Programmmanager/in vs. Projektmanager/in.
Was ist der Unterschied?

Was ist ein Programm-Manager?

Hast du in deinem Unternehmen einen Programmmanager? Vielleicht denkst du jetzt: Natürlich habe ich einen, aber in meinem Unternehmen nennen wir sie Projektmanager. Die beiden sind sehr unterschiedlich und es ist wichtig zu verstehen, wie du sie in deinem Unternehmen einsetzen kannst. Ein Projektmanager ist für bestimmte, kurzfristige Bedürfnisse oder Projekte zuständig. Ein Programmmanager hingegen ist für ein Programm verantwortlich, also für eine Gruppe verschiedener Projekte, die zusammen ein größeres Ganzes ergeben. Das heißt, wenn du nur Projektmanager/innen einsetzt, fehlt dir ein wichtiger Teil deines Teams.

Projekte verstehen:

Was genau ist also ein Projekt? Ein Projekt ist eine kleine Aufgabe, die ausgeführt werden muss, in der Regel als einmaliges Ereignis. Wenn du zum Beispiel ein Haus baust, wäre ein Projekt die Installation der Elektroinstallation. Es hat Grenzen in Bezug auf Kosten, Ressourcen, Zeit und Budget. In der Regel gibt es eine Frist, bis zu der das Projekt abgeschlossen sein muss, und es gibt allgemeine Ziele, die erreicht werden müssen, um erfolgreich zu sein. Aber diese Art von Aufgabe ist vom Umfang her kleiner. Wie bei der Elektrik handelt es sich also nur um ein Teil des Puzzles für den Bau des Hauses.
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Hier geht es darum, sich auf das Kurzfristige und insbesondere auf die Ergebnisse zu konzentrieren. Die Aufgaben, die erledigt werden, sind in der Regel sehr technisch und sehr spezifisch. Insgesamt wird der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts an der Qualität des Produkts gemessen und daran, ob es rechtzeitig fertiggestellt wurde, ob das Budget eingehalten wurde, ob die Regeln beachtet wurden und wie gut es die Anforderungen oder Erwartungen des Kunden erfüllt hat. Diese Projekte sind nur kleine Teile eines größeren Puzzles, das fertiggestellt werden muss, und kein vollständiges Puzzle für sich.

Was ist ein Projektmanager?

Ein Projektmanager hingegen ist für die einzelnen Projekte innerhalb des Gesamtprogramms verantwortlich. Sie haben einen kleineren Bereich, für den sie verantwortlich sind, aber innerhalb dieses Bereichs sind sie diejenigen, die das gesamte Team überwachen und sicherstellen, dass alles richtig läuft. Sie sind auch diejenigen, die dem Programmmanager Bericht erstatten. Innerhalb des Projekts sind sie diejenigen, an die das Team Bericht erstattet oder denen es Fragen stellt. Sie sind eher die taktischen Personen innerhalb des Prozesses, weil sie dafür sorgen müssen, dass alles reibungslos läuft.

Zu den Aufgaben eines Projektmanagers/einer Projektmanagerin könnten gehören:

• Fristen einhalten
  
• Das vorgegebene Budget einhalten
  
• Aufgaben an Teammitglieder delegieren
  
• Abschließende Aufgaben zur Lieferung
  
• Zeit und Ressourcen koordinieren
  
• Berichterstattung an den Programmmanager
  
• Die Organisation des gesamten Teams
  
• Kostenschätzungen und Budgetierung von Projekten
  
• Zusammenarbeit mit Kunden, um den Projektumfang sicherzustellen
  
• Überwachung der Fortschritte des Teams
  
• Beantwortung von Fragen und Anliegen der Teammitglieder
  
• Entwicklung von Aufgaben und Zeitplänen
  
• Management des Gesamtprojektrisikos
  
• Verwalten und Aktualisieren von Berichten und Unterlagen
  
• Projektumfang und -plan klären
  
• Entwickle Richtlinien und Verfahren, um die übergeordneten Ziele zu erreichen
  

Projektmanager/innen sollten gut mit anderen kommunizieren können und starke Führungspersönlichkeiten sein. Darüber hinaus müssen sie anpassungsfähig, analytisch, entscheidungsfreudig und strategisch sein und bereit, Verantwortung zu übernehmen. Sie müssen risikofreudig sein, Multitasking beherrschen und sowohl schriftlich als auch mündlich kommunizieren können. Sie müssen wissen, wie man Aufgaben delegiert, und obwohl sie sich in ihrem Fachgebiet gut auskennen müssen, übertragen sie in erster Linie Aufgaben an andere, anstatt den Großteil dieser Aufgaben selbst auszuführen. Daher müssen diese Personen in der Lage sein, Talente zu erkennen und sie gut einzusetzen.
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Ein effektiver Projektmanager ist ein kritischer Denker, der in der Lage ist, genau auf Details zu achten und seine Zeit effektiv zu verwalten. Er sollte verhandlungssicher sein, auch unter Druck gute Entscheidungen treffen können und selbstmotiviert sein. Die meisten Projektmanager/innen haben einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, aber es gibt auch andere Wege, um in das Berufsfeld einzusteigen. Es gibt auch Zertifizierungen, mit denen man seine Fähigkeiten unter Beweis stellen kann, die aber auch nicht in jedem Fall erforderlich sind. Wenn du dich dafür interessierst, ist der PMP eine der beliebtesten Zertifizierungen, die du erhalten kannst.
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Im Allgemeinen verdienen Projektmanager/innen zwischen 50.000 und 100.000 USD pro Jahr. Die Gehälter variieren je nach Wohnort (wer in einer größeren Stadt arbeitet, verdient in der Regel mehr als jemand, der in einer kleineren Gegend wohnt) und auch je nach Fachgebiet, in dem er/sie arbeitet. Projektmanager/innen in der IT-Branche verdienen in der Regel mehr als diejenigen, die in einem anderen Bereich tätig sind. Außerdem verdienen diejenigen, die als spezialisierte Projektmanager gelten (z.B. im IT-Bereich im Gegensatz zu allgemeinen Projektmanagern), tendenziell mehr. Der Durchschnitt für diese Position liegt in den Vereinigten Staaten bei etwa 75.000 $.

Programme verstehen

Auf der anderen Seite der Dinge stehen Programme. Wenn wir auf die Idee zurückkommen, ein Haus zu bauen, wäre das Programm die Gesamtheit des Vorhabens. Es wäre der Bau des Hauses. Jeder Aspekt des Hauses, der fertiggestellt werden muss, wäre ein weiteres Projekt. Das bedeutet, dass das Programm eine Reihe von Projekten ist, die alle auf ein Ziel hinarbeiten: ein fertiges Haus. Mit einem Programm wirst du Nutzen und Wachstum haben und nicht nur ein kleines Teil des Puzzles, sondern ein komplettes Puzzle.
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Die Idee dahinter ist, sich auf das Langfristige zu konzentrieren und vor allem auf den Nutzen, der erzielt wird, wenn das Ganze fertig ist. Die Aufgaben, die ausgeführt werden, sind ziemlich strategisch und werden in der Regel relativ übergreifend sein. Das Ziel ist das Ergebnis, und der Erfolg oder Misserfolg wird daran gemessen, ob die Bedürfnisse und Vorteile, die erreicht werden sollen, auch erreicht wurden. Alle kleineren Projekte werden zu einem Gesamtprogramm zusammengefügt, und wenn nicht alle Projekte ordnungsgemäß abgeschlossen werden, wird das Programm nicht erfolgreich sein.

Was ist ein Programm-Manager?

Gehen wir etwas tiefer in die Materie ein, um zu verstehen, was es bedeutet, ein Programmmanager zu sein. Ein Programmmanager ist dafür verantwortlich, das gesamte Programm, an dem das Unternehmen arbeitet, zu verstehen und zu wissen, wie es sich auf das gesamte Unternehmen auswirken wird. Er ist dafür verantwortlich, alle Projekte zu erkennen und zu bewerten, die durchgeführt werden müssen, damit das übergreifende Programm abgeschlossen werden kann. Daher sind sie diejenigen, an die sich die Projektmanager/innen wenden sollten, wenn sie Unterstützung benötigen oder sich melden wollen. Von dort aus können sie sicherstellen, dass jedes Projekt ordnungsgemäß durchgeführt wird.
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Zu den Aufgaben eines Programmmanagers gehören unter anderem:

• Teams anwerben
  
• Strategien implementieren
  
• ROI messen
  
• Beaufsichtigung der Zusammenarbeit zwischen Projektteams
  
• Erfolgsmetriken definieren
  
• Erfolgsmetriken auswerten
  
• Koordiniere und verfolge den Fortschritt von Projekten
  
• Analysiere die Richtlinien, Ziele und Vorgaben des Programms
  
• Verbindung zwischen verschiedenen Projektleitern herstellen
  
• Evaluiere den gesamten Programm- und Projekterfolg
  
• Entwickle Strategien für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Programms
  
• Erfolgsmetriken definieren
  

Programmmanager/innen müssen starke Führungspersönlichkeiten sein, denn sie sind für die Projektmanager/innen verantwortlich und damit auch für die Teams, die diese Projektmanager/innen betreuen. Sie müssen exzellente Verhandlungsführer sein, kritisch denken und gut kommunizieren können. Programmmanager/innen sind für die mündliche und schriftliche Kommunikation verantwortlich und müssen in der Lage sein, mit Menschen auf allen Ebenen des Unternehmens zu kommunizieren. Ebenso müssen sie in der Lage sein, die Mitglieder ihres Teams auf allen Ebenen der Organisation zu coachen und sie bei jedem Schritt positiv zu bestärken.
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In den meisten Fällen braucht man einen Sinn für Humor, um all die harte Arbeit und die Koordination, die für die effektive Durchführung eines Programms erforderlich sind, zu bewältigen. Der/die Programmmanager/in ist auch für einen großen Teil der Planung und des Delegierens verantwortlich, was bedeutet, dass er/sie in der Lage sein muss, jede dieser Aufgaben fair und gleichberechtigt zu erledigen. In den meisten Fällen haben diese Personen einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder sie verfügen über Zertifizierungen und Weiterbildungen, die sie auf diese Art von Führungsrolle vorbereiten.
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Programmmanager/innen verdienen in der Regel zwischen 80.000 und 125.000 US-Dollar pro Jahr. Dieses Gehalt ist in größeren Städten höher und in kleineren Märkten, in denen Programmmanager/innen vielleicht für kleinere Unternehmen arbeiten, niedriger. Es variiert auch je nach Projektbeschreibung und Titel. Ein allgemeiner Programmmanager verdient zum Beispiel eher am unteren Ende dieser Spanne, während IT- oder technische Programmmanager am oberen Ende dieser Gehaltsspanne verdienen. Insgesamt liegt der Durchschnitt für Programmmanager/innen in den Vereinigten Staaten bei etwa 87.000 US-Dollar pro Jahr.

Wie ähnlich sie sich sind

Trotz ihrer unterschiedlichen Arbeitsbereiche sind sich Projektmanager/innen und Programmmanager/innen insgesamt sehr ähnlich. Im Allgemeinen übernimmt ein Programmmanager die gleichen Aufgaben wie ein Projektmanager, allerdings in einem größeren Rahmen. Er sorgt dafür, dass die Projektmanager/innen ihre Aufgaben erfüllen, genauso wie ein/e Projektmanager/in dafür sorgt, dass die Teammitglieder ihre Aufgaben erfüllen. Es ist ein Prozess, der es allen ermöglicht, zu wissen, was sie tun, und sicherzustellen, dass sie während der gesamten Projektlaufzeit die richtige Unterstützung erhalten.
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Die Fähigkeiten, die diese beiden Rollen erfordern, sind ebenfalls sehr ähnlich. Beide Manager/innen müssen starke Führungspersönlichkeiten sein und mit Menschen auf verschiedenen Ebenen innerhalb des Unternehmens kommunizieren können. Beide müssen in der Lage sein, Pläne zu machen und Aufgaben zu delegieren, und beide müssen in der Lage sein, kritisch zu denken und Verhandlungen zu führen. In vielerlei Hinsicht werden sich diese Personen recht ähnlich sein, wobei der Hauptunterschied einfach im Umfang der Aufgaben liegt, die sie ausführen, und nicht so sehr in den Aufgaben selbst. Für beide braucht man eine gute Ausbildung und Erfahrung, um sie richtig ausführen zu können.

Die Werkzeuge, die sie brauchen

Wenn es darauf ankommt, brauchen sowohl Projektmanager/innen als auch Programmmanager/innen einige wichtige Werkzeuge. Da sie für so viele verschiedene Aufgaben verantwortlich sind und so viele verschiedene Personen verwalten, brauchen sie bessere Möglichkeiten, den Überblick zu behalten, als sich einfach alles zu merken. Sie brauchen Möglichkeiten, um den Fortschritt der verschiedenen Aspekte des Projekts oder Programms zu überwachen, und sie müssen in der Lage sein, ihre Mitarbeiter/innen im Auge zu behalten, ohne jeden Tag mit ihnen sprechen zu müssen. Mit den richtigen Tools kann dies effektiv und effizient geschehen.

‍Instaganttist eine gute Möglichkeit, den Überblick über alles zubehalten, was diese beiden Führungskräfte wissen müssen. Es ermöglicht die Bildung von Teams und verschiedenen Aufgaben, die dann den einzelnen Personen zugewiesen werden können. Jede Aufgabe kann mit Unteraufgaben versehen werden und mit verschiedenen Fristen und Informationen versehen werden. So weiß jeder, woran er arbeiten soll und wie seine Aufgaben miteinander zusammenhängen. Sie können auch melden, wie weit sie vorangekommen sind, damit die Projekt- und Programmmanager/innen die einzelnen Phasen überprüfen können. All das macht es für alle Beteiligten einfacher.

Den Überblick über die Aufgaben behalten: Zunächst brauchen Manager eine Möglichkeit, den Überblick über die verschiedenen Aufgaben zu behalten, die für ein Projekt und das Programm insgesamt notwendig sind. Mit diesem System kannst du so viele Aufgaben erstellen, wie du in den einzelnen Phasen brauchst. So kannst du Aufgaben gruppieren und sicherstellen, dass jede Phase weiß, was sie zu tun hat und mit wem sie zusammenarbeiten muss, um die jeweilige Phase abzuschließen. Sie wissen, wer ihre "Teamkollegen" sind.
Zuweisung von Aufgaben - Innerhalb jeder Aufgabe kannst du auch die Personen festlegen, die für ihre Ausführung verantwortlich sind.

Es kann eine Person sein, die für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist, oder mehrere Personen, die für diese Aufgabe zusammenarbeiten müssen. Jeder, der Zugriff auf das System hat, kann sehen, wer für welche Aufgaben zuständig ist und an wen er sich wenden sollte, wenn er Probleme hat oder eine Klärung braucht. Das erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass niemand auf sich allein gestellt ist oder nicht weiß, wie er eine Aufgabe erledigen soll. Sie wissen immer, an wen sie sich wenden können.
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Termine zuweisen: Du kannst das Startdatum und das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe und auch für die Gesamtphasen festlegen. So wird sichergestellt, dass jede Person weiß, wann sie mit ihrer Aufgabe beginnen muss und wann die Gesamtphase abgeschlossen sein muss. Wenn diese Art von Fristen für alle im Team sichtbar ausgehängt werden, ist es für alle viel einfacher, sich selbst und die anderen zur Verantwortung zu ziehen. Sie können sich auch gegenseitig anspornen, weil sie wissen, was jedes Teammitglied tun sollte.

Abhängigkeiten schaffen: Manchmal müssen einige Aufgaben erledigt werden, damit die nächste Aufgabe erledigt werden kann. Wenn das passiert, entstehen Abhängigkeiten und das ist mit diesem System möglich. Abhängigkeiten können auf viele verschiedene Arten eingerichtet werden und wenn Änderungen an einem Teil des Puzzles vorgenommen werden, werden alle abhängigen Elemente automatisch angepasst, damit alles zusammen funktioniert. Das macht es für jeden Projekt- oder Programmmanager einfacher, Änderungen im System vorzunehmen, denn es ist nicht nötig, jede einzelne Aufgabe durchzugehen, um alle Anpassungen vorzunehmen. Es ist nur eine einzige Anpassung erforderlich.

User Review: Es ist einfach, sich alle Aufgaben anzusehen, für die ein bestimmtes Teammitglied verantwortlich ist, und zu sehen, wo diese Aufgaben auf dem Spektrum der erforderlichen Aufgaben liegen. Außerdem kannst du sehen, welche Aufgaben die betreffende Person bereits erledigt hat und an welchen Aufgaben sie noch arbeiten muss. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Diagramme anzuzeigen, um es für den Manager bequemer zu machen, und es gibt auch verschiedene Merkmale, nach denen du suchen kannst, wie z.B. Daten, Projekttypen und mehr. Es ist auch super einfach, Aufgaben auf diese Weise auf andere Personen zu übertragen.

Anpassungen: Alles ist anpassbar. So kann jede Aufgabe mit benutzerdefinierten Farben versehen werden, damit sie leichter zu erkennen ist. Teilaufgaben können zu den Gesamtaufgaben hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass kein Schritt übersehen wird, und es können Meilensteine hinzugefügt werden, um besondere Ereignisse festzulegen. Es ist auch möglich, den Fortschritt jeder Aufgabe festzulegen, damit die Teammitglieder immer auf dem Laufenden sind, wie weit sie gekommen sind und was sie noch in ihren Aufgaben erledigen müssen. So ist es für alle viel einfacher, auf dem Laufenden zu bleiben und zu wissen, was sie noch zu tun haben.

Zusammenarbeit im Team: Jeder im Team muss in der Lage sein, schnell und effizient zusammenzuarbeiten. Sie müssen in der Lage sein, die verschiedenen Aufgaben zu sehen, die in der ihnen zugewiesenen Phase erledigt werden müssen , und sich mit den anderen Personen in dieser Phase in Verbindung zu setzen. So können sie um Hilfe bitten, Klarstellungen erhalten und vieles mehr. Sie haben auch die Möglichkeit, die Arbeit der anderen zu überprüfen, wodurch sie die benötigten Antworten erhalten können, ohne dass sie sich gegenseitig kontaktieren müssen. Das kann effizienter sein und für ein besseres Projekt- und Programmmanagement sorgen.

Vorlagenerstellung: In vielen Programmen gibt es bestimmte Projekte, die kontinuierlich durchgeführt werden müssen. Das bedeutet, dass es in der Regel bestimmte Projekte gibt, die in jedem Programm (oder zumindest in der überwiegenden Mehrheit der Programme), das du abschließt, vorkommen müssen. Wenn du eine Vorlage erstellst, hast du bereits ein Projekt eingerichtet, das du jedes Mal einem Programm hinzufügen kannst, wenn du eines erstellst. So sparst du Zeit, wenn du das Projekt neu erstellen und die Aufgaben neu zuweisen musst. Wenn immer dieselben Personen für dieselben Dinge zuständig sind, ist es einfach, eine Vorlage zu verwenden, um diese Projekte schneller fertig zu stellen.

Fazit

Insgesamt brauchst du viele verschiedene Eigenschaften, um ein effektiver Projektmanager oder Programmmanager zu sein. Du bist dafür verantwortlich, was jeder im Team erreicht, und du bist auch dafür verantwortlich, den Prozess zu verfolgen und sicherzustellen, dass der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist. Egal, welche Art von Projekt oder übergreifendem Programm du durchführst, das Ziel ist es, alle als eine Einheit und ein Team zusammenzubringen, um das Ziel zu erreichen. Mit der richtigen Projektmanagement-Software und den richtigen Strategien zur Erstellung von Gantt-Diagrammen ist das möglich.
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Wenn du eine Karriere als Programm- oder Projektmanager/in anstrebst, ist es am besten, wenn du an den Fähigkeiten arbeitest, die wir erwähnt haben, und anfängst, sie innerhalb deines Teams zu verbessern. Eine Führungsrolle zu übernehmen, auch ohne diesen Titel, kann ein guter Einstieg sein und denjenigen in höheren Positionen zeigen, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen. Achte darauf, dass du alle deine Aufgaben bestmöglich ausführst und dass du den Einsatz von effektiven Tools und Aufgabenmanagern förderst, um den Überblick über alles zu behalten, was zu tun ist. Du kannst auf jeden Fall ein besserer Programm- oder Projektmanager werden, wenn du die richtigen Werkzeuge zur Unterstützung deines Prozesses einsetzt.