O que são práticas recomendadas?
Essencialmente, as práticas recomendadas são maneiras específicas de fazer as coisas que você faz todas as vezes para obter sempre o mesmo resultado. Elas economizam tempo e são melhores para a eficácia porque você já as testou e sabe que funcionam. Quando você usa as práticas recomendadas, está garantindo que as coisas sejam feitas exatamente como devem ser feitas todas as vezes. Você também garante que todos saibam quais são essas práticas e como algo deve ser feito para que não haja confusão. Você pode acelerar o processo e, ao mesmo tempo, garantir que ele seja bem feito.
Suas melhores práticas
Então, quais são as práticas recomendadas que você deve colocar em prática? Vamos falar sobre 10 que devem estar na sua lista, mas lembre-se de que você pode querer implementar algumas práticas recomendadas adicionais em sua empresa. Elas devem funcionar independentemente do tipo de empresa que você dirige, mas, dependendo das necessidades da sua empresa, você também pode querer começar a implementar práticas mais específicas da área que garantirão que todos na equipe realizem o trabalho da maneira que deve ser e quando deve ser.
Vamos dar uma olhada em algumas das práticas recomendadas de gerenciamento de projetos disponíveis, para que você possa selecionar a melhor opção para você e sua equipe:
1. Anote tudo
A primeira coisa que você precisa fazer é anotar tudo sobre o projeto em que vai trabalhar. Quando você puder escrever todos os detalhes, inclusive o escopo do projeto, quem é responsável por quais partes, o que precisa ser feito ao longo do caminho e assim por diante, você se preparará para o sucesso. Isso significa que todos os envolvidos saberão o que está sendo feito, desde as pessoas responsáveis pelas tarefas reais até as pessoas que receberão o produto final quando você terminar.
A anotação pode ser feita com um gráfico de Gantt, que ajudará você a definir todos os diferentes requisitos, dependências e prazos. Além disso, você tem a capacidade de personalizar tudo para cada projeto.
2. Obtenha a opinião de todos sobre a estimativa
Ao criar uma estimativa de custo, bem como um cronograma, você nunca deve fazer isso sozinho. Mesmo como gerente de projeto, é essencial obter a opinião de todos os membros da equipe que você puder. Converse com as diferentes pessoas que serão responsáveis por cada aspecto do projeto e certifique-se de que cada uma delas saiba o que deve fazer. Isso permitirá que elas forneçam a você ideias mais informadas sobre quanto tempo cada peça do quebra-cabeça levará e quais serão os custos de materiais e mão de obra.
Quanto mais você envolver toda a sua equipe em uma situação para garantir que eles saibam o que está acontecendo, mais precisas serão as cotações que você fornecerá. Isso parecerá muito melhor quando se trata das pessoas com quem você está trabalhando e de informar o cliente sobre o que está acontecendo.
3. Seja específico quanto às responsabilidades
Quando você diz a alguém o que ele precisa fazer, deve ser o mais específico possível. Você não quer correr o risco de que os projetos ou as etapas do projeto sejam executados incorretamente e isso significa que você precisa dizer a cada membro da equipe exatamente pelo que ele é responsável. Quando você diz a eles o que precisam fazer e esclarece cada um dos diferentes aspectos, pode garantir que tudo será feito corretamente. Isso facilitará para que eles também forneçam a você cronogramas precisos.
Além disso, se você der a eles as instruções corretas e o mais detalhadas possível, isso significa que eles farão tudo certo da primeira vez. O assistente de agendamento de IA pode ajudar a especificar o roteiro com o tempo necessário para cada etapa e atribuir trabalhos individuais ao colega de equipe mais competente em relação às habilidades e à disponibilidade de tempo. Isso significa menos refazer o trabalho que está sendo feito pela sua equipe. Isso também significa que o cliente ficará mais satisfeito com o produto final.
4. Fique atento ao progresso
Como gerente de projeto, você é responsável por concluir o projeto no prazo. Embora você queira garantir que cada membro da sua equipe seja responsável por sua parte e que cada pessoa esteja seguindo os melhores padrões, você será o responsável final. Você deve certificar-se de que sabe o que está acontecendo o tempo todo. Isso significa estar ciente do progresso que sua equipe está fazendo e das áreas em que ela pode estar ficando para trás. A partir daí, você poderá incentivá-los a manter o ritmo, acelerar o ritmo ou qualquer outra coisa que seja necessária.
Ao estar sempre ciente do progresso, você estará preparando a si mesmo e a sua equipe para níveis melhores de sucesso. Isso porque você sabe quando as coisas não estão funcionando como deveriam e pode agir imediatamente em vez de ser pego de surpresa mais tarde.
5. Cuidado com o deslizamento de escopo
Quando se trata de operar uma equipe e executar um projeto, é fácil encontrar coisas que não fazem parte do briefing e que fazem sentido acrescentar. Talvez você comece adicionando uma pequena seção ao projeto porque faz sentido tê-la. Ou talvez o cliente peça que você acrescente algo que não parece ser grande coisa e você o faz. Todas essas coisas fazem parte do desvio de escopo. Em vez de fazer apenas o que lhe foi cobrado originalmente, você está se envolvendo em muito mais do que o acordado originalmente e não está mais sendo pago.
O mais importante quando se trata de desvio de escopo é reconhecer o que você está fazendo. Reconheça quantos "extras" você incluiu no projeto e certifique-se de que está sendo remunerado adequadamente por eles. Ou, pelo menos, certifique-se de que você está ciente dos extras que está fazendo sem nenhuma compensação adicional.
6. Avaliar após o projeto
Depois que o projeto for concluído, você precisa avaliar todo o processo. Avalie como o projeto ficou, como cada etapa funcionou ao longo do caminho e assim por diante. Certifique-se de que você está prestando atenção a cada uma das diferentes etapas do processo e de que sabe como cada uma delas funcionou ou não. Você precisa avaliar se fez uma boa estimativa do tempo e do orçamento ou se ultrapassou ou ficou abaixo de um ou de ambos os fatores.
Ao fazer uma avaliação após cada projeto, você terá mais chances de ver onde foram cometidos erros e onde as coisas foram bem feitas. Assim, você terá muito mais facilidade para fazer mudanças (sobre as quais falaremos em um minuto).
7. Mantenha todos informados
É sempre importante manter toda a sua equipe informada sobre o que está acontecendo. Você pode descobrir que alguém da equipe não estava presente em uma reunião em que um conceito importante foi discutido ou que alguém foi acidentalmente esquecido em um e-mail de grupo. Ou talvez alguém simplesmente não tenha notado ou prestado atenção a algo que estava acontecendo. Mantendo todos informados e certificando-se de que todos estejam sempre na mesma página, você pode garantir que o projeto em que está trabalhando seja realizado corretamente. Se você não estiver prestando atenção ou se alguém não estiver informado, poderá haver erros ao longo do caminho.
Manter todos informados significa informá-los sobre o projeto inicial, cada etapa do projeto, como acompanhar o que está acontecendo e muito mais. Significa atualizá-los sobre mudanças, marcos, prazos e qualquer outra coisa relevante para que eles cumpram sua parte do projeto e todo o projeto seja concluído no prazo.
8. Inicie uma equipe de resposta a riscos
Ter uma equipe de resposta a riscos torna muito mais fácil para você ficar por dentro do que está acontecendo. Se houver algum problema, você terá uma equipe que poderá intervir e assumir o comando imediatamente. Essa equipe deve ser formada por pessoas treinadas para cuidar de emergências e que possam intervir, independentemente do que esteja acontecendo, e entender o problema para resolvê-lo. Ter uma equipe de resposta a riscos pode exigir algum esforço, pois sua configuração requer treinamento e tempo, mas, depois de tê-la, você reconhecerá os benefícios.
Você vai querer que essa equipe esteja disponível para ajudar você e o restante da sua equipe a qualquer momento durante um projeto. Lembre-se de que é para eles que você deve ligar se algo precisar ser feito ou se um erro for cometido e precisar ser corrigido.
9. Mantenha tudo junto
Quando se trata de executar um projeto, você precisa que todos os seus equipamentos sejam mantidos juntos. Portanto, se você tiver papelada e documentação para um projeto específico, certifique-se de que tudo esteja em um único local. Se você tiver protótipos e modelos para o projeto ou desenhos, esboços, diagramas ou qualquer outra coisa, deve mantê-los em um único local, tanto quanto possível. Agora, haverá diferentes equipes que precisarão ter acesso a esses materiais, o que significa que alguns podem ser mantidos em diferentes departamentos ou áreas das instalações. Isso também é aceitável, desde que todos saibam onde cada item pode ser encontrado.
Manter os itens juntos o máximo possível facilita muito para você e para a equipe ficarem a par do que está acontecendo com o seu projeto. Se você tiver que procurar constantemente por diferentes partes do projeto ou diferentes documentos, ficará sobrecarregado e não conseguirá fazer as coisas da maneira que deseja.
10. Atualizar o processo
Finalmente, após o término do projeto e depois de você ter passado por todas as outras etapas, inclusive a avaliação do seu processo atual, é hora de começar a analisar as mudanças que podem e devem ser feitas. Considere o que você está fazendo atualmente e como isso funcionou ou não quando você passou por esse processo. Considere onde você pode fazer melhorias e que tipo de melhorias você deve fazer. Você quer ter certeza de que está no topo de todas as diferentes etapas.
Fazer mudanças e atualizar seu processo deve torná-lo mais eficaz e mais eficiente. Você pode até criar práticas recomendadas totalmente diferentes que queira implementar. O mais importante é que você seja abrangente em relação às suas metas e aos seus planos a partir deste ponto.
Tempo de conclusão
Ao colocar cada uma dessas técnicas e planos em ação, você poderá começar a construir e aprimorar seu negócio. Você poderá executar seus projetos de forma mais completa e, sem dúvida, com um padrão mais elevado. Além disso, você pode ter certeza de que todos estão na mesma página do início ao fim. Você não terá que se preocupar com quem precisa fazer o quê ou como um processo precisa ser concluído. Você pode usar as práticas recomendadas em todos os aspectos do seu negócio. Na verdade, elas não precisam estar relacionadas apenas à forma como os projetos são executados. Você pode definir esses tipos de práticas para tudo o que faz.
Ter uma maneira específica de atender telefones, anotar mensagens, entrar em contato com clientes e muito mais ajudará todos os membros da sua equipe e da sua empresa a entender o que está acontecendo de um momento para o outro. Isso ajudará todos a se manterem atentos e a realizarem suas tarefas da maneira correta. E essa é a parte mais importante do processo. Essa é a razão pela qual você deve ter práticas recomendadas.
