Was ist ein Pre-Mortem Meeting und wie führt man es durch?
Du hast vielleicht schon von Post-Mortem-Meetings oder Übungen gehört, bei denen Teams die Erfolge und Misserfolge eines Projekts diskutieren. Aber was ist mit Pre-Mortem-Meetings? Diese Art von Treffen findet vor dem Start eines neuen Projekts statt und hilft Managern und Teammitgliedern dabei, darüber nachzudenken, was in einem Projekt passieren könnte (Gutes und Schlechtes), und Pläne für bestimmte Szenarien zu machen.
Post-Mortem-Treffen sind bekannt. Sie werden in der Regel durchgeführt, indem relevante Informationen von den Projektbeteiligten nach Abschluss des Projekts zusammengetragen und die verschiedenen Aspekte des Projekts bewertet werden. Dabei prüfen Projektmanager und Teammitglieder, was gut und was weniger gut gelaufen ist.
Das Problem mit Post-Mortem-Meetings ist, dass sie nach den Fakten durchgeführt werden. Und obwohl es sehr hilfreich ist, aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen und zu vermeiden, dass Aktionen wiederholt werden, die wie geplant funktioniert haben, wäre es auch äußerst hilfreich, bestimmte Szenarien und Risiken bei der Durchführung eines neuen Projekts zu vermeiden. Zum Glück ist ein Pre-Mortem-Meeting eine gute Möglichkeit, ein Team zusammenzubringen, Risiken zu besprechen und Pläne zu machen, um diese Risiken zu bewältigen und zu mindern, bevor sie Realität werden.
Was sind die Vorteile eines Pre-Mortem-Treffens?
Pre-mortem und post-mortem. Das heißt nicht unbedingt, dass die eine besser ist als die andere. Es gibt wirklich Vorteile für beide Übungen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich das Team bei einem Pre-Mortem vorstellt, das Projekt sei gescheitert. Das mag negativ klingen, aber in Wirklichkeit ermöglicht diese Strategie den Teams, Szenarien zu analysieren und von einem Punkt des Scheiterns aus rückwärts zu arbeiten, um herauszufinden, was das Scheitern verursacht hat und was man hätte tun können, um es zu vermeiden.
Die Durchführung von Pre-Mortem-Meetings kann verschiedene Vorteile für deine Projekte bieten. Sehen wir uns einige von ihnen an:
Sie helfen dabei, neue Perspektiven und mögliche Probleme zu erkennen, bevor ein Projekt gestartet wird.
Sie fördern die Kommunikation im Team, indem sie jedem eine Stimme geben.
Sie verbessern die Effizienz, indem sie sicherstellen, dass sich alle auf die Diskussion verschiedener Aspekte deines Projekts konzentrieren, was dazu beiträgt, heikle Themen zu erfassen, bevor sie zu Problemen werden.
Wie man ein Pre-Mortem Meeting durchführt
Wenn sie richtig durchgeführt wird, kann ein Pre-Mortem erheblich dazu beitragen, eine Krise zu verhindern. Aber das muss kein komplizierter Prozess sein. Im Gegenteil, es kann ein relativ einfacher Prozess sein, wenn du ein paar Grundregeln beachtest:
Bereite dich vor. Stelle sicher, dass dein Team über den Projektplan informiert ist, bevor du beginnst.
Nimm dir mindestens ein paar Stunden ungestörte Zeit. Dein Team muss sich ausschließlich auf diese Aufgabe konzentrieren können.
Alle Interessengruppen sollten anwesend sein. Um mögliche blinde Flecken zu vermeiden, solltest du alle Interessenvertreter/innen einladen, um sicherzustellen, dass du alle Standpunkte berücksichtigst.
Mach dir Notizen und überprüfe sie. Während dieser Zeit werden viele Ideen im Umlauf sein, deshalb ist es wichtig, sich Notizen zu machen. Jemand sollte für die Notizen verantwortlich sein, damit die Informationen später bei Bedarf überprüft und überarbeitet werden können.
Nun zum Ablauf. Als Erstes setzt du das Team zusammen und überlegst dir alle möglichen Gründe, warum das Projekt gescheitert ist. Hier sind ein paar grundlegende Fragen:
Was könnte bei diesem Projekt schiefgehen?
Was könnte dazu führen, dass wir unseren Termin verpassen?
Wie kann unser Projekt im Zeitplan bleiben? Was passiert, wenn es scheitert?
Was ist, wenn die Software, die wir benutzen, ausfällt?
Was ist, wenn die wichtigste Person uns im Stich lässt?
Das Ziel an dieser Stelle ist es, eine vollständige Liste der Dinge zu erstellen, die schiefgehen könnten.
Das Einzige, was in dieser Phase nicht erlaubt ist, sind Lösungsvorschläge.
Jetzt solltest du deine gesamte Problemliste durchgehen und die 10 wichtigsten Probleme auswählen, auf die du dich konzentrieren willst. Aber wie wählt man sie aus? Achte darauf, dass du dich auf Probleme konzentrierst, die für den Erfolg deines Projekts entscheidend sind, dass du Probleme auswählst, die wahrscheinlich auftreten werden, und dass du Probleme ausschließt, auf die du keinen Einfluss hast.
Pre-mortem-Vorlage
Pre-Mortems sind ein großartiges Instrument für Manager und Teammitglieder, um darüber nachzudenken, was in einem Projekt passieren könnte, das Gute und das Schlechte, und um sich auf verschiedene Szenarien vorzubereiten. Sie erfordern Vorbereitung, aber die gute Nachricht ist, dass es kein komplizierter Prozess sein muss. Du musst nur sicherstellen, dass du die richtigen Leute zusammenbringst und dass du die Informationen, die du sammeln musst, gut organisieren kannst. Eine der besten Möglichkeiten, einen Plan zu planen und auszuführen, ist die Erstellung eines Gantt-Diagramm.
Gantt-Diagramme können bei der Durchführung von Pre-Mortem-Meetings eine große Hilfe sein. Eine Online-Projektmanagementsoftware wie Instagantt hilft dir bei der Planung, Durchführung und Speicherung der in den Pre-Mortem-Meetings besprochenen Informationen, damit du sie später noch einmal überprüfen kannst. Du kannst deine problematischen Szenarien und deren Lösungen leicht kategorisieren. Vor allem aber kannst du mit deinem Team zusammenarbeiten und nachfassen, so dass es sich aktiv an dem Prozess beteiligen kann. Auf diese Weise stehen die Informationen allen Beteiligten zur Verfügung, und du kannst die Daten so oft wie nötig wieder aufrufen.
