Qu'est-ce qu'une réponse en boîte ? Tout ce que tu dois savoir
Une réponse standard est une réponse prédéterminée à des questions courantes et c'est l'une des solutions les plus faciles pour répondre rapidement à un grand nombre de questions.
Une réponse standard est une réponse automatisée générée pour la commodité des clients. Elle est surtout utilisée par les entreprises qui fonctionnent en ligne. Il y a trop de trafic sur le site web, et la plupart des gens posent des questions sur les produits et les services. Il est impossible de répondre à tous en même temps.
La réponse standard est de plus en plus populaire parce qu'elle est facile à utiliser pour l'équipe d'assistance à la clientèle et pour les clients. La réponse standard présente des avantages majeurs pour toutes les entreprises. C'est pourquoi la plupart des entreprises l'utilisent.
Pourquoi les réponses standard sont-elles importantes pour les entreprises en ligne ?
Il est très important pour les entreprises de fournir le meilleur service à la clientèle si elles veulent augmenter leur chiffre d'affaires et leur nombre de clients. Cependant, il n'est pas facile et réaliste pour le service clientèle de fournir une équipe pour répondre à tous les messages parce qu'ils affluent par millions. Une réponse standard peut éviter à toute l'entreprise d'avoir à gérer simultanément un trop grand nombre de visiteurs et de clients.
Gestion facile
Il est plus facile de gérer un grand nombre de clients simultanément si tu optes pour une réponse standard. L'un des faits connus est que tout le monde ne pose pas des questions uniques, et la plupart du temps, il s'agit de la même question habituelle. Prenons l'exemple d'un restaurant.
Ils recevront des questions de milliers de personnes concernant leur menu et leur heure d'ouverture.
Au lieu de répondre à chacun personnellement, un message peut être généré et collé dans le fil de discussion.
Chaque fois qu'une telle question sera posée, la réponse sera envoyée de manière automatisée à la personne qui pose la question.
Il facilitera la gestion de l'équipe chargée du service à la clientèle.
Gagne du temps
Une réponse standardisée peut également te faire gagner beaucoup de temps. Tu peux te concentrer sur les aspects importants de l'entreprise et sur les questions uniques posées par les clients au lieu de répondre aux mêmes questions habituelles.
En ayant une réponse standard, tu t'assures que chaque client reçoit sa réponse immédiatement, sans attendre.
Cela peut faire gagner beaucoup de temps et peut aussi être pratique pour les clients.
Non seulement le temps des prestataires de services à la clientèle peut être économisé, mais cela fera aussi gagner beaucoup de temps aux clients qui cherchent de l'aide de l'autre côté.
Fais en sorte que les clients soient satisfaits
Il est important de rendre les clients heureux si tu veux qu'ils restent tes clients permanents. Si tu ne fournis pas un soin et un service à la clientèle appropriés, tu finiras par perdre beaucoup de clients. Cela peut être dangereux pour ton entreprise et tu peux subir des pertes à cause de cela.
Une réponse préétablie contribuera à satisfaire les clients, car ils obtiendront des réponses immédiatement, sans attendre. De cette façon, ils peuvent facilement obtenir les produits et les services dont ils ont besoin. Tu seras également recommandé à beaucoup d'autres personnes grâce à la rapidité du service, qui est rendue possible par la réponse standard.
Augmente le taux de conversation
Tu peux augmenter le taux de conversation entre l'agent et le client grâce à une réponse standard. Le client n'aura pas à attendre la réponse, et il l'obtiendra en quelques secondes.
Cela résoudra immédiatement les problèmes des clients et leur évitera toute frustration et irritation. Une réponse standard peut faire gagner un maximum de temps à l'agent et au client.
Ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire pour la réponse en boîte.
Tu dois faire attention à certaines choses lorsque tu génères des réponses standard. Jetons un coup d'œil à quelques-unes des choses à faire et à ne pas faire que tu dois garder à l'esprit lorsqu'il s'agit de réponses standard.
À faire
Il serait utile que tu les utilises pour les questions de base et les questions fréquemment posées.
Tu dois personnaliser ta réponse standard en fonction du client.
Tu dois générer une réponse authentique et brève chaque fois que cela est nécessaire.
À ne pas faire
Ne fais pas en sorte que toute la conversation soit en conserve.
La réponse standard ne doit pas sembler robotique.
Il serait utile que tu ne fasses pas court jusqu'à la limite où il manque des informations de base que le client demande.
Où peux-tu utiliser les réponses en boîte ?
Une réponse standard peut être générée à différents niveaux. Elle peut être très utile pour les équipes professionnelles et pour les clients qui visitent différents sites et pages web. Jetons un coup d'œil à quelques-uns des endroits où tu peux opter pour une réponse standard au lieu de messages personnalisés et directs.
Sites web
Si tu as un site Web qui fournit des produits et des services aux gens, il est important de générer quelques réponses standard. De cette façon, il sera plus facile de gérer les choses, et tu pourras aussi répondre à différents clients en même temps. Les entreprises en ligne deviennent très populaires de nos jours. La meilleure façon de répondre à chaque client est de générer une réponse standard.
Courriels du service à la clientèle
Tu peux faire une réponse en boîte et automatisée lorsqu'il s'agit de courriels du service clientèle. Certaines pages demandent les adresses électroniques pour envoyer de telles réponses chaque fois que l'utilisateur en a besoin. Tu peux aussi rendre ton site et tes produits populaires, et ce sera aussi une source de promotion. La réponse en boîte de conserve peut être immédiatement envoyée dans la boîte aux lettres électronique du client.
Pages de médias sociaux
Tu peux opter pour une réponse en boîte sur les pages des médias sociaux. Il existe différents comptes d'une entreprise et d'un site web sur Facebook et Instagram spécifiquement. Si les gens posent une question sur la page, il est important de leur fournir une réponse rapide qui peut leur fournir des informations complètes. Tu peux le faire en générant certaines des réponses standard.
Il sera plus facile de gérer tes médias sociaux pour tes entreprises, et c'est aussi l'un des moyens efficaces de traiter avec un grand nombre de personnes en même temps. Les SMS sont un autre canal où les réponses prédéfinies peuvent être très efficaces. Tu peux utiliser les SMS pour fournir des réponses instantanées à des demandes courantes, telles que des confirmations de commande, des mises à jour de livraison ou des FAQ.De plus, en intégrant les SMS à des centres de contact avancés, les entreprises peuvent étendre l'utilisation des réponses standard en garantissant une réponse rapide et cohérente aux clients tout en gérant un grand volume d'appels. Cela est particulièrement utile pour fournir des informations immédiates aux clients qui préfèrent la communication mobile.
Meilleurs exemples de réponses préétablies
Tu dois faire quelques-unes des réponses les mieux pensées pour que les utilisateurs soient satisfaits. Jetons un coup d'œil à quelques-unes des réponses que tu peux faire si tu veux entretenir ton site et ta page pour ton commerce en ligne.
Comment pouvons-nous t'aider ?
Notre équipe a reçu ton message et nous sommes en train de l'examiner.
Merci pour ta patience. Nous sommes toujours en train de travailler sur ta requête.
Comment évalueras-tu notre service clientèle ?
As-tu été satisfait de la qualité du produit ?
Désolé pour ce désagrément, nous aurons besoin de plus d'informations pour continuer.
Voici quelques solutions qui peuvent t'aider.
Tu obtiendras le remboursement dans un délai de quelques jours ouvrables.
Nous te répondrons dès que nous serons ouverts.
Tu peux nous envoyer un courriel pour toute autre question ou information.
Ce sont quelques-uns des exemples qui peuvent être générés sous forme de réponse standard. De nombreuses personnes posent de façon répétée la même question, et il n'est pas possible de répondre à chacune d'entre elles individuellement. Tu économiseras beaucoup de ton temps et tu apporteras un soutien suffisant à nos clients.
Ils aimeront ton entreprise parce qu'elle résoudra leur question en quelques secondes. Cela n'est possible que si tu optes pour une réponse standard. Cependant, tu dois les personnaliser en fonction des besoins du client.
Dernières remarques :
Les entreprises en ligne et les prestataires de services doivent fournir un service clientèle complet et une assistance aux visiteurs et aux clients. Cela améliorera leur image et donnera également un coup de pouce à leur activité. Une réponse préétablie peut également être bénéfique pour les clients, car ils n'auront pas à attendre longtemps avant d'obtenir une réponse de l'agent. Cela fera gagner du temps au client et à l'agent.
La réponse standard présente de nombreux avantages pour les clients et pour l'entreprise elle-même. Certains des exemples et des informations de base que tu dois connaître sur la réponse standard ont été abordés dans ce texte.
