परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए अच्छे दस्तावेज़ीकरण और संचार की आवश्यकता होती है। गतिविधियों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए ये आवश्यक हैं। बीआरडी एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है जिसका उपयोग व्यावसायिक आवश्यकता और उसके बाद के निष्पादन को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। पीआरडी भी एक अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेज है जिसका उपयोग परियोजना की आवश्यकता को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। सबसे पहले, दोनों के बीच थोड़ा अंतर है। हालाँकि वे समानार्थी लग सकते हैं लेकिन वे अलग हैं। उनका उपयोग किसी परियोजना के विभिन्न चरणों में किया जाता है।
इस लेख में, हम परियोजना प्रबंधकों और टीमों को परियोजना विकास को बेहतर ढंग से समझने में मदद करने के लिए बीआरडी और पीआरडी के बीच प्रमुख अंतरों का पता लगाएंगे।
पीआरडी का परिचय
PRD उत्पाद विकास चक्र में आवश्यक दस्तावेजों में से एक है। यह बताता है कि विकास और परीक्षण टीमों को आगे बढ़ने देने के लिए उत्पाद लॉन्च में कौन सी संपत्ति और क्षमताएँ जोड़ी जानी चाहिए। हालाँकि PRD पारंपरिक, चरण-वार SD मॉडल में प्रभावी रूप से बनाए जाते हैं, लेकिन वे चुस्त कामकाज में भी फायदेमंद होते हैं।
पीआरडी में वह सब कुछ शामिल होता है जो रिलीज़ का हिस्सा होना चाहिए ताकि इसे पूर्ण माना जा सके। यह रिलीज़ प्रक्रिया के दौरान बनाए गए अन्य दस्तावेज़ों के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करता है। हालाँकि पीआरडी यह सुझाव दे सकते हैं कि किसी चीज़ को कैसे लागू किया जा सकता है ताकि यह दिखाया जा सके कि यह कैसे काम करता है। वे आमतौर पर यह निर्दिष्ट नहीं करते हैं कि इसे कैसे किया जाना चाहिए।
पीआरडी के महत्वपूर्ण तत्व
यहां प्रमुख भागों का सरल विवरण दिया गया है:
उत्पाद का विवरण
इससे यह पता चलता है कि उत्पाद क्या है और यह बाजार की बड़ी तस्वीर या कंपनी के विजन में किस प्रकार फिट बैठता है।
उद्देश्य
इससे यह स्पष्ट होता है कि उत्पाद क्यों बनाया जा रहा है तथा इसका उद्देश्य कौन सी विशिष्ट व्यावसायिक समस्याओं का समाधान करना है।
लक्षित दर्शक
इससे अंतिम उपयोगकर्ताओं की पहचान होती है और उनकी चुनौतियों और अपेक्षाओं को समझने में मदद मिलती है। इसमें अक्सर उपयोगकर्ताओं की जनसांख्यिकी और व्यवहार के बारे में जानकारी शामिल होती है।
प्रमुख विशेषताऐं
यह उत्पाद की मुख्य विशेषताओं और कार्यों पर प्रकाश डालता है। यह बेहतर समझ के लिए प्रत्येक को विभाजित करने में मदद करता है।
उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस डिज़ाइन
यह इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि उत्पाद कैसा दिखता है और कैसा लगता है, तथा यह बताता है कि उपयोगकर्ता इसके साथ कैसे बातचीत करेंगे।
तकनीकी निर्देश
इसमें इंजीनियरिंग टीम के लिए ज़रूरी तकनीकी विवरण शामिल हैं। इसमें सॉफ़्टवेयर आर्किटेक्चर, डेटा स्टोरेज, प्रदर्शन संबंधी ज़रूरतें और फ़्रेमवर्क जैसी चीज़ें शामिल हैं।
पीआरडी के उपयोग के मामले
संपूर्ण उत्पाद विकास प्रक्रिया में PRD महत्वपूर्ण है। यह उत्पाद और उसकी ज़रूरतों को परिभाषित करने से शुरू होता है, और यह सुनिश्चित करने के लिए टीम को मार्गदर्शन देता है कि उत्पाद सही तरीके से बनाया गया है।
यहां कुछ स्थितियां दी गई हैं जहां पीआरडी उपयोगी है:
व्यावसायिक आवश्यकताओं का अनुवाद
जब आपको अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं को उत्पाद की विशेषताओं में बदलना हो, तो आप PRD का उपयोग कर सकते हैं। PRD बताता है कि उत्पाद कैसे काम करेगा और इसकी विशेषताओं को सूचीबद्ध करता है।
स्पष्ट आवश्यकताएं प्रदान करना
इसमें तकनीकी विवरण शामिल हैं ताकि डेवलपर्स को पता चले कि उन्हें क्या बनाना है।
उपयोगकर्ता कहानियों को परिभाषित करना
PRD में उपयोगकर्ता कहानियाँ लिखने से आवश्यकताओं को स्पष्ट करने और उपयोगकर्ताओं की ज़रूरतों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, "एक उपयोगकर्ता के रूप में, मैं तिथि सीमा के अनुसार डेटा फ़िल्टर करना चाहता हूँ।"
उत्पाद व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा करता है यह निर्धारित करें
पीआरडी उत्पाद की विशेषताओं को समग्र व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ संरेखित करने में मदद करता है, जैसे लाइव चैटबॉट बनाना या ग्राहक सहायता प्रश्नों को कम करने के लिए FAQ जोड़ना।
क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों का समन्वय
यह डिजाइन, गुणवत्ता आश्वासन और इंजीनियरिंग टीमों को जोड़ता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सभी लोग मिलकर प्रभावी ढंग से काम कर रहे हैं।
त्रुटि प्रबंधन और एज मामलों का प्रबंधन
दस्तावेज़ में असामान्य मामलों और त्रुटियों से निपटने के तरीके बताए गए हैं। यह एक सहज उपयोगकर्ता अनुभव और उचित त्रुटि प्रबंधन में मदद करता है।
बी.आर.डी. का परिचय
बीआरडी सरल शब्दों में परिभाषित करता है कि व्यवसाय क्या करता है और किसी परियोजना की आवश्यकता क्यों है। यह उन उपायों को परिभाषित करता है जिन्हें आवश्यक परियोजना आवश्यकताओं के अलावा किए जाने की आवश्यकता है।
बीआरडी इस सवाल पर ध्यान केंद्रित करता है कि परियोजना को क्या प्रदान करना चाहिए। इस बीआरडी का एक और फायदा यह है कि परियोजना के दौरान किसी भी बदलाव के मामले में, बीआरडी को अपडेट किया जा सकता है।
इस कारण से, बीआरडी को एक ऐसी योजना के रूप में देखें जो उद्देश्यों तक पहुंचने और ग्राहकों के साथ-साथ हितधारकों के लिए सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने के लिए गतिविधियों को परिभाषित करती है।
टीम के सभी प्रतिभागी यह निर्धारित करने के प्रयास में लगे हैं कि परियोजना किस प्रकार क्रियान्वित होगी तथा यह व्यवसाय की आवश्यकताओं को किस प्रकार पूरा करेगी।
इस प्रकार की योजना हितधारकों की भागीदारी से बनाई जाती है और इसका क्रियान्वयन तभी किया जा सकता है जब ये हितधारक कार्य योजना को मंजूरी दे दें।
बी.आर.डी. के महत्वपूर्ण तत्व
आइये दस्तावेज़ के मुख्य भागों का विश्लेषण करें:
कार्यकारी सारांश
एक संक्षिप्त अवलोकन जो संपूर्ण दस्तावेज़ का सारांश प्रस्तुत करता है और परियोजना आवश्यकताओं की रूपरेखा प्रस्तुत करता है।
परियोजना/फीचर उद्देश्य
परियोजना (या विशिष्ट विशेषता) का उद्देश्य क्या है, इसका विवरण। इसमें इसके लक्ष्य और अपेक्षित परिणाम शामिल हैं।
व्यावसायिक आवश्यकताएँ और परियोजना का दायरा
परियोजना में शामिल कार्य की स्पष्ट परिभाषा, यह सुनिश्चित करना कि यह निर्धारित सीमाओं के भीतर रहे।
हितधारक
परियोजना में शामिल लोगों की सूची तथा परियोजना में शामिल प्रत्येक व्यक्ति की भूमिका और जिम्मेदारी।
समय
यह एक योजना है जो परियोजना के विभिन्न चरणों तथा प्रत्येक चरण में लगने वाले संभावित समय को दर्शाती है।
बजट और लागत-लाभ विश्लेषण
परियोजना के अनुमानित लागतों के साथ-साथ प्रत्याशित लाभों का विवरण। लागत-लाभ विश्लेषण परियोजना के निवेश पर प्रतिफल (आरओआई) के लिए औचित्य प्रदान करता है।
बाधाएं
परियोजना के दौरान आने वाली कोई भी सीमाएँ या चुनौतियाँ, साथ ही उनका समाधान करने के लिए संसाधन।
बी.आर.डी. के उपयोग के मामले
यह दस्तावेज़ आम तौर पर परियोजना विकास की शुरुआत में तैयार किया जाता है। यह सुनिश्चित करने में सहायता करता है कि सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हों, भ्रम को कम करता है, और जोखिमों को इंगित करता है। यह अधिकारियों से अनुमोदन प्राप्त करने और बजट को सुरक्षित करने के लिए भी महत्वपूर्ण है।
यहां कुछ परिस्थितियां दी गई हैं जब आपको बीआरडी बनाना चाहिए:
परियोजनाओं की योजना बनाना और दिशा निर्धारित करना
परियोजना की ज़रूरतों और लक्ष्यों को रेखांकित करने के लिए BRD का उपयोग करें। इससे यह सुनिश्चित होता है कि सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हैं और दायरे में बदलाव से होने वाली महंगी देरी से बचा जा सकता है।
अनुप्रयोग बनाना और प्रतिस्थापित करना
बीआरडी के अंतर्गत एक नया अनुप्रयोग बनाने या पुराने अनुप्रयोग को प्रतिस्थापित करने के लिए आवश्यक सभी व्यावसायिक आवश्यकताओं को एकत्रित करें।
प्रस्तावों के अनुरोधों का जवाब देना
व्यवसायिक आवश्यकताओं और अपेक्षाओं का विवरण देते हुए नई परियोजनाओं के लिए आरएफपी को संबोधित करने के लिए बीआरडी का मसौदा तैयार करें।
व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित करना
यदि आपकी कंपनी का विस्तार हो रहा है, तो बीआरडी आवश्यक व्यावसायिक आवश्यकताओं का दस्तावेजीकरण करने में मदद कर सकता है।
व्यावसायिक समस्याओं का समाधान
बीआरडी विशिष्ट व्यावसायिक समस्याओं और उनके समाधान के लिए वांछित परिणामों की रूपरेखा तैयार कर सकता है।
बाज़ार की ज़रूरतों को प्राथमिकता देना
यदि आप किसी नए बाजार में प्रवेश कर रहे हैं, तो बीआरडी प्रमुख अवसरों की पहचान करने और उन्हें आपके व्यावसायिक लक्ष्यों के साथ संरेखित करने में मदद कर सकता है।
बीआरडी बनाम पीआरडी: दोनों दस्तावेजों का मुख्य उद्देश्य
बीआरडी
बीआरडी का मुख्य उद्देश्य यह दर्शाना है कि व्यावसायिक दृष्टि से सिस्टम कैसा दिखना चाहिए। अक्सर यह व्यावसायिक और विशिष्ट अनुप्रयोग और तकनीकी पहलुओं को परिभाषित करता है जिनकी परियोजना को आवश्यकता होगी। बीआरडी व्यवसाय की क्या ज़रूरतें हैं और परियोजना को कैसे पूरा किया जाएगा, इस बारे में महत्वपूर्ण सवालों के जवाब देने में मदद करता है। इसमें उन सुविधाओं और आवश्यकताओं की प्राथमिकता वाली सूची भी शामिल है जिन्हें अंतिम उत्पाद, सिस्टम या सेवा में शामिल किया जाना चाहिए।
पीआरडी
उत्पाद विकास प्रक्रिया में पीआरडी बहुत महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे पूरी टीम के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करते हैं। वे यह स्पष्ट करने में मदद करते हैं कि उत्पाद का लक्ष्य क्या हासिल करना है।
वे सभी को इस बात पर सहमत होने में मदद करते हैं कि कौन सी विशेषताएँ सबसे महत्वपूर्ण हैं और किसी भी समझौते को समझते हैं। PRD यह सुनिश्चित करते हैं कि सभी एक ही पृष्ठ पर हों, जिससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि अंतिम उत्पाद उपयोगकर्ताओं की ज़रूरतों को पूरा करता है।
एजाइल या वाटरफॉल पद्धतियों का उपयोग करने वाली टीमों के लिए, एक सुव्यवस्थित पीआरडी स्पष्ट दिशा-निर्देश प्रदान करके तथा समय-सीमा चूकने या परियोजना के दायरे में परिवर्तन से बचने में मदद करके विकास को आसान बना सकता है।
बीआरडी का उपयोग कब करें?
आपको प्रोजेक्ट प्लानिंग चरण के दौरान BRD लिखना चाहिए। प्रोजेक्ट की शुरुआत में, BRD प्रोजेक्ट के लक्ष्य और पहुंच को निर्दिष्ट करता है।
इसमें व्यवसाय की आवश्यकताओं और उद्देश्यों का भी उल्लेख किया गया है।
हालांकि बीआरडी को इन शुरुआती चरणों में परिभाषित किया गया है, लेकिन इसे पूरे प्रोजेक्ट में बदलाव के अनुसार अपडेट किया जा सकता है। यह दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है क्योंकि यह प्रोजेक्ट की सफलता के लिए एक ठोस आधार तैयार करता है। यह बेहतर नियोजन, निष्पादन और संचार में मदद करेगा।
आपको ऐसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होगी जो कार्यों को व्यवस्थित करे और इसे प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए आपकी पूरी टीम को जोड़े। इंस्टागैंट एक ऑनलाइन टूल है जो अलग-अलग दृश्यों में वास्तविक समय का डेटा प्रदान करता है। यह सभी को अपने पसंदीदा तरीके से काम करने की अनुमति देता है। इसका इंटरैक्टिव गैंट चार्ट टीमों और हितधारकों के साथ साझा किया जा सकता है, जो एक समयरेखा पर व्यवस्थित कार्यों को दिखाता है।
आप आश्रित कार्यों को लिंक कर सकते हैं, मील के पत्थर निर्धारित कर सकते हैं, और महत्वपूर्ण पथ की पहचान कर सकते हैं। साथ ही, आप एक आधार रेखा निर्धारित कर सकते हैं और परियोजना की प्रगति के अनुसार वास्तविक समय में अपने BRD को ट्रैक कर सकते हैं।
पीआरडी का उपयोग कब करें?
उत्पाद आवश्यकता दस्तावेज़ आम तौर पर उत्पाद प्रबंधक द्वारा विकास टीम द्वारा उत्पाद पर काम शुरू करने से पहले बनाया जाता है। हालाँकि, यह महत्वपूर्ण है कि सभी लोग इस पर सहयोग करें। PRD उत्पाद प्रबंधक के लिए सबसे अच्छे दोस्त की तरह है क्योंकि यह रिलीज़ का मार्गदर्शन करता है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आप ग्राहकों को जो चाहिए, उसे समय पर डिलीवर करें।
रिलीज में शामिल सभी लोग। इसमें डेवलपर्स, परीक्षक और परियोजना प्रबंधक शामिल हैं - को PRD से परिचित होना चाहिए।
अंतिम विचार
बीआरडी और पीआरडी दोनों ही आवश्यकता-आधारित दस्तावेज हैं। ये आपके व्यवसाय को सफलता की ओर ले जाने में सहायक हैं। आप इन दस्तावेजों का उपयोग करके अपनी टीम को संरेखित कर सकते हैं और उन्हें अपने व्यावसायिक लक्ष्यों का वर्णन कर सकते हैं।
