आइजनहावर मैट्रिक्स - परिभाषा, मार्गदर्शिका और उदाहरण
जब परियोजनाएं आपकी अपेक्षा से बड़ी और लंबी हो जाती हैं, तो आप जल्द ही अपने आप को एक नारकीय लूप में पाते हैं। अचानक, आप पूरे दिन आग लगा रहे हैं: बग फिक्स, ग्राहक सहायता, अंतर-टीम मुद्दे। आप जरूरी ईमेल का जवाब दे रहे हैं या छोटे मुद्दों पर विभिन्न विभागों के बीच मध्यस्थता कर रहे हैं। हर एक दिन, ये सभी अत्यावश्यक, आवश्यक और जरूरी हैं। लेकिन जब सभी कार्य प्राथमिकता होते हैं, तो आप कैसे जानते हैं कि कौन सा सबसे महत्वपूर्ण है? खैर, हम उस पहेली का जवाब दे रहे हैं।
एन्ड्रेस रोड्रिगेज
मुख्य मार्केटिंग ऑफिसर
10 अक्टूबर, 2024
उत्पादकता के बारे में आप जो कुछ भी जानते हैं वह गलत क्यों है
ऊपर वर्णित स्थिति को केवल तात्कालिकता प्रभाव के रूप में भी जाना जाता है, जो कहता है कि हम कम समय सीमा और छोटी पूर्णता खिड़कियों के साथ कार्य करते हैं। क्यों? सिर्फ इसलिए कि उन्हें जल्द से जल्द बिस्तर पर जाने की जरूरत है। हम उन्हें कम जरूरी कार्यों पर चुनते हैं, भले ही वे कम जरूरी अधिक महत्वपूर्ण हों और अधिक पुरस्कार प्राप्त करें।
यह हमें दीर्घकालिक लाभ के बजाय कार्य अवधि पर तय करता है। और जब यह समस्या परियोजना प्रबंधन में आती है, तो कोई भी महत्वपूर्ण दीर्घकालिक मुद्दे सामने नहीं आ सकते हैं। हम अंतिम क्षण तक उनकी उपेक्षा करते हैं। एक बार जब उनकी बारी आती है, तो वे अचानक जरूरी हो जाते हैं और तनाव और अनावश्यक ओवरटाइम के अलावा कुछ नहीं करते हैं।
रोरी वाडेन, लेखक और आत्म-अनुशासन रणनीतिकार, का दावा है कि टू-डू सूचियां और समय प्रबंधन तकनीक दक्षता पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित करती हैं। अधिकांश उत्पादकता विधियों का उद्देश्य आपको अधिक आकर्षक आउटपुट का चयन करते हुए तेज बनाना होगा। लेकिन वे आपको अधिक अल्पकालिक निर्णय लेने के लिए दिन में अधिक समय देते हैं। इस मुद्दे से निपटने में आपकी मदद करने के लिए, और आपको समस्या-समाधान का एक नया तरीका सिखाने के लिए, हम आपको आइजनहावर मैट्रिक्स से परिचित कराना चाहते हैं।
"मेरे पास दो प्रकार की समस्याएं हैं, तत्काल और महत्वपूर्ण। अत्यावश्यकता महत्वपूर्ण नहीं हैं, और महत्वपूर्ण कभी जरूरी नहीं हैं।
सबसे सरल शब्दों में, आइजनहावर मैट्रिक्स प्रभावी निर्णय लेने के लिए एक दिशानिर्देश है। इसकी प्रतिभा यह अंतर करने के लिए सीखने में निहित है कि कौन से कार्य महत्वपूर्ण हैं और कौन से अत्यावश्यक हैं। जैसा कि वादेर ने कहा, इस पर ध्यान केंद्रित करें: "कल को अपने लिए आसान बनाने के लिए मैं आज क्या कर सकता हूं?"
मैट्रिक्स आपको दीर्घकालिक रणनीतिक योजना बनाने की अनुमति देता है। आप सीखते हैं कि उन कार्यों के बजाय बड़ी तस्वीर पर ध्यान केंद्रित कैसे करें जो जरूरी लगते हैं लेकिन परियोजना के लिए कोई व्यापक लाभ नहीं है।
अपनी कमजोरी को गले लगाओ
आइजनहावर मैट्रिक्स को तोड़ने से पहले, हमें जोर देने की आवश्यकता महसूस होती है:
अपने आप पर बहुत मुश्किल मत बनो।
जैसा कि हर नई उत्पादकता पद्धति के साथ आप अपनाना चाहते हैं, आइजनहावर मैट्रिक्स को पूरा करने में बहुत अधिक परीक्षण और त्रुटि होने वाली है। पहले कुछ हफ्तों या महीनों को आसान बनाने का एक तरीका खोजें। संसाधन सामग्री डाउनलोड करें, अपनी बुलेट पत्रिकाओं को प्राप्त करें या अपनी प्रगति को ट्रैक करने के लिए क्लॉकिफाई (ऑफ़लाइन और ऑनलाइन दोनों) जैसे टाइमशीट ऐप पर भरोसा करें।
यदि किसी टीम का प्रबंधन कर रहे हैं, तो अपनी टीम के सदस्यों के साथ गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर के साथ कार्यों और समय-सीमा को शेड्यूल करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्राथमिकताओं की बात आने पर हर कोई एक ही पृष्ठ पर है। Instagantt आपको गैंट चार्ट बनाना शुरू करने में मदद कर सकता है।
संक्रमण को यथासंभव सुचारू बनाने के लिए अपने निपटान में किसी भी उपकरण का उपयोग करें। हम सभी अलग तरह से सीखते हैं, और एक नए वर्कफ़्लो को अपनाना एक नई भाषा सीखने से अलग नहीं है। यहां तक कि प्रशंसित एजाइल विधि को ठीक से लागू करने के लिए एक या दो साल से अधिक की आवश्यकता होती है।
आइजनहावर मैट्रिक्स कैसे काम करता है
लोकप्रिय Youtube चैनल Vlog भाइयों के जॉन ग्रीन के रूप में, इसे सारांशित करता है:
"उत्पादकता को काम के बारे में नहीं होना चाहिए, या उत्पादन को अधिकतम करना या जो भी हो। उत्पादक होने के कई तरीके हैं। मेरे लिए, उत्पादकता ज्यादातर यह पहचानने की बात है कि समय वही है जो हमारे पास है।
गति के बारे में सोचना बंद करो, और उद्देश्य के बारे में सोचना शुरू करो। जब परियोजना कार्यों की बात आती है तो वास्तव में स्मार्ट, अधिक जागरूक विकल्प बनाना शुरू करने के लिए, आपको महत्वपूर्ण और तत्काल के बीच अंतर जानना होगा।
महत्वपूर्ण - महत्वपूर्ण और महत्वहीन कार्यों के बीच अंतर करने का एक तरीका यह पूछना है: "यदि यह कार्य नहीं किया जाता है तो क्या परियोजना को नुकसान होगा?" महत्वपूर्ण कार्य वे हैं जिनके लंबे समय तक चलने वाले परिणाम या परिणाम होते हैं। यदि दूसरों का काम इसके पूरा होने पर निर्भर करता है, या इसका परियोजना पर बड़ा प्रभाव पड़ता है, तो कार्य को छोड़ा नहीं जाना चाहिए।
तत्काल - तात्कालिकता समय और दक्षता पर केंद्रित है। ये स्पष्ट समय सीमा वाले कार्य हैं। कुछ जरूरी है या नहीं, यह विभिन्न परिस्थितियों पर निर्भर करेगा (यह इस बात पर निर्भर करता है कि परियोजना में क्या शामिल है)। हालांकि, ध्यान रखें कि आपके शेड्यूल का लचीलापन और प्रोजेक्ट लक्ष्य भी एक भूमिका निभाते हैं।
एक बार जब आप तात्कालिकता/महत्व अंतर का पता लगा लेते हैं, तो दूसरा चरण आपके कार्यों को निम्नलिखित के अनुसार चार समूहों में क्रमबद्ध कर रहा है:
महत्वपूर्ण और तत्काल (करें) ग्रीन ने इसे आपके घर में आग लगने के एक सरल उदाहरण के साथ चित्रित किया। यह कुछ ऐसा है जिसे आपको तुरंत करने की आवश्यकता है। कम भयावह रूप से बोलते हुए, ये कार्य आमतौर पर वे होते हैं जिन्हें हम अंतिम मिनट तक छोड़ देते हैं या अप्रत्याशित परिस्थितियों से आते हैं।
महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं (निर्णय) एक और सरल उदाहरण दीर्घकालिक व्यक्तिगत और व्यावसायिक लक्ष्य होंगे, जैसे कि कैरियर की उन्नति, एक किताब लिखना, या व्यायाम करना (जब तक कि कोई गंभीर स्वास्थ्य समस्या न हो, इस मामले में, यह जरूरी है)। इस समूह के लिए सामान्य नियम इन कार्यों पर कार्य करने के लिए समय निर्धारित करना है. उन्हें बंद करने से उन्हें तब तक टक्कर लगेगी जब तक कि वे जरूरी न हो जाएं, या कभी संबोधित न हों।
महत्वहीन लेकिन तत्काल (प्रतिनिधि) ये छोटे, छोटे, रोजमर्रा के कार्य हो सकते हैं, जैसे किराने की खरीदारी, बिलों का भुगतान करना या ईमेल के माध्यम से जाना। आप उन्हें आसानी से सौंप या स्वचालित कर सकते हैं। उन माता-पिता के बारे में सोचें जो दोपहर का भोजन पकाते समय अपने बच्चों को अंडे और दूध के लिए दुकान में भेजते हैं। या हमारे मामले में, उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट अपडेट मीटिंग आयोजित करना। यदि आपके पास अधिक महत्वपूर्ण काम है, तो बैठक आयोजित करने के लिए किसी को सूचित करने से लंबे समय में मदद मिलेगी।
महत्वहीन और तत्काल नहीं (हटाएं) इस श्रेणी में आने वाली गतिविधियाँ या कार्य आमतौर पर ध्यान भंग करने वाले होते हैं। उदाहरण के लिए, वेबसाइट पेज को फिर से डिज़ाइन करना क्योंकि रंग योजना बंद है। यह महत्वहीन है और जरूरी नहीं है क्योंकि यह ग्राहक प्रतिधारण को प्रभावित नहीं करेगा।
आप में से जो दृश्य प्रकार हैं, उनके लिए आइजनहावर मैट्रिक्स को एक साधारण बॉक्स के साथ दर्शाया जा सकता है।
ध्यान रखने वाली महत्वपूर्ण बात यह है कि महत्वपूर्ण/तत्काल फ़िल्टर आपकी परियोजनाओं और लक्ष्यों के आधार पर बदलता है। आइजनहावर मैट्रिक्स दीर्घकालिक समस्या को हल करने और मात्र तात्कालिकता जाल से बचने के लिए एक नुस्खा है, जिसमें हर परियोजना गिरने के लिए बाध्य है।
"नहीं" का जादू
मैट्रिक्स का उपयोग करना सीखने के साथ-साथ, आपको अपने अस्वीकृति कौशल पर ब्रश करना होगा। उदाहरण के लिए, यदि आप वृद्धि पर एक स्टार्टअप के सीईओ हैं, तो आपके हाथ इससे संबंधित परियोजनाओं और कार्यों से भरे होंगे। कुछ मित्र या परिचित लिंक्डइन के माध्यम से आपसे संपर्क कर सकते हैं ताकि उन्हें अपने कुछ नए भागीदारों से मिलवाया जा सके, या उन्हें किराए पर लिया जा सके।
यदि हम इस परिदृश्य में आइजनहावर मैट्रिक्स लागू करते हैं, तो यह गतिविधि आपके या आपकी परियोजना के लिए न तो महत्वपूर्ण है और न ही जरूरी है। इसलिए उन्हें यह बताने के बजाय कि आप संपर्क में रहेंगे, या घंटों ईमेल करने या उनसे बात करने में खर्च करेंगे, आप बस "नहीं" का जवाब देते हैं। ठीक है, बल्कि आप एक बहुत ही विनम्र ईमेल तैयार करते हैं जिससे उन्हें पता चलता है कि अभी के लिए, आप मदद करने में असमर्थ हैं क्योंकि आपकी प्लेट पर बहुत सारी चीजें हैं।
अस्वीकृति फ़िल्टरिंग प्रक्रिया का एक बड़ा हिस्सा है। चौथे आइजनहावर समूह में समाप्त होने वाली गतिविधियाँ सबसे अधिक त्याग की संभावना हैं (उदा। और यदि आप किसी कार्य को चौथे समूह के सप्ताह में और सप्ताह में आगे बढ़ाते रहते हैं, तो यह शुरू करने के लिए महत्वपूर्ण या जरूरी नहीं था।
जैसे-जैसे कार्य प्राथमिकता सीढ़ी के ऊपर और नीचे जाते हैं, परिवर्तनों पर सभी को अद्यतित रखना न भूलें और वे परियोजना को समग्र रूप से कैसे प्रभावित करते हैं।
निष्कर्ष के तौर पर
जब महारत हासिल होती है, तो आइजनहावर मैट्रिक्स एक शक्तिशाली उपकरण है। यह उन लोगों के लिए तैयार की गई एक विधि है जिनके पास ऐसे लक्ष्य हैं जिन्हें वे कभी नहीं प्राप्त करते हैं क्योंकि दिन में पर्याप्त घंटे नहीं होते हैं। मैट्रिक्स के साथ, आप अपनी प्राथमिकताओं का पुनर्मूल्यांकन करते हैं, और जैसा कि ग्रीन और वाडेन दोनों जोर देते हैं, नकली तात्कालिकता पर महत्वपूर्ण बातों पर ध्यान केंद्रित करना सीखें। आग बुझाने के लिए अलविदा कहें क्योंकि वे ऊपर आते हैं, और परियोजनाओं पर खुद को पतला खींचते हैं। अग्रभूमि में बड़ी तस्वीर रखते हुए, आइजनहावर मैट्रिक्स बीमार परियोजनाओं और टीमों के लिए सबसे अच्छी स्व-देखभाल विधियों में से एक साबित होता है।
मार्को मैरिक द्वारा लिखित: मार्को मैरिक एक बाज़ारिया और एक ब्लॉगर है। वह ज्यादातर व्यवसाय, विपणन और उत्पादकता के इर्द-गिर्द घूमने वाले विषयों को शामिल करता है। मार्को वर्तमान में क्लॉकिफाई में काम करता है - एक खाली समय ट्रैकिंग टूल।
