Quel est le pire ennemi d'une équipe ? La confusion et l'incertitude. En tant que manager, il n'y a rien de plus inquiétant que d'entendre la question : "qui était censé faire ça, déjà ?". Si c'est une réalité pour toi ou ton équipe, tu as peut-être sérieusement besoin de mettre en place une matrice RACI.
La gestion de projet nécessite l'implication de plusieurs personnes, c'est un fait. Mais comment t'assurer que chacun d'entre eux s'approprie ses tâches et ses actions ? Comment, en tant que manager, t'assurer que ton équipe est pleinement consciente de son propre niveau de responsabilité vis-à-vis d'une tâche spécifique ? C'est là qu'un tableau RACI peut s'avérer utile. RACI signifie Responsable, Imputable, Consulté et Informé, et c'est un modèle fortement recommandé pour identifier les rôles et les responsabilités et attribuer les tâches et les étapes aux bonnes personnes de ton équipe. De cette façon, tu peux t'assurer que tous les membres de ton équipe savent ce qu'ils doivent faire et quand ils doivent le faire. Non seulement cela, mais ils savent vers qui se tourner s'ils ont besoin d'aide ou si la mission précédente n'a pas été réalisée. En mettant en place ce type de système, tu vas pouvoir mieux comprendre les aspects clés d'un projet, à savoir le qui, le quoi, le quand, le où et le comment. Et tout ce que tu as à faire, c'est de consulter un endroit central pour obtenir les informations, car elles sont toutes stockées dans le tableau RACI.
Définis les rôles
Responsable: Cette personne exécute la tâche jusqu'à son terme. Il doit donc y avoir au moins un responsable pour chaque tâche, activité ou décision, mais il se peut que tu veuilles ou doives avoir une poignée de ces personnes dans ton équipe.
Responsable: Ce membre de l'équipe délègue le travail, et c'est la partie responsable ultime qui examine les tâches et s'assure qu'elles ont été exécutées jusqu'au bout. Il est tout aussi important de ne pas désigner plus d'un responsable pour chaque tâche, au risque de créer une certaine confusion.
Consultés: Ces personnes ont les réponses. Elles sont généralement des experts et fournissent des informations utiles qui permettront de mener les tâches à terme. Par conséquent, elles seront généralement en communication directe avec les parties responsables.
Informés: Ces membres de l'équipe ont besoin de connaître et de prendre conscience de l'avancement d'un projet. Le résultat de chaque tâche et/ou le projet lui-même les affecte.
Évaluer les tâches et les étapes
Enfin, il est important d'examiner les tâches à accomplir et les étapes à franchir. Chaque tâche sera un sous-ensemble de l'objectif général à atteindre. À l'intérieur de ces tâches, il y aura des jalons à franchir pour marquer le passage vers cet objectif. Les jalons peuvent être de n'importe quelle taille et, en général, tu en auras au début du projet lorsque de petites étapes auront été franchies et d'autres qui se produiront plus tard dans le processus, après que des étapes plus importantes auront été franchies. Tout ce qui te rapproche de ton objectif final sera considéré comme un jalon, bien que tu puisses ou non célébrer les jalons de ce type. Assure-toi d'évaluer chaque aspect du projet que tu as créé et de fixer des jalons réalistes avec des échéances que tu veux atteindre. Veille également à créer autant de tâches que nécessaire pour atteindre l'objectif final rapidement et efficacement. L'équipe doit être en mesure d'examiner ces tâches et de voir exactement comment elle va se rendre de l'endroit où elle se trouve à l'achèvement du projet.
Comment un diagramme RACI peut-il m'aider ou aider mon équipe ?
Un tableau RACI est une excellente solution pour éviter toute confusion au cours d'un projet. Avec ce type de système, tu sauras exactement qui est responsable de quoi dans le cadre du projet. Cela signifie que tu peux rapidement et facilement voir si Mark est responsable de la gestion des salaires ou si Jon l'est. Tu peux jeter un coup d'œil au tableau et voir que c'est Rebecca qui a été chargée de créer un plan et non Jessica. De plus, cela facilite grandement la communication. Lorsque tu sais qui est responsable de chaque tâche, tu pourras plus facilement joindre la bonne personne. Cela va permettre de réduire les communications inutiles ou le fait que quelqu'un essaie de retrouver exactement les bonnes personnes pour faire quelque chose ou répondre à une question. Il est même possible de communiquer directement par l'intermédiaire du système que tu utilises pour suivre tes travaux. Cela signifie que tu n'as même pas besoin de quitter ton bureau. Lorsque tu travailles avec plusieurs membres d'une équipe, cela permet d'impliquer les bonnes personnes au bon moment et d'accélérer les approbations et les prises de décision au sein de ton équipe. Tu peux joindre des personnes directement par l'intermédiaire du système ou tu peux facilement envoyer une invitation à un chat de groupe ou à une réunion directement par l'intermédiaire du système. Après tout, tu vas pouvoir voir exactement qui est impliqué dans chaque étape du processus et qui a besoin de connaître les informations qui sont discutées. Plus encore, un modèle RACI sera particulièrement utile lorsqu'on cherche à répartir équitablement la charge de travail, car il devient visuel. Le chef de projet ou de programme pourra regarder chacune des tâches et les attribuer à quelqu'un au sein de l'équipe. À partir de là, il pourra voir si quelqu'un fait plus que sa juste part et pourra réassigner et réaffecter différentes tâches pour s'assurer que tout le monde reçoit la bonne quantité de travail au sein de l'équipe. La confusion au sein de la propriété appartiendra au passé, car tout le monde saura exactement qui fait quoi. Il n'y a plus personne pour se demander qui est responsable d'une tâche spécifique, car si tu ne le sais pas, tu peux simplement te connecter au système et voir immédiatement qui est le propriétaire de la tâche. Tu n'as pas besoin de demander autour de toi ou d'essayer de te débrouiller tout seul parce que l'information est là, à ta disposition. Avec ce type de système, tu vas économiser de l'argent pour ton équipe et ton entreprise. Parce que chacun se voit attribuer une tâche, que tout le monde peut voir qui est responsable, que la communication est améliorée et que tout le monde sait quand et comment accomplir ses tâches, il n'y a pas de temps mort. Il n'y a pas non plus de chevauchement entre les personnes qui effectuent la même tâche en même temps. Le travail est effectué plus rapidement et plus efficacement, ce qui réduit les dépenses.
Fais passer ton diagramme RACI au niveau supérieur
Une fois que tu as défini les actions, les tâches et les rôles concrets de ton projet, il est temps de le réaliser. À ce stade, il est important que tu utilises le bon type de logiciel de diagramme de Gantt pour t'aider. En fait, un outil comme Instagantt peut aider ton diagramme RACI à prendre vie et à visualiser ton projet, en particulier lorsqu'il implique plusieurs parties. En travaillant avec ce système, tu auras tous les avantages d'un diagramme RACI et plus encore. Le bon logiciel de gestion de projet, comme celui que tu trouveras chez Instagantt, te permettra de t'occuper de tout ce dont tu as besoin rapidement, facilement et efficacement. Après tout, c'est ainsi que tu tireras le meilleur parti du processus, n'est-ce pas ? Avec les diagrammes de G antt, tu pourras créer et suivre tes projets rapidement et, à partir de là, tu pourras assigner les tâches à toutes les personnes que tu auras ajoutées à ton système. Ce créateur de diagrammes de Gantt te permet également de suivre comment chacun se débrouille avec les tâches que tu leur as assignées. En effet, tu pourras indiquer l'état d'avancement d'une tâche et ce qu'il reste à faire pour chacune d'entre elles. Il est ainsi plus facile pour tout le monde de suivre l'évolution du projet et de savoir ce qu'il faudra faire pour avancer ou pour le terminer. Tu auras même la possibilité de visualiser tes tableaux selon plusieurs méthodes différentes. À partir de là, il ne te reste plus qu'à lancer le processus. Tu peux le faire en commençant par le projet ou l'objectif primordial que tu veux créer. Nomme ton projet et commence à travailler sur les dates et les tâches spécifiques qui doivent être effectuées. Tu peux le faire facilement, sans avoir à les assigner dès le départ. Cela te donnera beaucoup plus de liberté dans ton travail. Créer les tâches avant de commencer à les assigner te permet de travailler sur ce qui doit être fait sans te laisser distraire. Tu pourras ensuite te concentrer sur l'attribution des tâches aux différentes personnes une fois que tu auras décidé quelles sont les tâches à accomplir dans le cadre du projet.
Attribue des tâches différentes aux différents membres de l'équipe. Assure-toi que ton équipe est composée des bonnes personnes, puis commence à leur assigner des tâches. Comme nous l'avons mentionné, tu pourras t'assurer que chaque personne au sein de ton équipe reçoit le bon équilibre de tâches. Tu pourras également répartir équitablement chaque tâche et t'assurer que chaque mission est transmise à quelqu'un au sein de l'équipe. De plus, dessine des dépendances pour donner la priorité à certaines actions et maintenir une ligne de communication claire grâce aux options de "mention" d'Instagantt, aussi. Lorsque tu définis tes dépendances, cela signifie que tu crées une tâche, puis une tâche secondaire qui peut être accomplie lorsque la première est terminée. Cela aide ton équipe à savoir qui est responsable de quoi et quand elle sera en mesure de terminer une tâche.
Communique avec tes coéquipiers en les mentionnant.
Il te suffit de mentionner quelqu'un sur les tâches que tu as assignées et il pourra voir ce que tu as dit. Elle pourra voir ce que tu as commenté et pourra également commenter les informations que tu as fournies. Cela va vous aider à communiquer dans les deux sens sans avoir à organiser des réunions ou à envoyer des messages par le biais d'autres plateformes. Tu pourras immédiatement partager les informations d'une tâche avec les autres membres de ton équipe. Cela permet de s'assurer que chaque personne de ton équipe pourra voir ce qui se passe dans les autres tâches et pourra également commenter tout ce qui doit être fait. Il sera ainsi plus facile d'accomplir certaines des tâches plus importantes qui sont nécessaires au projet. Ainsi, tu pourras construire un projet, faire collaborer les membres de ton équipe en temps réel et aider à garder un sens clair de la propriété des tâches de chacun. Tu veux en savoir plus sur ce qu'Instagantt peut t'aider à réaliser?
Qui doit utiliser un tableau RACI ?
Lorsqu'il s'agit d'utiliser un tableau RACI, tu dois tenir compte d'un certain nombre de situations différentes. Bien sûr, tu peux utiliser un diagramme RACI pour tous les projets que tu crées, mais dans certaines situations, il sera encore plus important que tu saches ce qui se passe et qui est responsable dans les différentes parties du projet. Alors, où devrais-tu absolument utiliser ce type de tableau ? Tout d'abord, s'il y a un processus spécifique qui doit être suivi pour obtenir la bonne approbation et prendre des décisions, alors avoir un tableau RACI fera une énorme différence pour toi. Tu pourras rapidement obtenir l'approbation et étiqueter ou mentionner les personnes qui doivent donner l'approbation. Si tu dois t'assurer que tout le monde sait qui est responsable des différentes tâches, alors tu devras aussi veiller à utiliser ce type de tableau. Il te permet de voir qui est responsable de chaque pièce du puzzle et de faire des affectations si nécessaire. De plus, il permettra à chacun d'accomplir ses propres tâches. Lorsqu'il semble que quelqu'un fait plus que sa juste part des tâches d'un projet, c'est un autre bon moment pour utiliser ce type de tableau. Tu pourras ainsi t'assurer que tout le monde se voit attribuer une tâche et que personne ne travaille sur plus de tâches que les autres. Après tout, c'est ce que tu essaies d'éviter par souci d'équité, n'est-ce pas ?
Commencer avec ton diagramme RACI
Lorsque tu es prêt à commencer, assure-toi de parler à tous les membres de ton équipe. Tu dois t'assurer que ton équipe sait avec qui elle travaille et ce qu'elle doit faire. Explique-leur comment le processus va se dérouler et quelles sont les tâches à accomplir. Montre-leur également le tableau pour t'assurer qu'ils peuvent tous accomplir leurs tâches. Tu vas devoir répartir les tâches correctement et t'assurer que tout le monde est au courant des changements qui se produisent pendant la durée du projet. Si tu dois rencontrer quelqu'un dans le cadre de l'équipe, tu dois t'assurer qu'il sait ce qui se passe et quand. Toutes ces choses peuvent être faites grâce au tableau RACI et à ton tableau Instagantt. Assure-toi d'attribuer les tâches en suivant la méthode RACI. Tu auras besoin de savoir qui est ta partie responsable ainsi que ta personne informée. Tous ces éléments t'aideront à garder le contrôle du projet et à garder un œil sur tout ce qui doit être fait.
Si tu es prêt à passer aux choses sérieuses lorsqu'il s'agit de tes projets, le diagramme RACI est sans aucun doute la meilleure solution. Assure-toi de savoir comment attribuer les différents aspects du tableau. Veille également à attribuer chaque tâche du tableau et du projet aux bonnes personnes. Tu verras que ton projet se déroulera beaucoup mieux lorsque tu sauras comment répartir les tâches. Assure-toi d'utiliser toutes les fonctionnalités d'Instagantt et du tableau RACI avec lequel tu travailles et tu pourras constater une grande différence dans ton entreprise.
