Como fazer anotações claras e eficazes em reuniões

O que são notas de reunião?

As reuniões são uma atividade necessária, independentemente do tipo de negócio que você administra. Elas reúnem as pessoas certas em uma única sala e são a ocasião perfeita para fazer perguntas e esclarecer dúvidas. Se você saiu de uma reunião se perguntando o significado de alguns conceitos ou se sentindo confuso em relação ao plano, é provável que tenha feito poucas ou nenhuma anotação. 

As anotações de reunião são simplesmente referências rápidas a ideias, metas, decisões, prazos e dados. Elas podem ser definidas como o registro escrito de qualquer coisa relevante que tenha acontecido durante uma reunião e são usadas para acompanhar os pontos principais, bem como o que foi decidido durante a reunião, para que você e sua equipe possam revisitar as informações e usá-las posteriormente.

As notas de reunião são iguais às atas de reunião?

As anotações de reunião não são iguais às atas de reunião. Embora ambas tenham o mesmo objetivo (anotar informações ocorridas durante uma reunião), as atas, no entanto, são mais formais e geralmente incluem detalhes diferentes e mais estruturados, como:

• Data completa 
• Uma lista de todas as pessoas que participaram da reunião, bem como uma lista de ausentes
• Quando a reunião começou e quando foi encerrada
• Principais tópicos abordados na reunião e quem foram os palestrantes
• Ações realizadas e/ou decisões tomadas durante a reunião

Conforme mencionado acima, as atas também abrangem tópicos importantes, mas seguem um formato mais estruturado simplesmente porque funcionam como documentação legal do que foi abordado durante uma reunião, enquanto as notas de reunião são muito mais informais e menos estruturadas. 

Dicas para escrever notas de reunião

Embora as anotações de reuniões sejam mais dinâmicas e ajudem a dar andamento ao processo criativo, para registrar as informações de forma eficaz , elas também precisam ter alguma estrutura; caso contrário, acabarão ficando desorganizadas, confusas e com pouco ou nenhum contexto para o futuro leitor, e é por isso que ter algumas etapas predefinidas pode ajudar você a melhorar suas anotações.

Antes de você entrar na reunião, é sempre bom saber algumas coisas:

• Quem lerá as anotações? Pense em quem será o leitor final das anotações. Colegas ou partes interessadas? Esses são dois públicos diferentes e podem estar esperando duas comunicações distintas após a reunião.
• O que está na pauta? Ao saber exatamente qual é a pauta, você pode evitar distrações (e também pode preparar perguntas).
• Preveja as expectativas. Para prever as expectativas, você precisa conhecer a pauta. Quais insights a sua equipe provavelmente solicitará das suas anotações? Qual é a informação mais importante que será abordada durante a reunião?

Agora, com isso em mente, vamos dar uma olhada nas principais informações que você precisa anotar quando estiver fazendo anotações de reunião:

• Pontos-chave da pauta: É importante manter o registro das principais informações, portanto, anote um resumo de cada item abordado na pauta e os resultados que foram discutidos. Mudanças, planos e decisões são pontos-chave importantes que sempre devem ser anotados.

• Itens de ação: Os itens de ação referem-se à lista de itens propostos na reunião e, portanto, precisam ser bem detalhados. Portanto, certifique-se de anotar cada tarefa, a quem ela foi atribuída e a data de entrega.

• Ideias e perguntas: Todas as ideias, perguntas ou acompanhamentos que foram abordados durante a reunião também devem ser incluídos e explicados. Certifique-se de que você também as registre.
  
  

Além disso, uma reunião bem planejada geralmente abordará alguns itens principais que serão importantes para você incluir nas anotações da reunião. Fique atento a:

1. Visão, metas e objetivos.
2. Fatores críticos de sucesso.
3. Principais indicadores de desempenho.
4. Principais questões. 

Faça anotações em reuniões como um profissional com o Instagantt

Fazer anotações é realmente uma forma de arte e não há regras quando se trata disso. Algumas pessoas preferem fazer anotações de reuniões em seus laptops e outras gostam de usar papel e caneta. Não é importante como você faz isso, mas fazer anotações durante uma reunião ou pedir a alguém para fazer isso é importante, especialmente quando se trata de projetos complexos ou grandes. Por quê? Porque as reuniões geralmente são o local onde ocorrem discussões ou decisões importantes, e confiar apenas na memória definitivamente não é suficiente. 

Mas o que acontece quando você dedica tempo para fazer anotações excepcionalmente boas e, mesmo assim, elas acabam sendo perdidas ou extraviadas? Esse é um cenário comum, afinal, você e sua equipe podem estar gerenciando e trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo, e é aí que as coisas tendem a se confundir. Felizmente, software de gerenciamento de projetos como o Instagantt pode realmente fazer a diferença, ajudando você a manter o controle de todas as informações relacionadas ao projeto em um único lugar. 

Instagantt ajuda você a gerenciar sua agenda, suas tarefas e seu progresso. Além disso, ele também pode ajudá-lo a acompanhar suas próprias anotações de reuniões, permitindo que você adicione informações às suas tarefas e registre suas anotações sobre determinados pontos-chave ou tópicos, anexando as informações como documentos do Word ou arquivos PDF, ou simplesmente criando gráficos de Gantt com os itens de ação mais relevantes e as conclusões de suas reuniões mais importantes. Além disso, você pode atribuir esses itens de ação ao responsável para que possa acompanhar o andamento dessas tarefas. Dessa forma, as anotações da reunião nunca mais desaparecerão e você poderá compartilhar essas informações com os membros da equipe e com os acionistas, mudando a dinâmica e o fator de sucesso de cada reunião.

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Exemplo de plano de projeto e notas de reunião

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