¿Cuál es el peor enemigo de un equipo? La confusión y la incertidumbre. Como gestor, no hay nada más preocupante que escuchar la pregunta: "¿quién tenía que hacer esto?". Si esta es su realidad o la de su equipo, es posible que necesite implantar una matriz RACI.
La gestión de proyectos requiere la participación de múltiples personas; esto es un hecho. Pero, ¿cómo asegurarse de que cada uno de ellos se responsabiliza de sus tareas y acciones? ¿Cómo se asegura usted, como gestor, de que su equipo es plenamente consciente de su propio nivel de responsabilidad en una tarea concreta? Aquí es donde puede resultar útil un gráfico RACI. RACI significa Responsable, Contable, Consultado e Informado, y es un modelo muy recomendable para identificar funciones y responsabilidades y asignar tareas e hitos a las personas adecuadas de tu equipo. De este modo, te aseguras de que todos los miembros de tu equipo sepan qué hacer y cuándo hacerlo. Y no sólo eso, sino que saben a quién pueden recurrir si necesitan ayuda o si la tarea anterior no se ha completado. Al implantar este tipo de sistema, vas a comprender mejor los aspectos clave de un proyecto, es decir, el quién, el qué, el cuándo, el dónde y el cómo. Y todo lo que tienes que hacer es mirar en una ubicación central para obtener la información, porque todo está almacenado en el gráfico RACI.
Definir funciones
Responsable: Esta persona lleva a cabo la tarea hasta su finalización. Por tanto, cada tarea, actividad o decisión debe ir acompañada de al menos un responsable, pero es posible que desee o necesite contar con varias personas de este tipo en su equipo.
Responsable: Este miembro del equipo delega el trabajo, y es el responsable último de revisar las tareas y asegurarse de que se han realizado hasta el final. Igualmente importante es no asignar más de un responsable para cada tarea, ya que podrían surgir confusiones.
Consultados: Estas personas tienen las respuestas. Suelen ser expertos y proporcionan información útil que ayudará a llevar las tareas a buen puerto. En consecuencia, suelen estar en comunicación directa con las partes responsables.
Informados: Estos miembros del equipo necesitan conocer y estar al tanto del progreso de un proyecto. El resultado de cada tarea y/o el propio proyecto les afecta.
Evaluar tareas e hitos
Por último, es importante echar un vistazo a las tareas reales que hay que realizar y a los hitos que quieres establecer a lo largo del camino. Cada tarea será un subconjunto del objetivo general que debe alcanzarse. Dentro de esas tareas, habrá hitos que deberán completarse para marcar el paso hacia ese objetivo. Los hitos pueden ser de cualquier tamaño y, por lo general, tendrás algunos al principio del proyecto, cuando se hayan logrado los pasos más pequeños, y otros que se produzcan más adelante en el proceso, después de que se hayan logrado los pasos más grandes. Cualquier cosa que te acerque un paso más a la consecución de tu objetivo final se considerará un hito, aunque puedes o no celebrar hitos de este tipo. Asegúrate de que estás evaluando todos los aspectos del proyecto que has creado y de que estás estableciendo hitos realistas con los plazos que quieres alcanzar. Asegúrate también de que estás creando tantas tareas como sean necesarias para llegar al objetivo final de forma rápida y eficaz. El equipo debe ser capaz de examinar esas tareas y ver exactamente cómo van a llegar desde donde están ahora hasta el proyecto finalizado.
¿Cómo puede ayudarme a mí o a mi equipo un gráfico RACI?
Un gráfico RACI es una gran solución cuando se trata de evitar cualquier confusión durante un proyecto. Con este tipo de sistema, sabrás exactamente quién es responsable de qué dentro del proyecto. Eso significa que puedes ver rápida y fácilmente si Mark es el responsable de llevar a cabo el aspecto de las nóminas o si lo es Jon. Puedes echar un vistazo al gráfico y ver que se ha asignado a Rebecca la creación de un plano y no a Jessica. Además, facilita mucho la comunicación. Cuando sepas quién es el responsable de cada tarea, tendrás más facilidad para ponerte en contacto con la persona adecuada. Así se reducen las comunicaciones innecesarias o los intentos de localizar a las personas adecuadas para hacer algo o responder a una pregunta. Incluso es posible comunicarse directamente a través del sistema que utilizas para hacer el seguimiento de tus tareas. Esto significa que ni siquiera tienes que salir de tu oficina. Cuando se trabaja con varios miembros del equipo, es posible involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado, y acelerar las aprobaciones y la toma de decisiones dentro de tu equipo. Puedes ponerte en contacto con la gente directamente a través del sistema o puedes enviar fácilmente una invitación a un chat de grupo o a una reunión directamente a través del sistema. Al fin y al cabo, tendrá la posibilidad de ver exactamente quién está implicado en cada paso del proceso y quién necesita conocer la información que se está debatiendo. Además, un modelo RACI será especialmente útil a la hora de asignar uniformemente la carga de trabajo, ya que se convierte en algo visual. El gestor del proyecto o programa podrá ver cada una de las tareas y asignarlas a alguien del equipo. A partir de ahí, podrán ver si alguien está haciendo más de lo que le corresponde y podrán reasignar y reasignar diferentes tareas para asegurarse de que todo el mundo está haciendo la cantidad correcta de trabajo dentro del equipo. La confusión de propiedad se convertirá en una cosa del pasado, ya que todo el mundo sabrá exactamente quién está haciendo qué. Ya no habrá que preguntarse quién es el responsable de una tarea concreta, porque si no se sabe, basta con entrar en el sistema y ver inmediatamente quién es el propietario de la tarea. No hay necesidad de preguntar o tratar de averiguarlo por ti mismo porque la información está ahí, esperándote. Con este tipo de sistema, vas a ahorrar dinero en general para tu equipo y tu empresa. Como todo el mundo tiene asignada una tarea, todo el mundo puede ver quién es el responsable, se mejora la comunicación y todo el mundo sabe cuándo y cómo hacer sus tareas, no hay tiempo de inactividad. Tampoco hay solapamientos entre personas que realizan la misma tarea al mismo tiempo. El trabajo se realiza con mayor rapidez y eficacia, lo que reduce el gasto de dinero.
Lleve su gráfico RACI al siguiente nivel
Una vez que hayas establecido las acciones, tareas y funciones concretas de tu proyecto, es hora de llevarlo a cabo. En este punto, es importante que utilices el software de diagramas de Gantt adecuado para ayudarte. De hecho, una herramienta como Instagantt puede ayudar a que tu diagrama RACI cobre vida y a visualizar tu proyecto, especialmente cuando implica a múltiples partes. Trabajando con este sistema tendrá todas las ventajas de un diagrama RACI y más. El software de gestión de proyectos adecuado, como el que encontrará en Instagantt, le permitirá ocuparse de todo lo que necesite de forma rápida, sencilla y eficaz. Al fin y al cabo, así es como vas a sacar el máximo partido al proceso, ¿verdad? Con los diagramas de Gantt podrás crear y supervisar tus proyectos rápidamente y, a partir de ahí, podrás asignar las tareas a cualquier persona que hayas añadido a tu sistema. Este creador de diagramas de Gantt también te permite supervisar cómo les va a todos con las tareas que les has asignado. Esto se debe a que serás capaz de rellenar lo lejos que estás llegando en una asignación y lo que aún queda por hacer dentro de cada tarea. Esto hace que sea más fácil para todos hacer un seguimiento de cómo va el proyecto y lo que se necesita para avanzar más o para terminarlo. Incluso tendrás la oportunidad de ver tus gráficos por una serie de métodos diferentes. A partir de ahí, lo único que tienes que hacer es iniciar el proceso. Para ello, empieza por el proyecto u objetivo general que quieras crear. Nombra tu proyecto y empieza a trabajar en las fechas y las tareas específicas que hay que realizar. Puedes hacerlo fácilmente, sin tener que asignarlas al principio. Eso te dará mucha más libertad a medida que trabajas. Crear las tareas antes de empezar a asignarlas te permite resolver lo que hay que hacer sin distraerte. Luego podrás centrarte en asignar tareas a diferentes personas una vez que hayas decidido qué tareas hay realmente en el proyecto.
Asigne diferentes tareas a los distintos miembros del equipo. Asegúrese de que cuenta con las personas adecuadas en su equipo y, a continuación, empiece a asignarlas. Como hemos mencionado, podrá asegurarse de que cada persona de su equipo recibe el equilibrio adecuado de tareas. También podrás asignar equitativamente cada tarea y asegurarte de que cada asignación se transfiere a alguien dentro del equipo. Además, establece depend encias para priorizar ciertas acciones y mantener una línea de comunicación clara gracias también a las opciones de "mención" de Instagantt. Cuando estableces tus dependencias significa que estás creando una tarea y luego una tarea secundaria que puede completarse cuando la primera esté hecha. Esto ayuda a tu equipo a saber quién es responsable de qué y cuándo podrá completar una tarea.
Comunícate con tus compañeros de equipo mencionándolos.
Todo lo que tienes que hacer es mencionar a alguien en las tareas que le has asignado y podrá ver lo que has dicho. Podrán ver lo que has comentado y podrán responder a cualquier información que les hayas proporcionado. Esto te ayudará a comunicarte sin tener que organizar reuniones o enviar mensajes a través de otras plataformas. Podrás compartir inmediatamente la información de una tarea con otros miembros de tu equipo. De este modo, cada persona de tu equipo podrá ver lo que está ocurriendo en otras tareas y podrá comentar también cualquier otra cosa que haya que hacer. Esto hará que sea más fácil llevar a cabo algunas de las tareas más grandes que se necesitan para el proyecto. Como resultado, podrás construir un proyecto, hacer que los miembros de tu equipo colaboren en tiempo real y ayudar a mantener un claro sentido de propiedad de las tareas de cada uno. ¿Quieres ver más de lo que Instagantt puede ayudarte a conseguir?
¿Quién debe utilizar un gráfico RACI?
Cuando se trata de utilizar un gráfico RACI, debes tener en cuenta una serie de situaciones diferentes. Por supuesto, puedes utilizar un diagrama RACI en todos y cada uno de los proyectos que crees, pero hay algunas situaciones en las que será aún más importante que sepas qué está pasando y quién es responsable en las distintas partes del proyecto. Así que, ¿dónde deberías utilizar este tipo de gráfico? En primer lugar, si hay un proceso específico que debe seguirse para obtener la aprobación adecuada y tomar decisiones, contar con un gráfico RACI supondrá una gran diferencia. Podrás obtener rápidamente la aprobación y etiquetar o mencionar a las personas que deben emitirla. Si necesitas asegurarte de que todo el mundo sabe quién es responsable de las distintas tareas, también querrás asegurarte de utilizar este tipo de gráfico. Te permitirá ver quién es responsable de cada pieza del rompecabezas y hacer las asignaciones que sean necesarias. Además, permitirá que todo el mundo realice sus propias tareas. Otro buen momento para utilizar este tipo de gráfico es cuando parece que alguien está realizando más tareas de las que le corresponden en un proyecto. Podrás asegurarte de que todo el mundo tiene asignada una tarea y de que nadie está trabajando en más tareas que los demás. Al fin y al cabo, eso es lo que intentas evitar en aras de la equidad, ¿no?
Empezar a utilizar el diagrama RACI
Cuando esté listo para empezar, asegúrese de hablar con todos los miembros de su equipo. Debe asegurarse de que su equipo sabe con quién está trabajando y qué tiene que hacer. Explíqueles cómo va a funcionar el proceso y qué tareas hay que realizar. Enséñales también el gráfico para asegurarte de que cada uno puede realizar sus tareas. También querrás asignar las tareas adecuadamente y asegurarte de que todo el mundo está al tanto de cualquier cambio que se produzca a lo largo del proyecto. Si tienes que reunirte con alguien como parte del equipo, debes asegurarte de que sepa qué está pasando y cuándo. Todas estas cosas se pueden hacer a través del gráfico RACI y de tu gráfico Instagantt. Asegúrate de que asignas las tareas siguiendo el método RACI. Necesitarás saber quién es tu Responsable y quién es tu Informado. Todas estas cosas te ayudarán a mantener el control del proyecto y a vigilar todo lo que hay que hacer.
Si estás listo para ponerte manos a la obra en lo que se refiere a tus proyectos, un gráfico RACI es sin duda el camino a seguir. Asegúrate de que sabes cómo asignar los distintos aspectos del gráfico. Asegúrate también de asignar cada tarea del gráfico y del proyecto a las personas adecuadas. Verás que tu proyecto va mucho mejor cuando sepas cómo asignar las tareas de la forma adecuada. Asegúrese de que está utilizando todas las características de Instagantt y el gráfico RACI con el que está trabajando y podría ver una gran diferencia en su negocio.
