プロジェクトが予想以上に大きく長くなると、すぐに地獄のようなループに陥ることになる。突然、バグ修正、カスタマーサポート、チーム間の問題など、一日中火消しに追われることになる。緊急のメールに答えたり、小さな問題で異なる部署間の仲介をしたり。毎日毎日、これらすべてが緊急で、必要で、MUST-DOなのだ。しかし、すべてのタスクが優先されるとき、どれが最も重要なのか、どうすればわかるのでしょうか？さて、私たちはその難問に対する答えを提供します。
上記のような状況は「単なる緊急性効果」とも呼ばれ、私たちは締切が短く、完了までの期間が短い仕事を引き受ける傾向があるというものだ。なぜか？単に、一刻も早く終わらせる必要があるからだ。たとえ緊急性の低いタスクの方が重要で、より大きな報酬が得られるとしても、私たちは緊急性の低いタスクよりもそちらを選ぶのだ。
そのため、私たちは長期的な利益よりもタスクの期間に固執してしまう。そして、プロジェクトマネジメントでこの問題が浮上すると、長期的な重要課題が前面に出てこなくなる。私たちは、ギリギリまでその問題を放置する。ひとたびその順番が回ってくれば、それらは突然緊急の課題となり、ストレスと無用な時間外労働を引き起こすだけなのだ。
著者であり自己規律ストラテジストでもあるローリー・ヴァーデンは、ToDoリストや時間管理術は効率に焦点を当てすぎていると主張する。ほとんどの生産性向上メソッドは、より早く、より有利に仕事を進めることを目的としている。しかし、それでは短期的な意思決定の時間を増やすだけだ。この問題に立ち向かい、問題解決の新しい方法を学ぶために、アイゼンハワー・マトリックスを紹介したい。
この戦略は、ドワイト・D・アイゼンハワーの言葉から生まれた。
"私には2種類の問題がある。緊急な問題と重要な問題だ。緊急なことは重要ではなく、重要なことは決して緊急ではない」
最も簡単に言えば、アイゼンハワーマトリクスは効果的な意思決定のためのガイドラインである。その素晴らしさは、どの仕事が重要で、どの仕事が緊急かを区別することを学ぶことにある。ベイダーが言ったように、集中せよ：「明日を楽にするために、今日できることは何か」
マトリックスを使えば、長期的な戦略計画を立てることができる。緊急に見えるが、プロジェクトにとって包括的なメリットのないタスクではなく、大局に焦点を当てる方法を学ぶのだ。
アイゼンハワー・マトリックスを分解する前に、強調しておきたいことがある。
自分に厳しくしすぎない ことだ。
新しい生産性向上の方法と同じように、アイゼンハワー・マトリックスを完成させるには試行錯誤が必要だ。最初の数週間や数ヶ月を楽に過ごす方法を見つけよう。資料をダウンロードしたり、箇条書きの日記を手に入れたり、Clockifyのようなタイムシートアプリ（オフラインとオンラインの両方）を使って進捗を記録したりしよう。
チームを管理する場合は、ガントチャートソフトウェアを使ってチームメンバーとタスクとタイムラインをスケジュールし、優先順位に関して全員が同じページにいることを確認する。Instaganttは、ガントチャートの作成を始めるのに役立ちます。
できるだけスムーズに移行するために、自由に使えるツールを使いましょう。学習方法は人それぞれであり、新しいワークフローに適応するのは、新しい言語を学ぶのと変わらない。賞賛されているアジャイルメソッドでさえ、適切に実装するには1～2年以上の時間が必要だ。
人気Youtubeチャンネル「Vlog brothers 」のジョン・グリーンは、こうまとめている：
「生産性とは、仕事のことであったり、アウトプットを最大化することであったりする必要はない。生産性を高める方法はたくさんある。私にとって生産性とは、時間が私たちのものであることを認識することだ。
スピードについて考えるのをやめて、目的について考え始めよう。プロジェクトのタスクに関して、本当に賢く、より意識的な選択を始めるには、重要なことと緊急なことの違いを知る必要がある。
重要なタスク - 重要なタスクとそうでないタスクを区別する一つの方法は、こう問うことだ：「このタスクが終わらなければ、プロジェクトに悪影響が及ぶか？重要なタスクとは、長期的な影響や結果をもたらすものである。もしそのタスクの完了次第で他の人の仕事が左右されたり、プロジェクトに大きな影響を与えるのであれば、そのタスクは飛ばしてはならない。
緊急性 - 緊急性は、時間と効率に重点を置く。これらは明確な期限があるタスクである。緊急かどうかは、（プロジェクトの内容によって）さまざまな状況に左右される。
緊急性と重要性の違いを把握したら、次のステップではタスクを4つのグループに分類します：
アイゼンハワーマトリクスは、視覚に訴えるタイプの人のために、シンプルな箱で表すことができる。
留意すべき重要な点は、重要／緊急のフィルターはプロジェクトや目標によって変わるということだ。アイゼンハワーマトリクスは、長期的な問題解決のためのレシピであり、すべてのプロジェクトが陥りがちな「単なる緊急性」の罠を避けるためのものだ。
マトリックスの使い方を学ぶと同時に、拒絶のスキルも磨かなければならない。例えば、あなたが新興企業のCEOなら、それに関連するプロジェクトやタスクで手いっぱいになるだろう。
アイゼンハワー・マトリックスをこのシナリオに当てはめると、この活動はあなたやあなたのプロジェクトにとって重要でも緊急でもない。そのため、「また連絡します」と伝えたり、何時間もかけてメールや話をしたりする代わりに、単に「ノー」と答える。そうではなく、非常に丁寧な電子メールを作成し、今は自分の仕事が多すぎて協力できないことを伝えるのだ。
拒絶はフィルタリングの大きな部分を占める。第4のアイゼンハワー・グループに入るような仕事は、捨てられる可能性が高い（例：迷惑メールを整理せずに削除する）。
タスクの優先順位が上がったり下がったりしたら、その変更とプロジェクト全体への影響について、全員に最新情報を伝えることを忘れずに。
アイゼンハワー・マトリックスを使いこなせば、強力なツールとなる。アイゼンハワー・マトリクスは、1日の時間が足りないために、どうしても達成できない目標がある人のために作られた方法だ。マトリックスを使えば、自分の優先順位を見直し、グリーンとヴァーデンの両氏が強調するように、偽の緊急性よりも重要なことに集中する方法を学ぶことができる。思いついた火事をその都度消したり、プロジェクトで手薄になったりするのとはおさらばだ。アイゼンハワーマトリクスは、大局を前景に置くことで、不調なプロジェクトやチームにとって最良のセルフケア法のひとつであることを証明している。
マルコ・マリッチ著：
マルコ・マリッチマーケター、ブロガー。主にビジネス、マーケティング、生産性に関するトピックを扱っている。マルコは現在 Clockify- で働いている。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
