¿Qué es un plan de comunicación para la gestión de proyectos?
Al establecer un plan de comunicación para la gestión de proyectos, lo que vas a hacer en realidad es diseñar exactamente cómo se transmitirá toda la información que se produzca a lo largo del proyecto. Al fin y al cabo, quieres asegurarte de que tu cliente recibe toda la información que le envías y de que tú recibes todos sus comentarios. Esto va a requerir un poco de entendimiento entre los dos, porque la comunicación es esencial para que cualquier proyecto tenga éxito.
Cuando piensas en cualquier tipo de proyecto, sabes que vas a tener que mantener a tus clientes al día de tus progresos. Tendrás que informarles de los objetivos y de cómo vas progresando. Tendrán que conocer los distintos hitos y saber si los han cumplido o no. Debes asegurarte de que entregas toda la información necesaria durante el proceso de finalización del proyecto. Y, por supuesto, asegúrate de informarles de cualquier cambio en el estado del proyecto, entre otras cosas. Todo esto significa que tienes que saber exactamente cómo ponerte en contacto con cualquier persona implicada.
Si no tienes una forma de comunicarte con tu cliente, podrías encontrarte con muchos problemas a la hora de ejecutar el proyecto. Debes asegurarte de que, si alguna vez tienes una pregunta o sucede cualquier otra cosa, sabes cómo ponerte en contacto con tu cliente, ya sea por correo electrónico, por teléfono o por cualquier otro método. Al fin y al cabo, querrás demostrar que hiciste todo lo posible por ponerte en contacto con ellos si alguna vez tienes algún problema o necesitas algo.
Plan de comunicación para la gestión de proyectos
¿Está listo para poner en marcha su plan? Si ha llegado el momento de poner todo en marcha correctamente, querrá tomarse el tiempo necesario para sentarse con su cliente durante un tiempo. Es posible que desee reservar una hora completa o incluso un período más largo de tiempo para sentarse y discutir todo lo que hay que hacer para conseguir su proyecto establecido correctamente. No se trata sólo de establecer el plan de comunicación. Se trata de establecer los pasos necesarios para llevar a cabo el proyecto, lo que requerirá un gran esfuerzo por tu parte y por parte de nuestro cliente.
Siéntate y habla con ellos sobre cada uno de los pasos del proyecto. Presenta cada uno de los hitos y objetivos que requiere el proyecto. Define lo que tu cliente espera de ti y lo que vas a proporcionarle, y asegúrate de señalar también cada una de las etapas en las que le proporcionarás algún tipo de actualización. Así te resultará mucho más fácil asegurarte de que el proyecto va bien.
Por supuesto, cuando establezcas la parte del proceso relativa a la comunicación, debes asegurarte de que hablas con tu cliente sobre cómo quiere que nos comuniquemos e incluso con qué frecuencia. Asegúrate de que todo queda registrado en tus documentos. Cuando hayas establecido cómo comunicarte y también lo que vas a hacer, podrás llevarlo todo a cabo con eficacia. Esto significa que si comunicas todo al cliente de la manera que dijiste que lo harías y realizas las tareas tal y como acordaste, te estarás preparando bien para cualquier problema que pueda surgir en el futuro.
Las partes de su plan de comunicación para la gestión de proyectos
Entonces, ¿cuáles son las partes de su plan de comunicación? ¿Qué debe hacer o saber incluir en este plan para asegurarse de que es jurídicamente exigible? Bueno, hay varios aspectos que debes tener en cuenta, pero asegúrate de no pasar por alto ninguno de ellos porque podrían afectar a la aplicabilidad del proyecto que estás creando y a todos los pasos que estás dando en el camino.
La primera sección debería ser los objetivos de tu proyecto. Aquí es donde vas a hablar de los objetivos que tienes en cuanto a la comunicación que mantendrás durante el tiempo que trabajes en el proyecto. Habla, por ejemplo, de lo que vas a hacer para mantener a todo el mundo informado, proporcionar información o incluso qué tipo de información vas a proporcionar. Por lo general, se trata de una sección breve que incluso puede estar dividida en viñetas para que todo el mundo la entienda fácilmente. A medida que vayas avanzando, irás desglosando las cosas de forma más específica.
A continuación, debes diseñar una tabla con todas las personas con las que eres responsable de interactuar o a las que debes poner al día a lo largo del proceso. Aquí es donde vas a anotar sus nombres, su cargo en la empresa e incluso toda la información sobre cómo te vas a comunicar con esa persona en concreto a lo largo de la ejecución del proyecto. Tendrás que establecer con qué frecuencia te comunicarás y cómo lo harás para asegurarte de que cada persona del equipo del proyecto recibe la información necesaria.
Por último, tienes que establecer exactamente cómo te comunicarás durante las diferentes partes del proyecto en el que estás trabajando. Es posible que quieras hablar de cosas como quién va a compartir la información, qué información se va a compartir y cuándo ocurrirá. Tienes que explicar cuáles serán los entregables y asegurarte de que esta sección sea lo más clara y específica posible. Al fin y al cabo, esta va a ser una de las partes más importantes de todo el documento y también la más detallada.
Por ejemplo, puedes indicar un tipo específico de comunicación, como un informe semanal por correo electrónico. Puedes expresar cuándo se enviarán, a quién se enviarán y en qué consistirán. A partir de ahí, puede crear una lista con viñetas que defina con más detalle cada pieza de información que incluirá en ese informe por correo electrónico. A continuación, puede crear un encabezado diferente, como correos electrónicos diarios y diseñar a quién se enviarán y cuándo. Crea otra lista con viñetas que exprese toda la información que necesitas saber para ejecutar esta tarea correctamente.
Disposición correcta de las cosas
Muy bien, ahora ya sabes un poco más sobre qué son este tipo de planes y en qué van a consistir. Sabes cómo puedes hacer que todo funcione y sabes por qué es importante hacerlo. Pero, ¿sabes cómo elaborar uno con todo detalle? Vamos a hablar de algunos de los aspectos más importantes del plan de comunicación de tu proyecto y vamos a asegurarnos de que estás más que preparado para ocuparte de todo. Después de todo, no querrás encontrarte luchando por mantener la comunicación con un cliente.
Establezca los parámetros
Los parámetros de tu proyecto son cosas como con quién trabajas, quién es el equipo que va a participar, cuál es el calendario general y qué tipo de resultados debes proporcionar al cliente. Debes asegurarte de que todas estas cosas se exponen correctamente para que sepas exactamente lo que estás haciendo, y todo esto debe incluirse en un plan de comunicación del proyecto, no sólo en el resto de documentos y calendarios. Así te asegurarás de que tu comunicación es precisa.
Establecer los objetivos
A continuación, debes asegurarte de que expones cada uno de los objetivos que deben alcanzarse a lo largo del proyecto. Aquí es donde vas a hablar de los diferentes entregables que vas a proporcionar. También hablarás de cada una de las personas de las que eres responsable y de lo que tienes que proporcionarles. Ten en cuenta que ésta será una sección detallada de objetivos y que debes asegurarte de que tienes toda la información que puedas.
Establecer los objetivos que necesitas alcanzar a lo largo de tu proceso va a ser extremadamente importante porque generalmente vas a vincular toda tu comunicación a esos objetivos reales. Aún no has llegado al punto en el que necesitas un plan de comunicación, pero establecer tus objetivos y las personas con las que necesitas interactuar para alcanzarlos será el último paso antes de empezar a desarrollar ese plan. Al fin y al cabo, también querrás asegurarte de que sabes lo que estás haciendo.
Establezca el plan de comunicación
Por último, es hora de crear el plan de comunicación que necesitas. Aquí es donde vas a hablar de cómo te vas a comunicar con cada una de las personas responsables del proyecto de diferentes maneras. Así pues, trazarás un esquema de cada una de las partes interesadas y tendrás que asegurarte de discutir de qué manera te vas a comunicar con ellas, así como con qué frecuencia lo vas a hacer. Esto es algo en lo que tú y tu cliente deberíais estar de acuerdo y que os permitiría establecer una base sólida para lo que va a suceder en el futuro.
Ten en cuenta que un plan de comunicación puede tener que ser algo fluido y puede que tengas que hacer algunos cambios y ajustes a lo largo del camino. Sin embargo, cuando empieces, debes asegurarte de que sigues este proceso lo más fielmente posible. Si un cliente te dice que quiere que le llames una vez a la semana, anótalo en tu plan de comunicación y asegúrate de llamarle una vez a la semana. Si no lo consigues, deja un mensaje y anota en tu plan cuándo llamaste y si te contestaron.
Ese plan de comunicación podría ser una parte importante de tu caso si más adelante necesitas demostrar a un cliente que hiciste todo como debías. Si demuestras que creaste un plan de comunicación que indicaba las formas en las que querían que te pusieras en contacto con ellos y luego demuestras que hiciste justo eso, vas a poder decir mucho mejor que hiciste lo que se suponía que tenías que hacer y que realmente has cumplido las tareas que dijiste que harías.
Cuando sigas este proceso, puede que tengas diferentes métodos de comunicación para el mismo cliente o puede que tengas diferentes métodos para diferentes miembros del equipo del cliente. Puede que tengas que ponerte en contacto con una persona por correo electrónico y luego por teléfono si no responde en un tiempo determinado. Todas estas cosas te facilitarán la realización de las tareas que necesitas y te permitirán demostrar al cliente que realmente intentas mantenerte al día de lo que espera y quiere de ti en este proyecto.
Qué hacer con su plan
Ahora que tienes un plan y sabes todo lo que se necesita para elaborarlo y por qué es importante, ¿qué vas a hacer con él? Puede que te sorprenda lo que vas a hacer con él, porque este plan no es sólo para ti y el cliente. Este plan es para todos los que participan en el proyecto. Tanto si están trabajando en un aspecto pequeño como si te están ayudando con algo importante, todos necesitan saber qué está pasando.
Comuníquese con su equipo
Todos los miembros del equipo deben saber cuál es el plan y cuál es su papel en él. Deben saber con quién deben comunicarse y cómo. Tienen que saber quién puede ponerse en contacto con ellos, qué información compartir, de qué manera pueden compartirla e incluso cómo mantenerte informado para que puedas asegurarte de que el cliente está al día con regularidad. Diseña el plan de comunicación con ellos y te prepararás aún mejor para tener toda la información que necesitas cuando realmente la necesitas.
Cumpla sus tareas
Una vez que tengas ese plan, tienes que utilizarlo para mantenerte en el buen camino y asegurarte de que estás haciendo todo lo que dijiste que ibas a hacer. Si lo haces, estarás en mejores condiciones con tu cliente. Si no lo haces, puedes acabar en problemas. De hecho, podrías acabar perdiendo a tu cliente o el trabajo futuro que habría hecho contigo si no tienes cuidado de ceñirte al plan acordado.
Cuando trabajas con tu equipo y con ese plan de comunicación, te estás preparando para hacer las cosas bien. No deberías tener que preocuparte de si tienes la información que necesitas cuando llegue el momento de compartirla con el cliente. En lugar de eso, deberías poder ponerte en contacto con la persona o personas responsables de preparar esa información y obtenerla de ellas. A partir de ahí, deberías ser capaz de comunicársela a tu cliente de forma rápida y sencilla, exactamente de la manera que habías acordado.
Recuerda, si descubres que en realidad no estás siguiendo la estrategia de comunicación acordada, podrías tener problemas más adelante. Puede que tu cliente no reciba la información que le envías o que afirme que no la ha recibido. En ese caso, podría tener problemas para demostrar que hizo todo lo posible para mantener informado al cliente. Eso podría convertirse en un problema a la hora de entregar el proyecto y, en definitiva, a la hora de cobrar por el trabajo realizado. Quieres poder demostrar que has hecho las cosas como debías.
Cambiar las reglas va a dificultar que puedas demostrarlo. Por otro lado, si has hecho todo lo que dijiste que harías y que el cliente estaba de acuerdo en que quería, tendrás las de ganar si el cliente intenta decir que no recibió la información que le diste o que no le gustó el formato de la información que le diste. Tienes que poder remitirte al documento y demostrarles que este es el método de comunicación que solicitaron o aceptaron.
Si tienes ese documento, puedes prepararte para el éxito y asegurarte de que estás en la mejor forma posible. No tenerlo o no asegurarte de que está completo podría tener el efecto contrario y eso no es algo con lo que quieras lidiar. En lugar de eso, ponte en contacto con tu cliente y asegúrate de concertar una reunión para crear el plan de comunicación ideal para el proyecto. Puede que incluso te sorprenda la cantidad de trabajo y molestias que te puede ahorrar si al final te encuentras con un cliente problemático que quiere cambiar de opinión sobre todo.
No importa lo que estés planeando o el tipo de proyecto en el que estés trabajando, lo más importante es que lo dejes absolutamente por escrito. Si es posible, pídele al cliente que te lo firme, así tendrás una línea aún mejor para probarte a ti mismo si lo necesitas más adelante. Lo último que quieres es encontrarte en algún tipo de problema o que no te paguen porque el cliente afirma una cosa después de haberte dicho otra. Tu prueba va a ser un aspecto crucial de todo el asunto.
No es necesario que el plan de comunicación sea formal. Puede ser un documento informal en el que exponga todos los hechos y la información. Pero debe ser algo absolutamente comprensible. Si realmente quieres que sea eficaz, asegúrate de obtener la firma de un cliente y, cuando hayas terminado con el plan de comunicación, asegúrate de configurar la parte de gestión global del proyecto utilizando diagramas de Gantt en tu software de diagramas de Gantt. Te va a encantar la forma en que hace las cosas mucho más fáciles para ti y todo tu equipo.
Si trabajas con este software para configurarlo todo y te aseguras de que estableces quién es responsable de todo, cuándo y cómo, vas a ser mucho más eficaz. También te sorprenderán todas las ventajas que conlleva el uso de este software para tu proyecto. Se trata de asegurarte de que vas por el buen camino y de que tus clientes pueden contar contigo para tenerlo todo controlado en un abrir y cerrar de ojos. Sólo tienes que asegurarte de configurarlo y de que les mantienes informados de todo lo que ocurre. Desearán haber trabajado antes contigo.
