¿Qué es un diagrama de Gantt?
Definición y ejemplos
(Actualizado en mayo de 2024)

Cuando alguien menciona los diagramas de Gantt, es posible que algunas personas piensen en el anticuado caos de las hojas de cálculo. Pero no podrían estar más equivocados. ¿Por qué? Porque los diagramas de Gantt son geniales. En este artículo encontrarás una guía completa para comprender la eficacia de los diagramas de Gantt en tus proyectos, independientemente del sector en el que trabajes.
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Los diagramas de Gantt se utilizan habitualmente para hacer un seguimiento de los calendarios de los proyectos, y son especialmente útiles en la gestión de proyectos. En pocas palabras, ilustran y permiten saber qué hay que hacer y cuándo hay que hacerlo. Los diagramas de Gantt también pueden mostrar información adicional sobre las distintas tareas o secciones de un proyecto, como el grado de avance de cada tarea, la dependencia entre un grupo de tareas y otros grupos de tareas, la importancia de cada tarea y los recursos que se utilizan en un proyecto.
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Una de las grandes ventajas de los diagramas de Gantt es que son muy visuales. En la parte izquierda de un diagrama, encontrarás una lista de las tareas necesarias para un proyecto, y en la parte superior, una escala de tiempo. Aquí viene lo importante: cada tarea está representada por una barra; su longitud representa la duración de una tarea. Al mismo tiempo, cada barra está representada por el título de la actividad que hay que completar, junto con cualquier información relevante que ayude a llevarla a término.

¿Necesita un diagrama de Gantt?

Es una pregunta sencilla, porque todo lo que necesitas saber es si tienes o no un proyecto por hacer. Si estás trabajando en un proyecto para completarlo, y especialmente si trabajas con un equipo de cualquier tipo, necesitas un diagrama de Gantt. De hecho, incluso si estás trabajando en un proyecto completamente solo, es posible que necesites un diagrama de Gantt, ya que te ayudará a dividir el proyecto en todos los diferentes componentes. Sin embargo, es mucho más que eso.
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Estos diagramas se diseñaron originalmente para facilitar la planificación y ejecución de un proyecto y, a medida que han ido evolucionando, el proceso no ha hecho más que simplificarse. Puedes utilizar un diagrama de Gantt independientemente del tipo de proyecto en el que estés trabajando o de las mejoras que estés introduciendo en tu empresa. La creación y ejecución de un proyecto de la manera correcta va a hacer una gran diferencia para usted, así que asegúrese de que usted está prestando atención a todas las cosas diferentes que su diagrama de Gantt puede hacer. Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que estás utilizando el correcto y de que lo estás utilizando al máximo posible.
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Si estás listo para empezar o tienes curiosidad por saber un poco más acerca de este tipo de gráficos y cómo pueden trabajar para ti, entonces sigue leyendo. Aprenderás a utilizar este tipo de gráfico de varias maneras diferentes, incluyendo la creación de roles y responsabilidades, el seguimiento del progreso de un proyecto e incluso la identificación de diferentes hitos que deben ser completados. No importa en qué esté trabajando o cómo esté planeando hacerlo, va a ver mejoras en la forma en que su empresa completa un proyecto cuando aprenda a utilizar los diagramas de Gantt.

¿Qué hay que saber para crear un diagrama de Gantt?

Cuando se crea un diagrama de Gantt para un proyecto, hay mucho trabajo que hacer antes de pasar al proceso de diseño del diagrama. Si todo se hace bien, diseñará un diagrama de Gantt que sea eficaz independientemente de la escala del proyecto y del número de miembros del equipo que trabajen en él. Por lo tanto, aquí están todas las cosas que usted necesita saber antes de crear su diagrama de Gantt.

Dividir el proyecto en tareas más pequeñas con resultados

Lo primero que tienes que hacer es dividir todo el proyecto en tareas más pequeñas con entregables adecuados. Considera que el proyecto en el que estás trabajando es una aplicación móvil. Que tendrá un montón de cosas, incluyendo una página de inicio, páginas interiores, diferentes características, funcionalidades backend, base de datos, almacenamiento de archivos, y muchos otros.Empezar sin planificación no es muy eficaz. Así que puedes dividir todo el proyecto en tareas más pequeñas, por ejemplo:

• Interfaz de usuario que incluirá una interfaz de usuario completa
  
• Entregables de desarrollo backend que pueden incluir múltiples tareas más pequeñas
  
• Gestión de bases de datos
  
• Almacenamiento de archivos
  

Todo ello depende del alcance y los requisitos de los proyectos. A veces los proyectos no son demasiado grandes ni complejos, por lo que hacer varios entregables es innecesario.

Decidir el calendario de las distintas tareas

Después de dividir el proyecto en tareas más pequeñas, hay que decidir el calendario de todas ellas. No puedes fijar plazos más largos si lo que quieres es mejorar el rendimiento y la eficacia. Recuerda que algunas tareas llevan más tiempo que otras, dependiendo de su grado de dificultad. Por tanto, decide siempre el calendario en consecuencia.

Decidir quién trabajará en las distintas tareas

El siguiente paso debe ser decidir quién trabajará en cada tarea. En función de los miembros del equipo, debes decidir qué persona se ocupará de cada tarea.

Teniendo en cuenta las revisiones y las reuniones

En toda la planificación hay que tener en cuenta las revisiones y las reuniones. Es importante planificarlas estratégicamente porque puede que no sea necesario que todos trabajen en cada revisión. Del mismo modo, puede que no sea eficiente que todo el mundo participe en todas las reuniones. Lo más importante aquí es que hay que programar estas reuniones con mucha o poca frecuencia, en función del alcance del proyecto. El producto final no estará a la altura sin las reuniones y revisiones adecuadas.

Implementación de toda la información en forma de diagrama de Gantt

Después de trabajar adecuadamente en tu proyecto, puedes implementar toda esta información en forma de diagrama de Gantt. Para ello, puede utilizar diferentes maneras de diseñar un diagrama de Gantt, mientras que la mejor es utilizar una plantilla en línea debido a los siguientes beneficios:

• Está en la nube, lo que significa que se actualiza y comparte en tiempo de ejecución...  
  
• Utilizar las herramientas adecuadas ayuda a los equipos a colaborar y obtener buenos resultados
  
• Todo el mundo puede estar al tanto de sus tareas asignadas y de los cambios de horario.
  

En resumen, los diagramas de Gantt le permitirán:

• Conocer las diferentes actividades
  
• Conocer las diferentes actividades
  
• Cuándo deben comenzar las actividades y cuándo deben terminar.
  
• Cuánto tiempo estaba previsto que duraran principalmente sus actividades.
  
• Cuánto cuestan sus actividades y cuánto es probable que cueste su proyecto.
  
• Qué actividades dependen de otras para completarse eficazmente.
  
• Estado de avance actual.
  
• La duración de todo el proyecto.
  
• Saber quién es responsable de cada tarea
  
• Encontrar y resolver cualquier problema relacionado con el proyecto
  

Breve historia de los diagramas de Gantt

A mediados de la década de 1890, se supo que Karol Adamiecki, un ingeniero polaco, utilizó la primera herramienta de este tipo. Sin embargo, no se publicó hasta varios años después y sólo en polaco, lo que limitó su autoría y reconocimiento. De hecho, lo llamó armonograma y tardó hasta 1931 en publicar realmente su versión del gráfico. Sin embargo, sólo era el principio, y el diagrama que tenía entonces no era nada comparado con los diagramas de Gantt que conocemos hoy en día.
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A continuación, Hermann Schurch, en 1912, creó algo parecido a los diagramas de Gantt para su proyecto de construcción. En aquella época no se consideraban nada especial. En Alemania, de donde él era, eran un desarrollo relativamente común. Por supuesto, no era nada parecido a lo que tenemos hoy y seguía siendo relativamente sencillo. No había interdependencias, por ejemplo. Además, eran muy estáticos y se referían a un único calendario planificado.
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Alrededor de los años 1910 a 1915, fue Henry Gantt, un ingeniero estadounidense, quien diseñó su versión del gráfico. Fue esta versión la que se popularizó en los países occidentales, de ahí que el nombre de Henry Gantt se reconozca hoy en día por este gráfico tan conocido. Pero aun así, siendo estos gráficos la base de lo que utilizamos hoy, no se parecían en nada a las versiones más modernas que tenemos ahora. Todavía tenían varios inconvenientes que los hacían incómodos para muchas aplicaciones.
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Por aquel entonces, los diagramas de Gantt se dibujaban a mano y eran difíciles de construir. Cualquier cambio podía retrasar horas de trabajo. Como se dibujaban a mano, cada vez que había que hacer un cambio había que volver a dibujar todo el diagrama. Los jefes de proyecto empezaron a crear gráficos en blanco y a utilizar barras y bloques separados para mostrar las barras, de modo que pudieran ajustarse más fácilmente según fuera necesario.
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En la década de 1980 las cosas empezaron a cambiar. Con la llegada del ordenador personal, hubo más posibilidades de personalizar los gráficos y de crear versiones más complejas. Los gestores de proyectos empezaron a utilizar estos sistemas en sus propios ordenadores para crear gráficos únicos que pudieran ajustarse y manipularse de nuevas formas. Pero no fue hasta 10 años después cuando Internet volvió a revolucionar el campo de los diagramas de Gantt. De repente, todo el mundo utilizaba estos diagramas con distintas aplicaciones basadas en la web.
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Hoy, sin embargo, las herramientas especializadas de gestión de proyectos con diagramas de Gantt están aquí para facilitar la vida de la gente. Estos diagramas son geniales para casi cualquier necesidad que puedas tener y te proporcionan muchas opciones personalizables que son únicas y perfectas para cualquier negocio que puedas tener. Tanto si estás trabajando en un proyecto complejo con muchas piezas móviles y un gran número de personas trabajando en el equipo, como si se trata de un proyecto pequeño con un equipo de menos de 10 personas, descubrirás que un diagrama de Gantt facilita todo el proceso.
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Los diagramas de Gantt también son especialmente maravillosos para la colaboración en equipo y para que todo el mundo contribuya a un proyecto, porque los miembros del equipo pueden ver fácilmente quién está trabajando en qué y qué hay que completar a continuación. Estos diagramas han crecido y evolucionado de muchas formas distintas en las últimas décadas, y seguirán creciendo y evolucionando de muchas formas distintas. Ello se debe a que siguen cambiando para reflejar las necesidades de las personas que los utilizan.
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La clave está en asegurarte de que consideras estos organigramas como un método único de hacer un seguimiento y mejorar tu propia gestión de proyectos. Quién sabe, podrías ser tú quien determine lo que hace falta para que los diagramas de Gantt sigan evolucionando y se conviertan en algo nuevo.

¿Qué puedo esperar de un programa de diagramas de Gantt en línea?

Algunas de las características más importantes que debe buscar son:

• Gestión de tareas y cargas de trabajo
  
• Seguimiento del tiempo y el progreso
  
• Dependencias e hitos
  
• Colaboración en equipo
  

Estas características le permiten el mayor control sobre todo lo relacionado con su negocio y sus proyectos específicos en los que está trabajando actualmente. Al ser capaz de realizar un seguimiento de las tareas y la carga de trabajo que va a tener una mejor oportunidad de hacer las cosas con rapidez y precisión. Podrás hacer un seguimiento de todo lo que ocurre y asegurarte de que cada tarea se contabiliza. No sólo eso, sino que también vas a ver quién está a cargo de qué tareas y si tienen demasiadas tareas o pueden seguir el ritmo. Todo esto te facilitará estar al tanto de todo.
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Además, podrás hacer un seguimiento del tiempo y el progreso de las distintas tareas y categorías de tu proyecto. De este modo, te resultará mucho más fácil asegurarte de que cumplirás el plazo total del proyecto. La clave está en asegurarse de que cada tarea tiene asignado el plazo correcto y de que cada uno de los miembros del equipo actualiza su progreso en cada una de las tareas que tiene asignadas. De este modo, tú y cualquier otra persona del proyecto podréis iniciar sesión y ver inmediatamente lo bien que lo estáis haciendo.
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A continuación, puedes hacer un seguimiento de las dependencias y los hitos. Puedes establecer ambas cosas para que todo el mundo sepa hasta dónde quieres llegar y para cuándo. También saben a quién tienen que esperar para terminar diferentes tareas y partes del proyecto antes de poder llegar a sus propias tareas. Esto permite que todos sepan quién es responsable de las distintas partes del proyecto y también garantiza que todo se haga en el orden correcto.
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Por último, con este tipo de gráfico podrás colaborar en equipo. Podrás dar a todo el mundo un lugar específico donde puedan comunicarse entre sí y hacer comentarios sobre diferentes proyectos o tareas. Todo esto va a permitir a su equipo asegurarse de que están en el camino correcto y que entienden lo que todos los demás están haciendo. Esto hará que sea mucho más fácil para ti mantener a todo el mundo en la misma página y continuará animando a todo el mundo a trabajar juntos hacia sus tareas.
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Si el gráfico que estás mirando no se ocupa de todas estas cosas para ti, entonces no es el más adecuado para ti. Al fin y al cabo, lo que quieres es un sistema que te haga la vida más fácil y que se encargue de que tus proyectos sean mucho más rápidos y eficientes de implementar. Eso sólo va a suceder si usted está haciendo todo lo posible en un solo lugar. Y eso sólo ocurrirá con el software adecuado. No te conformes con algo que no puede hacer todo el trabajo por ti. Especialmente cuando hay algo por ahí que puede.

La buena noticia es que una herramienta como Instagantt sería la necesidad perfecta para sus necesidades de creación de diagramas de Gantt en línea. ¿Por qué? ¡Porque se obtiene todo en un solo lugar! Instagantt le permitirá gestionar sus recursos, su calendario de carga de trabajo, su presupuesto, y lo más importante, su equipo.

Configurar un diagrama de Gantt

Cuando esté listo para configurar el diagrama de Gantt que va a utilizar en su negocio se llega a personalizar todo lo que quieras. Usted consigue hacer todas las reglas y luego se llega a asegurarse de que todo en el gráfico va a ser simple para usted y su equipo para entender y seguir a lo largo de. Al personalizar el diagrama se lo pones mucho más fácil a tu equipo, lo que lo hace muy diferente de los caóticos sistemas del pasado.
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Empiezas tu diagrama de Gantt creando el proyecto que quieres ejecutar. Le das un nombre y fijas la fecha límite en la que debe estar terminado. A continuación, empiezas a crear las distintas actividades o tareas que hay que llevar a cabo para que el proyecto tenga éxito. Así, se toma el proyecto final y se divide en pasos más pequeños. Cada uno de esos pasos se desglosará una y otra vez hasta que tenga todas las tareas necesarias para alcanzar su objetivo y completar el proyecto. Por lo general, esto va a requerir pasos y luego sub-pasos y posiblemente incluso más sub-sub-pasos (o más).
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Después de haber creado cada una de las tareas puedes establecer plazos para cada una. Podrás elegir qué tareas te van a llevar cuánto tiempo y eso afectará a la longitud de las barras de tu diagrama de Gantt. A partir de ahí, puedes elegir cosas como las dependencias. Si tienes tareas específicas que deben ser completadas antes de que la siguiente pueda ser completada, puedes configurarlo en tu gráfico. Esto permite que cualquier persona que tenga una tarea que completar vea exactamente lo que tiene que hacer o lo que hay que hacer antes de que pueda llegar a su tarea.
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Por supuesto, eso significa que vas a tener que asignar cada una de las tareas de tu diagrama. Tienes que elegir quiénes son las personas que componen tu equipo y luego puedes decidir cuáles de esas personas están asignadas a cada una de las tareas que has creado. Como ya lo tienes todo concretado y tienes los plazos fijados, no tendrás ningún problema en asignar cada tarea a las personas que mejor puedan ocuparse de ella. Al fin y al cabo, vas a querer a los mejores para cada trabajo.
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Con un diagrama de Gantt, la gran ventaja es que, una vez que has asignado todo y todo el mundo sabe lo que está haciendo, no vas a tener ningún problema para hacer un seguimiento de todo. De hecho, puedes dar acceso al diagrama a todo el mundo para que pueda comprobar continuamente todo lo que hay que hacer. Podrán ver qué tareas se han completado y cuáles quedan por hacer. También podrán marcar cómo van sus propias tareas y cuánto han avanzado para completarlas.
Si necesitan más ayuda de otra persona, este sistema les permite comunicarse con los demás allí mismo. Así que no hay necesidad de reuniones adicionales o de tratar de ponerse en contacto con alguien por correo electrónico. Toda la comunicación se puede mantener directamente en el sistema, lo que va a hacer que todo sea mucho más fácil, mantener a todos responsables, y mantener toda la correspondencia en una ubicación central. De este modo, a ti y a tu equipo os resultará mucho más fácil hacer el trabajo y aseguraros de que se hace correctamente. Y todas estas cosas sólo las vas a conseguir con Instagantt.
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Además, vas a tener la posibilidad de hacer un seguimiento del coste de cada uno de los pasos y subpasos asociados a tu proyecto y al proyecto en su conjunto. Cada persona de tu equipo va a tener la posibilidad de colaborar en este proceso y puedes asegurarte de que tienes una contabilidad exacta de todo lo que está pasando con el proyecto. De esta forma, puedes asegurarte de que estás facturando todo con precisión y de que todo el mundo está cobrando como es debido. Y todo se puede hacer directamente en el propio sistema de software, por lo que no hay necesidad de software externo.

Trucos y consejos para que su diagrama de Gantt sea más eficaz

Aunque lo hagas todo bien, puede haber algunos errores que arruinen la eficacia de tu diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt debe transmitir el calendario y el mensaje de un solo vistazo. Así que, si el tuyo no es capaz de hacerlo, aquí tienes unos cuantos consejos y trucos que te harán las cosas aún más efectivas:

• Nunca utilice la escala de grises en el diseño de un diagrama de Gantt. Utiliza diferentes colores estratégicamente para que el espectador pueda diferenciar fácilmente las distintas tareas.
  
• Incluye toda la información importante en tu diagrama de Gantt de forma adecuada. El gráfico debe estar tan bien hecho que no debe ser necesario hacer ninguna explicación en él.
  
• Las herramientas actuales de diseño de diagramas de Gantt ofrecen opciones para añadir notas, comentarios y archivos. Añade uno siempre que sea necesario, pero no te excedas para que todo quede claro.
  
• Integre alertas de correo electrónico en su diagrama de Gantt. Recuerda a los asignatarios sus tareas y notifica a las personas interesadas cualquier cambio en el calendario o en las tareas.
  
• Nunca te quedes con la primera plantilla que encuentres. Ten en cuenta todos estos consejos y trucos para que el diagrama de Gantt sea aún más eficaz para ti y para todo el equipo.
  

Si te centras en todos estos consejos y trucos, el diagrama de Gantt será aún más eficaz para ti y para todo el equipo.

Diferentes usos de un diagrama de Gantt

Dependiendo de varios factores, cada persona tiene un caso de uso diferente para un diagrama de Gantt. Entre esos factores suelen figurar el tamaño del equipo, los hitos del proyecto, la escala de dureza y los criterios de gestión. Sin embargo, algunos casos de uso son eficaces para casi todos los proyectos. El diagrama de Gantt facilita la elaboración de informes sobre el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Así pues, a continuación se exponen algunos casos de uso de un diagrama de Gantt.

1. Definición del camino crítico

Definir y aplicar el camino crítico de un proyecto puede ser uno de los aspectos más cruciales de la gestión de proyectos. Esto se debe a que hay que tener en cuenta todo lo que está incluido en el calendario de un proyecto y que hace que el producto final lleve más tiempo. Si utiliza el método del camino crítico al diseñar su diagrama de Gantt, podrá definir fácilmente el camino crítico de su proyecto. De este modo, el proyecto sigue su curso de acuerdo con el calendario diseñado. Lo mejor de todo es que cuando se define el camino crítico, todo el mundo puede trabajar eficazmente en cada una de las tareas de acuerdo con el calendario y el camino.

2. Ajuste del flujo de trabajo

Gestionar un proyecto no consiste sólo en asignar tareas y definir las fechas de inicio y fin. Hay que definir muchos aspectos técnicos para que el flujo de trabajo sea fácil de gestionar. Entre esas cosas están:

• Diferentes escenarios de tareas
  
• Hitos y resultados
  
• Calendario y plazos más reducidos
  

Gestionarlos puede resultar difícil en proyectos a gran escala, y hacer un seguimiento del flujo de trabajo puede ser aún más complicado. Sin embargo, con un diagrama de Gantt, todo esto se simplifica, por lo que el flujo de trabajo de un proyecto puede ajustarse para obtener el mejor rendimiento y eficiencia.

3. Facilitar la gestión de los proyectos

Tratar proyectos a gran escala como un todo no sólo es difícil, sino también ineficaz. Con la ayuda de un diagrama de Gantt, todo gran proyecto puede dividirse en partes más pequeñas. Esas partes suelen conocerse como entregables. Esto facilita la gestión del proyecto por parte del comité de dirección. Del mismo modo, es más fácil para el equipo que trabaja en el proyecto completar sus entregas.

4. Mejor gestión de los plazos

Los plazos más largos suelen incumplirse, pero con un diagrama de Gantt la gestión de los plazos puede mejorar. Diseñar un diagrama de Gantt para proyectos ayuda a realizar un seguimiento de los plazos más pequeños y de los cambios en el calendario. Así, todo el mundo se mantiene al día de su plazo más próximo y de todo el proyecto. El diagrama de Gantt también puede ayudar a planificar con precisión los proyectos, con margen para revisiones y pequeñas modificaciones, de modo que los plazos se cumplan siempre con eficacia.

5. 5. Seguimiento del progreso

Al igual que la gestión sencilla de plazos y tareas, el seguimiento del progreso también resulta fácil con el diagrama de Gantt. Los cambios más pequeños pueden controlarse con el menor esfuerzo mediante una programación y planificación adecuadas. Además, el diagrama de Gantt proporciona toda la información en un formato gráfico relativamente fácil de calificar y comprender. Así, controlar el progreso de un vistazo resulta fácil y eficaz.

6. Detectar problemas y retos en las primeras fases

Cada proyecto tiene retos y problemas diferentes. Algunos de ellos se conocen desde el principio del proyecto, mientras que muchos se desvelan a mitad del mismo. Ambos pueden ser muy problemáticos si no se abordan en el momento oportuno y de la forma adecuada. Una planificación adecuada mediante el diagrama de Gantt puede facilitar la detección de problemas y retos en las primeras fases. Así, mientras lo diseña, puede que se entere de un montón de retos diferentes a lo largo del ciclo de vida de ese proyecto. La detección temprana puede ayudar a planificar mejor y a buscar soluciones para esos retos. De este modo, no se altera el calendario general del proyecto.

7. Edición y ajustes más sencillos

A la hora de diseñar un diagrama de Gantt, cada persona tiene sus propias ideas. Algunos utilizan Microsoft Excel o PowerPoint, mientras que otros se centran en software dedicado a la creación de diagramas de Gantt. Sólo unos pocos tienen idea de utilizar plantillas para crear un diagrama de Gantt. Sin embargo, muchas personas consideran la creación manual de la línea de tiempo, por lo general se hace en forma de texto sin gráficos.El diseño de su gestión de la línea de tiempo sin un diagrama de Gantt no es eficiente en absoluto, ya que no será muy fácil de comprender y digerir para todos. Habrá muchos pasos manuales que pueden hacer las cosas aún más ineficientes dependiendo del alcance del proyecto. Por lo tanto, utilizar un diagrama de Gantt es mejor que una simple gestión de plazos por las siguientes razones:

• Mejor seguimiento y gestión de las fuentes
  
• Buenas opciones de colaboración
  
• Sin curva de aprendizaje para diseñar el diagrama de Gantt
  
• Los gráficos ayudan a que todo el mundo se centre en el calendario.
  

¿En qué es mejor un diagrama de Gantt que cualquier otro método de gestión de plazos?

Siempre que un proyecto pasa por sus fases de desarrollo, necesita muchas revisiones. A veces, cada entregable necesita ajustes, y sin una planificación y una gestión de plazos adecuadas, lo que puede no ser muy eficaz. Al diseñar el diagrama de Gantt, puede dejar espacio para esas ediciones y ajustes después de cada entregable. Así, los ajustes no afectarán al calendario general del proyecto, y el equipo podrá trabajar en él con mayor eficacia.