Compararse con la industria o los competidores se denomina evaluación comparativa. Incluye la identificación de baches, la innovación y la socialización de planes para resolver esos baches. La evaluación comparativa es un proceso para establecer si los flujos de trabajo o los plazos de los proyectos pueden satisfacer las mejores prácticas establecidas.
Este proceso se mejora aún más con herramientas como los diagramas de Gantt, que añaden un poco más de seguimiento y detalle en torno al progreso y las ineficiencias. Sigue leyendo para saber qué tipos de evaluación comparativa existen, cómo puedes practicarlos y ejercitarlos, y cómo puedes, con el tiempo, hacer mejores evaluaciones comparativas en tus proyectos.
¿Qué es la evaluación comparativa?
El punto de referencia es el enfoque estratégico hacia una forma de evaluar los resultados de tu rendimiento basada en su comparación con los compañeros o con un líder del sector. Se utiliza para identificar las mejores prácticas, racionalizar las operaciones e impulsar mejoras.
Por ejemplo, la evaluación comparativa es utilizada por empresas de la sanidad, el sector manufacturero y la gestión de proyectos para subir aún más el listón. Si se combina con herramientas como los diagramas de Gantt, puedes hacer un seguimiento de los hitos y ajustar los objetivos en función de los conocimientos adquiridos.
Mediante la comprensión de la evaluación comparativa, las organizaciones saben qué hacer para seguir siendo competitivas y mejorar constantemente.
Tipos de evaluación comparativa
La evaluación comparativa es un concepto amplio que tiene múltiples tipos según las aplicaciones. A continuación presentamos algunos de los tipos más importantes de evaluación comparativa:
Evaluación comparativa interna
La evaluación comparativa interna es el proceso de evaluar el rendimiento entre equipos o departamentos de una misma organización. Una cadena minorista podría comparar el rendimiento de las ventas de las tiendas entre regiones.
Esta evaluación comparativa muestra los puntos fuertes y débiles internos. En concreto, es increíblemente valioso si tu organización es grande, ya que los procesos pueden variar mucho de un lugar a otro o de un equipo a otro.
Evaluación comparativa de la competencia
La evaluación comparativa de la competencia compara el rendimiento de tu organización con el de los competidores. Las empresas se fijan en aspectos como los precios, la satisfacción del cliente o los plazos de entrega, y luego determinan dónde están las diferencias.
Por ejemplo, una app de reparto de comida puede estudiar qué tiempos de respuesta tenían sus competidores para mejorar los suyos. Con este enfoque, las empresas pueden seguir siendo competitivas mediante la adaptación de las mejores prácticas de sus rivales.
Evaluación comparativa funcional
El benchmarking funcional es una comparación de procesos con organizaciones de sectores no relacionados que destacan en la misma área. La compañía aérea podría estudiar el sistema de programación de horarios de un hospital para mejorar los procesos con las citas de los pacientes. Este método mantiene a las empresas en la esfera de la innovación, retándolas a adoptar nuevas prácticas de otras industrias.
Evaluación comparativa estratégica
El benchmarking estratégico es la orientación de las empresas hacia objetivos a largo plazo mediante el estudio comparativo de las estrategias empleadas por los líderes del sector. Uno de estos estudios consiste en estudiar sus modelos de crecimiento, los avances tecnológicos y sus planteamientos de retención de clientes.
Un ejemplo sería una startup que se fijara en la estrategia de transformación digital de una empresa líder para utilizarla como modelo para ayudar a crecer a su propio negocio.
Cada uno de estos tipos de evaluación comparativa tiene finalidades distintas y proporciona perspectivas únicas para alcanzar determinados objetivos.
¿Cuál es la importancia de la evaluación comparativa?
La evaluación comparativa no consiste sólo en compararse con el líder del sector. Tiene una importancia crucial en múltiples factores, entre ellos
Proporciona información práctica
El uso de la evaluación comparativa proporciona datos reales para investigar cuánto se retrasa el rendimiento y la mejor forma de concentrar la energía en solucionar estos problemas de forma eficaz.
Actúa como un impulso para aumentar la eficacia y ahorrar costes.
La evaluación comparativa ayuda a poner de manifiesto las ineficiencias de una organización y a invertirlas para ahorrar recursos y agilizar los flujos de trabajo.
Inspira Innovación y Crecimiento.
La idea de estudiar a los que más rinden ayuda a adoptar nuevas ideas y tecnologías para un crecimiento sostenido.
Mejora la eficacia de la gestión de proyectos.
Con las herramientas adecuadas (los diagramas de Gantt son una de ellas), la evaluación comparativa se integra fácilmente con ellas, facilitando a los equipos el seguimiento de los plazos y el progreso. Por ejemplo, comparando los calendarios de un proyecto con puntos de referencia para acelerar las cosas.
Las organizaciones que se toman el tiempo necesario para realizar evaluaciones comparativas de forma coherente están preparadas para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y seguir siendo competitivas.
Ejemplos de evaluación comparativa en la vida real
Podemos aplicar la evaluación comparativa a distintas operaciones de una organización. Aquí tenemos algunos ejemplos industriales reales de aplicaciones de la evaluación comparativa:
Ejemplo 1: Optimizar el servicio al cliente
Una empresa de telecomunicaciones realiza evaluaciones comparativas de sus tiempos de resolución de llamadas frente a los líderes del sector. Descubren sus prácticas y perfeccionan la formación del personal y un sistema de gestión de consultas basado en IA. Esto conduce a la satisfacción del cliente, ya que los problemas se solucionan relativamente más rápido y mejora la calidad del servicio.
Ejemplo 2: Utilizar la fabricación modular para aumentar el rendimiento de la fabricación
El fabricante de coches compara su ritmo de producción con el de otro competidor. La empresa identifica cuellos de botella en su línea de montaje y aplica técnicas de fabricación ajustada. El resultado es un menor tiempo de inactividad, una mayor eficacia y un mayor rendimiento global.
Ejemplo 3: Mejorar las estrategias de marketing
En software, una empresa compara la tasa de conversión de su sitio web con la de sus competidores. Analizan las campañas de la competencia para optimizar el diseño de su sitio web y realizar promociones específicas. También mejora la generación de clientes potenciales y los índices de conversión.
Ejemplo 4: Mejorar los plazos de los proyectos
Una empresa constructora compara sus plazos de construcción con los estándares del sector. Emplean diagramas de Gantt con la esperanza de detectar y eliminar retrasos y optimizar la asignación de recursos. Así se consiguen proyectos más rápidos y clientes más satisfechos.
Estos ejemplos sirven de referencia de cómo la evaluación comparativa conduce a mejoras cuantificables en tantos sectores.
Pasos de la evaluación comparativa
La evaluación comparativa no significa simplemente tomar dos conjuntos de datos y compararlos. Implica un proceso minucioso, de modo que al final tengamos información procesable. A continuación se detallan los pasos de la evaluación comparativa:
Paso 1: Definir las áreas de evaluación comparativa
Aterriza tu problema identificando primero qué quieres mejorar, y qué procesos o resultados quieres mejorar. Podría ser el servicio al cliente, los plazos de los proyectos y la eficacia operativa. Un ejemplo de esto son los equipos que pueden comparar las tasas de finalización de tareas para identificar cuellos de botella, por ejemplo.
Paso 2: Seleccionar socios de evaluación comparativa
Evalúa a los competidores y a los líderes del sector y elige puntos de referencia relevantes. Asegúrate de que los puntos de referencia que has elegido son relevantes para tus objetivos, y que generan buenos datos. Por ejemplo, un equipo de marketing podría comparar los métodos de generación de clientes potenciales de otro competidor de éxito.
Paso 3: Recopilar datos exhaustivos
Obtén datos cualitativos y cuantitativos de fuentes fiables. En muchos casos, las encuestas, los informes de rendimiento o los diagramas de Gantt pueden captar las métricas importantes para ti. La exactitud de los datos es vital en este caso, porque está en el centro de tu análisis.
Paso 4: Estudio y comparación del rendimiento energético
Compara tus datos con los puntos de referencia para ver dónde y cómo tus datos quedan por debajo de los puntos de referencia, para comprender mejor qué puede ser necesario cambiar. Un ejemplo sencillo, comparar el progreso del proyecto con el de la competencia, podría mostrar deficiencias en la asignación de recursos.
Paso 5: Desarrollar un plan de acción
Establece un rumbo claro para colmar las lagunas de rendimiento. Márcate a ti mismo o a tu equipo pasos procesables, y asigna funciones y plazos. Digamos que te dedicas a la gestión de proyectos, y que actualizas el diagrama de Gantt cuando se necesita un nuevo calendario o una nueva asignación de recursos.
Paso 6: Controlar y ajustar regularmente
Vigila siempre si vas por el buen camino y ajusta tu estrategia en consecuencia a medida que cambien esos puntos de referencia. Las revisiones periódicas te asegurarán que los planes funcionan y que mantienes los objetivos al día.
Retos de la evaluación comparativa
La evaluación comparativa implica múltiples retos que incluyen:
Imposibilidad de acceder a datos fiables
Es difícil conseguir datos porque los competidores pueden no compartirlos. Cuando no se disponga de datos, recurre a informes medios y públicos de las industrias.
Resistencia a adoptar el cambio
Los empleados pueden resistirse a los nuevos métodos o prácticas que se desarrollen mediante el benchmarking. Sé comunicativo y como rodante abierto en el proceso de toma de decisiones.
Conectar los puntos de referencia con los objetivos
Los puntos de referencia irrelevantes pueden inducirte a error en tu trabajo. Asegúrate de que las actividades de evaluación comparativa cumplen el propósito, de modo que el resultado sea procesable.
Excesiva dependencia de las herramientas
A veces las herramientas como los diagramas de Gantt son útiles, pero una dependencia excesiva puede sofocar la creatividad y un pensamiento estratégico más amplio. Utilízalas como manos que sostienen a la mujer que dirige el camino, no como muletas que sustituyen a la razón.
Consejos para una evaluación comparativa eficaz
Si estás trabajando en la evaluación comparativa, aquí tienes algunos consejos que te harán eficiente.
Definir objetivos claros
Establece objetivos específicos y mensurables antes de la evaluación comparativa para mantener la concentración de principio a fin.
Aprovecha los conocimientos intersectoriales existentes
Observa cómo otros hacen algo que tú no has visto antes y que te ayudará a resolver de forma innovadora tus retos.
Céntrate en métricas cuantificables
Mide datos que puedan priorizarse mejor, como la tasa de retención de clientes, la eficacia de la producción o el tiempo de finalización de un proyecto.
Utiliza las herramientas con prudencia
Utiliza herramientas como los diagramas de Gantt para seguir el progreso, ajustar los plazos y garantizar la responsabilidad.
Conclusión
La evaluación comparativa es una herramienta clave para la organización que intenta mejorar su rendimiento y seguir siendo competitiva. Les ayuda a encontrar carencias, a adoptar las mejores prácticas y a crear una estrategia hacia sus objetivos.
Cuando se combina con herramientas, la evaluación comparativa funciona bien en la gestión de proyectos, ya que permite a los equipos supervisar su progreso y abordar las ineficiencias. La evaluación comparativa puede utilizarse para optimizar el servicio al cliente, los plazos de los proyectos y muchas cosas más.
