Wenn es darum geht, Projekte zu managen, musst du sicherstellen, dass du den Überblick behältst, und das geht am besten mit einem Gantt-Diagramm, das dich auf dem richtigen Weg hält. Denn wenn du nicht über den gesamten Projektverlauf den Überblick behältst, kann es durchaus passieren, dass etwas durch die Maschen fällt und dein Projekt und dein ganzes Team darunter leiden. Also, was musst du wissen?
Was ist ein Gantt-Diagramm?
Viele Menschen wollen nicht mit Gantt-Diagrammen anfangen, weil sie befürchten, dass es zu schwierig ist. Die Wahrheit ist, dass die Erstellung von Gantt-Diagrammen gar nicht so kompliziert sein muss und dass sie dir helfen können, den Überblick über alles zu behalten, was du für ein Projekt brauchst. Allerdings musst du die grundlegenden Bestandteile jedes Gantt-Diagramms kennen (da die meisten Funktionen angepasst werden können). Woraus besteht dein Gantt-Diagramm eigentlich und wie funktioniert es wirklich? Nun, es gibt fünf grundlegende Komponenten, die du kennen solltest.
Zeitleiste: Die grundlegende Komponente eines Gantt-Diagramms ist die Zeitleiste. Sie ist die Grundlage für diese Art von Diagramm. Es ist ein vollständiger Zeitstrahl, mit dem du bestimmte Tage, Wochen, Monate und sogar Jahre markieren kannst. Auf diese Weise kannst du die einzelnen Bestandteile des Projekts, an dem du arbeitest, darstellen und genau planen, wie lange jeder einzelne Teil dauern wird und was zu tun ist (aber wir greifen ein bisschen vor). Dies ist die horizontale Achse des Diagramms, das du erstellst.
Aufgabenliste: Als Nächstes hat jedes Projekt eine Reihe von verschiedenen Aufgaben, die mit ihm verbunden sind. Die Aufgaben kannst du selbst bestimmen, und du kannst so viele oder so wenige Aufgaben wie du willst in einem Projekt haben. Du kannst auch so viele Unteraufgaben haben, wie du willst. Deine Aufgaben können auch in verschiedene Gruppen und Untergruppen eingeteilt werden, was bedeutet, dass du viele Möglichkeiten hast, sie so einzurichten, dass du alles im Blick behalten kannst. Du musst nur entscheiden, wie du sie am besten für dein eigenes System und deinen Seelenfrieden organisieren kannst. Sie befinden sich auf der vertikalen Achse deines Diagramms.
Balken: Die Balken stellen die einzelnen Aufgaben und die Zeit dar, die sie in Anspruch nehmen. Der Balken für Aufgabe eins beginnt also, wenn du das Startdatum festlegst, und endet, wenn du das Enddatum festlegst. Das bedeutet, dass du für jede Aufgabe innerhalb deines Projekts einen einzelnen Balken hast, der sich über die horizontale Achse erstreckt. So kannst du dir ein Bild davon machen, was zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss. So behältst du den Überblick über deine Aufgaben.
Meilensteine: In deinem Projekt gibt es bestimmte Meilensteine, die du unbedingt erreichen musst, um dein Projekt abzuschließen. Diese Meilensteine treten während des gesamten Projekts und in verschiedenen Phasen des Prozesses auf, aber jeder einzelne ist wichtig. Mit einem Gantt-Diagramm hast du die Möglichkeit, jeden Meilenstein im Auge zu behalten und ihn im Programm richtig zu kennzeichnen. Es handelt sich dabei nicht um normale Aufgaben, sondern sie werden speziell gekennzeichnet, damit du leicht erkennen kannst, dass es sich um einen Meilenstein handelt.
Abhängigkeiten: In jedem Projekt wird es auch Aufgaben geben, für die du etwas anderes erledigen musst, um sie zu erreichen. Das heißt, du musst wissen, wo diese Aufgaben liegen und was zuerst erledigt werden muss. In einem Gantt-Diagramm kannst du eine Aufgabe von einer anderen abhängig machen, so dass du weißt, dass du die nächste Aufgabe nicht erledigen kannst, wenn die erste nicht fertig ist.
Beispiele für Gantt-Diagramme
Jetzt, wo du die wichtigsten Faktoren für dein Gantt-Diagramm kennst, ist es an der Zeit, dir einige der verschiedenen Möglichkeiten anzusehen, wie du sie erstellen kannst. Schließlich sind Gantt-Diagramme ein wichtiger Teil deines Prozesses und sie werden es dir auf jeden Fall leichter machen, jedes Projekt zu erledigen. Mach dir zunutze, dass diese Art von Diagrammen die Art und Weise, wie du deine Aufgaben ausführst und verschiedene Dinge erreichst, wirklich verändern kann, egal in welcher Art von Geschäft du tätig bist.
Instagantt (Gantt Chart Maker)
Instagantt ist eine Methode zur Erstellung von Gantt-Diagrammen, mit der du alles kontrollieren kannst, von der Farbe der Aufgaben bis hin zu ihrer Art, wie sie organisiert sind, Termine, Abhängigkeiten, Meilensteine und vieles mehr. Im Grunde ist alles, was du verfolgen möchtest, mit Instagantt viel einfacher zu verfolgen.
Du hast die Möglichkeit, jedes deiner Projekte zu kontrollieren und sicherzustellen, dass alles für das Projekt richtig gemacht wird. Du musst es nur so einrichten, wie du es möchtest, und schon steht es auch für deine nächsten Projekte bereit.
Freie Optionen
Es gibt eine Reihe von kostenlosen Möglichkeiten, wie du deine eigenen Gantt-Diagramme erstellen kannst oder wie du Programme nutzen kannst, die du wahrscheinlich schon hast. Mit Google Sheets kannst du zum Beispiel ein ähnliches System wie Microsoft Excel verwenden, was eine weitere Möglichkeit ist, Diagramme zu erstellen.
Microsoft PowerPoint
Das ist vielleicht kein Programm, an das du denkst, wenn es darum geht, ein Gantt-Diagramm zu erstellen, weil es nicht wirklich etwas mit Diagrammen zu tun hat. Aber du kannst ein Diagramm in PowerPoint erstellen. Das ist ideal, wenn du weniger den Überblick über deine Aufgaben behalten willst, als vielmehr Informationen für andere in deinem Team präsentieren möchtest.
Für diese Art von Diagramm verwendest du die Option "Gestapelte Balken" in deiner PowerPoint-Präsentation. Damit kannst du ein Diagramm mit verschiedenen Aufgaben und unterschiedlich langen Balken erstellen, die genau zeigen, was zu tun ist und wie.
Microsoft Excel
Diese Funktion ist vielleicht nicht so überraschend, aber du nutzt sie vielleicht nicht so gut, wie du es tun könntest. In Excel kannst du die Option "Gestapelte Balken" verwenden, um Diagramme zu erstellen. Dann kannst du die einzelnen Aufgaben und Daten auf der vertikalen und horizontalen Achse anordnen.
Du hast auch die Möglichkeit, dein eigenes Diagramm zu erstellen, indem du ein einfaches Blatt verwendest und die Kästchen so ausfüllst, wie du es für richtig hältst. So kannst du den Prozess wirklich individuell gestalten
Microsoft Word
Mit der gesamten Microsoft-Suite kannst du auf jeden Fall eine ganze Menge anstellen, zumal Word auch die Option "Gestapelte Balken" hat. Wenn du dich mit dieser Website besser auskennst, kannst du diese Art von Diagramm ganz einfach neu einrichten.
In Microsoft Word hast du nicht ganz so viele Freiheiten und Möglichkeiten, aber du kannst dein Diagramm trotzdem erstellen. Du kannst auch so viele Aufgaben eintragen, wie du willst, aber es kann etwas schwieriger sein, längere Zeiträume zu erfassen, weil die Seiten so aufgebaut sind.
Google Sheets
Google Sheets ist Microsoft Excel sehr ähnlich, mit dem Unterschied, dass es eine völlig kostenlose Option ist. Es hat viele der gleichen Funktionen und das bedeutet, dass du ein Balkendiagramm auf die gleiche Weise erstellen kannst wie mit Excel. Du brauchst nur ein paar Formeln.
Das "Stacked Bar"-Diagramm ist ein Diagramm, das in Google Sheets absolut verfügbar ist und du kannst es auf die gleiche Weise einrichten. Du kannst die verschiedenen Merkmale auswählen, die du erfassen willst, und du kannst sie nach Belieben ändern.
Google Docs
Diese Version ist Microsoft Word sehr ähnlich und bietet dir definitiv viele der gleichen Funktionen. Auch hier hast du die Option "Gestapelte Leiste" und kannst alle Informationen ähnlich wie in einer Zeitleiste eintragen.
Du wirst viel Platz haben, auch wenn es wieder einfacher ist, mehr Aufgaben zu erfassen als eine längere Zeitleiste. Dennoch kannst du dieses System (oder Google Sheets) nutzen, um die von dir erstellte Tabelle und die darin enthaltenen Aufgaben leichter mit anderen Personen zu teilen und zusammenzuarbeiten.
Bezahlte Optionen
Wenn es darum geht, ein Gantt-Diagramm zu erstellen, gibt es viele kostenlose oder kostengünstige Optionen, aber irgendwann wirst du feststellen, dass du ein echtes Gantt-Diagramm mit allen möglichen Funktionen brauchst. An diesem Punkt solltest du ein wenig recherchieren und du wirst auf jeden Fall auf Instagantt stoßen. Dort findest du die Optionen, die du brauchst, und die Funktionen, die du brauchst, um wirklich alles im Auge zu behalten, was mit deinem Projekt zu tun hat.
Wege zur Verwendung eines Gantt-Diagramms
Wenn du dir immer noch nicht ganz sicher bist, wie du ein Gantt-Diagramm verwenden kannst, gibt es mehr als nur Projektmanagement. Du kannst diese Diagramme für so ziemlich jede Art von Arbeit und jede Art von Verfolgungssystem mit einem Team verwenden.
Projektleitung
Das ist eines der ersten Dinge, an die Menschen denken, wenn sie Gantt-Diagramme sehen, und das aus gutem Grund. Mit Gantt-Diagrammen lassen sich Projekte sehr gut verwalten, und genau darüber haben wir in diesem Artikel gesprochen. Du kannst ganz einfach Aufgaben innerhalb des Projekts, Fristen, Meilensteine und vieles mehr einrichten.
Redaktionskalender
Wenn du den Überblick über die verschiedenen Aufgaben und Arbeiten behalten willst, die für deine schriftstellerische Arbeit erledigt werden müssen, kannst du auch dafür ein Gantt-Diagramm verwenden. Du kannst Veröffentlichungstermine festlegen, verschiedene Gruppen für unterschiedliche Teile des Schreib- und Veröffentlichungsprozesses einrichten und sogar Informationen farblich kennzeichnen, um den Überblick zu behalten.
Marketing-Kampagne
Wenn du planst, irgendetwas zu vermarkten, kannst du ein Gantt-Diagramm verwenden, um alles zu planen. Ähnlich wie bei der Erstellung eines Projektmanagement-Diagramms kannst du diese Diagramme verwenden, um jeden allgemeinen Aspekt deines Marketingprozesses und die dazugehörigen Teilaufgaben festzulegen. Außerdem kannst du eine Vorlage erstellen, mit der du das Projekt für deine nächste Marketingkampagne beginnen kannst.
Design-Projekte
Als Designer/in musst du unbedingt den Überblick über die verschiedenen Aufgaben behalten, die in deinem Projekt anfallen, und das kann manchmal schwierig sein. Aber mit einem Gantt-Diagramm kannst du alles planen, einschließlich Starts, Entwürfe, Einreichungen und mehr. Außerdem kannst du die Informationen nach und nach mit anderen teilen, um Anregungen zu erhalten.
Produkteinführung
Du willst ein Produkt auf den Markt bringen? Ein Gantt-Diagramm kann dir dabei helfen. Du legst einfach die einzelnen Schritte fest, die du für die Markteinführung befolgen musst, und gibst sogar die verschiedenen Abhängigkeiten und Meilensteine an, die du bis zu welchem Zeitpunkt erreichen musst. So wird es viel einfacher, den Einführungsprozess zu durchlaufen.
Social-Media-Kampagne
Soziale Medien sind das Rückgrat von fast allem, was du heute tust, und ein Gantt-Diagramm kann dir helfen, den Überblick über alles zu behalten, was getan werden muss. Du musst nur die verschiedenen Social-Media-Kanäle auflisten und angeben, was du in diesen Kanälen zu welchem Zeitpunkt tun willst.
Event Marketing
Wenn du eine Veranstaltung planst, ist es viel einfacher, wenn du dir alle Schritte merkst und sie befolgst. Du willst, dass alles reibungslos abläuft, und das geht nur, wenn du die verschiedenen Teile des Prozesses im Auge behältst, wofür sich ein Gantt-Diagramm hervorragend eignet.
Wenn es darum geht, irgendetwas in deinem Unternehmen zu planen, macht ein Gantt-Diagramm alles viel einfacher. Und zwar auf eine Art und Weise, die es dir leicht macht, den gesamten Prozess zu überwachen und zu verfolgen.
