チームの最大の敵とは？混乱と不確実性だ。監督として、「これは誰がやることになっていたんだっけ？「これは誰がやることになっていたんだっけ？もしこれがあなたやあなたのチームの現実なら、RACIマトリクスを導入する必要があるかもしれない。
プロジェクト・マネジメントには複数の人間の関与が必要である。しかし、それぞれのタスクや行動にオーナーシップを持たせるにはどうすればいいのだろうか？マネージャーとして、チームが特定のタスクに対する自分の責任レベルを十分に認識していることを確認するにはどうすればいいのでしょうか？
RACIは、Responsible（責任ある）、Accountable（説明できる）、Consulted（相談され た）、Informed（知らされた）の頭文字をとったもので、役割と責任を明確にし、チーム内の適任者にタスクとマイルストーンを割り当てるために、非常に推奨されるモデルです。そうすることで、チーム全員がいつ何をすべきかを把握できるようになります。
このようなシステムを導入することで、プロジェクトの重要な側面、つまり、誰が、何を、いつ、どこで、どのようにするのかをよりよく理解できるようになります。そして、RACIチャートにすべて保存されているため、情報を得るためには、一元的な場所を見るだけでよい。
最後に、実際に実行すべきタスクと、その過程で設定したいマイルストーンを検討することが重要です。それぞれのタスクは、達成すべき包括的なゴールのサブセットになります。
マイルストーンは、どのような大きさでもかまいません。一般的に、プロジェ クトの初期に小さなステップが達成されたときと、プロセスの後半に大きなス テップが達成されたときに、マイルストーンを設定します。
作成したプロジェクトのあらゆる側面を評価し、現実的なマイルストーンを設定し、達成したい期限を設定するようにしましょう。また、最終的なゴールに迅速かつ効率的に到達するために必要なだけのタスクを作成していることを確認してください。チームはそれらのタスクを見て、現在地から完成したプロジェクトまでどのように進んでいくかを正確に把握できるはずだ。
RACIチャートは、プロジェクト中の混乱を避けたいときに最適なソリューションだ。このようなシステムを使えば、プロジェクト内で誰が何を担当しているかが正確にわかる。つまり、給与計算をマークが担当するのか、ジョンが担当するのか、すぐに簡単にわかるのだ。
さらに、コミュニケーションが非常に簡単になります。各タスクの責任者が分かれば、適切な人に連絡を取る能力が高まります。これにより、不必要なコミュニケーションや、何かを成し遂げたり質問に答えたりするために適切な人を探し出そうとする人を減らすことができる。コミュニケーションは、あなたが課題を追跡するために使用しているシステムを通して直接行うことも可能です。
複数のチームメンバーと仕事をする場合、適切なタイミングで適切な人を巻き込むことが可能になり、チーム内での承認や意思決定をスピードアップできます。システムを通じて直接連絡を取ったり、グループチャットやミーティングへの招待を簡単に送ることができます。
さらに、RACIモデルは視覚化されるため、仕事量を均等に割り当てる場合に特に役立ちます。プロジェクトマネージャーやプログラムマネージャーは、各タスクを見て、チーム内の誰かに割り当てることができる。
オーナーシップの混乱は過去のものとなる。もし分からなければ、システムにログインするだけで、そのタスクのオーナーが誰なのかすぐに分かるので、誰が特定のタスクの責任者なのか迷うことはありません。
このようなシステムを使えば、チームと会社全体のコストを削減することができる。全員にタスクが割り当てられているため、誰が責任者なのかがわかり、コミュニケーションが改善され、いつ、どのようにタスクをこなせばいいのかがわかるので、ダウンタイムが発生しません。また、同じタスクを同時にこなす人同士が重なることもありません。仕事はより早く、より効率的に行われ、経費も削減される。
さて、プロジェクトの具体的な行動、タスク、役割が決まったら、いよいよ実行です。このとき、適切なタイプのガントチャートソフトウェアを使って、実際にプロセスを進めることが重要です。実際、Instagantt のようなツールは、RACI チャートを生き生きとさせ、特に複数の関係者が関与するプロジェクトを視覚化するのに役立ちます。
Instagantt のような適切な プロジェクト管理ソフトウェアがあれば、必要なことを迅速、簡単、効率的に行うことができます。結局のところ、それがプロセスを最大限に活用する方法なのです。
このガントチャートメーカーを使えば、割り当てたタスクの進捗状況をモニターすることができます。このガントチャートメーカーを使えば、割り当てたタスクの進捗状況や、各タスクの中でまだやるべきことを記入することができます。
様々な方法でチャートを見ることもできます。そこから、あなたがすべきことは、プロセスを開始することです。作りたい包括的なプロジェクトや目標から始めればいいのです。プロジェクトに名前を付け、日付と実行すべき具体的なタスクに取りかかろう。最初から割り当てなくても、簡単にできる。
タスクの割り振りを始める前に作成することで、気を散らさずに何をすべきかを考えることができます。そして、プロジェクトで実際にどのようなタスクがあるのかが決まったら、別の人にタスクを割り当てることに集中できます。
役割別RACIチャート
チームメンバーそれぞれに役割を割り当てる。
チームメンバーごとに異なる仕事を割り当てるー適切なーチームメンバーにーにーにーAs we mentioned, you’ll be able to make sure that each individual within your team is given the right balance of assignments.
また、Instaganttの「言及」オプションのおかげで、特定のアクションに優先順位をつけ、明確なコミュニケーションラインを維持するための依存関係を描くことができます。ーInstaganttのー「ー依存関係をー設定する。、ーこれによってーによってーによってーによってーによってー "ー.
あなたが割り当てたタスクについて誰かに言及するだけで、その人はあなたの発言を見ることができます。相手はあなたがコメントした内容を見ることができ、あなたが提供した情報にもコメントを返すことができる。
あるタスクの情報を、チームの他のメンバーとすぐに共有することができます。これにより、チーム内の各メンバーは、他のタスクで何が起きているかを確認でき、他にやるべきことがあればコメントすることができます。
その結果、プロジェクトを構築し、チームメンバーがリアルタイムで協力し、全員のタスクの所有権を明確に保つことができるようになります。Instaganttで実現できることをもっとご覧になりたいですか？
RACIチャートの使用に関しては、さまざまな状況に注意を払う必要がある。もちろん、RACIチャートはあらゆるプロジェクトで使うことができるが、プロジェクトのさまざまな部分で何が起こっているのか、誰が責任を負っているのかを知ることが、より重要になる状況もある。
まず、適切な承認を得て意思決定を行うために従うべき特定のプロセスがある場合、RACIチャートがあるとないとでは大違いです。
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異なるタスクの責任者を全員が知っているようにする必要がある場合も、このタイプのチャートを使うことをお勧めします。パズルのピースごとに誰が責任者かを確認でき、必要に応じて割り当てを行うことができます。
あるプロジェクトで、誰かが自分の分担以上のタスクをこなしていると思われるときも、このタイプのチャートを使う良い機会です。全員にタスクが割り当てられ、誰よりも多くのタスクに取り組んでいる人がいないことを確認できます。結局のところ、公平性を保つために、それを避けようとしているのでしょう？
始める準備ができたら、チームのメンバー全員と話し合うようにする。チームが誰と一緒に仕事をしているのか、彼らが何をする必要があるのかを理解していることを確認したい。このプロセスがどのように機能するのか、どのようなタスクを達成する必要があるのかを説明する。
タスクを適切に割り振り、プロジェクト期間中に発生する変更についても、全員が把握していることを確認したい。チームの一員として誰かと会う必要がある場合は、何がいつ起こるのか、彼らが知っていることを確認したい。
RACI方式に従ってタスクを割り当てるようにしましょう。誰が責任者なのか、誰が情報提供者なのかを知る必要があります。これらのことはすべて、あなたがプロジェクトをコントロールし、やるべきことすべてに目を配り続けるのに役立ちます。
もしあなたが、プロジェクトに関して本腰を入れて取り組む準備ができているなら、RACIチャートは間違いなく最適な方法です。チャートのさまざまな側面をどのように割り当てるかを確認してください。また、チャート内の各タスクとプロジェクト内の各タスクを適切な人に割り当てるようにしてください。適切なタスクの割り当て方を知っていれば、プロジェクトが非常にうまくいくことがわかるはずだ。InstaganttとRACIチャートのすべての機能を活用することで、あなたのビジネスに大きな変化をもたらすでしょう。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
