Entendendo a teoria da restrição tripla
O principal componente da teoria da restrição tripla é que o escopo, o tempo e o custo são aspectos interligados de qualquer projeto em que você esteja trabalhando. Quando um deles muda, os outros dois também devem ser alterados. Isso significa que, se o orçamento do projeto mudar, o cronograma e o escopo também deverão mudar imediatamente. Se o cronograma for alterado, o escopo e o custo deverão ser alterados e, se o escopo for alterado, o custo e o cronograma deverão ser alterados. É impossível alterar qualquer um dos fatores sem afetar os outros. Como gerente de projeto, você precisa gerenciar cada um desses aspectos e as concessões ou alterações que ocorrem em cada um deles.
Restrições triplas ou o triângulo do gerenciamento de projetos
Por estarem presentes em todos os projetos, as restrições triplas também são chamadas de triângulo do gerenciamento de projetos , sendo que cada um dos três aspectos diferentes se refere a um ângulo ou linha do triângulo. Juntos, eles representam os fatores mais importantes para que você conclua seu projeto adequadamente, pois todo o resto se enquadra nessas três categorias amplas. Mas há um pouco mais do que você imagina sobre cada um deles, portanto, vamos examinar um pouco mais de perto o que você está fazendo.
Escopo
O primeiro aspecto desse triângulo é o escopo. Agora, o escopo de um projeto é o que precisa ser concluído dentro do projeto para ir do início ao fim. O escopo é o que você e o cliente concordam quando começam a trabalhar no projeto e deve permanecer o mesmo do início ao fim. Se houver alguma alteração no escopo, isso invariavelmente causará alterações no cronograma e no custo ou, pelo menos, deverá manter um equilíbrio justo para o cliente e a equipe do projeto.
O escopo geralmente é delineado em um documento que estabelece todas as metas e requisitos do projeto. Isso garante que todos os envolvidos no projeto saibam o que se espera deles e possam executá-lo. Isso ajuda o cliente a ver o que você fará e o que não fará para ele dentro do projeto e garante que a equipe esteja ciente de tudo o que é necessário para executar o projeto adequadamente para o cliente. Isso também garante que você não caia no hábito de perder o escopo, o que pode ser prejudicial a todos os aspectos do seu projeto.
Perda de escopo é quando você começa a adicionar extras ou outras tarefas ao projeto que não foram acordadas no início. Talvez você acrescente extras porque eles parecem fazer parte do projeto, embora não tenham sido solicitados. Ou talvez o cliente solicite trabalho adicional enquanto você está passando pelo processo. Qualquer uma dessas coisas pode começar a contribuir para o desvio de escopo e o lado ruim desse desvio é que você pode acabar com um projeto muito maior no final e nem perceber. Isso significa que você também pode não ser compensado adequadamente por isso.
Tempo
O cronograma ou a linha do tempo que você seguirá para concluir o projeto é outro aspecto importante que deve ser considerado. Você precisa analisar o tempo que levará para concluir o projeto da maneira que o cliente espera. Você precisa analisar todas as diferentes coisas que o cliente deseja (o escopo do projeto) e, em seguida, consultar os membros da sua equipe que serão responsáveis pela conclusão do projeto para descobrir quanto tempo levará.
Realizar um projeto mais rapidamente será mais caro do que um projeto que tenha um cronograma longo e demorado. Pelo menos, se você estiver fazendo o mesmo tipo de trabalho. Um projeto mais extenso, com um cronograma compatível, mas com muito trabalho a ser concluído, também terá um custo mais alto. Tudo isso precisa ser avaliado e você precisa prestar muita atenção em como isso funciona e em que tipo de cronograma você pode cumprir com o escopo do projeto e o custo.
Lembre-se de que não se trata apenas do tempo que o projeto em si leva. Você também deve saber quanto tempo leva para concluir outras partes do projeto. Você quer saber quanto tempo levará para fazer a pesquisa ou quanto tempo gastará em reuniões com o cliente ou qualquer outra pessoa. Tudo isso possibilitará que você faça um orçamento e programe seu tempo de forma mais eficaz e garanta que você e sua equipe possam fazer o que dizem que podem.
Custo
O custo do projeto é o orçamento que você apresenta ao seu cliente. Esse é o valor que você cobrará para que o projeto seja concluído e precisa representar com precisão o que você fará e todos os envolvidos. Você precisa que o custo equilibre o tempo que você tem para concluir o projeto com o escopo do projeto a ser feito. Todos esses fatores o ajudarão a determinar qual é a taxa justa para toda a sua equipe.
Você precisará analisar quantas horas serão necessárias para concluir o projeto diretamente, bem como quaisquer horas adicionais para pesquisa e reuniões ou verificação com o cliente ou outros membros da equipe. Você precisa pensar nas horas que cada membro da equipe está dedicando. Você também precisa considerar o custo dos materiais necessários para concluir o projeto do início ao fim, que pode ser tão simples quanto espaço em seus computadores ou tão grande quanto madeira, aço ou outros itens físicos. Você também deve analisar o equipamento que precisa usar, que pode sofrer desgaste como resultado do seu projeto.
Certifique-se de que você seja aberto e honesto com o cliente sobre o orçamento desde o início. Você deve certificar-se de informar tudo o que está cobrando e por que coisas diferentes custam valores diferentes. Tudo isso facilitará para o cliente entender o que você está cobrando ou pelo que ele é responsável. Isso também deixa claro para você e sua equipe o que já foi orçado e o que não foi, caso você precise de materiais adicionais ou o escopo mude e exija custos adicionais.
Como você pode gerenciar melhor com um melhor entendimento da restrição tripla
Talvez você nem reconheça que a restrição tripla está ocorrendo em seus projetos, mas se estiver mais aberto à ideia e começar a prestar um pouco mais de atenção, poderá mudar a maneira como toda a sua equipe reage a isso e ao restante do projeto que você está tentando concluir. É muito mais fácil concluir seus projetos quando você tem um melhor entendimento do que esperar ao longo do caminho.
Conheça o escopo
Converse com sua equipe sobre o que o projeto envolve. É extremamente fácil ser pego no desvio de escopo e, se você não detalhar para cada membro da sua equipe quais são os diferentes aspectos do projeto, é extremamente provável que eles possam ir além do que é esperado deles porque acreditam que algo está incluído e não está. Quanto mais clareza você trouxer para a comunicação sobre o escopo real e o que está sendo pago, melhor será para toda a sua equipe e menos você acabará tendo desvios de escopo.
Conheça o prazo
Saber quando tudo precisa ser concluído ou quando precisa ser iniciado é outra peça importante do quebra-cabeça e que ajudará você e sua equipe a manter todos esses três aspectos no mínimo. Se você conseguir cumprir o prazo acordado, o custo será menor. E se você conseguir se manter no caminho certo, será melhor para o aspecto de tempo da sua restrição tripla. Manter o controle de tudo usando um gráfico de Gantt, como os disponíveis no Instagantt, ajudará você a manter o cronograma de que precisa e a se manter no caminho certo.
Conheça o orçamento
Você deve sempre saber não apenas qual é o orçamento, mas também se está cumprindo com ele. Ao fornecer um orçamento ao seu cliente, você poderá detalhar tudo o que está sendo cobrado, o que o ajudará a saber quando você corre o risco de ultrapassar o orçamento. Você deve certificar-se de manter a equipe ciente do orçamento e de como você está se saindo em relação a ele, para que possa descobrir onde cortar ou ajustar para garantir que você esteja se mantendo o mais próximo possível do orçamento e dos custos originais.
Usando um gráfico de Gantt para ajudar
Se você deseja acompanhar tudo o que está acontecendo na sua empresa e nos projetos que está criando, então deve considerar os gráficos de Gantt como uma forma de chegar lá. Esses gráficos permitem que você acompanhe todas as diferentes tarefas e partes do seu projeto para que você sempre saiba o que está em andamento, o que ainda precisa ser feito e o que ainda não foi feito. Além disso, você saberá quando ele precisa ser iniciado ou concluído.
Seus gráficos de Gantt podem ser usados para acompanhar tudo e qualquer coisa, desde as diferentes pessoas responsáveis pelas tarefas até as dependências entre as diferentes tarefas e o tempo que um projeto leva em comparação com o tempo que você esperava que ele levasse. Você pode até mesmo verificar com os membros da sua equipe e conversar sobre diferentes aspectos do seu projeto para que cada tarefa seja concluída da maneira que você deseja. Seu gráfico de Gantt permitirá que você fique por dentro de tudo o que está acontecendo na empresa, incluindo várias tarefas e vários projetos ao mesmo tempo.
O que é ainda melhor é que esses gráficos são super simples de configurar e simples de usar, não importa o quanto você esteja familiarizado com eles ou com qualquer um dos programas do seu computador. Tudo o que você precisa fazer é dar uma olhada e verá como o processo é fácil, com recursos de arrastar e soltar, bem como opções personalizáveis. Isso permitirá que você crie o gráfico exato que deseja e o melhor método possível para acompanhar o que a sua equipe precisa e o que os seus clientes esperam.
Tudo sobre a restrição tripla
Quando você está gerenciando um projeto, é importante acompanhar o escopo, o tempo e o custo associados. E sempre tenha em mente que mesmo uma pequena alteração em uma dessas áreas causará uma alteração em cada uma das outras. Ao acompanhar todas elas e trabalhar duro para manter os padrões que você definiu no início do projeto e estabelecer o processo com o cliente, você conseguirá manter a restrição tripla. Portanto, trabalhe com a sua equipe para garantir que todos os aspectos do seu projeto trabalhem para você.
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