Quando lhe for atribuído um projeto, não entre em pânico nem fique impaciente se for um empurrão repentino e você não estiver mentalmente preparado, apenas pare, dê um tempo e pense antes de responder. Você deve estar mentalmente preparado para qualquer situação enquanto estiver trabalhando em uma organização ou mesmo realizando suas tarefas/projetos.
Você precisa ter uma comunicação forte com os clientes ou organizações com os quais está trabalhando. Em segundo lugar, você precisa saber com que tipo de projeto vai lidar, ter todos os detalhes e o estilo de trabalho anterior da organização que ele costumava seguir.
Etapas a serem seguidas para priorizar projetos de uma maneira melhor:
Você precisa seguir as etapas abaixo.
1. Identificar os objetivos comerciais
Para decidir como priorizar os projetos, você precisa analisar os objetivos da empresa e as estratégias seguidas por ela para atingir sua meta.
Ao se atualizar sobre os objetivos da empresa, você pode definir melhor os objetivos do projeto e trabalhar de acordo com eles. Se você tiver um objetivo comercial claro, poderá decidir qual tarefa estará no topo da lista de prioridades do seu projeto comercial.
Sem estudar as estratégias passadas e presentes da organização com a qual você está trabalhando, é quase impossível conhecer seus objetivos e a declaração de missão dessa organização.
Importância dos objetivos:
As metas de uma empresa devem ser muito claras e específicas para que você possa medir o progresso para alcançar o sucesso e definir suas visões específicas.
Os objetivos definem a declaração de missão de uma organização e ajudam a analisar o desempenho de seus funcionários, se eles apoiam sua missão ou não.
Tipos de objetivos/missão:
Há dois tipos de objetivos de uma empresa:
Objetivos oficiais
Essas são as declarações de missão de uma empresa ou organização. São objetivos de longo prazo e são definidos para criar a reputação e a imagem pública de uma organização.
Objetivos operacionais
Esses são objetivos temporários que geralmente são desenvolvidos apenas durante um projeto de negócios.
2. faça uma lista de tarefas
Antes de iniciar um projeto, você precisa desenvolver uma lista de tarefas que inclua todas as possíveis tarefas necessárias para a conclusão de um projeto. Ela é a base do seu trabalho que fornece a você a direção certa para concluir o trabalho empilhado no prazo.
Normalmente, as listas de tarefas são elaboradas antes de iniciar um projeto. As listas de tarefas ajudam você a encontrar o caminho de como priorizar os projetos. Você pode criar dois tipos de listas de tarefas:
Lista de tarefas da equipe
Essa lista é desenvolvida no início de um projeto e acordada por toda a equipe.
Lista de tarefas pessoais
Cada membro da equipe desenvolve sua lista de tarefas para atingir a meta.
Importância das listas de tarefas:
As listas de tarefas são importantes das seguintes maneiras:
As listas de tarefas ajudam você a lidar com uma pilha de trabalho e a priorizar projetos.
As listas de tarefas ajudam você a decidir, como líder de equipe, qual tarefa você vai atribuir a cada membro com um prazo.
Essas listas também o tornam autoindependente, pois você não precisa perguntar a outras pessoas o que fazer em seguida. Você tem seus próprios planos para ser um líder de si mesmo.
3. categorize suas metas (Big Rocks)
A categorização ajuda você a se orientar sobre como priorizar projetos. Ao categorizar o trabalho, você pode colocar a primeira coisa em primeiro lugar. Em uma pilha de trabalho sobrecarregado, você precisa separar as pedras grandes que representam as metas mais importantes que você precisa concluir sem perder um único minuto de forma eficaz.
Ao organizar as tarefas ou eventos que vamos reformar um após o outro, você pode priorizar suas tarefas em quatro categorias principais:
Trabalho importante e urgente
Essas tarefas estão na primeira prioridade da lista. Essas tarefas são as mais importantes e precisam ser realizadas. Pensar criticamente pode levar ao desenvolvimento de uma estratégia de estresse, mas você precisa ser proativo, encontrando maneiras de lidar com os problemas que enfrenta durante a realização dessas tarefas.
Você pode atingir facilmente essas metas pensando fora da caixa e ampliando seus pensamentos com uma mente tranquila.
Trabalho importante, mas não urgente
Esse tipo de trabalho é importante, mas não urgente. Portanto, você não precisa seguir a linha do tempo. Para dedicar seu tempo a esse trabalho, basta incluir sua visão, sua missão e se concentrar nas coisas que você pode controlar sem a limitação de tempo.
Trabalho não importante, mas urgente
Essa categoria inclui trabalhos urgentes, mas não importantes, como reuniões urgentes com clientes apenas para cobrir a lacuna de comunicação ou ter uma discussão. Podemos dizer que essa categoria pertence ao gerenciamento de crises.
Trabalho não importante e não urgente
Essa categoria inclui as tarefas e responsabilidades que não têm valores, mas que temos de fazer para atingir nossas metas importantes, como navegar na Web e usar as mídias sociais apenas para verificar a tendência ou a maneira que os outros estão adotando em seus projetos.
Isso será bom para nossas habilidades de gerenciamento de equipe. Poderemos aprender coisas novas e aprimorar nossas habilidades. Obviamente, não devemos ignorar as pequenas coisas relacionadas à nossa responsabilidade no trabalho, pois essa atitude nos ajudará a enfrentar até mesmo o maior e mais importante desafio em qualquer circunstância.
4. desenvolver um gráfico de Gantt
O diagrama de Gantt define bem como priorizar projetos, pois contém a lista de tarefas importantes que você precisa repetir muitas vezes até a conclusão de um projeto, por exemplo, se você for um engenheiro civil e estiver fazendo um projeto durante o qual precisa visitar o local muitas vezes em um mês, por repetição.
Assim, usando o gráfico de Gantt, você pode programar a data da visita e quantas vezes fará a visita em uma semana ou em um mês.
O gráfico de Gantt é uma barra horizontal que mostra a você a linha do tempo e o status. Ele é útil para você analisar quanto tempo um projeto leva e que tipo de ferramentas são necessárias para seu desempenho.
Maneira de criar um gráfico de Gantt
Ele pode ser criado com o uso de planilhas do Google ou do Excel ou com o uso de um "software de gerenciamento de projetos colaborativos", mas isso depende das necessidades de cada um para escolher os melhores recursos.
Manifestação no gerenciamento de projetos
O gráfico de Gantt ajuda a abordar o planejamento do projeto. Para desenvolver projetos bem-sucedidos, você precisa de colaboração e comunicação, o que é possível com a ajuda de uma comunicação simplificada que centralize o plano do seu projeto.
Como purificar seus projetos
Convidar toda a sua equipe para o projeto permite que cada pessoa filtre o gráfico para a tarefa que lhe foi atribuída, o que facilita a priorização do tempo.
Ao compartilhá-lo com seus clientes, isso pode minimizar a necessidade de feedback constante e permite que você trabalhe continuamente sem problemas logísticos.
5. aprender a dizer não a novos projetos
Quando você está trabalhando em um projeto importante com uma pilha enorme de trabalho e seu cliente ou chefe lhe atribui outro projeto que não pode ser feito com eficiência, é melhor dizer não ao novo projeto.
É uma questão de carreira. Se você entregar um trabalho incompleto ou de baixa qualidade, isso poderá prejudicar sua futura carreira. Se você não quiser dizer não com muita clareza, reserve um tempo para fazer um brainstorming com as novas ideias trazidas pelo cliente.
Depois de ouvir o cliente sobre o novo projeto, seja educado e use as palavras adequadas para se recusar a iniciar o novo trabalho devido à sua rotina ocupada. Você precisa convencer o novo cliente de que seu novo projeto precisa de um tempo adequado para prosseguir e que você não poderá fazer isso devido à sua agenda lotada.
6. cumprir o prazo
Os prazos são definidos para lembrá-lo de que você precisa trabalhar em um projeto e quando. Os prazos são fundamentais para que você assuma o controle de si mesmo e conclua o trabalho em tempo limitado com precisão.
Gerenciamento de prazos:
Normalmente, as pessoas subestimam o tempo necessário para concluir um projeto e concordam com ele sem levar isso em conta. Você pode gerenciar os prazos das seguintes maneiras:
Antes de tudo, você precisa entender para que tipo de projeto foi contratado e quais são os requisitos para concluí-lo. Se o seu prazo for para uma tarefa complicada, informe a pessoa que designou você para a tarefa.
Em segundo lugar, você precisa obter as fontes certas, como equipe, ferramentas, treinamento, material e também tempo suficiente.
Apesar de você ter trabalhado duro e concluído seu projeto após o prazo, não entre em pânico e faça todos os esforços para limitar os danos. Em tal situação, é melhor comunicar-se com o cliente, pedir o novo prazo e corrigi-lo na próxima vez, cumprindo esse prazo.
Conclusão
Tendo em mente todas as etapas acima, você pode aprender a priorizar projetos com certeza. Para um gerente de projeto, esses dados serão úteis no caso de você colocar a primeira coisa em primeiro lugar, organizar dados, cumprir prazos e programar a tarefa importante com repetição semanal e mensal.
Você precisa ser consistente para seguir todas as etapas acima porque, se não estiver sempre ligado, pode estragar tudo.
