Die Triple Constraint Theory verstehen
Die wichtigste Komponente der Triple-Constraint-Theorie ist, dass Umfang, Zeit und Kosten bei jedem Projekt, an dem du arbeitest, miteinander verwoben sind. Wenn sich eines davon ändert, müssen auch die beiden anderen geändert werden. Das heißt, wenn sich das Budget für das Projekt ändert, müssen sich auch der Zeitplan und der Umfang sofort ändern. Wenn sich der Zeitplan ändert, müssen sich auch der Umfang und die Kosten ändern, und wenn sich der Umfang ändert, müssen sich auch die Kosten und der Zeitplan ändern. Es ist unmöglich, einen der Faktoren zu ändern, ohne die anderen zu beeinflussen. Als Projektmanager musst du jeden dieser Aspekte und die Zugeständnisse oder Änderungen, die dabei gemacht werden, verwalten.
Triple Constraints oder das Dreieck des Projektmanagements
Da sie in allen Projekten vorkommen, werden sie auch als Projektmanagement-Dreieck bezeichnet, wobei sich jeder der drei Aspekte auf einen Winkel oder eine Linie des Dreiecks bezieht. Zusammen stellen sie die wichtigsten Faktoren für die ordnungsgemäße Durchführung deines Projekts dar, denn alles andere fällt unter diese drei großen Kategorien. Aber hinter jedem dieser Aspekte steckt ein bisschen mehr, als du vielleicht denkst, also schauen wir uns genauer an, worauf du dich einlässt.
Umfang
Der erste Aspekt dieses Dreiecks ist der Umfang. Der Umfang eines Projekts ist das, was innerhalb des Projekts erledigt werden muss, um vom Anfang zum Ende zu gelangen. Der Umfang ist das, was du und der Kunde zu Beginn der Projektarbeit vereinbaren, und er sollte von Anfang bis Ende gleich bleiben. Wenn es Änderungen am Umfang gibt, führt das unweigerlich zu Änderungen des Zeitplans und der Kosten, oder zumindest sollte es ein faires Gleichgewicht für den Kunden und das Projektteam geben.
Der Umfang wird in der Regel in einem Dokument festgehalten, in dem alle Ziele und Anforderungen des Projekts aufgeführt sind. So wird sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie es umsetzen können. Es hilft dem Kunden zu sehen, was du im Rahmen des Projekts für ihn erledigen wirst und was nicht, und stellt sicher, dass das Team über alles Bescheid weiß, was nötig ist, um das Projekt für den Kunden ordnungsgemäß durchzuführen. Es stellt auch sicher, dass du nicht in die Gewohnheit verfällst, den Projektumfang zu erweitern, was sich auf alle Aspekte deines Projekts nachteilig auswirken kann.
Eine Erweiterung des Projektumfangs liegt vor, wenn du anfängst, dem Projekt Extras oder andere Aufgaben hinzuzufügen, die nicht von Anfang an vereinbart waren. Vielleicht fügst du Extras hinzu, weil sie Teil des Projekts zu sein scheinen, obwohl sie nicht erforderlich waren. Oder der Kunde bittet um zusätzliche Arbeit, während du den Prozess durchläufst. Das Schlimme daran ist, dass du am Ende mit einem viel größeren Projekt dastehen könntest, ohne es überhaupt zu merken. Das bedeutet, dass du vielleicht auch nicht richtig dafür entschädigt wirst.
Zeit
Ein weiterer wichtiger Aspekt, den du berücksichtigen musst, ist der Zeitplan, den du für den Abschluss des Projekts einhalten wirst. Du musst dir überlegen, wie viel Zeit du brauchst, um das Projekt so abzuschließen, wie es der Kunde erwartet. Du musst dir alle Wünsche des Kunden (den Umfang des Projekts) ansehen und dich dann mit den Mitgliedern deines Teams, die für den Abschluss des Projekts verantwortlich sind, beraten, um herauszufinden, wie lange es dauern wird.
Ein Projekt, das schneller abgeschlossen wird, ist teurer als ein Projekt, das sich über einen langen Zeitraum erstreckt. Zumindest, wenn es sich um die gleiche Art von Arbeit handelt. Ein umfangreicheres Projekt, bei dem der Zeitplan nicht eingehalten werden kann, aber viel Arbeit anfällt, wird ebenfalls teurer sein. All das muss bewertet werden, und du musst genau darauf achten, wie es funktioniert und welchen Zeitplan du mit dem Umfang des Projekts und den Kosten einhalten kannst.
Denke daran, dass es nicht nur um die Zeit geht, die das Projekt selbst in Anspruch nimmt. Es geht auch darum, wie lange es dauert, andere Teile des Projekts fertigzustellen. Du willst wissen, wie lange du für die Recherche brauchst oder wie viel Zeit du in Meetings mit dem Kunden oder anderen Personen verbringen wirst. So kannst du deine Zeit besser einplanen und sicherstellen, dass du und dein Team das tun können, was ihr wollt.
Kosten
Die Kosten für das Projekt sind das Budget, das du deinem Kunden vorlegst. Das ist der Betrag, den du ihm für die Durchführung des Projekts in Rechnung stellst, und er muss genau wiedergeben, was du tun wirst und wer daran beteiligt ist. Die Kosten müssen die Zeit, die du für das Projekt brauchst, mit dem Umfang des Projekts in Einklang bringen. All diese Faktoren helfen dir dabei, einen fairen Preis für dein gesamtes Team festzulegen.
Du musst dir überlegen, wie viele Stunden du für die direkte Durchführung des Projekts brauchst und wie viele Stunden du zusätzlich für Recherchen, Besprechungen oder Rücksprachen mit dem Kunden oder anderen Teammitgliedern brauchst. Du musst dir überlegen, wie viele Stunden jedes Teammitglied aufwendet. Du musst dir auch die Kosten für die Materialien ansehen, die für die Durchführung des Projekts von Anfang bis Ende benötigt werden, egal ob es sich dabei um Speicherplatz auf deinen Computern oder um Holz, Stahl oder andere physische Gegenstände handelt. Du solltest dir auch die Ausrüstung ansehen, die du verwenden musst und die durch dein Projekt abgenutzt werden könnte.
Achte darauf, dass du von Anfang an offen und ehrlich mit deinem Kunden über das Budget sprichst. Du musst ihnen alles sagen, was du ihnen in Rechnung stellst und warum verschiedene Dinge unterschiedlich viel kosten. So können sie leichter verstehen, was du ihnen berechnest und wofür sie verantwortlich sind. Außerdem wird so für dich und dein Team klar, was ihr bereits im Budget eingeplant habt und was nicht, falls ihr zusätzliche Materialien benötigt oder sich der Umfang ändert und zusätzliche Kosten anfallen.
Wie du mit einem besseren Verständnis von Triple Constraint besser managen kannst
Es kann sein, dass du gar nicht merkst, dass es in deinen Projekten eine dreifache Einschränkung gibt, aber wenn du offener dafür bist und ein bisschen genauer hinschaust, kannst du die Art und Weise ändern, wie dein gesamtes Team darauf und auf den Rest des Projekts, das du abzuschließen versuchst, reagiert. Es ist viel einfacher für dich, deine Projekte abzuschließen, wenn du besser weißt, was dich auf dem Weg dorthin erwartet.
Den Geltungsbereich kennen
Sprich mit deinem Team darüber, was das Projekt beinhaltet. Wenn du den einzelnen Teammitgliedern nicht genau erklärst, was die verschiedenen Aspekte des Projekts sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie über das hinausgehen, was von ihnen erwartet wird, weil sie glauben, dass etwas enthalten ist, was nicht der Fall ist. Je mehr Klarheit du in der Kommunikation über den tatsächlichen Umfang und die Kosten schaffst, desto besser für dein gesamtes Team und desto geringer ist die Gefahr, dass sich der Projektumfang vergrößert.
Kenne die Deadline
Zu wissen, bis wann alles fertig sein muss oder wann überhaupt damit begonnen werden muss, ist ein weiteres wichtiges Puzzleteil, das dir und deinem Team helfen wird, alle drei Aspekte auf ein Minimum zu reduzieren. Wenn du den vereinbarten Termin einhalten kannst, wird es dich weniger kosten. Und wenn du den Zeitplan einhalten kannst, ist das besser für den zeitlichen Aspekt deiner dreifachen Einschränkung. Wenn du mit einem Gantt-Diagramm, wie es auf Instagram erhältlich ist, den Überblick behältst, kannst du den Zeitplan einhalten und bleibst auf Kurs.
Das Budget kennen
Du solltest nicht nur immer wissen, wie hoch dein Budget ist, sondern auch, wie gut du dich daran hältst. Wenn du deinem Kunden einen Kostenvoranschlag vorlegst, kannst du detailliert auflisten, was alles in Rechnung gestellt wird, und das hilft dir dabei, den Überblick zu behalten, wenn du Gefahr läufst, das Budget zu überschreiten. Du musst sicherstellen, dass du dein Team über das Budget und seine Einhaltung auf dem Laufenden hältst, damit ihr herausfinden könnt, wo ihr kürzen oder anpassen müsst, um sicherzustellen, dass ihr das ursprüngliche Budget und die Kosten so gut wie möglich einhaltet.
Ein Gantt-Diagramm als Hilfe
Wenn du den Überblick über alles behalten willst, was in deinem Unternehmen und in deinen Projekten vor sich geht, dann sind Gantt-Diagramme eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen. Mit diesen Diagrammen kannst du alle Aufgaben und Teile deines Projekts im Auge behalten, damit du immer weißt, was in Arbeit ist, was noch erledigt werden muss und was noch nicht erledigt wurde. Und nicht nur das: Du weißt auch, wann das Projekt begonnen oder abgeschlossen werden muss.
Mit deinen Gantt-Diagrammen kannst du alles Mögliche verfolgen, von den verschiedenen Personen, die für die Aufgaben verantwortlich sind, über die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben bis hin zu der Frage, wie lange ein Projekt im Vergleich zur erwarteten Dauer dauert. Du kannst dich sogar mit deinen Teammitgliedern absprechen und verschiedene Aspekte deines Projekts besprechen, damit jede Aufgabe so erledigt wird, wie du es möchtest. Mit deinem Gantt-Diagramm behältst du den Überblick über alles, was im Unternehmen passiert, auch über mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig.
Das Beste daran ist, dass diese Diagramme super einfach einzurichten und zu benutzen sind, egal wie gut du dich damit auskennst oder wie gut du mit einem der Programme auf deinem Computer umgehen kannst. Du musst nur einen Blick darauf werfen und du wirst sehen, wie einfach der Prozess mit den Drag-and-Drop-Funktionen und den anpassbaren Optionen ist. So kannst du genau das Diagramm erstellen, das du willst, und die bestmögliche Methode, um zu verfolgen, was dein Team braucht und was deine Kunden erwarten.
Alles über Triple Constraint
Wenn du ein Projekt managst, ist es wichtig, den Überblick über den Umfang, die Zeit und die Kosten zu behalten. Und denke immer daran, dass selbst eine kleine Änderung in einem dieser Bereiche eine Änderung in allen anderen Bereichen nach sich zieht. Indem du alle Bereiche im Auge behältst und hart daran arbeitest, die Standards einzuhalten, die du zu Beginn des Projekts und bei der Festlegung des Prozesses mit dem Kunden festgelegt hast, wirst du in der Lage sein, die dreifache Einschränkung einzuhalten. Arbeite also mit deinem Team zusammen, um sicherzustellen, dass jeder Aspekt deines Projekts für dich arbeitet.
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