Projekte durchlaufen verschiedene Phasen. Projektmanager/innen konzentrieren sich auf Vorschläge und arbeiten hart an der erfolgreichen Durchführung ihrer Projekte, aber der Prozess, der den Abschluss mit sich bringt, erfordert die gleiche Aufmerksamkeit wie der Rest des Projektlebenszyklus, weil dies die Phase ist, die den Teams systematisch hilft, die Projektergebnisse im Vergleich zu den ursprünglichen Zielen zu verstehen.
Der Projektabschluss bezieht sich auf die letzte Phase des Lebenszyklus eines Projekts. Sie besteht darin, eine Reihe von vordefinierten Prozessen zu befolgen, die dazu führen, dass das Projekt formal abgeschlossen wird, z. B. Zahlungen, Unterschriften, Genehmigungen und mehr.
Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird eine formale Dokumentation verwendet, um zu zeigen, dass der Projektmanager die Zustimmung des Kunden oder der Interessengruppen zur Gesamtleistung des Projekts erhalten hat. Ein Projektabschlussdokument zeigt auch, wie gut das Projekt im Vergleich zu den ursprünglichen Zielen, dem Plan, dem Zeitrahmen und dem Budget abgeschnitten hat.
Die Bedeutung des Projektabschlussverfahrens
Der Projektabschluss ist ein wichtiger Teil des gesamten Projektzyklus und sollte sorgfältig durchgeführt werden, vor allem, weil die Analyse den Projektmanagern dabei hilft, alle losen Enden zu verknüpfen, und es den Teams ermöglicht, aus ihren Erfahrungen zu lernen, indem sie Vor- und Nachteile, Höhen und Tiefen, Vorteile und Defizite auflisten und diese Informationen als Referenz nutzen, um die Effizienz künftiger Vorhaben zu steigern.
Mit anderen Worten: Ein Projektabschluss erfordert eine Kombination der folgenden Faktoren, wenn er auf ein Projekt angewendet wird:
Zusicherung, dass die Arbeiten vollständig abgeschlossen sind.
Bestätigung, dass alle vereinbarten Ziele und Leistungen erreicht und ausgeführt worden sind.
Formelle Abnahme der Fertigstellung eines Projekts, die von den Beteiligten abgezeichnet werden muss.
Die wichtigsten Schritte zum Projektabschluss
Bevor du anfängst, solltest du daran denken, dass das Ziel darin besteht, wichtige Fakten zu dokumentieren, indem du alle relevanten Informationen aus dem gesamten Lebenszyklus deines Projekts sammelst. Diese Phase umfasst verschiedene Schritte, die du sorgfältig befolgen solltest, um ein Projekt richtig abzuschließen. Hier sind die wichtigsten Schlüsselelemente:
Überprüfen. Es ist eine gute Praxis, den Projektumfang, die Anforderungen und die Ergebnisse zu überprüfen. So kannst du sicherstellen, dass alle Aufgaben entsprechend erfüllt wurden.
Papierkram. Du musst die Genehmigungen und Unterschriften der Beteiligten und aller beteiligten Dritten einholen. Stelle sicher, dass die Zahlungen beglichen werden und bearbeite alle ausstehenden Rechnungen, Gebühren oder Provisionen. So stellst du sicher, dass alle Projektbeteiligten zufrieden sind und dass dein Budget und deine Kostenanalyse stimmen.
Ressourcen. Dies ist der formale Prozess, mit dem du dein Team aus dem Projekt entlässt. Dazu können auch externe Teams gehören (falls du Ausrüstung, Technologie, Hardware usw. ausgelagert hast).
Information und Dokumentation. Es ist an der Zeit, deine Ergebnisse und Erfahrungen zu dokumentieren. Archiviere alle Dokumente und relevanten Daten, die sich als nützlich erweisen könnten, aus vergangenen Treffen. Dazu gehören Projektpläne, Vorschläge, Sitzungsprotokolle, Geschäftsanforderungen, Verträge, Finanzunterlagen und mehr. Deine Dokumentation wird dir wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte liefern.
Führe eine Projektabschlussbesprechung durch. Dies ist ein wichtiger Schritt für dein Team, den du nicht übersehen solltest. Versammle dein Team und lade es ein, dir Feedback zum Projekt zu geben, sowohl zu den guten als auch zu den schlechten Aspekten. Beziehe alle Beteiligten mit ein und führe eine abschließende Projektbesprechung durch, in der du die Ergebnisse besprichst, Lehren ziehst und herausragende Leistungen anerkennst. Einer der großen Vorteile eines Post-Mortem-Meetings ist, dass du am Ende, wenn du die Daten auswertest, genau weißt, was das Projekt erfolgreich gemacht hat und welche Aspekte du ändern solltest. Schließlich wird es immer wieder neue Projekte geben und du solltest aus jeder Erfahrung lernen.
Wir haben ausführlich über die Bedeutung des Projektabschlusses gesprochen, der letzten Phase im Lebenszyklus eines Projekts, die es Projektmanagern und Teams ermöglicht, das Ergebnis und die Leistung ihrer Arbeit zu dokumentieren, zu archivieren, zu analysieren und zu diskutieren.
Aber gibt es ein Tool, das dir dabei hilft, das Verfahren abzuschließen und die richtigen Schritte für den Abschluss eines Projekts zu befolgen? Die Antwort ist ja. Instagantt kann dir dabei helfen, keine wichtigen Schritte zu vergessen. Wenn du unsere kostenlose Vorlage verwendest, kannst du sicher sein, dass du die richtigen Informationen dokumentierst und Zeit und Papierkram sparst.
Beispiel für ein Gantt-Diagramm zum Projektabschluss
Der Abschluss eines Projekts kann ein schwieriger Weg sein, wenn du nicht die richtige Hilfe hast. Es gibt viele Ressourcen, die gesammelt werden müssen, um den Abschluss eines Projekts offiziell zu bestätigen. Unsere Vorlage für den Projektabschluss hilft dir, den Prozess richtig zu managen.
