O que é um plano de projeto?
Antes de irmos muito longe, vamos dar uma olhada mais de perto no que é um plano de projeto. Seu plano de projeto é o processo passo a passo que você planeja seguir para ir de onde está agora até uma meta final e um prazo (que seu cliente lhe dará). Seu plano ajuda você a descobrir tudo o que precisa fazer para atingir essa meta e ajuda o restante das pessoas da sua equipe (porque você definitivamente não pode fazer isso sozinho) a descobrir o que elas também precisam fazer. Quanto mais você trabalhar com eles para criar o seu plano, melhor será.
Ao iniciar um plano de projeto, você definirá diferentes tarefas e subtarefas que precisam ser realizadas para que a sua equipe chegue aonde precisa chegar. O plano é um processo. É como quando você está se preparando para uma viagem e imprime as instruções (ou faz o download delas no seu telefone). Essas instruções fornecem tudo o que você precisa saber para ir do ponto A (onde você está agora) ao ponto B (onde você quer chegar). É a mesma coisa quando você está tentando realizar uma tarefa em sua empresa.
Por que você precisa de um plano de projeto
Mas mesmo que você saiba o que é um plano de projeto, por que ele é importante? O que você vai ganhar com um plano de projeto? A verdade é que você vai ganhar muitas coisas. A mais importante é que você terá mais chances de sucesso. Ao escrever o que deseja alcançar e definir as etapas necessárias para chegar lá, você estará consolidando todo o processo em seu cérebro e aumentando a probabilidade de trabalhar em cada uma dessas etapas para ir do ponto A ao ponto B. Esse é o aspecto mais importante.
Você também tornará o processo mais fácil para si mesmo. Quando você escreve cada uma das etapas pelas quais você e o restante da equipe são responsáveis, fica mais fácil para todos verificarem e verem o que ainda precisa ser feito, o que já foi feito e muito mais. Você pode ver o seu progresso ou onde está ficando para trás. Você também pode se certificar de que está no cronograma correto ou do que precisa fazer para melhorá-lo. O plano do projeto garante que todos na equipe estejam na mesma página, o que é uma parte crucial do processo.
Por fim, um plano de projeto garantirá que seu cliente receba o que espera. Com um plano, você fica em dia com as tarefas e atribuições. Você estará concluindo os marcos no prazo e entregando ao cliente os produtos que ele solicitou. Tudo isso fará com que seja mais fácil para você manter o cliente satisfeito e isso fará com que seja mais fácil para a sua empresa permanecer no mercado e continuar prestando um excelente serviço a todos os seus clientes. Quanto melhor você planejar, melhor será, e é isso que seus clientes e clientes em potencial estão procurando.
Etapas do seu plano de projeto
Há várias etapas importantes que você precisa seguir para garantir que o plano do seu projeto esteja no caminho certo. Vamos dar uma olhada nas dez etapas mais importantes e no que é necessário para garantir que o seu plano esteja no caminho certo. Dessa forma, você pode ter certeza de que sua equipe está executando todos os seus projetos adequadamente e que seus clientes ficarão satisfeitos com os resultados. E dez etapas para criar esse plano não parecem muito, certo? Você pode terminar em pouco tempo.
Vamos dar uma olhada nas etapas para criar um plano de projeto incrível.
1. Conheça o escopo do seu plano
O escopo do seu plano é exatamente o que você espera realizar. Qual é a meta final que você precisa alcançar? É provável que isso seja definido para você pelo seu chefe, líder de equipe ou cliente. Mas se você não souber aonde quer chegar, não conseguirá. E o seu plano precisa ser capaz de explicar a todos exatamente o que você espera alcançar e como chegará lá. Portanto, comece com uma meta. A partir daí, você poderá começar a criar cada uma das etapas necessárias para atingir essa meta.
Quando se trata de definir o escopo do plano e se preparar para apresentar tudo, você deve ter certeza de que tem uma boa ideia do que está acontecendo no seu projeto. Você deve conhecer alguns dos detalhes do que precisa ser feito e o que cada um dos diferentes aspectos do projeto implicará. Mas você descobrirá ainda mais sobre isso à medida que continuar a trabalhar nas próximas etapas desse processo. Afinal, falaremos sobre tudo o que é necessário para que esse plano seja um sucesso.
2. Faça sua pesquisa
Em seguida, você precisa fazer sua pesquisa. Não presuma que você será informado de tudo o que precisa saber desde o início. Não presuma que seu chefe, líder de equipe ou cliente saiba tudo desde o início. Mas você precisa ter certeza de que tem todos os fatos antes de avançar muito no processo de planejamento. Isso começará com o que chamamos de etapa dois e etapa três. Portanto, por enquanto, concentre-se em fazer toda a pesquisa e descobrir tudo o que puder com as informações que já foram fornecidas.
Lembre-se de que muitas das informações de que você precisa estarão na papelada e na documentação que você recebeu de quem lhe entregou o projeto. Isso não significa que essa pessoa tenha lido toda a documentação, mas a papelada o ajudará a criar uma base um pouco mais sólida para desenvolver o projeto e levá-lo à etapa três (à qual chegaremos em breve). Ao examinar as informações que você tem, você encontrará coisas como as metas que precisam ser atingidas, os objetivos ou as expectativas e até mesmo quem fará parte da sua equipe. Ou, pelo menos, você deve encontrar algumas dessas informações.
3. Faça perguntas difíceis
Não tenha medo de fazer perguntas. E não tenha medo de se aprofundar e fazer perguntas realmente difíceis. Qualquer informação que você precise para concluir o projeto deve ser fornecida desde o início. Se não forem, certifique-se de perguntar a qualquer pessoa e a todos que você precisar até descobrir as respostas. Afinal de contas, você não conseguirá concluir o projeto a menos que saiba tudo o que há para saber sobre ele.
Pergunte a você quem será responsável por cada aspecto do projeto. Descubra quem precisa saber sobre as diferentes etapas que você realiza. Pergunte ao seu chefe quem precisa assinar as várias partes do processo. Descubra como você obterá feedback ou como lidará com os problemas. Certifique-se de que você sabe quando o projeto precisa ser concluído e quem precisa recebê-lo. Saiba quando você não conseguirá entrar em contato com alguém ou que tipo de problemas podem surgir durante o processo. Você deve saber o máximo que puder ao entrar nesse projeto, pois isso o tornará mais bem-sucedido no geral.
4. Comece com um esboço
Em seguida, comece a criar um esboço. Você não quer se aprofundar muito rapidamente nesse projeto e isso significa não criar um plano muito detalhado logo no início. Em vez disso, crie um esboço que contenha informações como o prazo final e os marcos ao longo do caminho (se eles já tiverem sido definidos pelo seu cliente ou chefe). Você quer ter certeza de que tem uma estrutura que pode apresentar à equipe e continuar a trabalhar com ela à medida que avança.
Seu esboço definirá o processo para obter aprovação (de qualquer pessoa que precise concedê-la). Ele também deve mostrar o que precisa ser concluído e quando você deve atingir diferentes marcos, prazos e muito mais. Talvez você também queira esboçar um pouco das informações que já conhece sobre recursos e resultados, bem como qualquer coisa em que esteja baseando suas decisões e o layout. Isso não precisa ser totalmente detalhado, mas você deve incluir todas as informações de que já tem certeza. Você não precisa ser muito específico quanto à ordem das tarefas, mas pode fazer um layout com uma lista das tarefas que você já sabe que precisam ser realizadas, por exemplo.
5. Envolva a equipe
Em seguida, comece a conversar com a equipe que será responsável por esse projeto. Quem faz parte da equipe ou foi designado para ajudar você em alguma das tarefas? Trabalhe com eles e com o esboço que você já criou para pensar em quaisquer tarefas adicionais que precisem ser concluídas ou para descobrir os recursos e suprimentos de que você precisará ou quanto tempo cada uma das tarefas levará. É aqui que você entrará em contato para obter ainda mais informações e fazer ainda mais perguntas difíceis.
É também aqui que você começará a desenvolver o esboço que acabou de criar. Ao lado de cada uma de suas tarefas, você pode começar a fazer algumas anotações sobre o cronograma, os recursos e quem é o responsável. Você pode adicionar o restante das tarefas sobre as quais foi informado à medida que avança. Você também obterá mais apoio e feedback para suas ideias seguindo esse caminho. Sua equipe poderá ajudá-lo durante a criação do esboço e na próxima etapa, quando vocês começarem a redigir tudo juntos.
6. Faça um rascunho
Em seguida, você deve esboçar todo o seu projeto. É aqui que você pega o esboço que criou na etapa quatro, juntamente com o feedback e as informações adicionais que obteve na etapa cinco, e os utiliza para criar um rascunho mais detalhado. Coloque tudo em um papel com cada tarefa em ordem e cada atribuição marcada. Coloque o máximo de informações que puder e certifique-se de que está totalmente confiante de que o projeto que você criou é preciso ou, pelo menos, o mais preciso possível sem a contribuição final e o apoio da sua equipe.
Essa parte do processo pode demorar um pouco, mas certifique-se de que você está fazendo tudo o que pode para resolvê-la. Você quer ter certeza de que o rascunho que você tem está organizado de uma forma que você possa entender e que o ajudará a se concentrar melhor no que precisa ser realizado. Se você tiver tudo organizado, será mais fácil colocá-lo no sistema de gerenciamento de projetos que você escolher (sobre o qual falaremos na etapa sete). Você poderá ver tudo e, como já está organizado, é muito fácil de configurar.
7. Configure-o com o Instagantt
É aqui que você usará sua ferramenta de gerenciamento de projetos. O Instagantt permite que você insira todas as diferentes tarefas e subtarefas que desejar. Você pode criar prazos, marcos, dependências e muito mais. Você também pode atribuir cada uma de suas tarefas a diferentes pessoas de sua equipe. Tudo isso é simples de fazer e, em seguida, você pode compartilhar essas informações com o restante da equipe para que eles possam fornecer feedback, monitorar suas tarefas e acompanhar tudo o que está acontecendo no que se refere ao cumprimento de prazos ou até mesmo à comunicação com o restante da equipe.
Você também tem a opção de visualizar todas as suas tarefas por meio de uma configuração de gráfico de Gantt ou de um gráfico Kanban. De qualquer forma, você terá um método simples de acompanhar tudo e ficar por dentro do seu projeto. Além disso, você pode vincular esse sistema a vários outros sistemas e programas, de modo que só precisará inserir as informações uma vez para visualizá-las em cada uma das plataformas. Isso tornará muito mais fácil para você ficar por dentro de tudo e manter todos os que precisam ser informados, informados sobre o que está acontecendo.
8. Finalize seu design
É aqui que você finalizará o layout e o design dos seus gráficos ou quadros. Seja qual for o sistema que você decidiu usar para organizar seu projeto e todas as tarefas associadas a ele, certifique-se de que o analisou cuidadosa e completamente. Você deve certificar-se de verificar novamente tudo o que colocou no sistema e de que seja fácil para qualquer pessoa ler e entender o que deve estar acontecendo naquele local. Isso facilitará a obtenção do resultado que você deseja.
Observe que essa não será a última vez que você ajustará seu gráfico ou plano de projeto. Você ainda terá mais algumas etapas pela frente. No entanto, a esta altura, você já deve ter uma boa ideia do que o plano vai exigir e como vai realizá-lo. O plano que você vê no seu perfil do Instagantt deve estar bem próximo do que você espera e deve parecer uma versão finalizada do seu plano. Você deve sentir que pode atingir sua meta com base nessa versão do plano.
9. Obtenha feedback da equipe
Quando você achar que já terminou e puder passar para a execução do plano, é hora de pedir feedback mais uma vez. Isso não significa que esta seja a última vez que você pedirá ajuda à sua equipe para melhorar o plano. Mas esta é a última vez antes de você começar a trabalhar no plano. Portanto, entre em contato com a equipe e certifique-se de que eles tenham acesso ao gráfico do Instagantt que você criou. Em seguida, peça-lhes que o analisem e vejam o que pensam sobre o escopo geral, os marcos e suas tarefas.
Você quer saber se eles acreditam que esse plano é realista e se representa o que eles podem fazer. Se for, ótimo, você pode passar para a próxima etapa. Se não for, então você deve trabalhar com esses membros da equipe e com qualquer feedback que eles possam fornecer para descobrir o que precisa ser mudado. Dessa forma, você pode levar seu projeto adiante e garantir que ele será um sucesso. Pedir feedback é uma etapa crucial no processo de adesão da sua equipe e de atingir suas metas.
10. Não pare de planejar
A etapa final do seu plano de projeto é contínua. Você nunca vai terminar. Seu plano de projeto pode parecer ótimo e todos os envolvidos podem achar que será um sucesso estrondoso. Você pode ter feito todas as pesquisas, feito todas as perguntas, usado todo o feedback e criado um plano que parece perfeito para você, sua equipe, seu chefe, o cliente e todas as pessoas a quem você o mostra. Mas essa é a vida real. E nada é realmente perfeito.
O que isso significa é que seu plano terá de mudar. Sejam coisas pequenas ou grandes, haverá algumas coisas no plano do projeto que simplesmente não estão certas ou que saem do curso de uma forma ou de outra. Alguém ficará doente e não concluirá sua tarefa ou um dos suprimentos que você esperava usar será subitamente retirado do mercado e você terá de encontrar um substituto. Você pode ter um evento inesperado que interrompa a produção por um tempo ou um cliente que não responde por algum tempo. Seja qual for o caso, você terá que lidar com problemas no plano. Portanto, esteja sempre preparado para fazer alterações e continuar melhorando ao longo do caminho.
No final das contas, você quer ter certeza de que o seu plano de projeto está escrito de uma forma que todos na sua equipe possam entender e executar. Ainda mais importante, você quer ter certeza de que ele foi projetado para realizar o trabalho da forma mais rápida e eficiente possível, sem sacrificar a precisão no processo. Como você faz isso? Bem, você terá de seguir as etapas que descrevemos acima e certificar-se de que tem o Instagantt disponível para começar. O planejamento de projetos pode ser muito fácil se você tiver o sistema certo para ajudá-lo.
