20 compétences clés pour la gestion de projet

Approximativement, tous les pays du monde observent un lockdown et nous sommes censés accomplir nos tâches à la maison plutôt qu'au bureau ou à l'institut. Nous devons donc faire preuve d'un comportement plus proactif pour sortir de cette situation pathétique et comprendre nos rôles et nos responsabilités. 

La gestion de projet n'est pas une tâche facile comme on le croit généralement. La plupart d'entre nous pensent qu'un chef de projet n'a qu'à donner des ordres aux employés qui travaillent sous son observation et à exiger des résultats. C'est un concept erroné. As-tu déjà imaginé que si tu demandes simplement au logiciel de travailler, sans lui donner d'instructions ou en lui donnant de mauvaises instructions, il te donnera le bon résultat ? Jamais, au grand jamais. 

En tant que chef de projet, tu dois avant tout être le plus responsable possible. Ensuite, tu dois donner les bonnes instructions aux membres de ton équipe si tu veux obtenir le résultat souhaité. Selon les conditions, nous devons travailler sur nos compétences en gestion de projet de manière intelligente. 

La gestion de projet est un travail facile lorsque tu apprends à gérer tes tâches et à les enregistrer pour retracer ton niveau d'accomplissement du travail. Voici donc 20 compétences clés pour la gestion de projet que tu devrais prendre en compte et utiliser intelligemment pour obtenir des résultats remarquables même pendant cette pandémie, car tu ne dois pas t'arrêter mais continuer à avancer.

Liste de 20 compétences clés pour la gestion de projet :

Tu trouveras ci-dessous la liste des 20 compétences clés pour la gestion de projet.

1. Connaissance de la politique de l'entreprise

Si tu as été embauché récemment dans une entreprise ou une organisation, tu ne connais pas leurs conditions et leurs politiques. Tu ne sais pas quelle est la devise qui sous-tend la gestion de cette entreprise et quel style le propriétaire de cette entreprise aime adopter pour créer un environnement productif avec ses employés pendant qu'ils travaillent. Cela ne va jamais en ta faveur si tu ne cherches pas à apprendre et à déterrer les informations mineures sur les politiques de l'entreprise.

Tu devrais demander au propriétaire de l'entreprise ou à son secrétaire personnel de te fournir un document écrit dans lequel les politiques de l'entreprise sont entièrement définies en détail. Tu pourras ainsi trouver la bonne direction pour travailler sur le projet de cette entreprise en particulier. 

2. avoir la déclaration de mission de l'entreprise et la déclaration de mission personnelle. 

La deuxième chose la plus importante que tu dois prendre en compte lorsque tu acceptes une proposition de gestion de projet est d'avoir accès à la déclaration de mission de l'entreprise. La plupart des entreprises ont écrit leur déclaration de mission très clairement et en gras, très probablement à l'entrée de leur propriété, mais certaines ne l'ont encore que dans leurs documents. 

Tu dois aller la découvrir et la lire attentivement. Développe une compréhension des mots écrits sur la page, un mur, un lin ou un écran numérique, saisis la signification derrière les mots et discute avec le propriétaire pour savoir quel est le but de cet énoncé de mission. Cela créera un bon impact et t'aidera à faire ta déclaration de mission personnelle pour mener à bien le projet, même pendant cette pandémie. 

Écris clairement ta déclaration de mission sur une page et colle-la sur le mur de la table de ton lieu de travail pour qu'elle soit visible et te serve d'aide-mémoire. Cela t'aidera à t'en tenir à ton objectif et à faire ce qui est nécessaire pour l'atteindre.

3) Fixe tes objectifs en fonction de la déclaration de mission de l'entreprise.

Il est maintenant temps de commencer à travailler de manière professionnelle. Fixe tes objectifs en rapport avec la déclaration de mission de l'entreprise. Tu peux écrire tes objectifs en gros sur une page et définir les stratégies pour les atteindre. Ton objectif peut faire en sorte que le projet soit réussi à 100 %, mais tu dois définir les stratégies qui définissent quantitativement ton succès par rapport à ton objectif. 

4. élaborer un plan à peu près avant l'exécution

Avant de passer à l'exécution pratique de ton plan de projet, organise une réunion visuelle avec tous les membres de l'équipe et le propriétaire de l'entreprise et tiens compte de leurs suggestions. Il y a des possibilités d'obtenir une suggestion maximale et plus efficace que tu trouves. Définis le devoir ou le rôle de chaque membre de l'équipe et discute-en individuellement avec eux.

• Tu as la responsabilité de sensibiliser ton équipe à son rôle et à ses responsabilités et de lever toutes les ambiguïtés qu'elle ressent. 
• Aie une conversation saine avec tes collègues et discute du plan avec eux, qu'il s'agisse de l'organisation du temps ou de la gestion des risques.
• Garde ton imagination en imaginant les problèmes que toi et ton équipe pourriez rencontrer au cours de la réalisation du projet. 

Si tu prévois les problèmes qui peuvent apparaître pendant la réalisation du projet, tu trouveras aussi les solutions. Il est donc nécessaire de planifier les étapes pour atteindre l'objectif de ton projet. Cela te permet de comprendre sur quel mur tu dois placer ton échelle pour l'obtenir au lieu de t'appuyer le long du mauvais mur. Sans plan, tu gaspilles ton énergie à faire des choses qui ne sont pas nécessaires et qui s'avèrent inutiles. Alors, élabore un plan efficace avant de commencer un projet.

5) Travaille sur les choses qui sont dans ton cercle de contrôle.

Pendant cette situation de pandémie, tu n'es pas censé penser à cet état critique, être traumatisé ou paniquer en pensant à des choses erronées et négatives que tu ne peux pas contrôler, mais qui gaspillent de l'énergie en pensant à ces circonstances. Tu devrais plutôt penser aux choses que tu peux contrôler et faire en sorte qu'elles s'alignent mieux.  

Tu dois savoir comment atteindre ton objectif même dans cette situation de pandémie en restant à la maison. Fais une liste des choses que toi et ton équipe pouvez faire en mettant toute votre énergie efficacement à l'endroit où vous pouvez obtenir des résultats fructueux. Encourage ces pensées dans ton équipe et rends-les indépendantes des circonstances, elles feront de leur mieux quel que soit l'état pathétique de la situation. 

6. améliorer la communication en utilisant la technologie

Comme nous l'avons vu plus haut, nous ne sommes pas dans notre travail de routine comme nous nous rendons quotidiennement à nos bureaux et accomplissons nos tâches sous la forme d'une équipe physiquement. La plupart des gens travaillent car il n'est pas possible pour tous d'apparaître physiquement et d'avoir une foule autour d'eux. Une situation difficile se présente : comment travailler efficacement en équipe et comment suivre leurs performances ? 

• Tu es formé pour communiquer avec tes coéquipiers en organisant une réunion physique, mais maintenant, tu peux combler cette lacune en organisant des réunions virtuelles. 
• Grâce à la technologie, il est plus facile d'accéder aux membres de ton équipe en une minute et de discuter comme tu le faisais auparavant lors de réunions physiques. 
• Tu peux communiquer tes idées et ta vision en développant de solides compétences en communication. Tu peux le faire en réalisant des diapositives, en prononçant un discours ou en organisant une séance de discussion.

Tu peux passer des appels, des appels vidéo, développer des feuilles de calcul en ligne ou des feuilles excel, développer un système de présence en ligne, et bien d'autres moyens existent pour impliquer ton équipe et avoir une communication saine pour combler les lacunes. 

Tu peux partager les plans sous forme de documents Google dans différentes applis et sites web et demander aux membres de ton équipe de le visiter, même si tu peux vérifier qui a suivi tes instructions et qui les néglige en consultant l'option des vues.

7. donne à ton équipe les moyens d'agir

Nous ne pouvons pas rester dépendants des circonstances, attendre que ce qui va suivre se produise, et que ce soit en notre faveur. Ces pensées paralysent notre pouvoir de réflexion. Fais de ton équipe une pierre précieuse et digne d'intérêt qui est demandée et dont la valeur est élevée. Tu peux faire en sorte que les membres de ton équipe aient un caractère fort qui reflète l'honnêteté, le travail acharné et la constance.

Garde ton équipe en contact avec toi en utilisant des applications de médias sociaux comme Whatsapp, Facebook et Telegram, etc. Tout ton succès dépend de ton équipe et elle doit être plus confiante et indépendante en lui permettant de prendre des décisions immédiates lorsque c'est nécessaire, en lui donnant confiance en elle. Cela fonctionnera sûrement et ils travailleront volontiers sur le projet, mais pas de force.  

Tu dois sûrement ajouter cette compétence à la liste des 20 compétences clés pour la gestion de projet.

8. gestion du temps pour respecter un délai

Tout est organisé dans l'univers et suit un temps précis comme le font le soleil et la lune, ils ne sautent jamais leur horaire. Nous devons également suivre cette loi naturelle. Elle peut nous aider à atteindre nos objectifs en temps voulu et à les faire progresser. Alors, établis un calendrier de tes heures de travail et de celles de ton équipe. 

Si tu veux terminer ta tâche efficacement et à temps, tu dois organiser ton temps en fonction de l'importance et de l'urgence de la tâche. Tout d'abord, prends une feuille de papier et écris les tâches que tu vas accomplir au cours d'une semaine donnée. Souligne les gros cailloux parmi la liste des tâches. Tu comprendras mieux quelle tâche est la plus importante et demande notre attention continue.

Maintenant, dessine quatre quadrants sur la page et nomme-les comme suit

• Q1 ce quadrant est fixé pour les tâches qui sont importantes et urgentes. Ces tâches requièrent ton attention immédiate et doivent être terminées avant la date limite. Comme le propriétaire de l'entreprise a convoqué une réunion, tu y assisteras à temps car elle est urgente et importante. 
• Q2 Ce quadrant est réservé aux tâches les plus importantes, mais qui ne doivent pas être accomplies de toute urgence. Mais elles sont importantes pour atteindre l'objectif élevé qui consiste à maintenir la réputation de l'entreprise et à garder son nom bien en vue auprès du public. Il s'agit d'objectifs à long terme.
• Q3 Dans ce quadrant, nous pouvons placer les tâches qui sont urgentes mais pas importantes. Par exemple, si tu travailles dans un bureau, que tu t'occupes de documents importants et que ton téléphone sonne sans arrêt, il faut que tu t'en occupes immédiatement, ce n'est pas important du point de vue de la nature de ton travail mais c'est urgent car il peut s'agir d'une situation d'urgence ou de quelque chose comme ça.
• Q4 ce quadrant appartient aux activités qui ne sont pas importantes et pas urgentes non plus. Ces activités n'ont pas besoin de ton attention mais elles te font perdre un temps précieux. Si tu es libre et que tu penses qu'il n'y a rien à faire, tu peux te lancer dans de telles activités en quête de divertissement. Comme regarder la télévision de manière intensive, utiliser des applications de médias sociaux et jouer à des jeux sur ton téléphone. 

9. l'évaluation et la gestion des risques 

Il n'y a rien de parfait dans ce que nous faisons, nous sommes confrontés à plusieurs risques au cours d'un projet. Ces risques peuvent être financiers, liés à la santé, au crédit, au marché ou autres. Maintenant, ce que tu dois faire en tant que chef de projet. Un bon chef de projet identifie d'abord le risque, sa nature et son niveau, puis l'évalue en fonction de différents paramètres. Il peut être lié aux finances de l'entreprise, à sa réputation ou à la santé des travailleurs. 

Un directeur a besoin de savoir ce qui se passe pendant le travail, est-ce que nous sommes à la hauteur des exigences du marché, est-ce que nous respectons notre budget, est-ce que les membres de l'équipe qui travaillent dans les usines sont en sécurité et apprécient leur travail. Toutes ces questions requièrent ton attention, si tu ressens quelque chose d'alarmant, tu dois l'identifier, l'évaluer et prendre les mesures nécessaires pour répondre et gérer le risque dans un premier temps afin d'éviter plus de perturbations ou de pertes. 

10. sois motivé et continue à motiver ton équipe

Une autre compétence d'un chef de projet est l'auto-motivation qui t'encourage à faire ton travail volontiers au lieu de le prendre comme un fardeau. Lorsque tu commences un nouveau projet, tu dois avoir l'énergie et la motivation nécessaires pour le mener au succès. Pour rester motivé, tu dois te souvenir de ton objectif, ne pas paniquer, trouver des moyens de sortir des sentiers battus et garder l'esprit détendu. 

Si tu es motivé, tu as le charme de motiver les membres de ton équipe en adoptant une attitude positive, en restant cohérent tout le temps et en gardant un énorme sourire sur ton visage. Ces choses ont beaucoup d'importance car c'est la nature humaine et la psychologie, nous adoptons les choses que nous voyons et non ce que nous entendons. Alors, sois un exemple de motivation pour ton équipe, ils l'admireront et adopteront aussi ce comportement. Mais si tu paniques et que tu montres un comportement épuisé, tu l'observeras aussi chez les membres de ton équipe. 

C'est l'une des compétences les plus importantes lorsqu'il s'agit de Liste des 20 compétences clés pour la gestion de projet en 2024 :

11. Deviens un joueur d'équipe 

Pour que ton projet réussisse, tu dois avoir un bon esprit d'équipe. Trouve les antécédents des membres de ton équipe si tu es nouveau, et travaille sur les compétences qui leur manquent sans le faire savoir. Fais partie de ton équipe, ressens leurs émotions et accorde-leur une pause là où ils le souhaitent. 

Une bonne équipe se développe lorsque les membres de l'équipe partagent le problème auquel ils sont confrontés et que toute l'équipe se met sur la même longueur d'onde pour trouver la solution. Garde ta porte ouverte pour qu'un membre de l'équipe te contacte, partage les problèmes qu'il rencontre au travail et prenne également ses suggestions au sérieux, sans oublier de les admirer et de les apprécier si tu les trouves utiles.

Cela t'aidera à stimuler leur énergie et ils s'efforceront de trouver de meilleures façons de mener à bien le projet de l'entreprise. N'oublie pas de célébrer les petites réussites, elles favorisent l'auto-motivation et donnent un sentiment d'intégrité qui permet de développer un lien fort et de la confiance entre toi et les membres de ton équipe. 

12. faire une étude de marché 

Les entreprises ont adapté leur style de travail et donné un nouvel exemple de réussite, même dans cette situation de pandémie. Certains pays ont relancé leur économie même pendant ces jours pathétiques en empruntant la voie de l'innovation et en introduisant de nouvelles choses pour attirer le public, prouvant ainsi qu'ils y trouvent leur compte. 

Tu dois faire des recherches détaillées sur le marché et en ligne sur les entreprises célèbres et réputées et trouver les raisons de leur succès et de leur réputation. Ne copie pas les autres, contente-toi de prendre une idée et d'exécuter ton plan pour mettre un nouvel exemple sur le marché. Un bon chef de projet garde un œil attentif sur la recherche, fait une analyse approfondie du marché et garde une trace sous la forme d'un rapport analytique ou d'un dossier.

Il t'aide à prendre la bonne décision pour que ton projet ne dépasse pas le budget prévu et qu'il réussisse rapidement.

13. fournir un soutien à ton équipe lorsque cela est nécessaire

La gestion est l'épine dorsale d'une équipe qui travaille derrière elle. Les chefs de projet ne sont pas censés accomplir une tâche particulière, mais ils sont embauchés pour élaborer un plan et l'exécuter parmi les membres de l'équipe en leur apportant un soutien solide à l'équipe qui travaille sur différentes tâches pour atteindre un objectif spécifique. 

C'est comme notre cerveau, car il donne des instructions à chaque partie du corps et chaque partie exécute sa tâche en fonction de l'exigence sélectionnée par le cerveau. C'est notre cerveau qui nous rend attentifs aux risques, nous demande de prendre des mesures volontaires ou involontaires. Il en va de même pour la gestion des rejets, tu dois travailler avec coordination pour maintenir l'équilibre entre les membres de l'équipe et leur travail en évitant qu'ils ne s'épuisent.

14. gérer le budget du projet

Lors de la planification du projet, le propriétaire de l'entreprise, le PDG, le directeur financier de l'entreprise et le chef de projet fixent une estimation du budget du projet qui ne doit pas dépasser la limite car cela peut s'avérer problématique pour la situation financière de l'entreprise. Ce budget financier estimatif est fixé en gardant à l'esprit les dépenses liées à la visite du site, aux matériaux de construction, au transport ou à l'embauche d'une nouvelle équipe pour un nouveau projet, etc. Tu ne devrais pas manquer cette compétence dans la Liste des 20 compétences clés pour la gestion de projet en 2024.

Un chef de projet est chargé de tenir un registre de chaque activité, du coût par activité et des preuves écrites par la personne responsable. Pour maintenir le budget du projet dans les limites fixées, il rencontre régulièrement le directeur financier et recueille ses suggestions.

15. promouvoir une culture de l'écoute empathique

Si tu es une personne qui croit qu'il faut parler, parler et parler toujours, mais que tu n'écoutes pas les autres. Les membres de ton équipe hésiteront à partager l'erreur qu'ils ont commise, ils la cacheront et prouveront ainsi l'échec du système. Mais si tu rencontres individuellement les membres de ton équipe, ils préféreront discuter des défauts et des ambiguïtés au lieu de te les cacher, ce qui leur donnera l'occasion de traiter les erreurs et de les corriger au bon moment. 

• Favorise l'écoute empathique, sois patient et écoute simplement la personne qui veut partager quelque chose, ne la juge pas et ne donne pas rapidement ton avis. 
• Fais une pause et montre à cette personne que tu ressens ses émotions et que tu comprends ce qu'elle a dit, puis fais-lui part de tes suggestions.

 Cela favorisera une culture saine pour éviter les risques d'épuisement et de perte d'efficacité au travail qui, en fin de compte, conduisent à l'échec.

16. tenir un registre de la réalisation des objectifs

Tu dois tenir un registre de l'accomplissement des tâches de toi et de ton équipe. Tu peux le calculer en le présentant sur un graphique et en traçant une ligne de comparaison pour vérifier où va ton projet, vers le haut ou vers le bas. Tu trouveras les domaines dans lesquels tu devrais travailler plus attentivement. Il t'aide à trouver tes gros cailloux et tes objectifs les plus fous et te montre le chemin à suivre pour les atteindre.

17. gérer le stress 

En plus de tes devoirs officiels, ta vie personnelle, ton corps et ton esprit exigent aussi ton attention. Tu devrais prendre du temps pour toi et pour ta famille, car cela t'aide à évacuer le stress professionnel de tes nerfs et te permet de rester frais et motivé pour atteindre tes objectifs.

18. sois un leader, pas un patron

Si tu veux obtenir des résultats maximums et merveilleux pour ton projet, tu dois être un leader pour montrer aux membres de ton équipe la bonne direction à suivre et les convaincre que tu fais cela pour leur bien-être, et alors tu te comportes comme un leader car ton équipe t'observera faire le maximum pour elle. Mais si tu adoptes une attitude autoritaire, ils ne t'aimeront pas et feront les actes qui t'ennuient.

19. compétence en matière de rédaction de rapports

Tes compétences en matière d'écriture doivent être développées. Tu dois pouvoir rédiger un rapport efficace et facilement compréhensible en utilisant une bonne grammaire anglaise, des formules mathématiques et analytiques pour représenter le rapport de réussite.

20. célèbre tes réalisations personnelles et celles de ton équipe

Lorsque tu as terminé le projet avec succès, tu dois le célébrer avec ton équipe en organisant une réunion visuelle ou physique, en partageant le parcours du projet avec l'équipe et en l'appréciant.

Dernières réflexions :

Il s'agissait donc d'une liste complète de 20 compétences clés pour la gestion de projet en 2024. Tu dois suivre les compétences ci-dessus si tu veux devenir bon en gestion de projet à l'avenir.