Como priorizar projetos passo a passo?

Antes de começar a trabalhar no projeto designado, você precisa saber como priorizar os projetos passo a passo e desenvolver um plano estratégico para concluí-los. Não importa o tamanho do projeto com o qual você vai lidar, o que importa muito é torná-lo um projeto bem-sucedido e exemplar em sua carreira. 

Portanto, antes de fazer as coisas na prática, é necessário preparar um layout ou planta, como fazemos para construir um prédio enorme de vários andares. 

Quando você aprende a priorizar projetos passo a passo, você pega as coisas mais importantes que precisam ser feitas a tempo e deixa as coisas que desperdiçam tempo na lixeira. 

Como priorizar os projetos passo a passo?

É inútil fazer um trabalho direto e prático em seu projeto porque você não sabe o que deseja obter com ele e qual etapa fará durante esse período. Portanto, aqui está o guia adequado para que você tenha sucesso em seu projeto, aprendendo a priorizar os projetos passo a passo.

Primeiro, você precisa reconhecer o objetivo do seu projeto.

Qualquer coisa que você queira obter em sua vida pode ser um exemplo de projeto se você o considerar importante. Portanto, mesmo sendo um estudante, você precisa aprender a priorizar projetos passo a passo, e o primeiro e mais importante passo é reconhecer seus objetivos. 

• Os objetivos refletem suas metas e os produtos que você deseja obter ao final do projeto. 
• Portanto, ao lidar com um projeto profissional como gerente de projeto, você precisa se reunir com o titular da pilha e conhecer os objetivos por trás desse projeto.

Aprender a priorizar projetos, passo a passo, ajuda você a reconhecer os objetivos do projeto, o que certamente o levará a um processo mais aprofundado, deixando sua mente livre de obstáculos. Quando você não sabe o que está procurando, apenas um edifício ou uma obra de arte para apresentar uma entidade comercial. 

Faça uma declaração de missão pessoal e oficial.

Depois de analisar os objetivos do projeto, você sabe quais são as metas a serem atingidas ao final do projeto. Você pode transformar esse plano em uma declaração de missão por escrito que reflita a meta por trás desse projeto para capacitar a empresa ou a organização para a qual você está trabalhando. 

Portanto, é necessário que você aprenda a priorizar os projetos passo a passo e faça sua declaração de missão pessoal e declaração de missão profissional. Isso ajudará você a decidir a direção do seu trabalho e a mantê-lo no caminho certo sem enfrentar nenhuma distração. 

Conheça a lista de tarefas que você e sua equipe precisam realizar. 

Depois de definir sua meta e fazer sua declaração de missão pessoal e profissional, você tem um mapa mental claro sobre o projeto. Agora, você precisa preparar uma lista de tarefas que você e sua equipe realizarão durante a conclusão do projeto. Essa lista de tarefas apresenta as tarefas diárias de trabalho que você atribuirá aos membros da sua equipe e receberá atualizações diárias, semanais e mensais. 

• Suponha que, por ser uma organização educacional, você esteja realizando diferentes tarefas para um gerente, como desenvolver estratégias para controlar o fluxo de tráfego de novas admissões, desenvolver mecanismos de teste para aprimorar as capacidades dos alunos e capacitá-los por meio do ensino de habilidades de liderança. 
• Você não pode colocar todos esses itens na mesma tigela, pois são ingredientes de alguns pratos diferentes. Você precisa apenas listar as tarefas que irá realizar e depois planejar melhor.

Não é fácil concluir um projeto com sucesso sem aprender a priorizar os projetos passo a passo, pois eles funcionam como o degrau da escada que leva você ao seu destino. Não apenas atuando como uma escada, mas você também decide esse destino sabendo como priorizar os projetos passo a passo. 

Divida suas tarefas em quatro quadrantes

Então, você desenvolveu maneiras de chegar ao seu destino elaborando uma lista de tarefas para você e para os membros da sua equipe. Não se esqueça de que a lista de tarefas dos membros da sua equipe pode ter algumas tarefas comuns e outras diferentes. 

Depois de aprender a priorizar os projetos passo a passo, você saberá melhor o valor das tarefas que tem em sua lista de tarefas a fazer. Você pode priorizar as tarefas de diferentes maneiras, seja numerando-as de 1, 2, 3 e assim por diante ou A, B, C e assim por diante. Esse método é muito bom se você estiver lidando com uma tarefa diária, mas não para um projeto inteiro. Portanto, você precisa encontrar uma maneira profissional de organizar as coisas de acordo com seu valor e importância para o projeto. 

Portanto, você precisa seguir os quatro quadrantes listados no livro de Franklin Covey, "Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes". Esses quadrantes ajudarão você a administrar seu tempo de forma eficaz, gerenciando as tarefas mais importantes e urgentes dentro do prazo. 

1. Mais importante e mais urgente

O primeiro quadrante do gerenciamento de tempo é para as tarefas que são urgentes e importantes. Você precisa concentrar essas tarefas no tempo e na prioridade. Se comprometer essas tarefas, você sofrerá muito. Essas tarefas pertencem, em sua maioria, a trabalhos de emergência e precisam da sua atenção imediata, fazendo uso da sua habilidade de resolução de problemas. Aqui, você precisa ser mais proativo para lidar com a emergência e suportar a pressão tomando a decisão certa na hora certa. 

2. Importante, mas não urgente 

Este quadrante se enquadra na segunda categoria, mas devemos preferir viver nesse quadrante, pois ele afeta todos os outros quadrantes. Esse quadrante nos ajuda a nos manter proativos, desenvolvendo estratégias futuras ao trabalhar continuamente em tarefas importantes que podem ser benéficas para uso futuro. Esse quadrante nos mantém proativos, pois sabemos que podemos precisar de mais dinheiro para o projeto e, portanto, desenvolvemos estratégias financeiras para atender às necessidades futuras. 

3. Urgente, mas não importante 

O terceiro quadrante mantém as tarefas que precisamos fazer, mesmo sabendo que elas não são importantes, mas precisamos fazê-las no prazo, como fazer uma ligação de lembrete para o cliente para que ele perceba que você está acompanhando tudo. Às vezes, é necessário manter as formalidades em sua prioridade. 

4. Não é urgente e não é importante 

O último é a caixa de lixo de sua lista de tarefas. Esse quadrante ajuda você a extrair as coisas que não são importantes e não são urgentes de acordo com o cenário de tempo, como atender a chamadas de números desconhecidos, usar a mídia social quando você está no trabalho ou ouvir as notícias na televisão. Essas coisas nem sempre são importantes e urgentes em sua lista de tarefas, e você pode excluí-las se tiver coisas mais importantes para fazer. 

Pegue sua pedra grande e tire-a das tarefas 

Quando você aprende a priorizar projetos passo a passo, sabe quais são as grandes pedras para chegar ao seu destino com as quais precisa lidar de acordo com a sua prioridade. Depois de organizar as coisas em quatro quadrantes, você pode extrair melhor as grandes pedras para atingir sua meta. Você pode extraí-las e começar a trabalhar nelas para alcançá-las a tempo de transformar o plano em um exemplo prático real. 

Não se esqueça de programar todo o seu mês desenvolvendo um gráfico de Gantt. 

Não basta organizar as tarefas de acordo com seu valor, mas você precisa programar o mês inteiro para decidir quando fará essas tarefas. Portanto, como gerente de projeto, desenvolva um gráfico de Gantt para você e os membros da sua equipe. 

O gráfico de Gantt o ajudará a acompanhar o seu desempenho e o da sua equipe, quer você tenha trabalhado de acordo com o esperado ou não. Depois de analisar o gráfico de Gantt, você pode acompanhar o desempenho mensal da sua equipe, descobrir as áreas em que há falhas e trabalhar nelas adequadamente.

Continue retirando o lixo de seu local de trabalho: Diga não a coisas sem importância.

Uma etapa adicional que você precisa saber ao aprender a priorizar projetos passo a passo é manter uma lixeira sempre com você. De acordo com a demanda de trabalho e tempo, você precisa aprender a dizer não às tarefas menos importantes ou sem importância, não importa o quanto alguém o esteja forçando. 

Suponha que você tenha uma reunião urgente com seu chefe, mas seus amigos ou colegas também estão pedindo para sair com você. Você precisa comparar o valor das duas reuniões e dizer "não" claramente à reunião menos importante.  

Não se esqueça de acompanhar o prazo.

Também é necessário rastrear o prazo, comparando-o com a data e a hora. Os prazos são úteis para definir um lembrete de quando você concluirá o projeto e quais serão os resultados até esse momento. 

Conclusão 

É necessário aprender a priorizar projetos passo a passo para construir sua carreira como gerente de projetos e ganhar a confiança do cliente para que você possa trabalhar em mais projetos no futuro.