O que é o Diagrama de Gantt e seus benefícios para o gerenciamento de projetos?

 Ele pode ser muito útil para acompanhar um grande projeto como marcos e metas menores. Você está procurando saber "o que é o diagrama de Gantt" ou "como ele funciona"? Neste artigo, explicaremos tudo o que você precisa saber.

O que é o Diagrama de Gantt?

Um diagrama de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de projetos conhecida como gráfico de Gantt. Ele ajuda a planejar e programar projetos menores e maiores, simplificando sua complexidade. O gerenciamento de um projeto com um diagrama de Gantt é dividido em tarefas e cronogramas e apresentado como um gráfico de barras horizontais.

O gráfico de barras mostra tarefas menores com seus cronogramas, programações, dependências e prazos. Dessa forma, cada membro da equipe tem uma ideia melhor das dependências do projeto e de suas tarefas menores específicas.

Por que o Diagrama de Gantt é útil no gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos pode se tornar extremamente complexo e complicado, dependendo de sua escala. Os projetos de grande porte geralmente precisam de várias equipes para trabalhar simultaneamente em um objetivo. Isso significa que o projeto inteiro será dividido em muitas partes menores para serem atribuídas a diferentes equipes e funcionários. Com tudo ficando tão complexo, o diagrama de Gantt traz alguns benefícios práticos, inclusive:

Gerenciamento mais fácil para equipes maiores com várias partes interessadas

Gerenciar o projeto e todas as partes interessadas ao mesmo tempo pode ser complicado para os gerentes de projeto. Com o diagrama de Gantt, isso fica mais fácil. O diagrama de Gantt permite dividir o projeto inteiro em partes menores, que podem ser definidas como marcos para equipes e indivíduos.

Ao mesmo tempo, todas as partes interessadas podem receber suas funções específicas, o que torna o gerenciamento extremamente fácil para todos. Assim, o diagrama de Gantt mantém todos na mesma página, e a comunicação se torna mais eficiente.

Fácil de verificar todo o progresso com uma única olhada

O diagrama de Gantt vem com recursos como uma porcentagem completa. Ele mostra o progresso de cada tarefa e de todo o projeto. Assim, é mais fácil para as partes interessadas, como a gerência superior e os clientes, verificar o progresso com uma única olhada. A representação visual e a personalização dos elementos ajudam muito.

Acompanhar as dependências entre diferentes atividades

Em projetos maiores, diferentes tarefas e marcos dependem de mais de uma equipe/funcionário. Por exemplo, se um departamento estiver trabalhando na produção enquanto o outro estiver trabalhando na embalagem, o departamento de embalagem dependerá do departamento de produção.

Há centenas de exemplos desse tipo também no setor de software. O rastreamento dessas dependências é extremamente importante para a máxima eficiência no planejamento de um projeto. O diagrama de Gantt torna esse controle extremamente fácil.

Melhor gerenciamento de recursos para gerentes de projeto

O diagrama de Gantt melhora tudo, desde o gerenciamento de recursos de hardware e logística até o gerenciamento de recursos humanos. Com um diagrama de Gantt, fica claro quando algo será usado ativamente e quando não será. Assim, os gerentes de projeto podem trabalhar na atribuição de diferentes tarefas que dependem desses recursos e gerenciar melhor todos os recursos.

Quais são os principais componentes de um Diagrama de Gantt?

Antes de falar sobre o que é o diagrama de Gantt e como usá-lo, você deve conhecer os componentes importantes do diagrama de Gantt. Se você souber disso, será mais fácil compreender e projetar o diagrama de Gantt quando estiver trabalhando por conta própria. Portanto, a seguir, você encontrará alguns dos principais componentes de um diagrama de Gantt.

Colunas

O componente mais comumente usado de um diagrama de Gantt são as colunas. O diagrama de Gantt inteiro é colocado nessas colunas.

Nome da tarefa

O próximo passo é o nome da tarefa que é atribuído individualmente a cada tarefa em todo o projeto.

Data e hora

A seguir, você verá a data e a hora. É a parte em que são especificadas coisas como as datas de início e término planejadas, especificando a duração planejada do trabalho no projeto. Essa parte também informa quantos dias você passará trabalhando em uma tarefa específica.

Esforço planejado

O esforço planejado é outro componente integral do diagrama de Gantt. Ele informa sobre os esforços e trabalhos a serem realizados nessa implementação. Ele abrange todo o tempo de trabalho, bem como o tempo de espera. Por exemplo, um módulo leva 1 hora e o outro leva 1 hora para ser desenvolvido.

No entanto, sua implementação e conexão levam 4 horas. Portanto, o esforço planejado será de 2 horas, mas a duração planejada será de 6 horas.

Porcentagem concluída

É o componente de um diagrama de Gantt em que a pessoa que está trabalhando em uma tarefa informa sua estimativa calculada em termos de qual porcentagem do trabalho foi concluída e quanto falta.

Atribuído

Assigned (Atribuído) é a coluna que informa o nome da pessoa ou da equipe atribuída a essa tarefa específica. As partes maiores do projeto geralmente têm nomes de equipes, enquanto as tarefas individuais menores têm nomes de membros da equipe.

Dependências de tarefas

O último componente-chave de um diagrama de Gantt mostra as dependências de tarefas na coluna vinculada. Ele informa quais tarefas dependem umas das outras e quais têm diferentes tipos de relacionamentos. Em vez de rastrear manualmente as dependências, o uso do recurso de dependências de tarefas do diagrama de Gantt torna o rastreamento extremamente simples e fácil.

Etapas para você criar seu próprio Diagrama de Gantt

Criar um diagrama de Gantt não é um processo complexo; ele facilita projetos complexos. Um diagrama de Gantt tem um eixo horizontal que contém as informações da linha do tempo, enquanto um eixo vertical contém as informações da tarefa. Criar um diagrama de Gantt significa apenas que você preencherá essas informações no gráfico, e aqui está como fazer isso:

1. Planeje antes de criar o Diagrama de Gantt

Primeiro, você precisará planejar todo o projeto e escolher todos os principais componentes para adicioná-los ao carrinho. Para saber quais componentes escolher para adicionar ao diagrama de Gantt, você pode consultar a parte anterior deste artigo. Comece a anotar todos os principais componentes desse projeto e, quando terminar de anotar todos os componentes, você poderá passar para a próxima parte.

2. Use uma ferramenta para criar seu diagrama de Gantt.

Para iniciar essa etapa, primeiro você deve selecionar uma ferramenta para criar o diagrama de Gantt. O Microsoft Excel oferece recursos e modelos de criação manual de diagramas de Gantt que facilitam muito o trabalho para você. No entanto, se você quiser uma experiência muito melhor, experimente algumas ferramentas e modelos on-line ou um software dedicado à criação de diagramas de Gantt.

Quando você estiver satisfeito com uma opção, basta preencher todas as informações e definir seus requisitos, como notificações e gerenciamento de equipes. Com isso, você terá terminado de criar seu diagrama de Gantt.

Dicas para colaborar com sua equipe usando o gráfico de Gantt

O que é o diagrama de Gantt? Você conhece todos os conceitos básicos sobre como criá-lo e usá-lo? Bem, há chances de você estar perdendo as maneiras mais eficientes de usar o diagrama de Gantt e colaborar com sua equipe. Agora que você sabe o que é um diagrama de Gantt, aqui estão algumas dicas que o ajudarão a ser mais eficiente na colaboração da equipe com um diagrama de Gantt.

1. Atribua tarefas aos membros da sua equipe

Em vez de atribuir tarefas a equipes, atribua tarefas a membros individuais da equipe dentro de cada equipe. Isso deve ser feito com base na disponibilidade e na capacidade deles de lidar com essa tarefa. Quando você atribuir tarefas específicas a membros específicos da equipe, eles saberão automaticamente qual é a parte deles no projeto, e a colaboração será eficiente.

2. Personalize seus gráficos

A maioria das ferramentas e softwares de criação de diagramas de Gantt tem opções de personalização. Portanto, procure por elas e personalize as coisas para você quando for essencial. Você pode usar cores diferentes para pessoas ou equipes diferentes. Dessa forma, será mais eficiente para você atribuir tarefas e acompanhar o progresso. Da mesma forma, as equipes e os membros da equipe acharão mais fácil determinar as tarefas atribuídas.

3. Certifique-se de incluir anexos no gráfico de Gantt

Os diagramas e gráficos de Gantt têm a opção de anexar arquivos e notas. Além disso, você pode adicionar comentários em diferentes partes do gráfico. Portanto, sempre que precisar anexar algum desses itens, você deve fazê-lo. Dessa forma, você nunca precisará fornecer nada a ninguém além do próprio gráfico.

4. Configurar para receber alertas

Os gráficos oferecem um recurso de alerta por e-mail que avisa você sobre qualquer atualização feita no gráfico. Assim, quem fizer uma atualização enviará a notificação às partes interessadas, e os alertas instantâneos garantirão que você tenha uma colaboração muito melhor.

5. Mantenha-se atualizado com o gráfico de Gantt.

Por fim, você pode ir para a página de atividades do diagrama de Gantt e terá uma visão de tudo sobre todos que estão trabalhando nas tarefas e informações sobre os indivíduos que estão trabalhando em suas tarefas. Com as informações atualizadas sobre todos, a colaboração da equipe será muito mais fácil.

Conclusão

O que é o diagrama de Gantt? Quais são seus benefícios? Como ele funciona? Esperamos que você tenha as respostas para essas perguntas e todas as outras coisas importantes sobre um diagrama de Gantt. Portanto, se você não vai trabalhar em um projeto e deseja gerenciá-lo de forma eficiente, também pode criar um diagrama de Gantt. Ele permite o planejamento eficiente do projeto com a distribuição adequada de tarefas sem sobrecarregar seus funcionários.