Se há um documento que nunca deve ser ignorado antes de iniciar um projeto, esse documento é o termo de abertura do projeto. Por quê? Porque o termo de abertura do projeto serve como uma definição de como o sucesso de um projeto será medido e também pode ser um elemento crucial no planejamento do projeto e na comunicação de seus benefícios e objetivos às partes interessadas.
O que é um Project Charter no gerenciamento de projetos?
Um termo de abertura de projeto é um documento formal que descreve o projeto em sua totalidade. É um resumo de todas as funções, metas e escopo do seu projeto e fornece às partes interessadas e aos membros do projeto uma visão geral do plano que será executado.
Quando bem feito, um termo de abertura de projeto ajudará você a atingir os objetivos, pois ajuda a definir o processo, as funções e as responsabilidades dos envolvidos. No gerenciamento de projetos, o termo de abertura é uma ferramenta crucial porque pode fornecer orientação durante todo o ciclo de vida do projeto.
Os principais pontos em um Project Charter
Ao criar uma carta de projeto, você deve se concentrar em três pontos principais:
A essência do projeto. Aqui, você deve se concentrar nas metas e nos objetivos do projeto, bem como em como planeja alcançar e atingir essas metas e objetivos.
O motivo do projeto. A carta precisa ser capaz de comunicar seu valor e sua razão de existir a todos os participantes.
Responsabilidades. Um estatuto de projeto também precisa ser capaz de identificar e delinear claramente as responsabilidades e os deveres de cada pessoa envolvida no projeto.
Quais são os principais benefícios de um Project Charter?
Há muitos benefícios em trabalhar com cartas de projeto ao gerenciar projetos, mas alguns dos mais comuns são:
As cartas de projeto ajudarão todos a se manterem informados sobre todos os aspectos do projeto, do início ao fim.
Eles ajudam a minimizar a falta de comunicação, eliminando os silos.
Acelere o processo de aprovação fornecendo orientações claras às partes interessadas.
Mantenha todos no caminho certo durante todo o ciclo de vida do projeto
Quando será necessário criar um Project Charter?
O principal objetivo de um termo de abertura é autorizar o gerente de projeto a iniciar o projeto aprovado, por isso é importante que você faça referência, em seu conteúdo, a como o projeto está alinhado às estratégias da empresa. Em resumo, você criará um termo de abertura de projeto porque:
Você precisa de autorização para o seu projeto. Pense nesse documento como um discurso de vendas. Ele ajuda as partes interessadas a entender o valor do projeto e, com uma carta de projeto, você pode compartilhar tudo sobre o seu plano e colocá-lo em andamento o mais rápido possível.
Mantenha seu projeto no caminho certo. O termo de abertura do projeto serve como diretriz para todos os envolvidos. Esse documento ajuda a acompanhar as informações cruciais e você sempre pode voltar à visão original e revisitá-la quantas vezes forem necessárias.
Ele serve como um documento de vendas principal. Uma carta também servirá como um resumo que as partes interessadas podem usar facilmente para distribuir ou apresentar quando abordadas sobre projetos semelhantes.
Exemplo de Project Charter
O termo de abertura do projeto deve ser curto e direto. Você deve mantê-lo simples, mas é importante que também seja capaz de comunicar a essência do projeto em poucas palavras. Gerenciar projetos também significa gerenciar muitas informações, mas um termo de abertura de projeto será mais bem-sucedido quando for apresentado como uma visão geral de alto nível do seu projeto.
Normalmente, uma carta de projeto documenta:
Razões para o projeto
Objetivos e restrições do projeto
Benefícios do projeto
Partes interessadas
Riscos identificados
Visão geral do orçamento
Veja a seguir como deve ser e incluir uma carta de projeto eficaz:
Nome do projeto
Descrição e resumo do projeto
Caso de negócios
Objetivos SMART, incluindo resultados
Histórico do projeto
Contexto e motivo da existência
Escopo e limites do projeto
Principais partes interessadas e membros do projeto
Clientes e usuários finais
Plano de implementação
Recursos
Restrições e riscos
Orçamento e custos
Use as ferramentas certas para conduzir cartas de projeto eficazes
Antes de iniciar qualquer projeto, você deve primeiro dedicar algum tempo para redigir um plano de projeto. Essa é uma ferramenta fundamental que pode definir o resultado do seu projeto. E, embora um caso de negócios e um plano orçamentário precisem ser mais detalhados, um gráfico de projeto servirá como um roteiro e um guia para o seu projeto. Para você e para todos os envolvidos.
Mas não seria mais fácil se você pudesse criar e documentar o seu plano de projeto on-line? Para transformar uma carta em um plano, você precisa de uma ferramenta que seja flexível o suficiente para se ajustar à quantidade de informações e às muitas tarefas envolvidas. O Instagantt, um software de gerenciamento de projetos, ajuda você a criar e gerenciar projetos on-line. Com esse software, você poderá criar gráficos de Gantt com aparência profissional em apenas alguns minutos. Dê uma olhada:
