabei helfen, zu planen, zu organisieren und zu bestimmen, welche Aufgaben wichtig sind, damit du dich darauf konzentrieren kannst, die Arbeit zuzuweisen und sie zu verfolgen. Indem du den Prozess der eingehenden Arbeitsanfragen rationalisierst, weiß dein Team genau, worauf es sich konzentrieren muss, damit es seine beste Arbeit leisten kann.
Mit Gantt-Diagrammen kannst du alle eingehenden Arbeitsanfragen organisieren und dafür sorgen, dass dein Team reibungslos arbeitet. Andere Abteilungen können ebenfalls auf dem Laufenden gehalten werden, indem sie den Arbeitsstatus teilen. Die Aufgabenverwaltung ist so einfach wie Drag-and-Drop und die Teammitglieder werden benachrichtigt, sobald sie einen neuen Arbeitsauftrag erhalten haben. So behältst du ganz einfach den Überblick, wer woran arbeitet, und dein Team weiß, wann die Arbeit fällig ist.
Entwickle deinen eigenen effektiven formalen Prozess für Arbeitsanfragen und konzentriere dich darauf, die Arbeit zu erledigen.
