A estimativa de projetos é um ponto crucial para que uma equipe de gerenciamento de projetos tenha uma ideia precisa da carga de trabalho, do custo e de muitos outros aspectos a serem considerados ao iniciar um projeto. Você pode usar a estimativa de projetos em diferentes domínios, como construção, TI, engenharia, agricultura e finanças, etc.
Um gerente de projeto é responsável por fazer a estimativa correta antes de estabelecer um grande investimento econômico. Ter uma estimativa de um projeto nem sempre é fácil e preciso, mas é necessário fazer isso para cumprir as despesas, programar as tarefas e contratar uma equipe qualificada.
Se as estimativas não forem feitas, não será possível ter um plano melhor para o gerenciamento do projeto e você não saberá se os recursos que tem são suficientes para a conclusão do projeto ou não. Essa situação pode levar você a abandonar o projeto, o que faz com que seus esforços, investimentos e recursos sejam desperdiçados.
Um guia completo sobre como estimar projetos
Compartilhamos algumas dicas importantes para estimar os projetos que ajudarão você antes de iniciar um projeto comercial. Então, vamos começar a entender como estimar projetos.
Os principais componentes da estimativa de projetos são:
Estimativa de orçamento
Estimativa de recursos
Estimativa de esforço
1. Estimativa de cima para baixo
As estimativas de cima para baixo são feitas pelo gerente de projeto juntamente com os outros membros da alta gerência, que incluem o gerente financeiro, o proprietário e o júri experiente da empresa. A estimativa de projeto top-down baseia-se em experiências anteriores e na especificação das tarefas para iniciar um projeto.
Você pode dizer que a estimativa top-down é uma abordagem para definir as metas e a declaração de missão de um projeto e, em seguida, selecionar os membros da equipe de acordo com essas metas.
Essa estimativa requer a divisão do trabalho em partes para torná-lo mais preciso e mais claro para os membros da equipe. Depois de definir uma meta, as tarefas são expandidas em pequenas partes.
Ao considerar as experiências anteriores sobre o mesmo projeto, as etapas necessárias são definidas e categorizadas para os membros da equipe, mostrando-lhes um quadro claro e amplo. O gerente de projeto facilita a identificação das principais tarefas que são refinadas pela equipe.
Uma estimativa aproximada do cronograma, do custo e do orçamento é feita por um gerente de projeto que não é exata, mas fornece uma orientação inicial para lidar com o projeto. Esse esboço inicial sobre o orçamento pode ser vantajoso para satisfazer seu cliente quanto ao orçamento e à duração estimados. Mas é apenas uma estimativa baseada em previsão, sem que você conheça os detalhes e caia no processamento.
2 Estimativa de baixo para cima
A estimativa de baixo para cima parece a mesma que a estimativa de cima para baixo, pois também se baseia em experiências de projetos anteriores, mas é mais exata e precisa do que a estimativa de cima para baixo. Esse tipo de estimativa deixa o gerente de projeto mais confiante quanto ao custo estimado e ao cronograma de conclusão do projeto.
Há pouquíssimas chances de variação no custo e na duração estimados. A estimativa de baixo para cima é mais detalhada, pois é feita após um longo estudo do projeto e das metas definidas antes de iniciá-lo.
O gerente de projeto define todas as tarefas para os membros da equipe individualmente, dispersando-as dos grupos, conforme feito na estimativa de cima para baixo.
A estimativa de baixo para cima prova que você está certo sobre o orçamento, o cronograma e o uso de recursos. Portanto, você pode dizer que esse orçamento é útil para fazer diferenças distintas entre o custo esperado e o real, o tempo de duração e a quantidade de recursos usados.
Se você seguir a técnica de estimativa de baixo para cima, precisará de um longo período de tempo para desenvolver um plano. Mais recursos são levados em consideração para fazer uma estimativa precisa, como, por exemplo, você precisará de transporte para fazer uma visita de campo e ter um estudo detalhado sobre o local.
Para isso, você estimará o número de trabalhadores a serem contratados, decidirá o uso dos recursos e, sim, o prazo exato para satisfazer o cliente.
Estimativa correspondente:
Esse tipo de estimativa é baseado na comparação do mesmo tipo de projeto anterior com um projeto recente. Essa estimativa oferece suporte quando você não tem informações suficientes sobre o custo do projeto e o tempo necessário para concluí-lo.
Quando o cliente não compartilha detalhes suficientes com você ou não sabe mais sobre o projeto e pede que você faça uma estimativa do custo para cobrir as despesas para concluir o projeto e os recursos necessários para que os membros da equipe atinjam a meta definida.
Os principais elementos para definir uma estimativa correspondente são:
As informações de projetos passados e recentes são comparadas
Suponha que o custo do projeto anterior tenha sido de um milhão e que se estima que o custo desse projeto também será o mesmo
Da mesma forma, a duração do tempo é comparada e estimada
Um projeto da mesma natureza é considerado e comparado para que você possa fazer uma boa estimativa
As tarefas realizadas durante a conclusão do último projeto são preferíveis para que você obtenha resultados frutíferos
Esse tipo de estimativa soa como uma estimativa de cima para baixo e nem sempre é precisa. Pode ser vantajoso se você já tiver lidado com a mesma natureza do projeto anteriormente.
3. estimativa analítica
Ela é mais precisa do que outras técnicas, pois discute cálculos automáticos para fazer uma estimativa mais precisa do seu projeto. A estimativa analítica é mais precisa, pois permite que você faça uma estimativa mais precisa do prazo e do custo do projeto.
Você precisa coletar algumas informações básicas sobre o projeto recente, compará-las com o anterior e descobrir as semelhanças. Depois disso, você define as estratégias para trabalhar nele. Você poderá definir unidades para atingir a meta.
Ao estimar o tempo que você vai dedicar a cada atividade, é preciso enquadrá-la e, em seguida, levar a unidade com você como sua mão amiga. As unidades podem ser as ferramentas, o maquinário, o software ou os funcionários. Seja bem claro quanto ao valor que você vai levar para a conclusão do projeto.
Depois disso, alinhe as tarefas do projeto anterior e faça um cálculo claro sobre o custo e o cronograma para que você possa estimá-lo com precisão para um projeto recente.
Isso não depende dos dados coletados anteriormente, mas também depende da demanda do projeto recente e da necessidade de definir uma estimativa orientada a resultados que desenvolverá a confiança entre você e seu cliente ou chefe.
Essa foi uma explicação adequada para a pergunta sobre como estimar projetos.
Algumas etapas importantes para que você faça uma estimativa bem-sucedida para os iniciantes:
Você também pode tomar algumas medidas gerenciais para trabalhar em um estilo único e eficaz, como considerar as seguintes técnicas
Faça um estudo completo do perfil dos membros da sua equipe
Quando você for trabalhar em equipe, seja um líder e administre o tempo para conhecer o histórico de trabalho dos membros da sua equipe. Isso ajudará você a encontrar uma pessoa adequada para executar uma tarefa específica.
Você pode orientar sua equipe a realizar suas tarefas pedindo que organizem seu tempo de acordo com a tarefa. Isso ajudará você a manter sua equipe no caminho certo e a analisar o ponto em que seu projeto está falhando e qual é a razão por trás disso. Depois disso, você poderá resolver o problema de forma eficaz.
Faça um estudo sobre o estilo de trabalho da empresa
Empresas diferentes trabalham em estilos diferentes. Algumas empresas lançam projetos de pequena escala devido à sua situação financeira e outras trabalham em projetos caros e de grande escala, pois podem arcar com suas despesas.
Será melhor se você conhecer o histórico da empresa, como ela trabalha e o que planejou no passado. Isso ajudará você a fazer uma boa estimativa do custo e do tempo do projeto.
Divida as tarefas do seu projeto em pequenas partes
Depois de ter uma boa comunicação com o cliente e conhecer os objetivos dos projetos, é melhor saber qual tarefa você deve executar para atender à demanda do cliente que ele espera desse projeto.
Você precisa dividir as tarefas em subtarefas para que possa trabalhar em detalhes com a sua equipe, discutindo a função e o desempenho. Quando as tarefas são divididas e subdivididas, fica muito claro para uma pessoa entender o objetivo por trás delas.
Depois disso, você poderá saber de quantos trabalhadores precisa para executar essas tarefas específicas, que tipo de ferramentas e materiais precisa para fazer o trabalho corretamente. Ao definir esses aspectos, você pode estimar o custo e o tempo para a conclusão do projeto.
Faça sua estimativa com precisão desenvolvendo um gráfico de Gantt da equipe
As habilidades de gerenciamento mais eficazes exigem que você programe suas tarefas adequadamente para gerenciá-las no prazo. Você pode fazer isso desenvolvendo um gráfico de Gantt para a equipe. Ele será útil para você estimar em quantos dias ou meses o projeto será concluído e quanto de despesa você deve esperar até a conclusão do projeto.
Conclusão:
Diferentes tecnologias de estimativa de projetos foram introduzidas oficialmente e podem ser vantajosas para os iniciantes na estimativa de um projeto pequeno. A experiência anterior desempenha um papel importante para lidar com o mesmo projeto, mas não há necessidade de se preocupar se você for novato.
Você pode seguir as etapas discutidas acima no final do artigo para fazer uma boa estimativa do seu projeto e deixar seu cliente ou chefe satisfeito. Você saberá como estimar projetos seguindo as diretrizes acima.
