बिग रॉक्स रणनीति चीजों को पूरा करने का एक कुशल, सरल तरीका है। यह आपको ध्यान भटकाने वाली बातों और व्यर्थ प्रयासों से दूर, महत्वपूर्ण काम करने के लिए प्रेरित करती है। हालाँकि, परियोजना प्रबंधन में, समय पर परियोजनाओं को पूरा करने और उद्देश्यों को पूरा करने के लिए प्राथमिकता की आवश्यकता होती है।
बिग रॉक्स स्ट्रैटेजी में गैंट चार्ट जैसे उपकरण शामिल हैं, जिससे समयसीमा और निर्भरता को बेहतर तरीके से देखा जा सकता है। इस गाइड में, हम रणनीति की व्याख्या करेंगे और प्रदर्शित करेंगे कि आप इसे प्रोजेक्ट प्रबंधन को सरल बनाने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए कैसे लागू कर सकते हैं।
बड़ी चट्टानों की रणनीति क्या है?
बिग रॉक्स रणनीति सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए एक समय प्रबंधन तकनीक है। एक बड़ी चट्टान आपका सबसे महत्वपूर्ण या प्राथमिकता वाला लक्ष्य है। यह इस प्रकार काम करती है:
बड़े पत्थरों, छोटे कंकड़ों और रेत से भरे बर्तनों के बारे में सोचें।
आपका समय ही बर्तन है, आपकी आवश्यक प्राथमिकताएं ही बड़ी चट्टानें हैं।
यदि आप पहले बड़े पत्थर नहीं डालेंगे तो वे उसमें फिट नहीं होंगे और यदि आप उन्हें पहले नहीं डालेंगे तो छोटे और कम महत्वपूर्ण कार्यों से जार भर जाएगा।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में बिग रॉक्स रणनीति यह सुनिश्चित करती है कि मुख्य गतिविधियाँ अन्य गतिविधियों से पहले पूरी हो जाएँ। इससे यह सुनिश्चित होता है कि देरी न हो और परियोजनाएँ अपने उद्देश्य से भटक न जाएँ।
प्रोजेक्ट प्रबंधन में बिग रॉक्स रणनीति क्यों महत्वपूर्ण है
यह रणनीति प्राथमिकता के आधार पर कामों का प्रबंधन करते समय कार्यों का एक सरल प्रवाह बनाती है। यह जो सरल परिवर्तन लाता है वह काफी प्रभावी हो सकता है जैसा कि नीचे दिए गए कारणों में बताया गया है:
कार्य प्राथमिकता सुनिश्चित करता है
यह रणनीति सुनिश्चित करती है कि सबसे पहले ध्यान उच्च प्रभाव वाले कार्यों पर केंद्रित होना चाहिए। इस दृष्टिकोण के साथ, आप छोटी या महत्वहीन गतिविधियों पर ऊर्जा बर्बाद नहीं करते हैं।
टालमटोल कम करता है
टीमों के लिए, “बड़ी चट्टानें” प्रमुख डिलीवरेबल्स पर ध्यान केंद्रित करके वे अपना काम करने के लिए प्रेरित रहते हैं। यह महत्वपूर्ण मील के पत्थरों पर विलंब को कम करता है।
यह गैंट चार्ट जैसे उपकरणों के पूरक के रूप में काम करता है।
समयसीमा, निर्भरता और समयसीमा के गैंट चार्ट में दृश्य दिखाए जाते हैं। बिग रॉक्स रणनीति के साथ इन चार्ट का उपयोग करके, इन्हें उनकी सापेक्ष प्राथमिकता के आधार पर पहले प्राथमिकता दी जाती है और समय पर पूरा किया जाता है।
एक महत्वपूर्ण परियोजना का गैंट चार्ट समापन की ओर बढ़ रहा है।
किसी हितधारक के समक्ष प्रस्तुत करना या अनुमोदन के लिए।
इन कार्यों को पूरा करने के लिए चीजों पर काम करें और ऐसा करने के लिए विचार-मंथन सत्र या टीम चर्चा जैसी किसी चीज़ का उपयोग करें। बड़े प्रोजेक्ट के अन्य भागों के साथ अच्छी तरह से खेलने वाले लक्ष्यों के आधार पर परिभाषित करें कि एक बड़ी चट्टान क्या होनी चाहिए।
चरण 2: सबसे पहले बड़े पत्थरों का शेड्यूल बनाएं
एक बार जब आप सबसे महत्वपूर्ण कार्यों की रूपरेखा बना लें, तो उन्हें अपने कैलेंडर में डाल दें। बिग रॉक्स को शेड्यूल करने के लिए हमारे कुछ विशेषज्ञ सुझाव यहां दिए गए हैं:
महत्वपूर्ण कार्यों के लिए ब्लॉक समय स्लॉट समर्पित करें।
गैंट चार्ट जैसे परियोजना प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करके निर्भरताओं का मानचित्र बनाएं, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि समय सीमाएं वास्तविकता से अधिक न हों।
एक ही समय में बहुत सारे कार्यों से अपने शेड्यूल को अतिभारित न करें।
गैंट चार्ट आपको बेहतर समय प्रबंधन के लिए प्रत्येक बड़ी चट्टान पर कब हमला करना चाहिए, इसकी योजना बनाने में मदद करते हैं। वे टीमों को प्राथमिकताओं में बदलाव के आधार पर शेड्यूल बदलने की क्षमता भी प्रदान करते हैं।
चरण 3: कंकड़ और रेत का प्रबंधन करें
कम महत्वपूर्ण कार्य और ध्यान भटकाने वाली चीजें, जो आपका दिन भर भर देती हैं, आप कंकड़ लेते हैं और आप रेत लेते हैं। उन्हें प्रभावी ढंग से प्रबंधित किया जाना चाहिए ताकि आपके बड़े पत्थरों को जीवित रहने के लिए आवश्यक समय और ध्यान मिलता रहे।
कार्य प्रत्यायोजित करना
टीम के सदस्य अक्सर छोटे और कम महत्वपूर्ण कार्यों को संभालने में सक्षम होते हैं। इससे आपको अधिक महत्वपूर्ण लक्ष्यों पर नज़र डालने या अधिक विवरणों पर जाने के लिए एक कॉपी खाली करने की सुविधा मिलती है। दूसरी ओर, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि टीम के सदस्यों को सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधन मिलें।
एक साथ बैच कार्य
कार्यों को बैचों में समूहित करें, और उन्हें एक निर्धारित अवधि में निपटाएँ। मान लीजिए कि आप सभी ईमेल प्रतिक्रियाओं या प्रशासनिक अपडेट को, उदाहरण के लिए, एक समर्पित घंटे में शेड्यूल करते हैं। यह मदद करता है ताकि यदि आप अपना वर्कफ़्लो बनाना जारी रखते हैं तो आप छोटे-छोटे कार्यों में समय बर्बाद न करें।
समय लेने वाली गतिविधियों में कटौती करें
ध्यान भटकाने वाले या अनावश्यक कार्य खोजें, जो आपके लक्ष्य तक नहीं ले जाते। चर में अनावश्यक मीटिंग सत्र, अधिक सोशल मीडिया, अतिरिक्त रिपोर्टिंग प्रक्रियाएँ या इसी तरह की अन्य चीज़ें शामिल हो सकती हैं। ऐसा करने से आप अपना समय करने योग्य काम पर खर्च कर सकते हैं। सक्रिय कंकड़ और रेत प्रबंधन बड़ी चट्टानों पर कीमती समय बर्बाद होने से बचाता है।
चरण 4: प्रगति पर नियमित रूप से नज़र रखें
प्रगति पर नज़र रखने से यह सुनिश्चित होता है कि बड़ी चट्टानें तय समय पर हों, और सक्रिय समायोजन किए जाएँ। नीचे बड़ी चट्टानों पर नज़र रखने की कुछ तकनीकें दी गई हैं
समयसीमा पर नज़र रखने और देरी का पता लगाने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करें।
क्या आपकी बड़ी चट्टानें साप्ताहिक समीक्षा में पास हो जाती हैं और ऐसा लगता है कि वे योजना के अनुसार अच्छी प्रगति कर रही हैं?
जैसे ही आपके सामने कोई अप्रत्याशित स्थिति आए, आपको बाधाओं के अनुरूप अपने कार्यक्रम को समायोजित कर लेना चाहिए।
यह परियोजना प्रबंधकों के लिए कारगर है क्योंकि वे नियमित रूप से गतिविधियों पर नज़र रखते हैं ताकि प्राथमिकताएँ स्पष्ट और प्राप्त करने योग्य रहें। यह टीम की जवाबदेही के प्रबंधन में भी संतुलन बनाता है।
चरण 5: गैंट चार्ट को बिग रॉक्स रणनीति के साथ संयोजित करें
वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने के लिए गैंट चार्ट को बिग रॉक्स स्ट्रैटेजी के साथ एकीकृत करना व्यावहारिक है। वे क्या हैं: प्राथमिकताओं और समयसीमाओं का दृश्य संरेखण आपको वहां पहुंचने का एक तरीका देता है।
बड़े रॉक टाइमलाइन का मानचित्र बनाएं
गैंट चार्ट के साथ बड़ी चट्टानों को विशिष्ट समयसीमाओं पर असाइन करना। इसका एक उदाहरण मार्केटिंग अभियान प्रक्रिया जैसे 'बड़ी चट्टान' कार्य को लेना और उसे निश्चित समयसीमाओं के साथ उप-कार्यों में विभाजित करना है। इस तरह, टीमें अपनी डिलीवरी तिथियों के साथ ट्रैक पर रहती हैं।
निर्भरताएँ परिभाषित करें
अन्य कार्यों के लिए यह आवश्यक है कि ये अन्य कार्य पहले किए जाएं। गैंट चार्ट आपको इन निर्भरताओं को परिभाषित करने की अनुमति देता है, ताकि यह पता चल सके कि बड़े कार्यों से निपटने से पहले आपको कौन से छोटे कार्य पहले पूरे करने होंगे। इससे अड़चनों को दूर करने और कार्य प्रवाह को बेहतर ढंग से निर्धारित करने में मदद मिलती है।
संसाधनों का आवंटन प्रभावी ढंग से करें
अक्सर एक बड़ी चट्टान पाने के लिए बहुत सारे जनशक्ति या यहां तक कि उपकरण या बहुत समय लगता है। गैंट चार्ट वह तरीका है जिससे आप संसाधन आवंटन को देख सकते हैं और जब कोई ओवरलैप होता है या पर्याप्त संसाधन नहीं होता है। उदाहरण के लिए, आप उच्च प्राथमिकता वाली परियोजना के लिए एक विशिष्ट डिजाइनर का निर्धारण करते समय अन्य कार्यों के लिए उपलब्धता निर्धारित कर सकते हैं।
इससे गैंट चार्ट के साथ बिग रॉक्स रणनीति का क्रियान्वयन सरल हो जाता है, क्योंकि इससे कार्य प्राथमिकता और संसाधन प्रबंधन को देखने में मदद मिलेगी।
चरण 6: समीक्षा करें और चिंतन करें
अपनी प्रगति की नियमित समीक्षा करें ताकि यह एक स्व-शिक्षण रणनीति बन जाए। प्रगति की समीक्षा करने के लिए निम्नलिखित चरणों का उपयोग करें।
पता लगाएं कि आपने कौन सी बड़ी चट्टानें बनवाईं और क्यों।
आप सुधार के क्षेत्रों में देरी और छूटी हुई समयसीमाओं का विश्लेषण करते हैं।
समस्याओं और समाधानों को समझने के लिए टीम की प्रतिक्रिया लें।
इससे आप इन जानकारियों को अपडेट किए गए गैंट चार्ट के साथ समय के साथ परियोजना प्रबंधन रणनीति परिशोधन की प्रक्रिया में जोड़ सकते हैं। इसका मतलब है कि बेहतर परिणाम के लिए कार्य प्राथमिकता और दक्षता में सुधार लगातार किया जा रहा है।
बिग रॉक चुनौतियां
इस रणनीति को क्रियान्वित करते समय, आपके सामने कई चुनौतियाँ आ सकती हैं, जिनमें शामिल हैं:
अपने शेड्यूल को ओवरलोड करना
यदि आप प्रति टीम बहुत अधिक बड़ी-बड़ी चट्टानें शेड्यूल करते हैं, तो आप अभिभूत हो सकते हैं। कार्यों को वास्तविक रूप से प्राथमिकता देने से आप इससे दूर रह सकते हैं।
कार्य निर्भरताओं को अनदेखा करना
कुछ बड़ी चट्टानों को पहले स्थान पर आने के लिए छोटे कार्यों पर निर्भर रहना पड़ता है। गैंट चार्ट निर्भरताओं को पहचानने और उन्हें आसानी से प्रबंधित करने में मदद करता है।
प्रगति पर नज़र रखने में विफलता
नियमित ट्रैकिंग के बिना ध्यान भटकना बहुत आसान है। ट्रैक करने और प्रगति करने को बिना किसी निर्णय के अपनाएं।
बिग रॉक्स रणनीति के कार्यान्वयन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास।
बिग रॉक्स रणनीति के लाभों को अधिकतम करने के लिए, इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें:
स्पष्ट प्राथमिकताओं के साथ शुरुआत करें
सुनिश्चित करें कि आपकी टीम को पता हो कि बड़ी चट्टानें क्या हैं और उन्हें इस कैलेंडर में शामिल करना क्यों महत्वपूर्ण है। आप इन प्राथमिकताओं को ब्रेनस्टॉर्मिंग टूल की मदद से परिभाषित करते हैं।
शेड्यूलिंग गैंट चार्ट का उपयोग करके किया जाना चाहिए।
गैंट चार्ट के रूप में समयसीमा और निर्भरताएँ बनाएँ। इसका मतलब है कि कार्यों को उचित क्रम में संसाधित किया जाएगा।
टीम के लक्ष्यों के साथ संरेखित करें
सुनिश्चित करें कि बड़ी चट्टानें समग्र परियोजना उद्देश्यों के लिए काम करती हैं। यदि प्राथमिकताएँ संरेखित नहीं हैं, तो आपके द्वारा किया गया प्रयास व्यर्थ हो जाएगा।
लचीले बने रहें
अधिमानतः, यदि प्राथमिकताएँ उत्पन्न होती हैं तो अपने शेड्यूल को बदलने के लिए तैयार रहें। गैंट चार्ट के उपयोग से समयसीमा को गतिशील रूप से अपडेट करें।
समाप्ति
बिग रॉक्स रणनीति काम के कार्यों को प्राथमिकता देने और अधिक उत्पादक बनने का एक असाधारण शक्तिशाली तरीका है। टीमों द्वारा अपने प्रोजेक्ट को पूरा करने में अधिक समय लेने का मुख्य कारण यह है कि वे कम महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जिन पर वे अक्सर बहुत समय बर्बाद करते हैं। गैंट चार्ट जैसे उपकरणों के साथ संयुक्त होने पर बिग रॉक्स रणनीति अधिक प्रभावशाली होती है।
निर्भरताओं को मैप करना, समयसीमा देखना और प्रगति को ट्रैक करना इस दृष्टिकोण के सभी आवश्यक भाग हैं, और इस तरह गैंट चार्ट आवश्यक हैं। बिग रॉक्स रणनीति को लागू करने के लिए हमें अनुशासन, योजना और चिंतन की आवश्यकता होती है। लगातार लागू होने पर, यह आपको दीर्घकालिक सफलता प्राप्त करते हुए समय सीमा से आगे निकलने में मदद कर सकता है।
