Os projetos são de todos os tamanhos e formas, isso é um fato. Ao gerenciar grandes projetos, lidar com todos os tipos de tarefas e etapas pode ser muito difícil e desgastante, e é por isso que é sempre uma boa ideia organizar as tarefas em vários níveis e exibir esses elementos visualmente. No gerenciamento de projetos, essa prática é conhecida como Work Breakdown Structure.
Definição da estrutura de decomposição do trabalho
Uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) pode ser definida como uma divisão de um projeto orientada para a entrega, que se concentra na organização de tarefas em vários níveis e tarefas menores, e na exibição gráfica dos elementos resultantes.
No gerenciamento de projetos, uma estrutura analítica de trabalho representa um elemento-chave, pois ajuda a organizar o trabalho de uma equipe em seções gerenciáveis e a identificar tudo o que deve ser realizado antes da conclusão de um projeto.
Por que usar uma estrutura analítica de trabalho?
Essa abordagem baseada em entregáveis ajuda os gerentes de projeto a trabalhar com um quadro muito mais detalhado das atividades, entregáveis e marcos que precisam ser realizados durante o ciclo de vida do projeto. Em outras palavras, a criação de uma estrutura analítica do trabalho pode ajudá-lo a desconstruir o trabalho que você precisa fazer em elementos menores e detalhados.
Quando os projetos são maiores, a criação de uma EAP pode ajudar você a gerenciar a complexidade de lidar com um grande número de tarefas e subtarefas. E, ao proporcionar melhor visibilidade, ela também pode ajudar você a garantir que cada tarefa seja realizada no momento certo.
Quais são os principais elementos de uma estrutura analítica de trabalho?
Hierarquia. Uma estrutura analítica de trabalho é uma "decomposição hierárquica" do trabalho total que precisa ser realizado em todo o projeto. Isso significa que cada tarefa "filha" tem uma relação hierárquica com a tarefa pai. Ao somar as tarefas "filhas", você estará construindo uma imagem clara da tarefa "mãe" ou principal.
Elementos exclusivos. Todos os elementos devem ser exclusivos uns dos outros e nunca devem se sobrepor. Você também precisará seguir a regra dos 100%, que se refere ao fato de que cada nível da estrutura deve estar 100% concluído até o nível "pai".
Resultados. Ao criar uma EAP, você deve ter em mente que se trata de um gráfico orientado para os resultados. Você precisa se concentrar nos entregáveis e não nas simples atividades necessárias para realizá-los.
Ao criar uma estrutura analítica de trabalho, é fundamental que você tenha uma compreensão clara das metas e dos objetivos do projeto. Isso ajudará você a identificar os entregáveis de alto nível (tarefas principais) e a dividir esses entregáveis em etapas e tarefas menores e executáveis.
Ao compreender suas tarefas, você poderá avaliar cada uma delas e estimar os custos e os recursos necessários para concluí-las. Além disso, ao compreender suas metas e tarefas, você terá uma ideia melhor de quanto tempo você e sua equipe levarão para concluí-las, o que facilitará muito a criação de um cronograma e de um calendário para o seu trabalho, aumentando suas chances de sucesso, mas, ao mesmo tempo, mantendo uma abordagem realista.
Criar uma estrutura analítica de trabalho com o Instagantt
Pense em uma EAP como um recurso que ajudará você a organizar seu trabalho, entender suas metas e exibir suas tarefas graficamente.
A criação de uma estrutura analítica de trabalho usando o Excel ou o PowerPoint pode ser uma abordagem comum e simples, mas essas ferramentas só podem ir até certo ponto e têm uso limitado. Não haveria uma maneira de atribuir facilmente tarefas a pessoas diferentes ou de visualizar as tarefas ao lado de seus prazos, só para mencionar algumas desvantagens. E é exatamente nesse ponto que um software de gráfico de Gantt como o Instagantt pode ajudar você.
Estrutura de decomposição do trabalho
Instagantt é especializado na criação de gráficos de Gantt visualmente impressionantes em apenas alguns minutos. Com apenas alguns cliques, você estará pronto para começar a criar suas próprias tarefas e subtarefas, criando dependências entre elas e atribuindo-as aos seus colegas de equipe. E, ao estabelecer prazos claros, você também estará garantindo que a sua equipe não fique para trás em nenhuma tarefa.
