Ventajas de las herramientas de gestión de proyectos
Es crucial contar con herramientas de gestión de proyectos cuando se trata de dirigir cualquier tipo de empresa. Porque no basta con asignar tareas. Necesitas que todo tu equipo sepa qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y cómo hay que hacerlo. Necesita formas de hacer saber a la gente los progresos que se están haciendo y las estrategias generales que hay que seguir. Hay varios factores importantes para que tu empresa funcione sin problemas, y ahí es donde entran en juego las herramientas de gestión de proyectos.
Estas herramientas te permiten gestionar tu equipo con mayor eficacia porque siempre puedes estar al tanto de lo que ocurre a tu alrededor. Lo más importante es que va a hacer que tu equipo sea más eficiente. Cuanto más sepa tu equipo sobre los proyectos y tareas en los que están trabajando, más podrán hacer. Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que evalúas cuidadosamente las aplicaciones que utilizas. Después de todo, las aplicaciones y herramientas equivocadas podrían ralentizar a tu equipo en lugar de mejorarlo. Hemos revisado docenas de aplicaciones y herramientas para encontrar las que mencionamos a continuación, y creemos que éstas son las diez mejores que deberías tener en cuenta para tus necesidades.
Echemos un vistazo a algunos de los mejores software gratuitos de gestión de proyectos disponibles, para que pueda seleccionar el que mejor se adapte a usted y a su equipo:
Si quieres un software Gantt en línea, este es el camino a seguir. Está diseñado para funcionar con Asana (del que hablaremos en un momento) y también te permite vincular cronogramas de otras fuentes. Eso significa que solo tienes que introducir toda la información una vez, y podrás verla en cada una de tus diferentes plataformas. Puedes establecer calendarios y tareas, así como gestionar y supervisar la carga de trabajo de tus equipos. Mientras lo haces, podrás ver todo en un formato que funcione para ti y tu equipo.
Si no estás usando Asana, aún puedes obtener mucho de este sistema, incluyendo el monitoreo y la asignación de tareas, la asignación de fechas de vencimiento y la evaluación del progreso. Todas estas cosas vienen en varios precios diferentes que te ayudarán a trabajar con el equipo que tienes y mantenerte al tanto de todo lo que hay que hacer.
Algunasde las funciones increíbles de Instagantt son:
- Vista de Gantt y de la carga de trabajo
- Tarea y subtareas
- Opciones públicas para compartir instantáneas
- Cronología
- Múltiples proyectos y espacios de trabajo
- Dependencias e hitos
- Trayectoria crítica
- Opciones de colaboración en equipo: notificación y asignación de tareas
- Coste estimado y real
- Vista personalizada y campos personalizados
- Opciones de color personalizadas para las barras de progreso
- Riesgo y prioridad
- Líneas de base
- Arrastrar y soltar
- Diversas opciones de exportación: Excel, imagen y PDF
Con esta herramienta, estás creando flujos de trabajo, y lo estás haciendo de una manera que es fácil de entender y de manejar para la gente. Puedes crear diferentes proyectos, hitos y tareas e incluso utilizarlo en cualquiera de tus dispositivos. Este sistema funciona en iOS, Android, Google Chrome y Web. Eso significa que cualquiera de tus usuarios y miembros del equipo pueden acceder a él sin importar dónde estén o qué tipo de dispositivo utilicen. Y puedes comprobar qué están haciendo a través de la vista de instantáneas.
Puedes asignar prioridad alta, baja y media a las tareas, ver cómo lo está haciendo tu equipo e incluso establecer las fechas de inicio y vencimiento de todo. También podrás utilizar líneas de tiempo estilo Gantt para tenerlo todo bajo control. Y puedes probarlo todo gratis durante 30 días. Después pagarás en función del número de personas que formen parte de tu equipo.
Algunasde las características de TeamGantt:
- Arrastrar y soltar
- Permiso de invitados
- Líneas de base
- Vista de varios proyectos en un diagrama de Gantt
- Permiso de invitados
- Líneas de base
- Tareas y subtareas
Usted quiere ser capaz de realizar un seguimiento de todo lo que todo el mundo está trabajando, y ahí es donde Asana hace bien. Este programa te da la posibilidad de crear la lista de tareas que quieras y luego moverla tanto como quieras. También tienes una línea de tiempo visual del proyecto que puedes usar para ver todo lo que tienes que hacer. Incluso puedes configurar tu progreso, anotar las fechas de vencimiento y asegurarte de que la programación y la reprogramación sean simples y fáciles.
Lo que hace que esta aplicación sea aún mejor es que funciona con varios de tus otros favoritos. Puedes vincularla a tu Slack, Outplanr, Google Calendar y Dropbox. Todos estos enlaces hacen que sea fácil de integrar, y también aseguran que no tengas que poner la información de una sola vez. Además, puedes elegir entre diferentes tarifas para encontrar la que más te convenga. Desde gratis hasta para empresas.
Características de Asana :
Si quieres gestionar tareas de forma eficiente, incluyendo la gestión de tus tareas más importantes, proyectos completos, pequeñas tareas y notas, querrás echar un vistazo a este servicio. Está diseñado para que puedas personalizarlo todo, de modo que tengas un sistema que funcione para ti. También te permite hacer una programación automática con tiempos estimados, y puedes elegir quién puede ver qué en el sistema. De este modo, cuando introduzcas a tu equipo en el sistema, no estarán automáticamente al tanto de todo.
Puedes establecer objetivos y ver cómo lo están haciendo, así como cambiar la vista que mejor te convenga, comprobar el estado de los proyectos y mucho más. También tendrás una tarifa económica porque este sistema se paga en función del número de personas que tengas en tu equipo. Usted sólo paga $ 4.99 por persona cada mes.
ClickUp Características:
- Bandeja de tareas
- Bloc de notas
- Comentarios asignados
- Modo oscuro
- Integraciones
- Comentarios asignados
- Múltiples vistas
Esta herramienta te dará la posibilidad de comunicarte con tu equipo a través de lo que ellos llaman la "mejor colaboración de su clase". También dispone de herramientas de gestión de documentos y diferentes funciones de comunicación. Incluso puedes establecer prioridades para lo que hay que hacer y asegurarte de que tu equipo trabaja de forma más eficiente en las tareas que importan. Si ya utilizas Outlook, iCalendar o Google, puedes incluso sincronizar tus tareas o tus hitos para que todo funcione a la vez.
Con este sistema, puedes utilizar diagramas de Gantt, que te ayudan a crear los plazos que buscas. También dispones de un proceso más sencillo para estar al día de lo que ocurre en tus proyectos y poder enviar la información a tus clientes. El precio también se basa en el número de usuarios que se han registrado con el servicio durante el año.
WrikeCaracterísticas:
- Trayectoria crítica
- Edición colaborativa en equipo
- Jerarquía de carpetas
Si quieres que tu equipo sea capaz de colaborar en cualquier cosa y en todo, esta es una gran manera de hacerlo. Te ofrece opciones de adjuntar archivos para que puedas cargarlos directamente en el sistema desde Google Drive, Onedrive, Dropbox y muchos de tus otros favoritos. Incluso puedes ver quién está ocupado y quién no en tu equipo para que puedas ponerte en contacto con la gente en momentos más convenientes. Todo lo que tienes que hacer es echar un vistazo al panel de control.
Mientras estás en ello, puedes configurar diferentes permisos, y puedes asegurarte de que todo se mantiene y actualiza correctamente a lo largo del camino. Esto se debe a que envía solicitudes de actualización automáticas para asegurarse de que todo el mundo está en la misma página. Cuando estés listo para probarlo, encontrarás seguimiento del tiempo, informes, gestión de recursos y planificación. Además, todo está basado en la nube, por lo que puedes acceder a él desde cualquier lugar. Además, algunos planes varían entre 14 y 25 dólares al mes.
SmartsheetCaracterísticas:
Aquí vas a tener un sistema básico pero fácil de usar para hacer un seguimiento de todas tus diferentes tareas. Puedes crear tableros completamente diferentes para diferentes tipos de trabajos, diferentes proyectos, diferentes equipos, o cualquier otra cosa que te guste. Lo bueno de este sistema es que es una herramienta de gestión Kanban, que es uno de los métodos más populares disponibles. Puedes cambiar entre los tableros como quieras y crear las tareas que quieras dentro de ellos.
Puedes arrastrar y soltar tus tarjetas, añadir etiquetas, campos, niveles de prioridad, y mucho más. La interfaz es fácil de usar, e incluso hay potenciadores que te ayudan a añadir diferentes funciones que puedas necesitar. También puedes elegir entre diferentes modos que van desde el gratuito para particulares o grupos pequeños hasta una versión empresarial disponible para cada miembro de tu equipo.
TrelloFeatures:
- Vista Kanban
- Arrastrar y soltar
- Vista general detallada y rápida de las tarjetas de anverso y reverso
- Tareas y subtareas
- Edición en línea
- Alertas y notificaciones de plazos
¿Y si pudieras tener un sistema que te facilitara las cosas y que llevara el nombre del día de la semana menos favorito de todo el mundo? Pues con Monday puedes. Este sistema te ofrece un montón de funciones, como seguir hilos de Twitter y LinkedIn e incluso comentar diferentes tareas. También puedes personalizar quién puede acceder a los distintos proyectos. Si ya utilizas otros sistemas, puedes integrarlos en tu cuenta, como Google Drive, Dropbox y Zapier.
El marco de trabajo de código abierto es una de las mejores partes de esta herramienta, ya que te permite crear cualquier integración y otras funciones que desees. También puedes obtener informes más detallados, y puedes añadir a cualquier persona que desees, incluyendo agentes de terceros o autónomos. Puede elegir entre diferentes estructuras de precios en función del tamaño de su equipo.
Monday Features:
- Herramienta de colaboración para varios empleados.
- Visualización de los progresos.
- Comunicación fácil: etiquetar a las personas.
- Notificaciones por correo electrónico
- Tablero de Ejecución - con pantalla gigante
- Integraciones: Dropbox, Google Drive, Pipedrive
La facilidad de uso de ProofHub es una de las primeras cosas que te gustarán. A partir de ahí, te encantará que tenga una curva de aprendizaje mínima. Puedes organizar los proyectos que quieres crear, los equipos responsables de ellos y mucho más. Puedes personalizarlo todo, desde la combinación de colores hasta los nombres y logotipos que utilizas. Incluso hay seis opciones de idioma diferentes, por lo que puedes hacer que funcione para tu equipo incluso si sois internacionales.
Cuando configures a cada uno de los miembros de tu equipo, podrás asignarles funciones y proporcionarles sólo el nivel de acceso que necesiten. También dispones de opciones móviles que funcionan con dispositivos iOS y Android. Además de eso, puedes elegir entre dos versiones diferentes que varían de $55 a $99 por mes
ProofHubCaracterísticas:
Con esta herramienta, estás creando flujos de trabajo, y lo estás haciendo de una manera que es fácil de entender y de manejar para la gente. Puedes crear diferentes proyectos, hitos y tareas e incluso utilizarlo en cualquiera de tus dispositivos. Este sistema funciona en iOS, Android, Google Chrome y Web. Eso significa que cualquiera de tus usuarios y miembros del equipo pueden acceder a él sin importar dónde estén o qué tipo de dispositivo utilicen. Y puedes comprobar lo que están haciendo a través de la vista instantánea.
Puedes asignar prioridad alta, baja y media a las tareas, ver cómo lo está haciendo tu equipo e incluso establecer las fechas de inicio y vencimiento para todo. También podrás utilizar líneas de tiempo estilo Gantt para tenerlo todo bajo control. Y puedes probarlo todo gratis durante 30 días. Después pagarás en función del número de personas que formen parte de tu equipo.
Características de Teamwork:
- Carga de trabajo
- Plantillas
- Colaboración
- Vista del tablero
- Control del tiempo
- Hitos
Hive es conocida por sus funciones de colaboración y gestión de proyectos. Está diseñado para hacer un seguimiento de las necesidades de los clientes. Hive es flexible, ya que puede gestionar un número ilimitado de proyectos y ofrece miles de integraciones. Mantiene a todo el equipo en una sola plataforma, independientemente de que haya 10 o 1.000 miembros. Una vez asignada la tarea, mantiene toda la información transparente para todas las partes interesadas. Los miembros del equipo también pueden ver sus próximos proyectos y subtareas. Hive también admite funciones de integración de correo electrónico con Outlook y Gmail. Por lo tanto, puede enviar mensajes de correo electrónico a estos clientes directamente desde la aplicación Hive.Although le falta un poco de funcionalidad en la aplicación móvil y la interfaz de usuario más, no necesita una curva de aprendizaje empinada. La experiencia de usuario es excepcional sobre las plataformas informáticas. La interfaz de usuario de fácil navegación facilita la planificación de proyectos, la asignación de tareas y la colaboración, al tiempo que simplifica la integración con otras herramientas. Así, los miembros de tu equipo pueden chatear por vídeo con otros miembros del equipo y también con los clientes. Aumenta la productividad, ya que todos los detalles del proyecto y las tareas se pueden guardar en la aplicación durante el chat de vídeo sin necesidad de utilizar ninguna otra aplicación. Para tener una idea detallada de lo que quieren los clientes, el equipo puede utilizar diferentes formularios para obtener toda la información del cliente, lo que también ayuda a mantener un registro.
Algunas de las características de Hive:
- Gestión del tiempo
- Gestión de carteras
- Análisis, perspectivas e informes
- Funciones de automatización
Nifty está diseñado para todos los equipos que necesitan una solución adaptada a sus necesidades. Cuenta con abundantes herramientas de gestión de proyectos en una sola plataforma que hacen que todo el equipo sea más productivo. Esta abundancia de tareas nunca es confusa o engañosa como Nifty tiene una experiencia de usuario intuitiva para mantener toda la planificación de proyectos, asignación, y el seguimiento de viaje straightforward.With Nifty, es necesario dejar de usar diferentes herramientas para crear hojas de ruta, trabajar en documentos, o asignar tareas, ya que es la solución integral a todas sus necesidades de gestión de proyectos. Con Nifty, dejarás de utilizar diferentes herramientas para crear hojas de ruta, trabajar en documentos o asignar tareas, ya que es una solución integral para todas tus necesidades de gestión de proyectos. Para crear documentos sobre la marcha, Nifty se integra con Google Docs para que puedas gestionar toda la documentación y compartir necesidades dentro de la plataforma. Estas funciones de tareas, documentos, formularios e informes de Nifty también admiten informes automatizados en los que puedes establecer varias acciones en función de las diferentes condiciones que se cumplan. Nifty también mantiene al cliente en la misma plataforma y ofrece transparencia sobre el proyecto. Con su reunión de vídeo de un solo clic, los miembros del equipo pueden discutir cualquier duda con los clientes, y los clientes también.
Algunasde las características de Nifty:
- Informes de proyectos en tiempo real
- Creación automatizada de proyectos
- Vista de calendario para programar contenidos y tareas
- Colaboración con los clientes mediante tableros de proyectos compartibles
Airtable es su mejor opción si se centra en el desarrollo de bases de datos de proyectos. Los usuarios pueden añadir notas de texto largo, archivos adjuntos, códigos de barras, enlaces y casillas de verificación a las tablas para facilitar la gestión del progreso de cada tarea. Airtable entiende que los equipos más grandes con cientos de tareas pueden ser difíciles de controlar, por lo que proporciona potentes herramientas de clasificación, agrupación y filtrado que permiten a cada miembro del equipo organizar su trabajo de la manera que deseen para una mejor productividad. Además, ofrece una experiencia de usuario agradable y fácil de navegar.Las integraciones son las más fáciles con Airtable ya que viene con soporte in-app para aplicaciones como Integromat, Automate.io, Zapier, etc. Puede integrar más de 1000 aplicaciones y sitios web, incluidos CMS, plataformas sociales y unidades en la nube, con Airtable para una mejor colaboración.Airtable carece de tutoriales o guías sobre su plataforma, por lo que los miembros de su equipo tienen que entrenarse con una curva de aprendizaje ligeramente empinada teniendo en cuenta la publicación de tareas y la gestión de plazos.También le permite crear tablas personalizadas, pero la creación es difícil. Sin embargo, una vez creadas, los elementos del proyecto codificados por colores facilitarán el seguimiento y el trabajo.Airtable ha añadido recientemente a su plataforma algunas funciones de automatización que activan automáticamente determinadas acciones. Usted puede simplemente escribir "si esto entonces aquello" con cualquier cosa que haga sobre la plataforma, y siempre que se cumpla la situación desencadenante, se producirá la acción consecuente que haya establecido.
Algunasde las características de Airtable:
- Conecta con GitHub
- Fácil incrustación de formularios
- Rollups para organizar datos
- La base de datos más sencilla que pueden utilizar incluso los miembros sin conocimientos técnicos
Paymo es la elección correcta para equipos pequeños y medianos que trabajan en el nicho del marketing o la consultoría. También es una increíble opción de gestión de proyectos para equipos que trabajan por cuenta propia o a distancia, gracias a sus eficaces funciones de seguimiento del tiempo, financiación y control de plazos. Para la gestión de proyectos, es compatible con múltiples opciones de vista que van desde la vista de lista, diagrama de Gantt, Kanban, y listas de tareas.
La función de seguimiento del tiempo no sólo realiza un seguimiento de los plazos de las tareas, sino que también realiza un seguimiento del tiempo que has trabajado, lo cual es útil en comparación con las estimaciones iniciales de la línea de tiempo. Una de las mejores cosas acerca de las características de financiación de Paymo es que integra pasarelas de pago en línea como Square, PayPal, Stripe, etc, desde donde se pueden recibir los pagos de los clientes por work.Paymo aplicación móvil también trae una interfaz rica en características y fácil de usar para que siempre pueda mantenerse conectado con su equipo sobre la marcha. La función de programación de recursos de Paymo permite a su equipo planificar su calendario de permisos y reuniones con clientes para que el flujo de trabajo nunca se vea perturbado. También puedes hacer un seguimiento de las actividades actuales, recientes y futuras en la vista de tareas.
Con su colaboración en tiempo real, todos los miembros del equipo pueden compartir archivos y mantenerse al día del proceso del proyecto mediante notificaciones. También es compatible con la integración con otras herramientas y CMS como Slack, Google, y Zapier para la productividad adicional siempre que su equipo lo necesite.
Algunasde las características de Paymo:
- Transparencia en términos de seguimiento del tiempo y del progreso del proyecto
- Incluye filtros de proyectos para que los miembros del equipo puedan realizar fácilmente el seguimiento de proyectos específicos.
- Gratuito para equipos de menos de 10 miembros
Esta herramienta de gestión de proyectos se centra en la toma de notas en tiempo real para diferentes partes del proyecto, con el fin de realizar un seguimiento de todos los detalles de cada tarea específica. Notion ofrece una experiencia única al tiempo que mantiene a todo el equipo en una misma plataforma. Viene con características básicas de gestión de tareas, pero algunas características únicas traerán algunas complicaciones y una curva de aprendizaje para los usuarios.
En cuanto al seguimiento de la línea de tiempo del proyecto, proporciona diferentes vistas como la línea de tiempo, lista, Kanban, y, lo más importante, la vista de calendario. Sin embargo, carece de la vista de diagrama de Gantt, que puede ser importante para algunos equipos. Con Notion, se puede trabajar en varios planes simultáneamente, pero no existen funciones de gestión de dependencias.
El jefe de proyecto tiene control sobre los permisos de usuario, de modo que puede conceder diferentes permisos a los miembros del equipo en función de sus funciones. También ofrece funciones de almacenamiento y uso compartido de archivos para una colaboración eficaz y un seguimiento del progreso. Aunque no incluye ninguna función de control de tiempo para los miembros del equipo que trabajan en el proyecto, sí que ofrece funciones de informe para una mayor transparencia.
En cuanto a las integraciones, Notion admite integraciones de una forma única que permite utilizar diferentes aplicaciones y herramientas. Hay miles de plantillas disponibles realizadas por la comunidad de Notion que puedes utilizar.
Algunasde las características de Notion:
- Puedes permitir usuarios invitados para revisiones de proyectos o necesidades de colaboración
- Los proyectos pueden iniciarse con plantillas que pueden modificarse según las necesidades.
- Existen aplicaciones para Android e iOS con una interfaz intuitiva y repleta de funciones
Infinity mejora la planificación y organización de los proyectos de su equipo, donde existen diferentes formas de ver el calendario y la información del proyecto mediante tablas, diagrama de Gantt, etc. Cada usuario tiene aquí la libertad de seleccionar su forma de ver el calendario y personalizar las vistas para obtener la máxima productividad.
Infinity estructura los datos en jerarquías con pestañas, elementos y flujos de trabajo para que el equipo pueda estar al tanto de sus dependencias, funciones y actividades anteriores, actuales y futuras. Diferentes vistas para diferentes casos de uso y la capacidad de cambiar sin problemas entre cualquier opción, manteniendo todos los detalles del proyecto, aumentará la productividad.Con Infinity, puede estructurar el trabajo sin desorden, utilizando carpetas y subcarpetas que crean toda una estructura de archivos. Infinity incluye potentes herramientas de agrupación, clasificación y filtrado que permiten buscar proyectos y elegir ocultar o mostrar atributos específicos para cada instancia.
Todo es completamente personalizable para cada miembro del equipo. Una vez asignados, un usuario puede combinar diferentes atributos de tareas para utilizarlos como y cuando quiera. Además, los miembros del equipo pueden automatizar sus procesos de trabajo con acciones activadas para crear recordatorios, gestionar tareas recurrentes y reducir la introducción manual de datos para crear procesos. En definitiva, ayuda a ahorrar mucho tiempo.
Algunas de las características de Infinity:
- Visualice los informes de progreso en diferentes gráficos con información detallada sobre todas las partes interesadas.
- Cree formularios personalizados e incrústelos para recopilar información fácilmente
- Trabaje con más de 50 plantillas y personalícelas para trabajar de forma más inteligente y obtener resultados más rápidos
Flow no sólo aporta funciones de gestión de proyectos, sino que también potencia sus requisitos de comunicación e integración. Así, tu equipo puede lograr más mientras trabaja en equipo y utiliza todas las herramientas que necesita del software de gestión de proyectos. Ofrece una experiencia ágil de gestión de proyectos con funciones como detección de problemas, ayuda al aprendizaje, etc., para el equipo.
Flow utiliza notificaciones para mantener a todos los miembros del equipo al día de toda la información. Toda la organización puede dividirse en varios equipos más pequeños, sin que ninguno interfiera con la información de los demás equipos. Puedes utilizar restricciones públicas para proyectos que necesiten aportaciones de varios equipos, mientras que otros proyectos pueden mantenerse en privado.
Buscar entre todas las tareas y proyectos asignados es fácil, con filtros que permiten buscar proyectos por etiqueta, palabra clave, grupo, equipo, asignado, etc. Flow aporta transparencia para los miembros del equipo y los clientes con una función de comentarios de actividad en la que todas las partes interesadas pueden comunicarse activamente en relación con los hitos del proyecto. Flow es fácil de usar y ofrece todo tipo de personalizaciones. Ver los proyectos y los detalles de los hitos es más fácil con la vista Kanban. Sin embargo, uno de sus mayores contras es que no dispone de diagrama de Gantt.
Algunasde las características de Flow:
- Puedes exportar proyectos en distintos formatos, como HTML, PDF, CSV, etc.
- Proporciona permisos de acceso a los distintos miembros en función de su función en el equipo
- Para repetir proyectos y actividades, puede utilizar la función de automatización con plantillas para requisitos duplicados.
El software de seguimiento del tiempo Toggl se centra en la gestión de proyectos utilizando un enfoque simplista. Mientras realiza el seguimiento del tiempo de actividad, al final de cada actividad, proporciona informes detallados que se pueden utilizar para solicitar pagos a tus clientes. Estos informes en Toggl se mantienen simples de entender, manteniendo toda la información en profundidad, y estos se pueden exportar en diferentes formatos, incluyendo Excel y CSV.
Google soporta integraciones con otras herramientas y servicios, incluyendo Trello, Asana, Basecamp, Podio, Gmail, FreshBooks, y más de 100 otros. Por lo tanto, se encarga de tus necesidades de seguimiento del tiempo mientras puedes acceder a todas las demás funciones desde herramientas, aplicaciones y servicios externos dentro de la plataforma. Toggl está disponible en todas las plataformas y también tiene una aplicación web.
La gestión de proyectos en Toggl ofrece una experiencia básica con funciones sencillas como crear subtareas y tareas, asignar tareas a diferentes miembros del equipo y establecer plazos. Puede gestionar diferentes proyectos simultáneamente mientras mantiene los informes de seguimiento del tiempo centrados en tu proyecto actual.
Algunas de las características de Toggl:
- Toggl ofrece varias opciones de visualización
- Permite el seguimiento de los plazos por proyectos o clientes, manteniéndolo todo transparente
- La función de seguimiento del tiempo con un solo clic se sincroniza con múltiples plataformas.
Basecamp es conocido por su flexibilidad en cuanto a funciones y herramientas como software de gestión de proyectos. Configurarlo es considerablemente fácil, ya que no le falta ninguna función desde el primer día. Admite integraciones con diferentes herramientas, aplicaciones y servicios. De este modo, todo tu equipo trabaja en una plataforma con funciones de comunicación y colaboración adecuadas.
Aunque Basecamp carece de algunas funciones importantes como los diagramas de Gantt, sigue funcionando bien para satisfacer las necesidades de colaboración de tu equipo. Con Basecamp, la gestión del trabajo y el seguimiento del progreso es más fácil que con otras herramientas, teniendo en cuenta las funciones de documentación. Basecamp pone a tu disposición plantillas de proyectos que puedes utilizar para gestionar proyectos tradicionales.
Asignar proyectos y tareas con Basecamp lleva unos minutos, ya que no tienes que introducir ningún detalle manualmente. Tocando en el calendario se marcarán las fechas y los plazos. Puede gestionar múltiples proyectos simultáneamente, donde las limitaciones de una tarea nunca interferirán con otras.
Basecamp tiene una función de check-in automatizado donde cada miembro del equipo ha planteado una pregunta para obtener una actualización del estado de un proyecto específico en el que están trabajando. Ayuda a realizar un seguimiento del progreso para el administrador, mientras que los miembros del equipo pueden trabajar constantemente en sus hitos a corto plazo. Tiene aplicaciones disponibles para iPhone, iPad y teléfonos inteligentes y tabletas Android, además de las plataformas de PC.
Algunas de las características de Basecamp:
- Permite invitar a usuarios invitados a colaborar
- Basecamp lo mantiene todo transparente para los clientes
- Permite compartir, cargar y programar archivos
Jira será una opción increíble para los equipos que trabajan en proyectos basados en el desarrollo con su experiencia de seguimiento de proyectos insignia. Viene con soluciones de seguridad de primera categoría junto con funciones de gestión de código y colaboración. Jira viene con su extensión conocida como Jira Work Management, que ayuda a gestionar las cargas de trabajo de los desarrolladores en términos de informes, configuración de código y vistas de datos.
Jira satisface sus demandas de gestión de proyectos con la integración con más de 500 herramientas y más de 3000 aplicaciones y extensiones. Jira también realiza un seguimiento del tiempo que cada miembro del equipo invierte en un proyecto, lo que ayuda a controlar la eficacia con respecto a los plazos y las fechas previstas. Sin embargo, el software no es fácil de usar, y la curva de aprendizaje puede ser empinada para los equipos que no son de desarrollo.
Mantiene a todos notificados e involucrados con sus tareas y notificaciones con las aplicaciones Android e iOS. Jira viene con un motor de importación donde se pueden cargar diferentes tipos de archivos, incluyendo JSON, CSV, Trello, etc; después de cargar los archivos, se puede trabajar en una amplia gama de valores de campo incorporados en la aplicación.Jira le permite empezar a trabajar en nuevos proyectos, pero también se puede utilizar para importar proyectos existentes y anteriores y transformarlos en tareas más pequeñas para los miembros del equipo.
Algunasde las características de Jira:
- Puedes combinarlo con otras herramientas como Trello y Crucible.
- Ofrece distintos métodos de visualización de los proyectos
- Proporciona 20 plantillas prediseñadas para empezar y complementos como Plantillas de incidencias para Jira
- Aporta funciones para los departamentos de RRHH, marketing, términos jurídicos y finanzas de su equipo.
6 pasos para elegir su software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos adecuado puede influir significativamente en el rendimiento de su equipo. Por lo tanto, seleccionar el adecuado es crucial. Ahora que ya ha revisado las principales opciones de software, aquí tiene nuestra guía de 5 pasos que puede utilizar para preseleccionar el software de gestión de proyectos para su equipo.
1. Exponga sus necesidades
Empiece por definir sus requisitos, porque no todos los programas pueden resolver todos los problemas. Cada software de gestión de proyectos viene con características diferentes; del mismo modo, cada equipo tiene diferentes limitaciones, retos y requisitos que quieren resolver utilizando ese software. Por ejemplo, puede enumerar las siguientes cosas:
- El tamaño de su equipo
- Requisitos de integración
- Herramientas de terceros
- Permisos y gobernanza
- Gestión de equipos y acceso de invitados
- Limitaciones de seguridad
- Almacenamiento y uso compartido de archivos
- Opciones de colaboración
A medida que vaya perfilando todos estos requisitos, se quedará con unas cuantas herramientas que los cumplan. De este modo, el procedimiento será mucho más sencillo.
2. Preseleccionar el mejor software
Su principal objetivo en este proceso de selección es reducir las cosas a un solo software. Como todavía tiene muchas opciones, sólo tiene que quedarse con las 3 o 4 mejores para los pasos siguientes. Por lo tanto, puedes consultar las reseñas en línea de diferentes plataformas, tener en cuenta las capacidades de crecimiento y escalabilidad, y otros testimonios sobre este software.
El análisis de estas limitaciones sobre cada herramienta te ayuda a preseleccionar las mejores opciones de software, dejándote con las mejores.
3. Pruebas rápidas de preselección
Ahora vas a probar las plataformas para seguir preseleccionando. Utilice la aplicación web, el programa informático dedicado y la aplicación móvil (si está disponible) de todas las opciones que aún tiene.
Utilizarlas durante unos minutos te dará una idea de lo siguiente:
- Experiencia del usuario
- Rendimiento y fiabilidad
- Notificaciones
- Opciones de personalización
- Programación
- Contabilidad
- Creación y procesamiento de tareas
Son esenciales para que su equipo prospere al utilizar un software de gestión de proyectos. Al final de la fase de pruebas rápidas, habrás clasificado el software del mejor al peor.
4. Pruebas exhaustivas con el equipo
Elija el mejor software deducido tras realizar pruebas rápidas y pruébelo exhaustivamente con su equipo. Asegúrese de que utilizan todas las funciones necesarias de ese software con sus requisitos profesionales. He aquí cómo conseguirlo:
No sólo pone a prueba el software, sino que también permite a su equipo familiarizarse con esa herramienta y, cuando se enfrenten a tareas reales, podrán detectar fácilmente los problemas, errores y aspectos positivos de esa herramienta.
5. Obtenga comentarios sobre la experiencia.
Pide a todos los que trabajen con ese software que expresen su opinión y señalen todos los pros y los contras que quieran. Aquí tienes algunas opciones para hacerlo con eficacia:
- Entrevistas individuales
- Debate colectivo
- Encuesta digital
- Feedback en directo con el equipo (opción más eficaz)
Tras la prueba, puede que el programa le resulte útil o no. Si lo encuentra útil, puede seguir adelante con el siguiente paso; de lo contrario, coja la siguiente herramienta y repítalo.
6. Cálculo y suscripción de costes.
El último paso en este proceso será tomar una decisión. A veces, el software gratuito tiene un coste por las funciones profesionales, las integraciones o el uso de servicios y funciones de terceros. Por tanto, compruébalo todo en función de tus necesidades y toma una decisión en función de tu presupuesto.
Ahora dispondrás del software de gestión de proyectos que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tu equipo.
Conclusión
Si quieres mejorar el funcionamiento de tu equipo y asegurarte de que estás al tanto de todo, necesitas las 20 mejores herramientas de gestión de proyectos en 2024. Pues eso es precisamente lo que tenemos aquí. Con suerte, una o incluso varias de ellas resultarán ser la mejor herramienta para tu equipo. Podrás asegurarte de que tienes todo lo que necesitas para mantener a tu equipo centrado en su tarea y listo para actuar, independientemente de lo que necesites a continuación. Cada una de estas herramientas tiene excelentes funciones, y sabemos que te van a encantar. Comprueba cómo puede funcionarte cada una de ellas y dónde puedes darte de alta en cualquiera de ellas.
