Reflexões sobre reuniões: Compartilhe experiências valiosas com sua equipe
Quando se trata de gerenciar projetos e equipes, sempre há espaço para aprendizado e aprimoramento. Uma reunião de reflexão é uma oportunidade perfeita para discutir o trabalho e as experiências com o objetivo de aprender e compreender diferentes tipos de habilidades e diferentes formas de pensar, gerenciar e planejar.
Uma reunião de reflexão é uma sessão especial com o objetivo de ajudar os membros da equipe a aprenderem juntos, refletindo sobre um projeto ou uma experiência recente e compartilhando-a com os outros. É uma maneira fácil e informal de estimular a criatividade e compartilhar conhecimento, discutindo tópicos fora das tarefas comuns do dia a dia.
O Meeting Reflections cria espaço para diferentes tipos de conversa para esclarecer como as pessoas pensam e se sentem além das necessidades básicas de gerenciamento de projetos. Essas sessões permitem que sua equipe fale sobre como aborda o trabalho em um ambiente mais descontraído.
Em geral, durante essas reuniões, uma pessoa assume a função de "aprendiz" e compartilha uma experiência recente que beneficiará todos os demais. O restante da equipe participará fazendo perguntas relacionadas ao seu trabalho, experiências, valores e iniciativas. O aluno designado compartilhará algo significativo: pode ser um problema específico que resolveu, uma situação difícil relacionada a um projeto, uma conversa com um cliente que o ajudou a entender e resolver um problema ou um livro que leu recentemente. Os membros da equipe podem então refletir sobre essa experiência por meio de perguntas.
Quem pode se beneficiar de uma reflexão sobre a reunião
Diferentemente de outros tipos de reuniões ou sessões de brainstorming, uma reunião de reflexão não requer nenhum treinamento ou equipamento especial. Durante essa atividade, as perguntas são feitas livremente, o que resulta em uma abordagem muito mais pessoal para descobrir e compreender a visão, os sentimentos, a atitude e os fatores motivacionais de uma equipe.
Independentemente do tipo de trabalho que sua equipe realiza, todos podem se beneficiar das reflexões em reuniões. Essas sessões têm como objetivo entender como sua equipe aprende novas habilidades, documentar as principais observações e descobrir como aplicar novas habilidades para desenvolvimento futuro. As reflexões em reuniões permitem que os colegas de equipe compartilhem novas informações sobre uma variedade de tópicos, inclusive técnicas de solução de problemas.
Como conduzir uma reunião de reflexão
Primeiro, é importante que você entenda as funções. Vamos dar uma olhada em algumas das funções mais comuns ao planejar e realizar uma sessão de reflexão de reunião.
Cronômetro: Escolha alguém para ficar encarregado de registrar o tempo à medida que a conversa e as perguntas se desenrolam.
Aluno: A pessoa que está compartilhando sua valiosa experiência de aprendizado.
Rascunhador: A pessoa designada para fazer anotações e tirar ideias de cada ponto de aprendizagem da sessão.
Facilitador: Se o grupo for grande, talvez você queira designar alguém como facilitador. Dessa forma, você pode garantir que todos tenham a chance de participar e se expressar.
Agora, vamos ao trabalho. Estas são algumas das melhores maneiras de iniciar suas sessões de reflexão em reuniões.
1. Preparação. Decida antes da reunião como o aluno compartilhará sua experiência com o grupo e ajuste a programação conforme necessário. Você pode fazer com que o aluno faça uma apresentação para o grupo, que é a maneira mais direta de compartilhar informações com um grupo e também requer um mínimo de preparação. Você também pode optar por conduzir uma entrevista com o aluno, mas lembre-se de que isso exigirá um certo nível de preparação para garantir o diálogo correto e dar tempo para perguntas.
Algumas dessas perguntas são excelentes para quebrar o gelo e podem ajudar a orientar a conversa:
Qual foi a experiência/informação que você deseja compartilhar?
Como você foi afetado por isso como participante ou como observador?
Como você acha que isso mudou você?
Isso fez com que você continuasse a buscar oportunidades de aprendizado nessa área?
Para qual aspecto do trabalho da equipe você acha que isso é particularmente relevante?
2. Responda com perguntas, observações ou conselhos como uma equipe. Depois que o aluno terminar de falar, peça a cada pessoa do grupo que compartilhe uma observação ou faça uma pergunta para aprofundar o que acabou de ouvir. Quanto mais específicas forem essas perguntas, melhor. O anotador do grupo deve estar pronto para anotar os insights.
3. Decidir sobre os itens de ação. O anotador deve agora fazer um resumo verbal da reunião. Agora, como equipe, vocês podem decidir dar continuidade a quaisquer ideias descobertas durante a sessão. O objetivo dessa etapa é expressar gratidão tanto ao aluno quanto aos ouvintes, bem como confirmar as próximas etapas.
4. Acompanhamento. Após a reunião, certifique-se de enviar o registro da reunião por e-mail. Esse e-mail deve conter os itens de ação discutidos.
Modelo de reflexão de reunião
Agora que você sabe como realizar uma sessão de reflexão de reunião, é importante trabalhar com as ferramentas certas. Um software de gerenciamento de projetos on-line, como o Instagntt, pode ajudar você fornecendo uma plataforma simples que todos podem usar. O Instagantt é um software de gráfico de Gantt on-line para gerenciamento de projetos que ajuda equipes de todo o mundo a planejar, coordenar, programar e executar seus projetos, do início ao fim. E isso inclui o planejamento, a execução e a documentação das reflexões das reuniões.
As equipes podem contar com o Instagantt para gerenciar seu trabalho com eficiência, pois podem visualizar informações relevantes relacionadas ao projeto com o gráfico de Gantt , como prazos, recursos e orçamento, e manter tarefas, conversas e documentos em um único local centralizado.
