Mit einer Teambesprechungsagenda bleiben deine Besprechungen strukturiert und themenbezogen
Fällt es dir und deinem Team manchmal schwer, bei euren Meetings beim Thema zu bleiben? Wir alle wissen, dass Besprechungen ein wichtiger Bestandteil einer effektiven Zusammenarbeit im Team sind, aber wir wissen auch, wie wichtig es ist, dass sich die Besprechungen für alle Beteiligten als sinnvoller Zeitvertreib anfühlen. Eine Vorlage für die Tagesordnung von Teambesprechungen kann dir dabei helfen, dich auf die Besprechungen vorzubereiten, Prioritäten abzustimmen und relevante Informationen mit deinen Teammitgliedern zu besprechen.
Wir haben es alle schon erlebt. Treffen, zu denen die Teilnehmer/innen unvorbereitet kommen, unsicher über die Themen, was letztendlich dazu führt, dass die Diskussion ins Stocken gerät, ohne dass Fortschritte gemacht werden und die Beteiligten wertvolle Zeit verlieren.
Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Projektzusammenarbeit. Als Projektmanager ist es wichtig, dass du dir Zeit für dein Team nimmst, um Prioritäten abzustimmen, Probleme und Lösungen zu diskutieren und gemeinsam in die richtige Richtung zu gehen. Eine Besprechungsagenda ist ein effektives Instrument, das dir hilft, das Beste aus deiner Zeit zu machen.
Was ist eine Besprechungsagenda? Sie kann als eine Liste von Aktivitäten definiert werden, die die Teilnehmer während des geplanten Treffens erreichen und besprechen wollen. Eine Teambesprechungsagenda hilft dir bei der Planung und Durchführung deiner Besprechungen, was eine bessere funktionsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Vorteile einer Teambesprechungsagenda
Einer der wichtigsten Vorteile der Arbeit mit Tagesordnungen ist, dass sie deinem vordefinierten Zeitfenster Struktur verleihen und dir helfen, dich auf die Informationen zu konzentrieren, die du mit deinem Team teilen musst. Außerdem helfen sie deinem Team dabei, sich auf Ziele, Aktionspunkte und nächste Schritte zu einigen.
Wenn du dir die Zeit nimmst, mit einer Besprechungsagenda zu arbeiten, kannst du unproduktive Besprechungen leicht verhindern, was dir und deinem Team letztendlich viel sinnvolle Zeit erspart. Einige der wichtigsten Vorteile, die eine Teambesprechungsagenda bietet, sind:
Besprechungspläne helfen dir, individuelle Leistungen anzuerkennen und Meilensteine zu feiern.
Sie helfen dir dabei, klare Erwartungen an das festzulegen, was vor und während eines Treffens passieren soll.
Konzentriere die Teilnehmer/innen auf das Thema, das diskutiert werden muss.
Besprich Produktivitäts- oder Fortschrittsblockaden und mögliche Lösungen
Bestimme das Tempo des Treffens, aber erinnere alle daran, dass du nur eine bestimmte Zeit für die Erörterung wichtiger Angelegenheiten eingeplant hast.
Überprüfe die Fortschritte in Bezug auf die Teamziele und die wichtigsten Ergebnisse.
Teile relevante Projekt-Updates.
Brainstorming für neue Ideen und Lösungen.
Was in die Tagesordnung eines Treffens gehören sollte
Die Tagesordnung einer effektiven Teambesprechung umfasst Folgendes:
Planen von Details wie Datum, Uhrzeit, Ort und wer teilnehmen muss.
Eine Person, die das Treffen leitet
Zu diskutierende Themen
Aktionspunkte, Probleme oder Hindernisse
Es ist auch wichtig, dass du mit deinem Team den idealen Zeitpunkt für diese Art von Treffen besprichst und vereinbarst. Außerdem solltest du dich vor dem Treffen mit deinem Team absprechen, um Feedback zu den wichtigsten Gesprächsthemen zu erhalten. Auf diese Weise fühlt sich jeder gehört und weiß, dass er einen Beitrag zur Tagesordnung geleistet hat.
Die Themen für deine Tagesordnung hängen vom Zweck des Treffens und von den wichtigsten Problemen ab, mit denen du im Laufe deines Projekts konfrontiert wirst. Die meisten Tagesordnungen enthalten jedoch Folgendes:
Informationselemente, die alle Aktualisierungen oder Daten enthalten können, die du mit deinen Teammitgliedern teilen musst.
Aktionspunkte, die sich auf die Aufgaben beziehen, die dein Team während oder nach dem Treffen erledigen sollte.
Diskussionspunkte. Das sind die Themen, zu denen du von deinem Team Feedback erhalten möchtest. Zu den Diskussionspunkten gehören auch Probleme oder mögliche Engpässe.
Um deine Treffen noch produktiver zu machen, kannst du zusätzliche hilfreiche Details einfügen, z.B. wer jedes Thema präsentieren wird und wie viel Zeit jeder Moderator für die Diskussion seiner Aktionspunkte haben wird.
Wie man eine effektive Tagesordnung schreibt
Besprechungspläne lassen sich leicht für jede Art von Projekt, Funktion oder Abteilung anpassen. Du kannst Tagesordnungen erstellen, mit denen du alles besprechen kannst, von Kennzahlen über die Sprintplanung bis hin zu anstehenden Projekten. Hier sind einige Tipps für die Planung der besten Tagesordnung für dein nächstes Teamtreffen:
Die Ziele des Treffens müssen klar sein:
Du musst in der Lage sein, einen Überblick über den Inhalt des Treffens zu geben, ohne auf die einzelnen Tagesordnungspunkte einzugehen. Um dies zu erreichen, solltest du die Ziele des Treffens und die Erwartungen an die Teilnehmer/innen klar formulieren.
Liste die Themen der Tagesordnung als Fragen oder Aufgaben auf:
Vage Tagesordnungspunkte sind dein Feind. Deine Treffen werden produktiver sein, wenn du den Zweck der Diskussion sofort klarstellst. Achte darauf, unterstützende Fragen oder Aufgaben hinzuzufügen, damit dein Team bereit für die Diskussion ist.
Kläre die Erwartungen und Verantwortlichkeiten:
Wenn du regelmäßig damit zu kämpfen hast, dass Teilnehmer/innen unvorbereitet zu bestimmten wichtigen Themen erscheinen, bist du dir wahrscheinlich nicht klar genug darüber, wer für die einzelnen Themen zuständig ist. Lass dein Team im Voraus wissen, wer für die einzelnen Themen zuständig ist, damit sie sich vorbereiten können.
Schätze einen realistischen Zeitrahmen für jedes Diskussionsthema ein:
Deine Besprechungen sollten sich nicht gehetzt anfühlen, jeder Diskussionspunkt sollte gleich wichtig sein. Überlege dir, wie viel Zeit du brauchst, um jedes Thema vorzustellen und zu besprechen, und schätze einen realistischen Zeitrahmen für das gesamte Treffen ein, bevor du es anberaumst.
Erstelle und zentralisiere deine Meeting-Agenden mit Instagantt
Egal, ob du mit großen oder kleinen Teams arbeitest oder ob deine Meetings eher eine lockere Diskussion als eine formelle Veranstaltung sind, eine Agenda ist der beste Weg, um konzentriert zu bleiben und die Zeit aller Beteiligten sinnvoll zu nutzen, denn wenn sie richtig gestaltet ist, kann eine Meeting-Agenda unproduktive Meetings endgültig verhindern.
Jetzt, wo du weißt, was eine Tagesordnung ist und wie sie funktioniert, ist es an der Zeit, das richtige Werkzeug für die Erstellung deiner eigenen Tagesordnung zu wählen. Natürlich könntest du auch Microsoft Word verwenden, um deine Tagesordnung zu schreiben, aber dabei könntest du leicht vergessen, wo du sie geschrieben hast und deine Informationen verlegen. Es wäre viel sinnvoller, deine Sitzungsagenda zu erstellen und sie an einem einzigen Ort organisiert und zugänglich zu halten - und das kannst du mit Instagantt schnell erreichen.
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