Reunião de lançamento do projeto: Comece seus projetos da maneira certa

O que é um Kick-Off de projeto?

Uma reunião inicial de projeto é a primeira reunião com a equipe do projeto e o cliente do projeto. Ela envolve todos que contribuem para a execução de um projeto e é usada para estabelecer metas e objetivos comuns do projeto. 

Em geral, diferentes partes interessadas precisarão estar envolvidas nessa reunião - gerentes de projeto, equipe de projeto, equipe de produto, patrocinadores e gerência - porque as informações compartilhadas durante esse evento ajudarão a definir a visão e o escopo das atribuições da equipe. A reunião inicial ajudará a estabelecer a comunicação adequada entre as diferentes partes, a alinhar as expectativas, a estabelecer cronogramas e a concordar com os marcos. Ao final da sessão, todos devem ter um entendimento claro de como será um projeto bem-sucedido. 

Quando usar o Kick-Off do projeto

Os gerentes de projeto devem reunir toda a equipe e realizar reuniões iniciais no início do projeto. Os membros da equipe podem se apresentar e compartilhar suas expectativas para o projeto. As reuniões iniciais também podem ser realizadas após o início de projetos menores ou quando projetos maiores estiverem prestes a começar. Você pode realizar uma reunião antes da execução do projeto (recomendada para projetos menores) ou agendar reuniões diferentes para cada fase de projetos maiores. 

A importância de uma reunião inicial

A realização de reuniões iniciais garantirá que todos entendam sua função e, ao definir expectativas claras desde o início, os membros da equipe poderão permanecer no caminho certo e motivados quanto à sua função na execução do projeto. As reuniões iniciais também facilitam a comunicação entre os membros do projeto e permitem a colaboração da equipe. Esses são alguns dos principais pontos que você deve abordar e discutir durante uma reunião inicial:

• Apresentação da equipe e das diferentes partes interessadas
• Histórico do projeto e caso de negócios
• Funções do projeto
• Escopo e cronograma
• Finalidade e objetivos do projeto
• Plano de ação
• Métricas que serão usadas para medir o sucesso

O que está envolvido em uma reunião inicial?

Designe um tomador de notas. Comece designando um membro da equipe como tomador de notas. Essa pessoa deve se responsabilizar por anotar notas, etapas de ação, perguntas, compromissos e muito mais. No final da sessão, examine cada pergunta e certifique-se de que todos estejam alinhados. 

Apresente os membros da equipe. Permita que todos se apresentem e se conheçam. Os quebra-gelos são uma ótima maneira de fazer com que os membros da equipe se conheçam, criem uma conexão e melhorem a colaboração. 

Defina o histórico, o escopo e os resultados do projeto. Durante a reunião inicial, espera-se que você forneça o contexto que ajudará a sua equipe a conduzir um projeto bem-sucedido. Isso significa que você precisa discutir o histórico, o escopo, os resultados e o cronograma do projeto. Seja específico sobre cada tópico e responda às perguntas. Certifique-se de que todos estejam na mesma página no que se refere às próximas etapas do projeto e ao que precisa ser realizado.

Atribua funções à equipe. Discuta as funções e responsabilidades de todos durante todo o ciclo de vida do projeto. Inclua transferências e relacionamentos multifuncionais.

Defina marcos. É fundamental estabelecer um cronograma para o seu trabalho e definir quando compartilhar o progresso. Reserve um tempo para criar uma linha de base de como e quando você e sua equipe planejam compartilhar o progresso e revisar os marcos. Isso também inclui quando seu cliente receberá check-ins. 

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‍Discutaas próximas etapas. Revise as metas e os itens de ação e certifique-se de que todos tenham acesso aos recursos e ferramentas necessários.

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Organize e execute sua reunião inicial com o Instagantt

Qual é o nosso objetivo? Quem precisa estar envolvido? Como mediremos o sucesso? Por que esse projeto foi aprovado? Todas essas são perguntas típicas que as equipes podem ter antes da execução do projeto. Uma reunião inicial do projeto é o local perfeito para responder a essas perguntas, alinhar os membros da equipe e definir o caminho para o sucesso do projeto. As reuniões iniciais devem ser usadas para todo tipo de projeto, independentemente de ser pequeno ou grande. Mas se você quiser que suas reuniões iniciais sejam realmente eficazes, é preciso se preparar com antecedência. A boa notícia é que você pode planejar, organizar e executar suas reuniões iniciais em um único lugar usando o Instagantt. O Instagantt é um software de gráfico de Gantt on-line para gerenciamento de projetos que ajuda equipes de todo o mundo a planejar, coordenar, programar e executar seus projetos, do início ao fim. As equipes podem contar com o Instagantt para criar gráficos de Gantt com aparência profissional em questão de minutos e para gerenciar seu trabalho com eficiência, pois podem visualizar informações relevantes relacionadas ao projeto , como prazos, recursos e orçamento, e manter tarefas, conversas e documentos em um único local centralizado. 

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Modelo de reunião inicial