Meetings- ob du sie liebst oder hasst - sind oft eine notwendige Aktivität bei der Arbeit an Entwicklungsprojekten. Sie bringen die richtigen Leute zusammen und bieten Raum für Zweifel, Fragen, Rückmeldungen und Planung. Wenn du ein Meeting mit dem Gefühl verlassen hast, dass es unnötig, langweilig und unproduktiv war, war es wahrscheinlich weder gut geplant noch vorbereitet.
Das haben wir alle schon erlebt. Wir sind mit der Arbeit überfordert und müssen trotzdem den ganzen Tag in aufeinanderfolgenden Meetings verbringen. Wenn man das Gefühl hat, an einer Besprechung teilgenommen zu haben, bei der man seine Zeit und Konzentration verloren hat, kann das mehr schaden als nutzen. Das ist eine häufige Situation an hektischen Arbeitsplätzen. Deshalb ist es wichtig, die Zeit aller Beteiligten optimal zu nutzen.
Aber um ehrlich zu sein, können Meetings auch sehr effizient und äußerst produktiv sein, wenn sie richtig geplant sind. In der Wirtschaft und im Projektmanagement sind Besprechungen ein Mittel der Kommunikation und können der Schlüsselfaktor für den Start eines erfolgreichen Projekts sein.
Ein Besprechungsorganisator ist ein effizientes Mittel, um eine effektive Besprechung zu planen, zu gestalten und durchzuführen; eine Besprechung, die sich positiv auf alle Teilnehmer/innen auswirken wird. Im Projektmanagement ist ein Meetingplan ein äußerst nützliches Instrument, um den Ablauf eines Meetings zu organisieren und zu strukturieren. So vermeidest du Pannen, indem du sicherstellst, dass du dich an das hältst, was wirklich kommuniziert werden muss.
Vorteile von organisierten Planungstreffen
Egal, ob du Kick-off-Meetings, Projektvorschlagsbesprechungen oder tägliche Stand-up-Meetings abhältst, es gibt immer Vorteile, die sich aus einer effektiven Durchführung ergeben. Zum Beispiel:
Sie bringen frische, neue Ideen hervor.
Wenn du Ideen generierst, neigen die Leute dazu, sich mehr zu beteiligen.
Sie befähigen Teams, indem sie Entscheidungen treffen können.
Sie helfen dabei, ein Gesamtbild zu zeichnen, indem sie Ideen und Ziele erläutern.
Sie erlauben offene Diskussionen.
Die wichtigsten Elemente eines Planungstreffens
Um effektive Planungsbesprechungen durchzuführen und diese Vorteile wahr werden zu lassen, gibt es bestimmte Richtlinien, die befolgt werden müssen. Je besser du vorbereitet bist, desto produktiver ist die Sitzung und desto effizienter ist deine Projektplanung. Dies sind die wichtigsten Punkte, die du bei der Vorbereitung eines Planungstreffens beachten solltest .
Vision, Ziele und Vorgaben. Bevor du überhaupt mit der Personaleinsatzplanung beginnen kannst, brauchst du einen Plan. Du musst eine klare Vorstellung von den Zielen haben, die du erreichen möchtest. Dazu musst du wissen, welche Probleme du lösen willst, also die Vision deines Plans. Wenn du eine kristallklare Vorstellung von deinen Zielen hast, stellst du sicher, dass deine Teammitglieder und Interessenvertreter/innen auch verstehen, was du ihnen mitteilst.
Kritische Erfolgsfaktoren. Eine klare Vorstellung von deinen Zielen zu haben bedeutet auch, dass du die Dinge festgelegt hast, die du unbedingt erreichen musst. Diese werden auch als kritische Erfolgsfaktoren bezeichnet, zu denen in der Regel die zu erbringenden Leistungen, das Budget und der Zeitplan gehören. Diese Basiskomponenten müssen nach Prioritäten geordnet und abgesichert werden, und sie müssen in deinem Planungsgespräch mitgeteilt werden.
Leistungsindikatoren. Ein effektives Planungstreffen muss sich auch mit den KPIs (Key Performance Indicators) deines Projekts befassen. Warum? Weil sie zeigen, wie dein Projekt darauf hinarbeitet, seinen Wert und seine Ziele zu erreichen. Achte darauf, dass du die KPIs mit einbeziehst, denn so kannst du das Ziel und die Rolle deines Teams bei der Erreichung des Ziels besser erklären.
Wichtige Fragen. Bei der Verwaltung von Projekten gibt es immer Faktoren oder Hindernisse, die ausgeräumt werden müssen, bevor man mit einem Plan vorankommt. Es ist wichtig, diese Schlüsselfragen zu identifizieren, aufzulisten und zu kommunizieren, um die gewählte Vorgehensweise zu besprechen und zu klären, wer für die Lösung dieser dringenden Themen verantwortlich ist.
Bereite dein Planungstreffen mit Instagantt vor
Ganz gleich, ob du dein Team zu einer kurzen Planungssitzung oder einer langen strategischen Planungssitzung versammelst, du wirst die Zeit aller Beteiligten gut nutzen, wenn du dich im Voraus vorbereitest. Wenn du dir die Zeit nimmst, deine Planungssitzung vorzubereiten, wirst du einen produktiven Ansatz verfolgen, der sich positiv auf dein Projekt auswirkt, indem du dein Team an deiner Vision, deiner Strategie und deinen allgemeinen Zielen ausrichtest.
Eine Online-Gantt-Diagramm-Software wie Instagantt kann dir bei diesem Prozess sehr helfen, da du damit die Vision, die Ziele, die kritischen Erfolgsfaktoren und die KPIs deines Projekts vorbereiten und skizzieren kannst. Außerdem kannst du alle wichtigen Daten und Dokumente anhängen, die als Hintergrund für deine Planungsbesprechungen dienen, und deinen Aktionsplan vorantreiben, indem du Aufgaben auflistest, terminierst und sie vor Ort den idealen Verantwortlichen zuweist.
Beispiel für eine Vorlage zur Planung eines Meetings
