プロジェクトの見積もりは、プロジェクト管理チームがプロジェクトを開始する際に、作業量、コスト、その他考慮すべき多くの事柄について正確な考えを持つための重要なポイントである。プロジェクトの見積もりは、建設、IT、エンジニアリング、農業、金融など、さまざまな領域を使用してフォローすることができます。
プロジェクトマネージャーは、巨額の経済的投資を行う前に、正しい見積もりを行う責任がある。プロジェクトの見積りを行うことは、常に簡単で正確なものではないが、経費を満たし、タスクをスケジュールし、熟練したチームを雇うためには必要なことである。
見積もりが行われないと、プロジェクト管理の ためのより良い計画を立てることができず、手持ちのリソースがプロジェクトの完了に十分かどうかもわからなくなる。このような状況では、プロジェクトを中断してしまい、せっかくの努力や投資、資源を無駄にしてしまうことになりかねません。
プロジェクトを見積もるための重要なヒントをいくつか紹介する。それでは、プロジェクトを見積もる方法を理解しましょう。
トップダウンの見積もりは、プロジェクトマネジャーが、財務マネジャー、オーナー、経験豊富な審査員など他の上層部とともに行う。トップダウンの見積もりは、過去の経験に基づき、プロジェクトを開始するためのタスクを特定します。
同じプロジェクトに関する過去の経験を考慮することで、必要なステップが定義され、チームメンバーに大きな明確なイメージを示すために分類される。プロジェクトマネージャーは、チームによってさらに詳細化される主要なタスクを簡単に特定できるようにする。
タイムライン、コスト、予算の概算見積もりは、プロジェクトマネージャーによって作成されます。予算に関するこの最初の大まかなスケッチは、見積もり予算と期間についてクライアントを満足させるのに有利になります。しかし、それはあくまで予測に基づく見積もりであり、詳細がわからず、処理に追われることになる。
ボトムアップ見積もりも過去のプロジェクト経験に基づいているため、トップダウン見積もりと同じように見えますが、トップダウン見積もりよりも正確で精度の高い見積もりが可能です。このタイプの見積もりによって、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの完了までの見積もりコストとスケジュールについて最も自信を持つことができる。
ボトムアップ見積もりは、予算、スケジュール、資源の使用について正しいことを証明する。したがって、この予算は、予想と実際のコスト、期間、リソースの使用量に明確な差をつけるのに役立つと言える。
ボトムアップの見積もり手法に従えば、計画を立てるのに長い時間が必要になる。正確な見積もりをするためには、現地視察のための交通費が必要になるなど、より多くのリソースが考慮される。
そのために、雇用する労働者の数を見積もり、リソースの使用や、そう、クライアントを満足させるための正確な期限を決定する。
このタイプの見積もりは、同じタイプの過去のプロジェクトと最近のプロジェクトを比較することに基づいています。この見積もりは、プロジェクトのコストと完了に必要な時間に関する十分な情報がない場合にサポートします。
クライアントから十分な詳細が共有されなかったり、クライアントがプロジェクトについて詳しく知らなかったりして、プロジェクトを完了させるために必要な費用や、設定された目標を達成するためにチームメンバーが必要とするリソースを見積もるよう依頼された場合。
対応する見積もりを設定するための主な要素は以下の通りである：
このタイプの見積もりは、トップダウンの見積もりのように聞こえ、常に正確というわけではありません。以前に同じ性質のプロジェクトを扱ったことがあれば、有利になることもある。
プロジェクトのより正確な見積もりをするために自動計算を議論するので、他の技術よりも正確です。分析的見積もりは、より正確なプロジェクトの期間とコストを見積もることができるので、より正確です。
最近のプロジェクトに関する基本的な情報を収集し、以前のプロジェクトと照らし合わせて類似点を見つける必要がある。その後、取り組むべき戦略を設定する。目標を達成するための単位を定義することができるようになる。
時間を見積もることで、各活動に割く時間を枠にはめる必要がある。単位とは、ツール、機械、ソフトウェア、あるいは作業員のことである。プロジェクト完了のために、あなたが取ろうとしている数字について非常に明確にしてください。
その後、以前のプロジェクトのToDoを合わせ、コストとスケジュールを明確に計算し、最近のプロジェクトの正確な見積もりができるようにする。
それは、過去に収集したデータに左右されるものではなく、最近のプロジェクトの需要や、クライアントや上司との信頼関係を築くための結果重視の見積もりを設定する必要性にも左右される。
これは、プロジェクトの見積もりをどうするかという質問に対する適切な説明だった。
また、ユニークで効果的なスタイルで仕事をするために、次のような経営的な手段を取ることもできる。
リーダーとしてチームワークを発揮し、チームメンバーの職歴を把握して時間を管理する。そうすることで、特定の仕事を遂行するのに適した人材を見つけることができる。
タスクに応じた時間の使い方を指示することで、チームにタスクを実行させることができる。そうすることで、チームを軌道に乗せることができ、プロジェクトに何が欠けているのか、その理由は何なのかを分析することができる。その後、効果的な方法でそれを整理することができるだろう。
企業によって仕事のスタイルは異なる。経済的な理由で小規模なプロジェクトを立ち上げる企業もあれば、経費を負担できるため大規模で高額なプロジェクトに取り組む企業もある。
その会社の歴史、仕事の進め方、過去に何を計画したかを知っておいた方がいいだろう。そうすることで、プロジェクトのコストと時間の見積もりが立てやすくなる。
クライアントと良好なコミュニケーションをとり、プロジェクトの目的を理解した上で、クライアントがこのプロジェクトに期待している要求を満たすために、自分がどのような仕事をしなければならないかを知ることができる。
タスクをサブタスクに分割し、役割やパフォーマンスについてチームと話し合うことで、詳細な作業ができるようにする必要がある。タスクを分割し、細分化することで、その背後にある目的を理解することができる。
その後、具体的な作業に必要な作業員の数、適切な作業に必要な工具や資材の種類を知ることができる。これらを明確にすることで、プロジェクト完了までのコストと時間を見積もることができる。
最も効果的なマネジメントスキルは、時間通りにタスクを管理するために適切なスケジュールを立てることを要求する。そのためには、チームのガントチャートを作成すればよい。プロジェクトが何日または何ヶ月で完了し、プロジェクト完了までにどれだけの出費が予想されるかを見積もるのに役立つだろう。
様々なプロジェクト見積もり技術が公式に導入されており、初心者が小さなプロジェクトを見積もるのに有利である。同じプロジェクトに対応するには、これまでの経験が重要な役割を果たします。
記事の最後に述べたステップを踏めば、プロジェクトの見積もりがうまくいき、クライアントや上司を満足させることができる。上記のガイドラインに従うことで、プロジェクトの見積もり方法を知ることができます。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
