8 Schritte zur Erstellung deines ersten Projektmanagement-Zeitplans

Was ist ein Projektmanagement-Zeitplan?

Beginnen wir damit, was ein Projektmanagement-Zeitplan überhaupt ist. Bei dieser Art von Zeitplan nimmst du alle Informationen, die du über dein Projekt hast, einschließlich des Starttermins, der zu erbringenden Leistungen und des Endtermins, und erstellst einen Zeitplan, wann alles erledigt sein soll. Natürlich gibt es noch ein bisschen mehr, aber wenn wir es so einfach wie möglich machen, ist das alles, was du tun wirst. Und wenn du das tust, wird es für dein ganzes Team einen großen Unterschied machen.

Warum du einen Projektmanagement-Zeitplan brauchst

Was ist also der große Unterschied, den ein Zeitplan ausmacht? Nun, jeder wird genau wissen, was er zu tun hat und wann er es tun muss. Sie wissen, was die verschiedenen Aufgaben sind und wie eine Aufgabe erledigt werden muss, damit sie zur nächsten kommen. Und sie können sehen, wie viel Zeit sie für die einzelnen Schritte haben. All das macht es deinem Team leichter, ein Projekt pünktlich (und im Rahmen des Budgets) fertigzustellen.

Die Erstellung deiner Zeitleiste

Schauen wir uns die verschiedenen Schritte zur Erstellung deines Zeitplans genauer an. Du musst sicherstellen, dass du etwas erstellst, das für das gesamte Team funktioniert. Du willst sicherstellen, dass es auch für den Kunden funktioniert. Das bedeutet, dass ihr bei eurem Zeitplan wahrscheinlich zusammenarbeiten müsst. Aber lass uns damit beginnen, deinen Prozess zu betrachten und sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bist. Auf diese Weise kannst du noch schneller vorankommen.

1. Sammle deine Materialien

Wenn du mit der Erstellung eines Zeitplans beginnen willst, musst du sicherstellen, dass du alle Materialien hast, die du brauchst. Da du diesen Plan für ein bestimmtes Projekt erstellst, brauchst du alles, was mit diesem Projekt zu tun hat, damit du dich durcharbeiten kannst. Außerdem brauchst du ein System, mit dem du alles aufschreibst, richtig? Damit willst du anfangen, und wir geben dir einen Überblick über deine Möglichkeiten, wenn es um diesen Teil des Prozesses geht.
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Wenn du deine Zeitleiste aufzeichnest, hast du die Möglichkeit, alles in einem Planer festzuhalten. Du könntest sie in deinen Tischkalender schreiben oder in einen, den du bei dir trägst. Das kann für dich persönlich toll sein, solange du den Kalender immer bei dir hast. Aber es bedeutet, dass niemand sonst den Plan kennt, es sei denn, du machst Kopien. Ganz zu schweigen davon, dass du den Kalender nicht immer bei dir trägst und dann keine Möglichkeit hast, zu überprüfen, was getan wird oder was bis wann erledigt werden muss.
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Am besten stellst du sicher, dass du alles richtig aufgeschrieben hast, indem du deinen Computer benutzt und die richtige Gantt-Diagramm-Software verwendest. Mit einem Gantt-Diagramm kannst du alles aufzeichnen, Änderungen vornehmen, wann und wie du willst, und das Diagramm und den Zeitplan mit allen teilen, die es sehen müssen. Das macht es für alle Beteiligten viel einfacher und sorgt dafür, dass du dir keine Gedanken darüber machen musst, wer von Änderungen oder Anforderungen weiß.
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Außerdem solltest du sicherstellen, dass du zu diesem Zeitpunkt alle Informationen aus dem Projektbriefing, Notizen von deinen Kunden, Fristen, Ziele, Ergebnisse und alles andere, wofür dein Team verantwortlich sein muss, vorliegen hast. Wenn du all diese Dinge an einem Ort hast, bist du besser darauf vorbereitet, den Zeitplan zu erstellen, dem du folgen wirst. Wenn du diese Informationen erst suchen musst oder sie noch nicht vom Kunden erhalten hast, kann es sein, dass du noch mehr Zeit brauchst, um die Dinge zu erledigen und den Zeitplan zu erstellen.

2. Umreißen, was getan werden muss

Jetzt, wo du alles beisammen hast, ist es an der Zeit, eine Übersicht zu erstellen. Lege die Einzelheiten deines Endziels fest (was ist die endgültige Leistung, die besagt, dass du die Aufgabe erfüllt hast?). Lege auch alle Ziele fest, die vor dem endgültigen Ergebnis erreicht werden müssen. Wenn du eine Gliederung erstellst, fällt es dir leichter, alles in den Zeitplan einzubauen, wenn du anfängst, dich durchzuarbeiten.
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Diese Gliederung kann auch als Projektbeschreibung dienen. Das bedeutet, dass du die Ziele, die du intern bei der Arbeit an dem Projekt verfolgst, und die Ziele, die du extern verfolgst, wie z. B. das Ergebnis des Projekts selbst, darin festhalten kannst. So wird es für dich einfacher zu verstehen, wie dein Gesamtergebnis aussehen wird. Überlege dir auch, wer an dem Projekt beteiligt sein wird, sowohl das Team, das daran arbeiten wird, als auch die Personen, die während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden gehalten werden müssen.
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Wenn du deine Gliederung erstellst, kannst du so viele Details einfügen, wie du willst, und das ist auch gut so. Wenn du die Dinge aufschreibst, sobald sie dir einfallen und erwähnt werden, kannst du sie besser zusammenhängend darstellen. Wenn du jetzt etwas vergisst, kannst du es vielleicht später nachholen, aber es ist besser, wenn du alles vorbereitet und fertig hast. Wenn du alles aufschreibst, und sei es nur eine kurze Notiz, um dich daran zu erinnern, etwas nachzuschlagen, hast du später einen besseren Überblick.

3. Aufzeichnung der Schritte

Als Nächstes musst du dir deine Gliederung ansehen und über die verschiedenen Schritte nachdenken, die befolgt werden müssen. Was ist der letzte Punkt, an dem du ankommen musst? Manchmal ist es gut, von dort aus rückwärts zu gehen. Wenn der letzte Schritt also ein 100-seitiger Bericht ist, schreibe ihn auf. Wenn es ein funktionierender Prototyp für ein Kundenprojekt ist, schreibe das auf. Was auch immer es ist, es muss als erstes auf deinem Blatt Papier stehen. Von dort aus arbeitest du rückwärts.
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Welche Schritte musst du erreichen, um von deinem jetzigen Stand zu diesem letzten Schritt zu gelangen? Schreibe die wichtigsten Schritte auf, die unternommen werden müssen, z. B. einen Prototyp erstellen, Marktforschung betreiben usw. Zerlege deine Hauptschritte in kleinere Schritte und noch kleinere Schritte, bis du einen leicht verständlichen Schritt-für-Schritt-Prozess hast, der dir hilft, von deinem jetzigen Standort zu deinem endgültigen Ziel zu gelangen. So kannst du sehen, wie du von einem Ort zum nächsten kommst.
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Vergiss die verschiedenen Dinge in deinem Plan nicht. Es kann sein, dass mehrere verschiedene Endziele erreicht werden müssen. Vielleicht musst du den Bericht schreiben, aber das eigentliche Endziel ist der Prototyp. Auch wenn der Bericht zu einem anderen Zeitpunkt fertig wird als der Prototyp, heißt das nicht, dass du ihn vergessen kannst. Du musst auch alle Nebenaufgaben und zusätzlichen Ziele in diesen Prozess einbeziehen. Das bedeutet, dass du vielleicht eine Reihe von Schritt-für-Schritt-Anweisungen für verschiedene Aufgaben hast, um das gesamte Projekt abzuschließen.

4. Einen Zeitrahmen erstellen

Sieh dir jeden deiner Schritte an und entscheide, wie lange du brauchen wirst, um sie zu erreichen. Für alle Schritte, an denen du nicht direkt arbeitest, musst du dich vielleicht mit anderen Mitgliedern deines Teams beraten. Wende dich an die Forschungsabteilung oder die Produktionsabteilung und insbesondere an die Personen, die mit den Aufgaben betraut werden. Was brauchen sie, um die Aufgabe zu erledigen? Wie viel Zeit werden sie brauchen, um genau das zu erreichen, was du dir wünschst? Sag ihnen, dass sie sich Zeit nehmen sollen, um einen vernünftigen Zeitrahmen zu finden.
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Du willst nicht etwas auf deiner Zeitachse oder deinem Zeitplan festhalten und dann feststellen, dass er viel zu optimistisch war. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter/innen genau wissen, was du von ihnen erwartest und dass sie einen genauen Zeitplan erstellen, den sie einhalten können. Sie werden sich nicht vollständig an diesen Zeitplan halten. Wie bei allem anderen auch, muss es einen gewissen Spielraum geben, aber du willst wissen, was für diese Art von Projekt realistisch ist und welche Schritte sie unternehmen müssen, um es zu erreichen. Sobald du das weißt, kannst du alle Zeiten für jeden Schritt aufschreiben.
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Du musst nicht unbedingt alles genau festlegen. Du kannst Dinge abrunden, z.B. kann ein Zeitrahmen von 5 Tagen in anderthalb Wochen geschrieben werden. 8 Tage können in zwei Wochen geschrieben werden. Vergiss nicht, dass die Anzahl der Tage, die dir deine Teammitglieder nennen, nicht berücksichtigt, dass sie an den Wochenenden arbeiten. 5 Tage sind also eine volle Arbeitswoche und das lässt keine flexible Zeit, falls es Probleme gibt. Du solltest einen Puffer einbauen, damit du dir keine Sorgen machen musst, dass du eine Frist verpasst.

5. Abhängigkeiten einplanen

Du hast dir bereits einen Überblick verschafft, was zu tun ist und wie viel Zeit jeder dieser Schritte in Anspruch nehmen wird. Aber was ist mit den Projekten und Schritten, die voneinander abhängig sind? Was ist mit der Tatsache, dass das Produktionsteam nichts tun kann, bevor die Ingenieure den Entwurf erstellt haben? Du musst sicherstellen, dass in deinem Zeitplan vermerkt ist, dass die Fertigung von der Konstruktion abhängig ist. Achte darauf, dass du auch alle anderen Abhängigkeiten markierst, damit du weißt, wer was wann tun muss.
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Du solltest dir die Reihenfolge der einzelnen Schritte ansehen, um einen echten Zeitplan zu erstellen. Wenn du dich durch die Abhängigkeiten arbeitest, findest du vielleicht sogar zusätzliche Schritte, die erledigt werden müssen, und verschiedene Personen, die für diese Schritte verantwortlich sind. Achte darauf, dass du alles aufschreibst und die Schritte in der richtigen Reihenfolge festhältst. Es kann sein, dass du verschiedene Zeilen mit Dingen hast, die erledigt werden müssen. Du könntest zum Beispiel eine Reihe von Aufgaben haben, wie du einen Bericht für deinen Kunden erstellst. Dann gibt es vielleicht eine zweite Reihe von Aufgaben, die sich darauf beziehen, wie du den Prototyp erstellst.
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Mit dem richtigen System und der richtigen Software wirst du kein Problem damit haben, jede dieser Reihen separat aufzuzeichnen und sie bei Bedarf zusammenzuführen. Es ist jedoch wichtig, dass du sie richtig aufzeichnest, denn du willst sichergehen, dass jeder weiß, was seine Aufgabe ist und wie er sich in den Prozess und das System zur Erstellung des Endprodukts einfügt. Jetzt solltest du alles haben, was du brauchst, um mit der Erstellung des Zeitplans zu beginnen.

6. Eine Basis-Zeitleiste erstellen

Jetzt ist es an der Zeit, den Zeitplan zu erstellen, den du verwenden wirst. Nimm alle Informationen, die du in den vorangegangenen Schritten gesammelt hast, und beginne damit, genau zu planen, was du wann tun musst. Dein Zeitplan sollte umfassend sein und alle Schritte enthalten, die getan werden müssen, egal wie trivial diese Schritte auch sein mögen. Gehe nicht davon aus, dass jemand über einen Schritt Bescheid weiß, wenn er nicht in der Zeitleiste vermerkt ist.
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An dieser Stelle kannst du auch alle anderen Teile des Prozesses einrichten. Du kannst alle Abhängigkeiten erstellen, die es gibt. Du kannst größere Schritte oder Meilensteine und dann kleinere Schritte innerhalb jedes dieser Schritte erstellen. Du kannst verschiedene Aufgaben an unterschiedliche Teams, Gruppen oder sogar einzelne Personen vergeben. Du kannst auch die genaue Frist für jeden Schritt festlegen. Achte darauf, dass du die Informationen verwendest, die du von den einzelnen Teams erhalten hast, um die Fristen festzulegen. Es gibt einen Grund, warum du ihre Meinung zu diesem Teil des Prozesses eingeholt hast.
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Da du diesen Zeitplan mit anderen teilen wirst, solltest du auch einen kleinen Puffer für dich selbst einplanen. Plane für jedes deiner Teams etwas mehr Zeit ein, damit die Aufgaben erledigt werden können und das gesamte Projekt fertiggestellt wird. Achte darauf, dass alles berücksichtigt wird und dass jeder weiß, an welchen Aufgaben er gerade arbeitet. Jeder Aufgabe oder jedem Posten in deinem Gantt-Diagramm sollte eine Person oder ein Team zugewiesen werden, damit die Aufgabe erledigt werden kann.

7. Senden Sie es aus

Sobald du alles erstellt hast, ist es an der Zeit, es an die Leute zu schicken, die es brauchen. Alle deine Interessengruppen, dein Kunde, deine Teams und deine Manager müssen sehen, was auf dem Plan steht. Sie müssen wissen, was wann getan wird und wer es tun wird. Schließlich wollen sie sich einbringen und sicherstellen, dass alles richtig gemacht wird. Wenn du den Plan effektiv und einfach gestaltest, können sie ihn durchsehen und sich vergewissern, dass alles für sie funktioniert.
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Wenn du deinen Plan verschickst, kannst du auch sicher sein, dass alle die Aufgaben erledigen, die ihnen zugewiesen wurden. So können Kunden und andere sehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden oder noch in Arbeit sind, denn in deinem Plan kann jedes Teammitglied seine Aufgaben markieren. Dadurch wird auch sichergestellt, dass die Kunden nicht zu häufig anrufen oder vorbeikommen, weil sie wissen, wann die verschiedenen Schritte des Prozesses abgeschlossen sein sollten. Es gibt kein Rätselraten und kein Nachfragen, ob alles nach Plan läuft.
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Bitte auch die anderen Beteiligten um Hilfe und Feedback. Sie müssen sich nicht nur den Zeitplan ansehen und damit zufrieden sein. Vielleicht möchten sie, dass du bestimmte Bereiche beschleunigst, oder jemand aus deinem Team sagt dir, dass er für eine bestimmte Aufgabe länger braucht. Egal, was es ist, du solltest sie auffordern, dir Feedback zu geben und dir mitzuteilen, was im Zeitplan funktioniert und was nicht. So kannst du eventuelle Änderungen vornehmen oder auf mögliche Probleme aufmerksam werden. Das erspart allen Beteiligten eine Menge Ärger.

8. Bei Bedarf ändern

Manchmal wird deine Karte auf Anhieb perfekt sein. Meistens muss sie aber im Laufe der Zeit angepasst und verändert werden. In den meisten Fällen wirst du Stellen finden, an denen du etwas übersehen hast. Vielleicht hast du eine Aufgabe vergessen, die erledigt werden muss, bevor etwas anderes stattfinden kann. Vielleicht hast du nicht genug Zeit für etwas eingeplant, das erledigt werden muss. Vielleicht gab es eine Verzögerung aus einem anderen Grund, z. B. fehlende Materialien oder Schwierigkeiten, die Genehmigung eines Kunden zu bekommen. Was auch immer passiert, es wird Zeiten geben, in denen du Änderungen vornehmen musst.
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Denke daran, dass es in Ordnung ist, Änderungen vorzunehmen, und dass dies bei fast jedem Projekt vorkommt. Aber du musst sicherstellen, dass du diese Änderungen auf die bestmögliche Weise durchführst. Als Erstes solltest du die Änderungen in die Tabelle eintragen, damit jeder sehen kann, dass etwas anders ist. Sie können die vorgenommenen Änderungen bewerten und dann Kommentare abgeben oder dir ihr Feedback dazu mitteilen. Das kann den Prozess der Änderungen verbessern.
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Ein weiterer wichtiger Schritt ist, dass du alle über die Änderungen informierst. Geh nicht davon aus, dass jeder die Änderung sieht, nur weil du sie in der Software oder in der Tabelle vorgenommen hast und jeder Zugang hat. Du musst sicherstellen, dass sie wissen, dass die Änderung vorgenommen wurde, was geändert wurde, warum sie geändert wurde und was sie sonst noch in Frage stellen könnten. Je offener und ehrlicher du mit ihnen bist, desto besser wird es für dich sein, und das ist ein wichtiger Schritt.

Einpacken

Wenn du einen Projektmanagement-Zeitplan erstellen willst, musst du sicherstellen, dass du dies auf die richtige Weise tust. Du willst sicherstellen, dass jeder die verschiedenen Aufgaben kennt und dass alle Aufgaben richtig erledigt werden. Ein Zeitplan stellt all das und noch viel mehr sicher. Wie kannst du also sicherstellen, dass du auf dem richtigen Weg bist? Wenn du alle hier aufgeführten Schritte befolgst, wirst du einen guten Start haben und sicherstellen, dass dein Team seine Arbeit gut erledigt.

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