Wenn es ein Dokument gibt, das vor dem Start eines Projekts niemals ignoriert werden sollte, dann ist es die Projektcharta. Warum? Weil eine Projektcharta festlegt, wie der Erfolg eines Projekts gemessen werden soll, und weil sie ein entscheidendes Element bei der Planung des Projekts und der Vermittlung seiner Vorteile und Ziele an die Beteiligten sein kann.
Eine Projektcharta ist ein formelles Dokument, das dein Projekt in seiner Gesamtheit beschreibt. Es ist eine Zusammenfassung aller Rollen, Ziele und des Umfangs deines Projekts und gibt den Stakeholdern und Projektmitgliedern einen Überblick über den Plan, der ausgeführt werden soll.
Wenn sie gut gemacht ist, hilft dir eine Projektcharta dabei, deine Ziele zu erreichen, indem sie dir hilft, den Prozess, die Rollen und die Verantwortlichkeiten der Beteiligten zu definieren. Im Projektmanagement ist eine Charta ein wichtiges Instrument, da sie während des gesamten Projektlebenszyklus als Orientierungshilfe dienen kann.
Die wichtigsten Punkte in einer Projektcharta
Wenn du eine Projektcharta erstellst, solltest du dich auf drei Hauptpunkte konzentrieren:
Das Wesentliche des Projekts. Hier solltest du dich auf die Ziele des Projekts konzentrieren und darauf, wie du diese Ziele erreichen willst.
Der Grund für das Projekt. Die Charta muss in der Lage sein, jedem Stakeholder ihren Wert und ihre Daseinsberechtigung zu vermitteln.
Zuständigkeiten. Eine Projektcharta muss auch in der Lage sein, die Zuständigkeiten und Aufgaben jeder am Projekt beteiligten Person klar zu benennen und zu umreißen.
Was sind die wichtigsten Vorteile einer Projektcharta?
Es gibt viele Vorteile, die die Arbeit mit Projektchartas bei der Verwaltung von Projekten mit sich bringt, aber einige der häufigsten sind:
Projektchartas helfen allen, von Anfang bis Ende über alle Aspekte des Projekts informiert zu bleiben.
Sie tragen dazu bei, Fehlkommunikation zu minimieren und Silos zu beseitigen.
Beschleunige den Genehmigungsprozess, indem du den Beteiligten klare Vorgaben machst.
Halte alle Beteiligten während des gesamten Lebenszyklus des Projekts auf Kurs
Wann muss ich eine Projektcharta erstellen?
Das Hauptziel einer Charta ist es, den Projektmanager zu ermächtigen, mit dem genehmigten Projekt zu beginnen. Deshalb ist es wichtig, im Inhalt der Charta darauf hinzuweisen, wie das Projekt auf die Unternehmensstrategien abgestimmt ist. Kurz gesagt, du wirst eine Projektcharta erstellen, weil:
Du brauchst eine Genehmigung für dein Projekt. Sieh dieses Dokument als ein Verkaufsgespräch an. Es hilft den Stakeholdern, den Wert des Projekts zu verstehen. Mit einer Projektcharta kannst du alles über dein Vorhaben mitteilen und es so schnell wie möglich auf den Weg bringen.
Halte dein Projekt auf Kurs. Deine Projektcharta dient als Leitfaden für alle Beteiligten. Dieses Dokument hilft dir, den Überblick über wichtige Informationen zu behalten, und du kannst jederzeit auf die ursprüngliche Vision zurückgreifen und sie so oft wie nötig wieder aufgreifen.
Sie dient als primäres Verkaufsdokument. Eine Charta dient auch als Zusammenfassung, die die Beteiligten leicht verteilen oder präsentieren können, wenn sie auf ähnliche Projekte angesprochen werden.
Beispiel für eine Projektcharta
Ein Projektplan sollte kurz und einfach sein. Du solltest sie einfach halten, aber es ist auch wichtig, dass du in der Lage bist, das Wesentliche des Projekts in wenigen Worten zu vermitteln. Projekte zu managen bedeutet auch, viele Informationen zu verwalten, aber eine Projektcharta wird am erfolgreichsten sein, wenn sie einen Überblick über das Projekt gibt.
Eine Projektcharta dokumentiert in der Regel:
Gründe für das Projekt
Ziele und Beschränkungen des Projekts
Vorteile des Projekts
Stakeholder
Ermittelte Risiken
Allgemeiner Überblick über den Haushalt
Hier siehst du, wie eine effektive Projektcharta aussehen und was sie beinhalten sollte:
Projektname
Projektbeschreibung und Zusammenfassung
Business Case
SMARTe Ziele, einschließlich der zu erbringenden Leistungen
Projekt-Hintergrund
Kontext und Grund für die Existenz
Projektumfang und -grenzen
Hauptakteure und Projektmitglieder
Kunden und Endnutzer
Umsetzungsplan
Ressourcen
Sachzwänge und Risiken
Budget und Kosten
Nutze die richtigen Werkzeuge, um effektive Projekt-Charter durchzuführen
Bevor du ein Projekt beginnst, solltest du dir die Zeit nehmen, einen Projektplan zu erstellen. Das ist ein grundlegendes Instrument, mit dem du das Ergebnis deines Projekts festlegen kannst. Und während ein Business Case und ein Budgetplan detaillierter sein müssen, dient ein Projektplan als Fahrplan und Leitfaden für dein Projekt. Für dich und für alle Beteiligten.
Aber wäre es nicht einfacher, wenn du deinen Projektplan online erstellen und dokumentieren könntest? Um eine Charta in einen Plan zu verwandeln, brauchst du ein Werkzeug, das flexibel genug ist, um sich an die Menge der Informationen und die vielen Aufgaben anzupassen. Instagantt, eine Projektmanagementsoftware, hilft dir, Projekte online zu erstellen und zu verwalten. Mit dieser Software kannst du in nur wenigen Minuten professionell aussehende Gantt-Diagramme erstellen. Sieh es dir an:
