プロジェクトを成功させるためには、適切なツール、資金、人材を確保したい。ビジネスの世界では、これらすべてを総称してリソースと呼ぶ。つまり、特定のプロジェクトの各段階を適切な時間で完了させるためには、適切なリソース配分が必要なのだ。この記事では、リソース配分のさまざまな側面と、あなたが取り組んでいるプロジェクトでこの手法を活用することの意味について説明します。
リソースアロケーションとは、簡単に言えば、プロジェクトを完了させるために必要な作業に適切な人材を割り当てることである。つまり、デザイナーやライター、建設作業員など、プロジェクトに必要な人材が必要な場合、それらはリソースの一部となる。また、それらの作業を行うために、ソフトウェアやハードウェアなどのツールを持参してもらう必要がある場合、それらも資源となります。時間とお金も資源とみなすことができる。そこから、プロジェクト全体を完了させるために必要なタスクに、それらすべてを割り当てなければならない。必要なツールを割り当てる、あるいはリソースを割り当てるのだ。
リソース配分の最も重要な側面は、必要なものを必要なときに必要な場所に配置することだ。例えば、会計士にプロジェクトに必要な財務状況を教えてほしいのに、彼女は別の仕事をしているとしたら、それはリソースを適切に配分していないことになる。大きな議論をするために会議室が必要なのに、その会議室がすべて予約で埋まっているとしたら、それもリソースを適切に配分していないことになる。
リソースを配分する最善の方法は、プロジェクトを実行する前から計画を立てることだ。他の1人か2人と一緒に、プロジェクトに基づいた計画を立てることができるはずです。この計画は、誰がそのプロジェクトに取り組む必要があるのか、そのプロジェクトに取り組むためにどれだけの資金が利用できるのか、そしてどれだけの時間が利用できるのかを特定するのに十分なほど詳細である必要がある。
一度プロジェクトにリソースを割り当てれば、そのリソースを奪われることはありません（少なくとも、奪われるべきではありません）。そうすれば、タスクを達成するのがずっと簡単になる。さて、ほとんどの場合、リソース割り当てのプロセスにはプロジェクトマネージャーかプログラムマネージャー（あるいはその両方）が関与する。彼らは、すべてが適切に割り当てられ、適切に実行されていることを確認する。しかし、プロジェクトに必要な人たちが必要な仕事に取り組めるように、プロジェクトに必要な人たちと交流することは重要だ。
すべてがうまくいかないとしたら？資源配分の過程で苦労があったら？実は、資源配分を難しくしているのは、いくつかの異なる要因なのです。では、どのようなことに注意すべきなのか、もう少し詳しく見てみましょう。
どんなプロジェクトでも、最初に変更されることが多いのがスケジュールだ。プロジェクト・マネジャーやプログラム・マネジャーが、もっと早く（昨日のように）プロジェクトを終わらせる必要があると判断するかもしれない。あるいは、クライアントが急に大急ぎで物事を進めようとするかもしれない。あるいは、パズルのピースのひとつが予想以上に時間がかかったために、他の全員が自分のパートを終わらせるためにもっと速く働く必要が出てきたかもしれない。そしてもちろん、彼らのパートは後から始まったのだから、当初と同じようには使えないかもしれない。
プロジェクトのスコープは、割り当てられるリソースを変える可能性のあるもう一つの側面である。要求されるプロジェクトのスコープが変われば、それに取り組むために必要な人材も変わる可能性は十分にある。新たなタスクや新たなニーズが発生すれば、追加ツールの使用も不可欠になる。このような場合、当初プロジェクトのリソースとして要求していたものが変更される可能性があり、そのようなリソースがすぐに利用できなければ、プロジェクト全体が狂ってしまうかもしれない。
仕事を成し遂げるための適切なリソースがなければ、すべてを割り当てるのにも問題が生じる。このプロジェクトに必要な人材が、必要な時にいないのかもしれない。その場合、新しい人材を探すか、プロジェクト自体のスケジュールを組み直す必要がある。こうなると、プロジェクトマネジャーやプログラムマネジャーが仕事をこなすのも、他の誰かが仕事をこなせるようにするのも難しくなる。
プロジェクトのある部分が、次の部分ができる前に完了する必要がある場合、それは依存関係があることを意味する。しかし、プロジェクトのパートAが予定より1週間長くかかったらどうだろう？その場合、パートBを後回しにする必要がある。そしてそれは、最初に組んだチームでは不可能かもしれない。なぜなら、パートBを担当するチームに別のプロジェクトがあり、それをこなさなければならないとしたら？もしかしたら、唯一空きのある週にあなたを予約していたかもしれない。その場合、他のスケジュールをやりくりするか、予定していたチームを変更しなければならない。
最も緊急な点は何かを理解しなければならない。このタスクをすぐに終わらせる必要があるのか？最初に来たプロジェクトが、完成させる必要のあるまったく別のプロジェクトを優先して、脇に追いやられてしまうことはよくあることだ。そのような場合、新しいプロジェクトで働けるように人員を再配置する必要があるかもしれませんし、上司が他のプロジェクトの方が重要だと考え、代わりにそちらにチームを割り当てたために、プロジェクトに人が集まらなくなるかもしれません。
チーム全体が協力し合える必要がある。チームが小グループで協力できるようにすることだけが重要なのではない。チーム全体、つまりプロジェクトの責任者全員が協力し、一緒にプロジェクトを成し遂げる必要があるのだ。特に、頻繁に一緒に仕事をするわけではない人たちをまとめる場合、これは必ずしも簡単なことではない。そのような場合は、チームビルディングを行い、全員がうまくやっていけるようにする方法を考えておく必要がある。
プロセスを開始する準備ができたら、プロジェクトの全体的な目標を正確に把握することが重要です。クライアントと話し、プロジェクトの直接の責任者と話す。彼らは最も多くの情報を持っており、最終的なゴールを決めることができる。
あなたは、各部門の責任者と協力して、実行する必要のある各タスクにどのような人材が最適かを考える必要があります。開発に携われる人材が必要な場合は、開発部門の責任者に相談し、この種のプロジェクトやタスクに最適な人材を見つける必要があります。完成させる必要のあるタスクごとにこのプロセスを繰り返すことになるが、部門長にはできるだけ多くの情報を伝えるようにする。
また、そのような人たちに、追加の仕事を引き受けるだけの十分なスペースがあるかどうかも確認しましょう。もしそうでないと言われたら、部門長に相談しよう。この仕事のために他の仕事を割り当てることができるかもしれない。そうでない場合は、部門長に相談し、そのタスクを遂行できる人や、次にアプローチすべき人について、別の提案をもらうとよいだろう。
チームのメンバーを決めたら、必要な成果物の詳細について、彼らに必ず相談すること。そこから、彼らとあなたは、完了する必要がある各タスクの現実的なスケジュールを考え出すことができ、また、プロジェクトの各部分の現実的な予算を考え出すことができます。
。もしこれらのスケジュールや予算がうまくいかない場合は、プロジェクトに関わる他の人たちと話し合い、プロジェクトがうまくいき、皆が満足できるような結果にするために、いくつかの部分をカットする最善の方法を見つける時だ。
プロジェクトがうまくいくようにするためには、途中で問題が起きないように計画することも必要だ。そのうちのいくつかは、上で述べたような相互作用が起こるものだが、それ以外にも、より注意深く見て、可能な限りうまく計画したいことが常にある。
何が起ころうとも、自分のリソースを把握し、それに沿って適切なリソースを計画するようにしたい。緊急事態や、途中で遅れが生じるような事態を想定して計画を立てるようにしたいものですが、そもそも現実的であることも不可欠です。リソースの割り当ては、あなたのビジネスに関して言えば、プロセスの重要な部分であり、最初にそれを正しく行うことによってのみ、クライアントの期待通りに物事を成し遂げることを望むことができ、ガントチャートはそれらを管理するための素晴らしいツールです。
