20 habilidades essenciais para o gerenciamento de projetos

Aproximadamente, todos os países do mundo estão observando o lockdown e devemos realizar nossas tarefas em casa, em vez de nos escritórios e institutos. Portanto, precisamos mostrar um comportamento mais proativo para superar essa condição patética e entender nossas funções e responsabilidades. 

Gerenciamento de projetos não é uma tarefa fácil como geralmente parece para as pessoas. A maioria de nós pensa que um gerente de projeto só precisa dar ordens aos funcionários que trabalham sob sua observação e exigir os resultados. Esse é um conceito errado. Você já imaginou que, se simplesmente pedir ao software que faça o trabalho, sem dar nenhuma instrução ou colocando instruções erradas, ele lhe entregará o resultado correto? Nunca, jamais. 

Como gerente de projeto, você deve ser o mais responsável antes de tudo. Depois, dê as instruções corretas aos membros da sua equipe se você quiser obter o resultado desejado. De acordo com as condições, precisamos trabalhar em nossas habilidades de gerenciamento de projetos de forma inteligente. 

O gerenciamento de projetos é uma tarefa fácil quando você aprende a gerenciar suas tarefas e a manter o registro delas para rastrear seu nível de realização no trabalho. Portanto, aqui estão 20 habilidades essenciais para o gerenciamento de projetos que você deve considerar e usar de forma inteligente para obter conquistas notáveis, mesmo durante esta pandemia, porque você não deve parar, mas continuar seguindo em frente.

Lista de 20 habilidades essenciais para o gerenciamento de projetos:

Abaixo você encontra a lista de 20 habilidades essenciais para o gerenciamento de projetos.

1. Conhecimento sobre a política da empresa

Se você foi contratado recentemente em uma empresa ou organização, não conhece seus termos e políticas. Você não sabe qual é o lema por trás da administração dessa empresa e qual estilo o proprietário da empresa gosta de adotar para criar um ambiente produtivo com seus funcionários durante o trabalho. Isso nunca será favorável a você se não procurar aprender e descobrir as menores informações sobre as políticas da empresa.

Você deve pedir ao proprietário da empresa ou à sua secretária pessoal que lhe forneça um documento escrito no qual as políticas da empresa estejam completamente definidas em detalhes. Você poderá encontrar a direção certa para trabalhar no projeto dessa empresa específica. 

2. ter a declaração de missão pessoal e da empresa 

A segunda coisa mais importante que você deve considerar ao aceitar uma proposta de gerenciamento de projetos é ter acesso à declaração de missão da empresa. A maioria das empresas escreveu sua declaração de missão de forma muito clara e ousada, provavelmente na entrada de sua propriedade, mas algumas ainda a mantêm apenas em seus documentos. 

Você deve ir procurá-la e lê-la com atenção. Você deve compreender as palavras escritas na página, na parede, no linho ou em uma tela digital, captar o significado por trás das palavras e discutir com o proprietário sobre qual é o propósito dessa declaração de missão. Isso criará um bom impacto e ajudará você a fazer sua declaração de missão pessoal para concluir o projeto com sucesso, mesmo durante a pandemia. 

Escreva sua declaração de missão em uma página de forma clara e cole-a na parede da mesa do seu local de trabalho para que fique visível como um lembrete. Isso ajudará você a se ater à sua meta e a fazer o que for necessário para alcançá-la.

3. defina suas metas de acordo com a declaração de missão da empresa

Agora, é hora de você começar a trabalhar profissionalmente. Defina suas metas relacionadas à declaração de missão da empresa. Você pode escrever suas metas em uma página e definir as estratégias para alcançá-las. Sua meta pode tornar o projeto 100% bem-sucedido, mas você precisa definir as estratégias que definem quantitativamente o sucesso em relação à sua meta. 

4. desenvolva um plano mais ou menos antes da execução

Antes de você prosseguir com a execução prática do seu plano de projeto, faça uma reunião visual com todos os membros da equipe e com o proprietário da empresa e considere suas sugestões. Há possibilidades de obter uma sugestão máxima e mais eficaz que você encontrar. Defina o dever ou a função de cada membro da equipe e discuta-o individualmente com eles.

• Você é responsável por conscientizar sua equipe sobre o papel e as responsabilidades dela e esclarecer todas as ambiguidades que ela sente. 
• Tenha uma conversa saudável com seus colegas e discuta o plano com eles, seja em relação ao tempo de agendamento ou ao gerenciamento de riscos.
• Mantenha a imaginação elevada, imaginando os problemas que você e sua equipe poderão enfrentar durante a conclusão do projeto. 

Se você prever os problemas que podem surgir durante a conclusão do projeto, também encontrará as soluções. Portanto, é necessário planejar as etapas para atingir a meta do seu projeto. Isso faz com que você entenda em que parede deve colocar a escada para alcançá-la em vez de se apoiar na parede errada. Sem um plano, você desperdiça sua energia fazendo coisas que não são necessárias e que se mostram inúteis. Portanto, desenvolva um plano eficaz antes de iniciar um projeto.

5. trabalhe nas coisas que estão em seu círculo de controle

Durante essa situação de pandemia, você não deve pensar sobre essa condição crítica, ficar em trauma ou entrar em pânico por pensar em coisas erradas e negativas que não pode controlar, mas desperdiçar energia pensando nessas circunstâncias. Você deve pensar nas coisas que pode controlar e alinhá-las de uma maneira melhor.  

Você deve estar ciente de como pode atingir sua meta, mesmo durante essa situação de pandemia, ficando em casa. Faça uma lista das coisas que você e sua equipe podem fazer, colocando toda a sua energia de forma eficaz no local em que podem obter resultados frutíferos. Promova esses pensamentos em sua equipe e torne-os independentes das circunstâncias; eles farão o melhor que puderem, seja qual for a condição patética. 

6. aprimorar a comunicação por meio da tecnologia

Conforme discutido acima, não estamos em nossa rotina de trabalho como se estivéssemos diariamente em nossos escritórios e desempenhando nossas funções na forma de uma equipe física. A maioria das pessoas está trabalhando, pois não é possível que todos apareçam fisicamente e tenham uma multidão ao seu redor. Surge uma situação desafiadora: como sua equipe trabalhará de forma eficaz e como você acompanhará o desempenho dela? 

• Você é treinado para se comunicar com os colegas de equipe por meio de reuniões físicas, mas agora você pode preencher essa lacuna fazendo reuniões virtuais. 
• A tecnologia tornou mais fácil acessar os membros da sua equipe em um minuto e discutir como você faz anteriormente em reuniões físicas. 
• Você pode comunicar suas ideias e sua visão desenvolvendo fortes habilidades de comunicação. Você pode fazer isso criando slides, fazendo um discurso ou tendo uma sessão de discussão.

Você pode fazer chamadas, chamadas de vídeo, desenvolver planilhas on-line ou planilhas do Excel, desenvolver um sistema de atendimento on-line e muitas outras maneiras de envolver sua equipe e ter uma comunicação saudável para preencher as lacunas. 

Você pode compartilhar os planos na forma de documentos do Google em diferentes aplicativos e sites e pedir aos membros da sua equipe que o visitem, mesmo que você possa verificar quem seguiu suas instruções e quem as está negligenciando por meio da opção de visualizações.

7. capacite sua equipe

Não podemos ficar dependentes das circunstâncias, esperar que aconteça o que está por vir e que seja a nosso favor. Esses pensamentos paralisam nosso poder de raciocínio. Faça da sua equipe uma pedra digna e preciosa, que seja muito procurada e valorizada. Você pode fazer com que o caráter dos membros da sua equipe seja forte e reflita honestidade, trabalho árduo e consistência.

Mantenha sua equipe em contato com você usando aplicativos de mídia social, como Whatsapp, Facebook e Telegram, etc. Todo o seu sucesso depende da sua equipe e ela precisa ser mais confiante e independente, permitindo que tome decisões imediatas sempre que necessário, dando-lhe autoconfiança. Isso certamente funcionará e eles trabalharão com vontade no projeto, mas não à força.  

Você certamente precisa adicionar essa habilidade à Lista das 20 principais habilidades para gerenciamento de projetos.

8. gerenciamento de tempo para cumprir um prazo

Tudo é organizado no universo e segue um horário específico, como o sol e a lua, que nunca deixam de cumprir seu horário. Nós também precisamos seguir essa lei natural. Ela pode nos ajudar a atingir nossas metas em tempo hábil e fazer com que elas sejam alcançadas ainda mais. Portanto, crie um cronograma para o seu horário de trabalho e o da sua equipe. 

Se quiser concluir sua tarefa com eficiência e dentro do prazo, você precisa organizar seu tempo de acordo com a importância e a natureza emergencial da tarefa. Em primeiro lugar, pegue um papel e escreva as tarefas que você vai realizar em uma determinada semana. Destaque as grandes pedras na lista de tarefas. Você entenderá melhor qual tarefa é a mais importante e requer nossa atenção contínua.

Agora, desenhe quatro quadrantes na página e nomeie-os como

• Q1: esse quadrante é reservado para as tarefas que são importantes e urgentes. Essas tarefas precisam de sua atenção imediata e precisam ser concluídas dentro do prazo. Por exemplo, se o proprietário da empresa convocou uma reunião, você comparecerá a ela no prazo, pois também é urgente e importante. 
• Q2 : esse quadrante é reservado para as tarefas mais importantes, mas que não precisam ser concluídas com urgência. No entanto, elas são importantes para que você atinja a meta elevada de manter a reputação da empresa e manter seu nome em alta entre o público. Essas são metas de longo prazo.
• Q3 Nesse quadrante, podemos colocar as tarefas que são urgentes, mas não importantes, como se você estivesse trabalhando em um escritório, lidando com um documento importante e seu telefone estivesse tocando continuamente, precisando de sua atenção imediatamente, o que não é importante de acordo com a natureza do seu trabalho, mas é urgente, pois pode ser sobre alguma emergência ou algo assim.
• Q4 Esse quadrante pertence às atividades que não são importantes e também não são urgentes. Essas atividades não precisam de sua atenção, mas desperdiçam seu precioso tempo. Se você estiver livre e achar que não há nada para fazer, poderá prosseguir com essas atividades em busca de entretenimento. Por exemplo, assistir TV intensamente, usar aplicativos de mídia social e jogar no celular. 

9. avaliação e gerenciamento de riscos 

Não há nada perfeito que estejamos fazendo, enfrentamos vários riscos durante um projeto. Esses riscos podem ser financeiros, relacionados à saúde, de crédito, de mercado ou outros. Agora, o que você precisa fazer como gerente de projeto. Um bom gerente de projeto primeiro identifica o risco, sua natureza e nível e, em seguida, avalia-o com base em diferentes parâmetros. Você pode estar relacionado às finanças da empresa, à sua reputação ou à saúde dos funcionários. 

Um gerente precisa saber o que está acontecendo durante o trabalho, se estamos fazendo o que é necessário para atender às demandas do mercado, se estamos mantendo nosso orçamento dentro dos limites, se os membros da equipe que estão trabalhando nas fábricas estão seguros e gostando do trabalho. Se você sentir algo alarmante, deve identificá-lo, avaliá-lo e tomar as medidas necessárias para atender e gerenciar o risco inicialmente para evitar mais distúrbios ou perdas. 

10. esteja motivado e continue motivando sua equipe

Outra habilidade de um gerente de projeto é a automotivação, que mantém você encorajado a fazer seu trabalho de boa vontade, em vez de considerá-lo um fardo. Ao iniciar um novo projeto, você deve ter a energia e a motivação necessárias para levá-lo às alturas do sucesso. Para se manter motivado, você deve se lembrar do seu motivo, não entrar em pânico, encontrar maneiras de pensar fora da caixa e manter sua mente relaxada. 

Se você estiver motivado, terá o charme de motivar os membros de sua equipe, demonstrando uma atitude positiva, mantendo a consistência o tempo todo e um enorme sorriso no rosto. Esses aspectos são muito importantes, pois, de acordo com a natureza e a psicologia humanas, adotamos o que vemos e não o que ouvimos. Portanto, seja um exemplo de motivação para sua equipe, pois eles o admirarão e adotarão esse comportamento também. Mas se você entrar em pânico e mostrar um comportamento exausto, também observará isso nos membros da sua equipe. 

É uma das habilidades mais importantes quando se trata de Lista das 20 principais habilidades para gerenciamento de projetos em 2024:

11. torne-se um jogador de equipe 

Para que seu projeto seja bem-sucedido, você precisa ser um bom jogador de equipe. Descubra o histórico dos membros da sua equipe, se você for novo, e trabalhe nas habilidades que estão faltando, sem deixar que isso seja percebido. Como parte da sua equipe, sinta as emoções deles e dê-lhes uma pausa quando quiserem. 

Uma boa equipe se desenvolve quando os membros da equipe compartilham o problema que estão enfrentando e toda a equipe entra na mesma plataforma para encontrar a solução. Mantenha as portas abertas para que os membros da equipe entrem em contato com você, compartilhem os problemas que estão enfrentando durante o trabalho e também levem as sugestões deles a sério, não se esquecendo de admirar e apreciar se você achar a sugestão útil.

Isso ajudará você a aumentar a energia deles e eles se esforçarão mais para encontrar melhores maneiras de tornar o projeto da empresa bem-sucedido. Não se esqueça de comemorar as pequenas conquistas, pois elas promovem a automotivação e dão uma sensação de integridade que leva ao desenvolvimento de um forte vínculo e confiança entre você e os membros da sua equipe. 

12. fazer pesquisas de mercado 

As empresas adaptaram seu estilo de trabalho e deram um novo exemplo de sucesso mesmo durante essa situação de pandemia. Alguns países elevaram sua economia mesmo durante esses dias patéticos, seguindo o caminho das inovações e introduzindo coisas novas para atrair o público, provando que isso é vantajoso para eles. 

Você deve fazer uma pesquisa detalhada no mercado e on-line sobre empresas famosas e de boa reputação e descobrir os motivos do sucesso e da reputação delas. Não copie os outros, apenas pegue uma ideia e execute seu plano para colocar um novo exemplo no mercado. Um bom gerente de projeto fica atento à pesquisa, faz uma análise profunda do mercado e mantém um registro na forma de um relatório ou registro analítico.

Isso ajuda você a tomar a decisão certa para manter seu projeto dentro do orçamento e torná-lo bem-sucedido em breve.

13. oferecer suporte à sua equipe quando necessário

O gerenciamento é a espinha dorsal de uma equipe que trabalha por trás dele. Os gerentes de projeto não têm uma tarefa especial, mas são contratados para fazer um plano e executá-lo entre os membros da equipe, fornecendo-lhes um forte apoio à equipe que está trabalhando em diferentes tarefas para atingir uma meta específica. 

É como nosso cérebro, pois ele dá instruções a todas as partes do corpo e cada parte executa sua tarefa de acordo com o requisito selecionado pelo cérebro. É o nosso cérebro que nos alerta sobre os riscos e nos pede que tomemos medidas voluntárias ou involuntárias. Você precisa trabalhar com coordenação para manter o equilíbrio entre os membros da equipe e seu trabalho, evitando que eles fiquem exaustos.

14. gerenciar o orçamento do projeto

Durante o planejamento do projeto, o proprietário da empresa, o CEO, o gerente financeiro da empresa e o gerente de projeto fixam uma estimativa do orçamento para o projeto que não deve ultrapassar o limite, pois isso pode ser problemático para a condição financeira da empresa. Esse orçamento financeiro estimado é fixado tendo em mente as despesas de visita ao local, material de construção, transporte ou contratação de uma nova equipe para um novo projeto etc. Você não deve perder essa habilidade da lista das 20 principais habilidades para o gerenciamento de projetos em 2024.

Um gerente de projeto é responsável por manter um registro de cada atividade, do custo por atividade, e isso é comprovado por escrito pela pessoa responsável. Para manter o orçamento do projeto dentro dos limites, ele se reúne com o gerente financeiro e recebe sugestões.

15. promover uma cultura de escuta empática

Se você é uma pessoa que acredita em falar, falar e falar sempre, mas não ouve os outros, os membros da sua equipe hesitarão em compartilhar os erros que cometeram, os esconderão e, portanto, provarão o fracasso do sistema. Os membros da sua equipe hesitarão em compartilhar o erro que cometeram, eles o ocultarão e, portanto, provarão uma falha do sistema. Mas se você se reunir individualmente com os membros da sua equipe, ela preferirá discutir as falhas e ambiguidades em vez de escondê-las de você, o que lhe dará a oportunidade de lidar com os erros e corrigi-los no momento certo. 

• Promova a escuta empática, seja paciente e apenas ouça a pessoa que quer compartilhar algo, não a julgue nem dê suas opiniões rapidamente. 
• Faça uma pausa e mostre à pessoa que você sente as emoções dela e entende o que ela disse e, em seguida, compartilhe suas sugestões.

 Isso promoverá uma cultura saudável para evitar os riscos de exaustão e perda de eficiência no trabalho, o que, em última análise, leva ao fracasso.

16. manter um registro do cumprimento das metas

Você deve manter um registro da realização de tarefas por você e sua equipe. Você pode calculá-lo apresentando-o em um gráfico e desenhando uma linha de comparação para verificar onde seu projeto está indo, para cima ou para baixo. Você descobrirá as áreas em que deve trabalhar com mais atenção. Ele ajuda você a encontrar suas grandes pedras e metas extremamente importantes e mostra o caminho para alcançá-las.

17. gerencie o estresse 

Incluindo suas obrigações oficiais, sua vida pessoal, seu corpo e sua mente também exigem sua atenção. Você deve reservar algum tempo para si mesmo e para sua família, pois isso o ajuda a aliviar o estresse do trabalho e o mantém renovado e motivado para atingir suas metas.

18. seja um líder, não um chefe

Se quiser obter resultados máximos e maravilhosos em seu projeto, você precisa ser um líder que mostre aos membros de sua equipe a direção certa que é boa para eles e os convença de que você está fazendo isso para o bem-estar deles, e então você estará se comportando como um líder, pois sua equipe o observará fazendo o máximo por eles. Mas se você mostrar uma atitude mandona, eles não gostarão de você e farão coisas que o irritarão.

19. habilidade de escrever relatórios

Você deve desenvolver suas habilidades de redação. Você deve ser capaz de escrever um relatório eficaz e facilmente compreensível usando boa gramática inglesa e fórmulas matemáticas e analíticas para representar o relatório de sucesso.

20. comemore as conquistas pessoais e da equipe

Depois de concluir o projeto com êxito, você deve comemorá-lo com sua equipe por meio de uma reunião visual ou física, compartilhando a jornada do projeto com a equipe e valorizando-a.

Considerações finais:

Portanto, esta foi uma lista completa das 20 principais habilidades para o gerenciamento de projetos em 2024. Você precisa seguir as habilidades acima se quiser se tornar bom em gerenciamento de projetos no futuro.