Cuando los proyectos se hacen más grandes y largos de lo que esperabas, pronto te encuentras en un bucle infernal. De repente, te pasas el día apagando fuegos: corrección de errores, atención al cliente, problemas entre equipos. Tienes que responder a correos urgentes o mediar entre distintos departamentos en asuntos menores. Cada día, todas estas tareas son urgentes, necesarias y OBLIGATORIAS. Pero cuando todas las tareas son prioritarias, ¿cómo saber cuál es la más importante? Pues bien, ofrecemos una respuesta a ese enigma.
Por qué todo lo que sabe sobre productividad es erróneo
La situación descrita anteriormente también se conoce como Efecto de Mera Urgencia, según el cual tendemos a asumir tareas con plazos más cortos y ventanas de finalización más reducidas. ¿Por qué? Sencillamente porque hay que hacerlas cuanto antes. Las elegimos antes que las tareas menos urgentes, aunque éstas sean más importantes y reporten mayores recompensas.
Esto hace que nos fijemos más en la duración de la tarea que en el beneficio a largo plazo. Y cuando surge este problema en la gestión de proyectos, ninguna cuestión importante a largo plazo pasa a primer plano. Los descuidamos hasta el último momento. Una vez que llega su turno, de repente son urgentes y no causan más que estrés y horas extra innecesarias.
Rory Vaden, autor y estratega de la autodisciplina, afirma que las listas de tareas pendientes y las técnicas de gestión del tiempo se centran demasiado en la eficacia. La mayoría de los métodos de productividad pretenden que seas más rápido, optando por un rendimiento más lucrativo. Pero lo único que consiguen es darle más tiempo al día para tomar decisiones a corto plazo. Para ayudarle a combatir este problema y enseñarle una nueva forma de resolver problemas, queremos presentarle la Matriz Eisenhower.
"Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes".
En los términos más sencillos, la Matriz Eisenhower es una pauta para tomar decisiones eficaces. Su brillantez reside en aprender a diferenciar qué tareas son importantes y cuáles son urgentes. Como decía Vader, céntrate en: "¿Qué puedo hacer hoy para que mañana me resulte más fácil?"
La Matriz te permite hacer planes estratégicos a largo plazo. Aprendes a centrarte en el panorama general en lugar de en tareas que parecen urgentes pero que no tienen un beneficio global para el proyecto.
Acepte su debilidad
Antes de desglosar la Matriz Eisenhower, sentimos la necesidad de subrayar:
No seas demasiado duro contigo mismo.
Como ocurre con cualquier nuevo método de productividad que quieras adoptar, perfeccionar la Matriz Eisenhower va a requerir mucho ensayo y error. Encuentra la manera de que las primeras semanas o meses sean más fáciles. Descárgate materiales de apoyo, hazte con tus bullet journals o confía en una aplicación de control horario como Clockify (tanto offline como online) para hacer un seguimiento de tus progresos.
Si gestionas un equipo, programa las tareas y los plazos con los miembros de tu equipo mediante un programa de diagramas de Gantt para asegurarte de que todos están de acuerdo en lo que respecta a las prioridades. Instagantt podría ayudarte a empezar a crear diagramas de Gantt .
Utiliza cualquier herramienta a tu disposición para que la transición sea lo más fluida posible. Todos aprendemos de forma diferente, y adaptarse a un nuevo flujo de trabajo no es diferente de aprender un nuevo idioma. Incluso el alabado método Agile necesita más de un año o dos para implantarse correctamente.
Cómo funciona la matriz Eisenhower
Así lo resume John Green, del popular canal de Youtube Vlog brothers :
"La productividad no tiene por qué consistir en trabajar, maximizar la producción o lo que sea. Hay muchas formas de ser productivo. Para mí, la productividad es sobre todo una cuestión de reconocer que el tiempo es lo que tenemos".
Deja de pensar en la velocidad y empieza a pensar en el propósito. Para empezar a tomar decisiones realmente más inteligentes y conscientes en lo que se refiere a las tareas de un proyecto, hay que saber distinguir entre lo importante y lo urgente.
Lo importante - Una forma de diferenciar las tareas importantes de las que no lo son es preguntarse: "¿Sufrirá el proyecto si no se hace esta tarea?". Las tareas importantes son las que tienen consecuencias o resultados duraderos: si el trabajo de los demás depende de su realización, o si tiene un gran impacto en el proyecto, la tarea no debe omitirse.
Lo urgente - La urgencia se centra en el tiempo y la eficacia. Son tareas con plazos claros. Que algo sea urgente o no dependerá de varias circunstancias (en función de lo que implique el proyecto). Sin embargo, ten en cuenta que la flexibilidad de tu agenda y los objetivos del proyecto también influyen.
Una vez que hayas averiguado la diferencia entre urgencia e importancia, el segundo paso consiste en clasificar las tareas en cuatro grupos de acuerdo con lo siguiente:
IMPORTANTE y URGENTE (HACER) Green lo ilustra con un sencillo ejemplo: tu casa se incendia. Es algo que NECESITAS hacer de inmediato. Hablando de forma menos catastrófica, estas tareas suelen ser las que dejamos para el último momento o las que surgen de circunstancias imprevistas.
El IMPORTANTE pero NO URGENTE (DECIDE) Otro ejemplo sencillo serían los objetivos personales y profesionales a largo plazo, como ascender en la carrera, escribir un libro o hacer ejercicio (a menos que haya un problema grave de salud, en cuyo caso es urgente). La regla general para este grupo es programar tiempo para trabajar en estas tareas. Si las pospones, sólo conseguirás que se conviertan en urgentes o que nunca lleguen a abordarse.
Lo NO IMPORTANTE pero URGENTE (DELEGAR) Puede tratarse de tareas más pequeñas, serviles y cotidianas, como hacer la compra, pagar las facturas o revisar el correo electrónico. Puedes delegarlas o automatizarlas fácilmente. Piensa en los padres que envían a sus hijos a la tienda a por huevos y leche mientras ellos preparan el almuerzo. O en nuestro caso, celebrar una reunión de actualización de un proyecto, por ejemplo. Si tienes un trabajo más importante, asignar a alguien igual de informado la celebración de la reunión te ayudará a largo plazo.
Lo NO IMPORTANTE y NO URGENTE (ELIMINAR) Las actividades o tareas que entran en esta categoría suelen ser distracciones. Por ejemplo, rediseñar la página web porque la combinación de colores no funciona. No es importante ni urgente, ya que no afectará a la retención de clientes.
Para los más visuales, la matriz Eisenhower puede representarse con un simple recuadro.
Lo importante es tener en cuenta que el filtro importante/urgente cambia en función de tus proyectos y objetivos. La Matriz Eisenhower es una receta para resolver problemas a largo plazo y evitar la trampa de la mera urgencia en la que todo proyecto está abocado a caer.
La magia del "NO
Además de aprender a utilizar Matrix, tendrás que poner al día tus habilidades de rechazo. Por ejemplo, si eres CEO de una startup en alza, tendrás las manos llenas de proyectos y tareas relacionadas con ella. Puede que algunos amigos o conocidos se pongan en contacto contigo a través de LinkedIn para que les ayudes a presentarles a algunos de tus nuevos socios, o a contratarlos.
Si aplicamos la Matriz deEisenhower a este escenario, esta actividad no es ni importante ni urgente para ti ni para tu proyecto. Así que en lugar de decirles que te pondrás en contacto con ellos, o de pasar horas enviándoles correos electrónicos o hablando con ellos, simplemente respondes "no". En lugar de eso, redactas un correo electrónico muy educado en el que les comunicas que, por el momento, no puedes ayudarles porque tienes demasiadas cosas entre manos.
El rechazo es una parte importante del proceso de filtrado. Las actividades que acaban en el cuarto grupo de Eisenhower son las que tienen más probabilidades de ser descartadas (por ejemplo, borrar el correo basura en lugar de clasificarlo). Y si sigues pasando una tarea al cuarto grupo semana tras semana, es que, para empezar, no era importante ni urgente.
A medida que las tareas suben y bajan en la escala de prioridades, no olvides mantener a todo el mundo al tanto de los cambios y de cómo afectan al proyecto en su conjunto.
En conclusión
Cuando se domina, la Matriz Eisenhower es una herramienta poderosa. Es un método hecho a medida para quienes tienen objetivos que nunca parecen alcanzar porque no hay suficientes horas en el día. Con la Matriz, reevalúas tus prioridades y, como subrayan tanto Green como Vaden, aprendes a centrarte en lo importante por encima de la falsa urgencia. Despídete de apagar fuegos a medida que surgen y de estirarte demasiado en los proyectos. La Matriz Eisenhower, que pone en primer plano el panorama general, demuestra ser uno de los mejores métodos de autoayuda para proyectos y equipos en dificultades.
Escrito por Marko Maric: Marko Maric es vendedor y bloguero. Suele tratar temas relacionados con los negocios, el marketing y la productividad. Marko trabaja actualmente en Clockify - una herramienta gratuita de seguimiento del tiempo.
