आरएसीआई चार्ट: परिभाषा, गाइड और उदाहरण

आरएसीआई चार्ट क्या है?

परियोजना प्रबंधन के लिए कई व्यक्तियों की भागीदारी की आवश्यकता होती है; यह एक सच्चाई है। लेकिन आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि उनमें से प्रत्येक अपने कार्यों और कार्यों का स्वामित्व ले रहा है? आप एक प्रबंधक के रूप में, यह कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आपकी टीम किसी विशिष्ट कार्य के प्रति अपनी जिम्मेदारी के स्तर से पूरी तरह अवगत है? यह वह जगह है जहाँ एक RACI चार्ट काम आ सकता है।
‍
RACI जिम्मेदार, जवाबदेह, परामर्श और सूचित के लिए खड़ा है, और यह भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की पहचान करने और आपकी टीम में सही लोगों को कार्य और मील के पत्थर सौंपने के लिए एक अत्यधिक अनुशंसित मॉडल है। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी टीम में हर कोई जानता है कि क्या करना है और कब करना है। इतना ही नहीं, लेकिन वे जानते हैं कि अगर उन्हें मदद की ज़रूरत है या यदि पिछला असाइनमेंट पूरा नहीं हुआ है तो वे किसके पास जा सकते हैं।
‍
इस प्रकार की प्रणाली को लागू करने से आपको एक परियोजना के प्रमुख पहलुओं की बेहतर समझ होगी, अर्थात् कौन, क्या, कब, कहाँ और कैसे। और आपको बस इतना करना है कि जानकारी प्राप्त करने के लिए एक केंद्रीय स्थान को देखें क्योंकि यह सब RACI चार्ट में संग्रहीत है।

भूमिकाओं को परिभाषित करें

• जिम्मेदार: यह व्यक्ति कार्य को पूरा करने के लिए करता है। इस प्रकार, प्रत्येक कार्य, गतिविधि या निर्णय से कम से कम एक जिम्मेदार जुड़ा होना चाहिए, लेकिन आप अपनी टीम में इनमें से कुछ मुट्ठी भर व्यक्तियों को चाहते हैं।
  
• जवाबदेह: यह टीम का सदस्य कार्य सौंपता है, और कार्यों की समीक्षा करने और यह सुनिश्चित करने के लिए अंतिम जवाबदेह पार्टी है कि उन्हें पूरा करने के लिए प्रदर्शन किया गया था। समान रूप से महत्वपूर्ण, आप प्रत्येक कार्य के लिए एक से अधिक जवाबदेह असाइन नहीं करना चाहते हैं, या भ्रम पैदा हो सकता है।
  
• परामर्श किया: इन व्यक्तियों के पास उत्तर हैं। वे आम तौर पर विशेषज्ञ होते हैं और उपयोगी जानकारी प्रदान करते हैं जो कार्यों को फिनिश लाइन तक ले जाने में मदद करेंगे।  नतीजतन, वे आमतौर पर जिम्मेदार पार्टियों के साथ सीधे संचार में होंगे।
  
• सूचित: इन टीम के सदस्यों को किसी परियोजना की प्रगति के बारे में जानने और जागरूक होने की आवश्यकता है। प्रत्येक कार्य और/या परियोजना का परिणाम स्वयं उन्हें प्रभावित करता है।
  

कार्यों और मील के पत्थर का मूल्यांकन करें

अंत में, उन वास्तविक कार्यों पर एक नज़र डालना महत्वपूर्ण है जिन्हें करने की आवश्यकता है और जिन मील के पत्थर को आप रास्ते में सेट करना चाहते हैं। प्रत्येक कार्य व्यापक लक्ष्य का एक उप-सेट होने जा रहा है जिसे प्राप्त करने की आवश्यकता है। उन कार्यों के भीतर, मील के पत्थर होंगे जिन्हें उस लक्ष्य की ओर मार्ग को चिह्नित करने के लिए पूरा करने की आवश्यकता है।
‍
मील के पत्थर किसी भी आकार के हो सकते हैं और आम तौर पर, आपके पास परियोजना में कुछ शुरुआती कदम होंगे जब छोटे कदम हासिल किए गए हैं और कुछ जो बाद में बड़े कदम हासिल करने के बाद प्रक्रिया में होते हैं। जो कुछ भी आपको अपने अंतिम लक्ष्य को पूरा करने के करीब एक कदम आगे ले जाता है, उसे एक मील का पत्थर माना जाएगा, हालांकि आप इस प्रकार के मील के पत्थर का जश्न मना सकते हैं या नहीं।
‍
सुनिश्चित करें कि आप अपने द्वारा बनाई गई परियोजना के हर पहलू का मूल्यांकन कर रहे हैं और आप उस समय सीमा के साथ यथार्थवादी मील के पत्थर स्थापित कर रहे हैं जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप अंतिम लक्ष्य को जल्दी और कुशलता से प्राप्त करने के लिए आवश्यक रूप से कई कार्य बना रहे हैं। टीम को उन कार्यों को देखने में सक्षम होना चाहिए और यह देखना चाहिए कि वे अब पूर्ण परियोजना के लिए कहां से प्राप्त करने जा रहे हैं।

RACI चार्ट मेरी या मेरी टीम की मदद कैसे कर सकता है?

किसी परियोजना के दौरान किसी भी भ्रम से बचने की कोशिश करते समय एक आरएसीआई चार्ट एक महान समाधान है। इस प्रकार की प्रणाली के साथ, आपको पता चल जाएगा कि परियोजना के भीतर किसके लिए जिम्मेदार है। इसका मतलब है कि आप जल्दी और आसानी से देख सकते हैं कि क्या मार्क पेरोल पहलू प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार है या यदि जॉन है। आप चार्ट पर एक नज़र डाल सकते हैं और देख सकते हैं कि रेबेका को एक खाका बनाने का काम सौंपा गया है न कि जेसिका।
‍
इसके अलावा, यह संचार को बहुत आसान बनाता है। जब आप जानते हैं कि प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है, तो आपके पास सही व्यक्ति तक पहुंचने की बेहतर क्षमता होगी। यह अनावश्यक संचार में कटौती करने जा रहा है या कोई व्यक्ति कुछ करने या किसी प्रश्न का उत्तर देने के लिए सही लोगों को ट्रैक करने की कोशिश कर रहा है। संचार सीधे उस सिस्टम के माध्यम से भी संभव है जिसका उपयोग आप अपने असाइनमेंट को ट्रैक करने के लिए करते हैं। इसका मतलब है कि आपको अपना कार्यालय छोड़ने की भी आवश्यकता नहीं है।
‍
टीम के कई सदस्यों के साथ काम करते समय, सही समय पर सही लोगों को शामिल करना और आपकी टीम के भीतर अनुमोदन और निर्णय लेने में तेजी लाना संभव बनाता है। आप सिस्टम के माध्यम से सीधे लोगों तक पहुंच सकते हैं या आप आसानी से सिस्टम के माध्यम से सीधे समूह चैट या मीटिंग के लिए आमंत्रण भेज सकते हैं। आखिरकार, आपके पास यह देखने की क्षमता होगी कि प्रक्रिया के प्रत्येक चरण में कौन शामिल है और किसे चर्चा की जा रही जानकारी जानने की आवश्यकता है।
‍
इससे भी अधिक, एक आरएसीआई मॉडल विशेष रूप से उपयोगी होगा जब समान रूप से कार्यभार असाइन करना चाहते हैं, क्योंकि यह दृश्य हो जाता है। प्रोजेक्ट या प्रोग्राम मैनेजर प्रत्येक कार्य को देखने और उन्हें टीम के भीतर किसी को सौंपने में सक्षम होगा। वहां से, वे यह देखने में सक्षम होंगे कि क्या कोई अपने उचित हिस्से से अधिक कर रहा है और यह सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न कार्यों को फिर से असाइन और पुन: आवंटित कर सकता है कि सभी को टीम के भीतर सही मात्रा में काम मिल रहा है।
‍
स्वामित्व भ्रम अतीत की बात बन जाएगा, क्योंकि सभी को पता चल जाएगा कि कौन क्या कर रहा है। आश्चर्य करने वाला कोई नहीं है कि किसी विशिष्ट कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है क्योंकि यदि आप नहीं जानते हैं तो आप बस सिस्टम में लॉग इन कर सकते हैं और तुरंत देख सकते हैं कि कार्य का मालिक कौन है। चारों ओर पूछने या इसे अपने लिए काम करने की कोशिश करने की कोई आवश्यकता नहीं है क्योंकि जानकारी वहीं है, आपकी प्रतीक्षा कर रही है।
इस प्रकार की प्रणाली के साथ, आप अपनी टीम और अपनी कंपनी के लिए समग्र रूप से पैसे बचाने जा रहे हैं। क्योंकि सभी को एक कार्य सौंपा गया है, हर कोई देख सकता है कि कौन जिम्मेदार है, संचार में सुधार हुआ है और हर कोई जानता है कि अपने कार्यों को कब और कैसे पूरा करना है, कोई डाउनटाइम नहीं है। एक ही समय में एक ही कार्य करने वाले लोगों के बीच कोई ओवरलैप नहीं है। काम अधिक तेज़ी से और अधिक कुशलता से किया जाता है, जिससे खर्च किए गए धन की मात्रा कम हो जाती है।

अपने RACI चार्ट को अगले स्तर पर ले जाएं

अब, एक बार जब आप अपनी परियोजना के ठोस कार्यों, कार्यों और भूमिकाओं को निर्धारित कर लेते हैं, तो इसे पूरा करने का समय आ गया है। इस बिंदु पर, यह महत्वपूर्ण है कि आप वास्तव में आपकी सहायता के लिए सही प्रकार के गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की प्रक्रिया से गुजरें। वास्तव में, Instagantt जैसा टूल आपके RACI चार्ट को जीवंत बनाने और आपकी परियोजना की कल्पना करने में मदद कर सकता है, खासकर जब इसमें कई पक्ष शामिल हों। इस प्रणाली के साथ काम करने से आपको आरएसीआई चार्ट के सभी लाभ और बहुत कुछ मिलेगा।
‍
सही परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर, जैसे आप इंस्टागैंट के साथ पाएंगे, आपको अपनी जरूरत की हर चीज को जल्दी, आसानी से और कुशलता से संभालने की अनुमति देगा। आखिरकार, इस तरह आप इस प्रक्रिया से सबसे अधिक लाभ उठाने जा रहे हैं, है ना? गैंट चार्ट के साथ आप अपनी परियोजनाओं को जल्दी से बनाने और निगरानी करने में सक्षम होंगे और वहां से, आप अपने सिस्टम में जोड़े गए किसी भी व्यक्ति को कार्य सौंप सकते हैं।
‍
यह गैंट चार्ट निर्माता आपको यह निगरानी करने की अनुमति देता है कि हर कोई उन कार्यों के साथ कैसे कर रहा है जिन्हें आपने उन्हें सौंपा है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप यह भरने में सक्षम होंगे कि आप किसी असाइनमेंट पर कितनी दूर हो रहे हैं और प्रत्येक कार्य के भीतर अभी भी क्या करने की आवश्यकता है। इससे सभी के लिए यह ट्रैक करना आसान हो जाता है कि परियोजना कैसे चल रही है और आगे बढ़ने या इसे पूरा करने के लिए इसकी क्या आवश्यकता होगी।
‍
आपके पास कई अलग-अलग तरीकों से अपने चार्ट देखने का अवसर भी होगा। वहां से, आपको बस इतना करना है कि प्रक्रिया शुरू करें। आप उस व्यापक परियोजना या लक्ष्य से शुरू करके ऐसा कर सकते हैं जिसे आप बनाना चाहते हैं। अपनी परियोजना को नाम दें और तिथियों और विशिष्ट कार्यों पर काम करना शुरू करें जिन्हें करने की आवश्यकता है। आप इसे आसानी से कर सकते हैं, शुरुआत में उन्हें असाइन किए बिना। यह आपको काम करते समय पूरी तरह से अधिक स्वतंत्रता देने वाला है।
‍
कार्यों को असाइन करना शुरू करने से पहले उन्हें बनाना आपको विचलित हुए बिना क्या करने की आवश्यकता है, यह काम करने की अनुमति देता है। फिर आप अलग-अलग लोगों को कार्य सौंपने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जब आप यह तय कर लेते हैं कि परियोजना में वास्तव में कौन सा कार्य है।

भूमिकाओं द्वारा RACI चार्ट

प्रत्येक अलग टीम के सदस्य को एक भूमिका सौंपें।

असाइनमेंट द्वारा गैंट चार्ट

टीम के अलग-अलग सदस्यों को अलग-अलग कार्य सौंपें। सुनिश्चित करें कि आपके पास अपनी टीम में निर्मित सही लोग हैं और फिर उन्हें असाइन करना शुरू करें। जैसा कि हमने उल्लेख किया है, आप यह सुनिश्चित करने में सक्षम होंगे कि आपकी टीम के प्रत्येक व्यक्ति को असाइनमेंट का सही संतुलन दिया जाए। आप प्रत्येक कार्य को उचित रूप से आवंटित करने में सक्षम होंगे और सुनिश्चित करेंगे कि प्रत्येक असाइनमेंट टीम के भीतर किसी को दिया गया है।
इसके अलावा, कुछ कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए निर्भरता आकर्षित करें और इंस्टागैंट के "उल्लेख" विकल्पों के लिए संचार की एक स्पष्ट रेखा बनाए रखें। जब आप अपनी निर्भरताएँ सेट करते हैं तो इसका मतलब है कि आप एक कार्य बना रहे हैं और फिर एक द्वितीयक कार्य जिसे पहले कार्य के पूरा होने पर पूरा किया जा सकता है। इससे आपकी टीम को यह जानने में मदद मिलती है कि किसके लिए जिम्मेदार है और वे कब एक असाइनमेंट पूरा कर पाएंगे।

अपने साथियों का उल्लेख करके उनके साथ संवाद करें।

आपको बस इतना करना है कि आपके द्वारा सौंपे गए कार्यों पर किसी का उल्लेख करें और वे यह देख पाएंगे कि आपने क्या कहा है। वे यह देखने में सक्षम होंगे कि आपने क्या टिप्पणी की है और आपके द्वारा प्रदान की गई किसी भी जानकारी पर वापस टिप्पणी करने में सक्षम होंगे। यह आपको बैठकों की व्यवस्था किए बिना या अन्य प्लेटफार्मों के माध्यम से संदेश भेजने के बिना आगे और पीछे संवाद करने में मदद करने वाला है।
‍
आप तुरंत एक कार्य से अपनी टीम के अन्य सदस्यों के लिए जानकारी साझा करने में सक्षम होंगे। यह सुनिश्चित करता है कि आपकी टीम का प्रत्येक व्यक्ति यह देख पाएगा कि अन्य कार्यों में क्या हो रहा है और वह किसी और चीज़ पर टिप्पणी करने में सक्षम होगा जिसे करने की आवश्यकता है। इससे परियोजना के लिए आवश्यक कुछ बड़े कार्यों को पूरा करना आसान हो जाएगा।
‍
नतीजतन, आप एक परियोजना का निर्माण करने में सक्षम होंगे, अपनी टीम के सदस्यों को वास्तविक समय में सहयोग करने के लिए, और सभी के कार्यों के स्वामित्व की स्पष्ट भावना रखने में मदद करने के लिए। क्या आप और देखना चाहेंगे कि Instagantt आपको क्या हासिल करने में मदद कर सकता है?‍

आरएसीआई चार्ट का उपयोग करने की आवश्यकता किसे है?

जब RACI चार्ट का उपयोग करने की बात आती है, तो आपको कई अलग-अलग स्थितियों पर नज़र रखनी चाहिए। निश्चित रूप से, आप किसी भी और सभी परियोजनाओं के साथ आरएसीआई चार्ट का उपयोग कर सकते हैं जो आप बना रहे हैं, लेकिन कुछ स्थितियां हैं जहां आपके लिए यह जानना और भी महत्वपूर्ण होगा कि परियोजना के विभिन्न हिस्सों में क्या हो रहा है और कौन जिम्मेदार है। तो, आपको इस प्रकार के चार्ट का उपयोग कहाँ करना चाहिए?
‍
सबसे पहले, यदि कोई विशिष्ट प्रक्रिया है जिसका सही अनुमोदन प्राप्त करने और निर्णय लेने के लिए पालन करने की आवश्यकता है तो आरएसीआई चार्ट होने से आपके लिए बहुत फर्क पड़ेगा। आप जल्दी से अनुमोदन प्राप्त करने और टैग करने या उन लोगों का उल्लेख करने में सक्षम होंगे जिन्हें अनुमोदन जारी करने की आवश्यकता है।
‍
यदि आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि हर कोई जानता है कि विभिन्न कार्यों के लिए कौन जिम्मेदार है, तो आप यह भी सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप इस प्रकार के चार्ट का उपयोग करें। यह आपको यह देखने की अनुमति देता है कि पहेली के हर टुकड़े के लिए कौन जिम्मेदार है और आवश्यकतानुसार असाइनमेंट करने के लिए। उसके ऊपर, यह सभी को अपने स्वयं के कार्यों को पूरा करने की अनुमति देगा।
‍
जब ऐसा लगता है कि कोई व्यक्ति किसी परियोजना के लिए कार्यों के अपने उचित हिस्से से अधिक कर रहा है, तो इस प्रकार के चार्ट का उपयोग करने का एक और अच्छा समय है। आप यह सुनिश्चित करने में सक्षम होंगे कि सभी को एक कार्य सौंपा गया है और कोई भी किसी और की तुलना में अधिक कार्यों पर काम नहीं कर रहा है। आखिरकार, यही वह है जो आप निष्पक्षता के हित में बचने की कोशिश कर रहे हैं, है ना?

अपने RACI चार्ट के साथ प्रारंभ करना

जब आप आरंभ करने के लिए तैयार हों, तो सुनिश्चित करें कि आप उन सभी के साथ बात करते हैं जो आपकी टीम का हिस्सा हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी टीम जानती है कि वे किसके साथ काम कर रहे हैं और बस उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। उन्हें समझाएं कि प्रक्रिया कैसे काम करने जा रही है और किन कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है। उन्हें चार्ट भी दिखाएं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे प्रत्येक अपने कार्य कर सकते हैं।
‍
आप कार्यों को ठीक से असाइन करना चाहते हैं और सुनिश्चित करें कि हर कोई परियोजना के दौरान होने वाले किसी भी बदलाव से अवगत है। यदि आपको टीम के हिस्से के रूप में किसी से मिलना है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे जानते हैं कि क्या हो रहा है और कब। ये सभी चीजें RACI चार्ट और आपके Instagantt चार्ट के माध्यम से की जा सकती हैं।
‍
सुनिश्चित करें कि आप RACI विधि का पालन करते हुए कार्य असाइन करें। आपको यह जानने की आवश्यकता है कि आपकी जिम्मेदार पार्टी कौन है और साथ ही आपका सूचित व्यक्ति कौन है। ये सभी चीजें आपको परियोजना के नियंत्रण में रहने और हर उस चीज पर नजर रखने में मदद करने वाली हैं जिसे करने की आवश्यकता है।

यदि आप अपनी परियोजनाओं की बात करते समय वास्तव में व्यवसाय में उतरने के लिए तैयार हैं तो एक आरएसीआई चार्ट निश्चित रूप से जाने का रास्ता है। सुनिश्चित करें कि आप चार्ट के विभिन्न पहलुओं को असाइन करना जानते हैं. साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप चार्ट के भीतर और प्रोजेक्ट के भीतर प्रत्येक कार्य को सही लोगों को असाइन करते हैं। आप पाएंगे कि जब आप जानते हैं कि कार्यों को सही तरीके से कैसे असाइन किया जाए तो आपकी परियोजना बहुत बेहतर हो जाती है। सुनिश्चित करें कि आप इंस्टागैंट और आरएसीआई चार्ट की सभी सुविधाओं का उपयोग कर रहे हैं जिनके साथ आप काम कर रहे हैं और आप अपने व्यवसाय में एक बड़ा अंतर देख सकते हैं।