Como criar um plano de comunicações de gerenciamento de projetos

O que é um plano de comunicação?

Um plano de comunicações pode ser definido como um roteiro para transmitir uma mensagem consistente a um público-alvo específico. Ele permite que os gerentes de projeto forneçam informações de forma eficaz a um determinado público no momento certo. O plano permitirá que você transmita as informações que precisa preparar e enviar, direcione a mensagem para pessoas específicas e determine os canais que usará para enviar a mensagem. 

Esses tipos de planos podem ser usados em vários cenários diferentes, como na apresentação de novas iniciativas, na comunicação do progresso ou quando as empresas precisam esclarecer o objetivo por trás do lançamento de novos recursos ou serviços. Eles também podem ajudar seu projeto ou sua marca em momentos de crise ou quando uma decisão específica tiver sido prejudicial à empresa ou às partes interessadas, preparando um procedimento para lidar efetivamente com uma situação difícil.

Por que é importante preparar um plano de comunicação?

Se as empresas não tiverem um plano de comunicação, provavelmente não estarão preparadas para o que o futuro pode trazer. Mas também, no gerenciamento de projetos, é extremamente relevante preparar e programar um plano de comunicações, pois ele será o recurso que permitirá que você faça o layout de tudo o que o cliente espera de você e do projeto em que está trabalhando. 

Os clientes esperam ser atualizados sobre o progresso. Mas isso significa que você precisará saber exatamente quais são as metas e os marcos. É por isso que a coleta de informações-chave é tão importante no gerenciamento de projetos; se você não tiver as informações corretas e as formas de se comunicar com os clientes, terá problemas ao executar o projeto. Com um plano de comunicação, você terá um roteiro específico para compartilhar informações com as partes interessadas, bem como o prazo certo para isso. O mais importante é que você terá a oportunidade de compartilhar o feedback para que possa fazer as alterações ou os ajustes necessários no seu plano de trabalho.

Em outras palavras, um gerenciamento de projetos servirá como um plano de comunicação para o gerenciamento de projetos:

• Um roteiro para seus objetivos de comunicação.
• Uma estratégia para concluir seus objetivos.
• Um cronograma para cumprir essas metas.
• Um veículo para feedback.

Um plano de comunicações de gerenciamento de projetos eficaz ajudará você a garantir uma comunicação bem-sucedida durante todo o período do seu projeto. Mas, para que ele seja bem-sucedido, primeiro você precisará coletar determinados requisitos para o plano do projeto.

Etapas para o desenvolvimento de um plano de comunicações de gerenciamento de projetos

Aqui estão as etapas mais importantes que você pode seguir para criar e desenvolver um plano de comunicação eficaz:

Contexto. É aqui que você precisará reunir as principais informações para descrever o seu plano de comunicação e colocá-lo no contexto. Considere abordar os seguintes aspectos:

• Visão e objetivos: Certifique-se de entender a visão e os objetivos do seu cliente. Isso será útil ao planejar e programar a comunicação do progresso.

• Metas e prazos: Defina seus prazos específicos. Certifique-se de que seu cliente saiba quando você entrará em contato para comunicar metas e marcos.

Necessidades do projeto. Os projetos são de todas as formas e tamanhos. Portanto, não é preciso dizer que cada projeto é diferente, o que significa que você precisa abordar essas diferenças e entender as necessidades do seu projeto específico, bem como as preferências e necessidades específicas do seu cliente. 

Propósito. Cada comunicação que você envia precisa ter uma razão de ser. É importante que você reserve um tempo para programar uma diretriz básica para os tópicos que abordará em cada e-mail ou reunião com seus clientes. Isso também ajudará a definir um caminho claro sobre quando esperar atualizações de progresso de você.

Método. Qual é o método de comunicação preferido de seu cliente? Discuta essas informações antes do lançamento do projeto. Dessa forma, você saberá exatamente como atualizar seu progresso, seja durante reuniões semanais, e-mails ou telefonemas. 

Responsabilidade. Identifique quem é responsável por fazer o quê. Dessa forma, você atribuirá uma responsabilidade clara à sua equipe. Para que o seu plano de comunicação funcione, é importante que cada pessoa também saiba qual é a sua função. 

Desenvolva um plano de comunicação realmente eficaz usando gráficos de Gantt

Ao gerenciar projetos, a comunicação do progresso é uma grande parte do trabalho. Porém, se você não tiver as informações corretas desde o início, será difícil executar o trabalho com eficiência. É por isso que, ao reunir os dados corretos e traçar um plano que funcione como um roteiro para você, você pode ter certeza de que está pronto para o trabalho.

A comunicação eficaz com seus clientes é um aspecto crucial do gerenciamento de projetos.

Não importa em que tipo de projeto você esteja trabalhando, o mais importante é que você entenda o que se espera de você e da sua equipe. Ao fazer com que seu cliente concorde com uma estratégia, você facilitará muito a sua vida. As partes interessadas saberão quando devem receber atualizações, e você saberá o que deve comunicar a cada vez

Mas gerenciar projetos - e equipes - não é uma tarefa fácil. Você está lidando com prazos, problemas, reuniões e uma centena de solicitações diferentes ao mesmo tempo. Felizmente, software de gerenciamento de projetose como o Instagantt pode ajudar você a se manter no caminho certo. Como? Para começar, você pode criar planos de comunicação para seus projetos e gerenciá-los, tudo no mesmo lugar. 

Isso significa que você estará armazenando todas as informações relacionadas ao projeto em um único local, o que realmente fará a diferença quando estiver tentando acompanhar o seu progresso. Com o Instagantt, é muito mais fácil para você desenvolver e colocar em prática seu plano de comunicação. Nosso software de gráfico de Gantt permite que você gerencie seus projetos, crie várias tarefas, prazos, agende reuniões ou chamadas telefônicas e garanta que você nunca perca um prazo, especialmente quando se trata de atualizar seus clientes.

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Modelo de plano de comunicação