परियोजना प्रबंधन टीम के लिए परियोजना शुरू करते समय कार्यभार, लागत और कई अन्य चीजों पर विचार करने का सटीक विचार रखने के लिए परियोजना का अनुमान एक महत्वपूर्ण बिंदु है। निर्माण, आईटी, इंजीनियरिंग, कृषि और वित्त आदि जैसे विभिन्न डोमेन का उपयोग करके परियोजना अनुमान का पालन किया जा सकता है।
एक परियोजना प्रबंधक एक विशाल आर्थिक निवेश स्थापित करने से पहले सही अनुमान लगाने के लिए जिम्मेदार है। किसी परियोजना का अनुमान लगाना हमेशा आसान और सटीक नहीं होता है, लेकिन खर्चों को पूरा करने, कार्यों को शेड्यूल करने और एक कुशल टीम को नियुक्त करने के लिए ऐसा करना आवश्यक है।
यदि अनुमान नहीं लगाया जाता है, तो आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए बेहतर योजना बनाना संभव नहीं है और आपको यह भी नहीं पता कि आपके पास मौजूद संसाधन प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए पर्याप्त हैं या नहीं। यह स्थिति आपको प्रोजेक्ट छोड़ने पर मजबूर कर सकती है, जिससे आपके प्रयास, निवेश और संसाधन बर्बाद हो सकते हैं।
परियोजनाओं का अनुमान लगाने के तरीके पर एक संपूर्ण मार्गदर्शिका
परियोजनाओं का अनुमान लगाने के लिए कुछ महत्वपूर्ण सुझाव साझा किए गए हैं जो व्यवसाय परियोजना शुरू करने से पहले आपकी सहायता करेंगे। तो, आइए समझना शुरू करें कि परियोजनाओं का अनुमान कैसे लगाया जाए।
परियोजना अनुमान के मुख्य घटक हैं:
बजट का अनुमान
संसाधन का अनुमान
प्रयास का अनुमान
1. टॉप-डाउन अनुमान
टॉप-डाउन अनुमान परियोजना प्रबंधक द्वारा अन्य ऊपरी प्रबंधन के साथ किए जाते हैं जिसमें वित्तीय प्रबंधक, मालिक और कंपनी के अनुभवी जूरी शामिल होते हैं। टॉप-डाउन प्रोजेक्ट अनुमान पिछले अनुभवों पर आधारित है और प्रोजेक्ट शुरू करने के लिए कार्यों को निर्दिष्ट करता है।
आप कह सकते हैं कि टॉप-डाउन अनुमान एक परियोजना के लक्ष्यों और मिशन स्टेटमेंट को निर्धारित करने और फिर इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए टीम के सदस्यों का चयन करने का एक दृष्टिकोण है।
इस अनुमान के लिए टीम के सदस्यों के लिए इसे अधिक सटीक और स्पष्ट बनाने के लिए काम के विभाजन को विखंडू में विभाजित करने की आवश्यकता होती है। एक लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, कार्यों को छोटे टुकड़ों में विस्तारित किया जाता है।
एक ही परियोजना के बारे में पिछले अनुभवों पर विचार करके, आवश्यक कदमों को परिभाषित किया जाता है और टीम के सदस्यों को एक बड़ी स्पष्ट तस्वीर दिखाते हुए वर्गीकृत किया जाता है। परियोजना प्रबंधक उन प्रमुख कार्यों की पहचान करना आसान बनाता है जिन्हें टीम द्वारा और परिष्कृत किया जाता है।
समयरेखा, लागत और बजट का एक मोटा अनुमान एक परियोजना प्रबंधक द्वारा किया जाता है जो बिल्कुल सटीक नहीं है लेकिन परियोजना को संभालने के लिए एक प्रारंभिक दिशा प्रदान करता है। बजट के बारे में यह प्रारंभिक मोटा स्केच आपके ग्राहक को अनुमानित बजट और अवधि के बारे में संतुष्ट करने के लिए फायदेमंद हो सकता है। लेकिन यह विवरण जाने बिना और प्रसंस्करण में गिरने के बिना सिर्फ भविष्यवाणी आधारित अनुमान है।
2. बॉटम-अप अनुमान
बॉटम-अप अनुमान टॉप-डाउन अनुमान के समान लगता है क्योंकि यह पिछले प्रोजेक्ट अनुभवों पर भी आधारित है लेकिन यह टॉप-डाउन अनुमान की तुलना में अधिक सटीक और सटीक अनुमान है। इस प्रकार का अनुमान परियोजना प्रबंधक को परियोजना के पूरा होने के लिए अनुमानित लागत और समयरेखा के बारे में सबसे अधिक आश्वस्त करता है।
अनुमानित लागत और अवधि के साथ भिन्न होने की बहुत कम संभावनाएं हैं। नीचे-शीर्ष अनुमान अधिक विस्तृत है क्योंकि यह परियोजना के लंबे अध्ययन और इसे शुरू करने से पहले निर्धारित लक्ष्यों के बाद बनाया गया है।
प्रोजेक्ट मैनेजर टीम के सदस्यों को व्यक्तिगत रूप से समूहों से बिखेरने के लिए प्रत्येक कार्य को परिभाषित करता है जैसा कि टॉप-डाउन अनुमान में बनाया गया है।
बॉटम-अप अनुमान बजट, अनुसूची और संसाधनों के उपयोग के बारे में सही साबित होता है। इसलिए, आप कह सकते हैं कि यह बजट अपेक्षित और वास्तविक लागत, समय अवधि और उपयोग की गई संसाधन मात्रा में अलग-अलग अंतर बनाने में सहायक है।
यदि आप बॉटम-अप अनुमान तकनीक का पालन करते हैं, तो आपको योजना विकसित करने के लिए लंबी अवधि की आवश्यकता होगी। सटीक अनुमान लगाने के लिए अधिक संसाधनों को ध्यान में रखा जाता है जैसे कि आपको साइट के बारे में विस्तृत अध्ययन करने के लिए फील्ड टूर करने के लिए परिवहन की आवश्यकता होगी।
जिसके लिए आप हायरिंग करने वाले मजदूरों की संख्या का अनुमान लगाएंगे; आप उपयोग या संसाधनों का फैसला करेंगे और हां, ग्राहक को संतुष्ट करने के लिए सटीक समय सीमा।
इसी अनुमान:
इस प्रकार का अनुमान हाल की परियोजना के साथ एक ही प्रकार की पिछली परियोजना की तुलना करने पर आधारित है। यह अनुमान तब सहायता प्रदान करता है जब आपके पास परियोजना लागत और उसे पूरा करने के लिए आवश्यक समय के बारे में पर्याप्त जानकारी नहीं होती है.
जब क्लाइंट द्वारा आपके साथ पर्याप्त विवरण साझा नहीं किया जाता है, या क्लाइंट परियोजना के बारे में अधिक नहीं जानता है और आपको परियोजना को पूरा करने के लिए खर्चों को पूरा करने के लिए लागत का अनुमान लगाने के लिए कहता है और निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए टीम के सदस्य द्वारा आवश्यक संसाधन।
संबंधित अनुमान निर्धारित करने के लिए मुख्य तत्व हैं:
अतीत और हाल की परियोजना की जानकारी की तुलना की जाती है
मान लीजिए कि पिछली परियोजना की लागत एक मिलियन थी और यह अनुमान लगाया जाता है कि इस परियोजना की लागत भी समान होगी
इसी तरह, समय की अवधि की तुलना और अनुमान लगाया जाता है
एक ही प्रकृति की एक परियोजना पर विचार किया जाता है और एक अच्छा अनुमान लगाने के लिए तुलना की जाती है
अंतिम परियोजना के पूरा होने के दौरान किए गए कार्यों को फलदायी परिणाम प्राप्त करने के लिए प्राथमिकता दी जाती है
इस प्रकार का अनुमान टॉप-डाउन अनुमान की तरह लगता है और हर समय सटीक नहीं होता है। यह लाभ का हो सकता है यदि आपने पहले परियोजना की समान प्रकृति से निपटा है।
3. विश्लेषणात्मक अनुमान
यह अन्य तकनीकों की तुलना में अधिक सटीक है क्योंकि यह आपकी परियोजना का अधिक सटीक अनुमान लगाने के लिए ऑटो गणना पर चर्चा करता है। विश्लेषणात्मक अनुमान अधिक सटीक है क्योंकि यह आपको परियोजना की अधिक सटीक समय सीमा और लागत का अनुमान लगाने की अनुमति देता है।
आपको हाल की परियोजना के बारे में कुछ बुनियादी जानकारी एकत्र करने और उन्हें पिछले एक के साथ मिलान करने और समानताओं का पता लगाने की आवश्यकता है। उसके बाद, आप उस पर काम करने के लिए रणनीति निर्धारित करते हैं। आप लक्ष्य प्राप्त करने के लिए इकाइयों को परिभाषित करने में सक्षम होंगे।
समय का अनुमान लगाकर, आप प्रत्येक गतिविधि के लिए समर्पित करने जा रहे हैं और फिर इकाई को अपनी मदद के रूप में अपने साथ ले जाएं। इकाइयाँ उपकरण, मशीनरी, सॉफ़्टवेयर या श्रमिक हो सकती हैं। परियोजना को पूरा करने के लिए आप जो आंकड़ा लेने जा रहे हैं, उसके बारे में बहुत स्पष्ट रहें।
उसके बाद, पिछली परियोजना के टू-डॉस को संरेखित करें और लागत और समयरेखा के बारे में स्पष्ट गणना करें ताकि आप हाल की परियोजना के लिए इसका सटीक अनुमान लगा सकें।
यह एकत्र किए गए पिछले डेटा पर निर्भर नहीं करता है, लेकिन यह हाल की परियोजना की मांग पर भी निर्भर करता है और परिणाम उन्मुख अनुमान निर्धारित करने की आवश्यकता है जो आपके और आपके ग्राहक या बॉस के बीच विश्वास विकसित करेगा।
यह इस सवाल का एक उचित स्पष्टीकरण था कि परियोजनाओं का अनुमान कैसे लगाया जाए।
शुरुआती लोगों के लिए एक सफल अनुमान लगाने के लिए कुछ महत्वपूर्ण कदम:
आप एक अनूठी और प्रभावी शैली में काम करने के लिए कुछ प्रबंधकीय कदम भी उठा सकते हैं जैसे आप निम्नलिखित तकनीकों पर विचार कर सकते हैं
अपनी टीम के सदस्यों की प्रोफ़ाइल का गहन अध्ययन करें
जब आप एक नेता की तरह टीम वर्क के साथ काम करने जा रहे हों और अपनी टीम के सदस्यों के कार्य इतिहास के बारे में जानने के लिए समय का प्रबंधन करें। यह आपको प्रदर्शन करने के लिए एक विशिष्ट कार्य के लिए एक उपयुक्त व्यक्ति खोजने में मदद करेगा।
आप अपनी टीम को उनके कार्य के अनुसार अपना समय व्यवस्थित करने के लिए कहकर उनके कार्यों को करने के लिए निर्देशित कर सकते हैं। इससे आपको अपनी टीम को ट्रैक पर रखने और उस बिंदु का विश्लेषण करने में मदद मिलेगी जहां आपके प्रोजेक्ट में कमी है और इसके पीछे क्या कारण है। उसके बाद, आप इसे प्रभावी तरीके से हल करने में सक्षम होंगे।
कंपनी की कार्यशैली पर एक अध्ययन करें
अलग-अलग कंपनियां अलग-अलग स्टाइल में काम करती हैं। कुछ कंपनियां अपनी वित्तीय स्थिति के कारण छोटे पैमाने पर परियोजनाएं लॉन्च करती हैं और कुछ बड़े पैमाने पर और महंगी परियोजना पर काम करती हैं क्योंकि वे अपने खर्चों को वहन कर सकती हैं।
कंपनी के इतिहास को जानना बेहतर होगा कि वे कैसे काम करते हैं और अतीत में उन्होंने क्या योजना बनाई थी। यह आपको परियोजना लागत और समय का अच्छा अनुमान लगाने में मदद करेगा।
अपने प्रोजेक्ट कार्यों को छोटे टुकड़ों में विभाजित करें
अपने ग्राहक के साथ अच्छा संचार करने और परियोजनाओं के उद्देश्यों को जानने के बाद, आप बेहतर तरीके से जानते हैं कि आपको अपने ग्राहक की मांग को पूरा करने के लिए क्या कार्य करना है, वह इस परियोजना से उम्मीद कर रहा है।
आपको कार्यों को उप-कार्यों में विभाजित करने की आवश्यकता है ताकि आप भूमिका और प्रदर्शन पर चर्चा करके अपनी टीम के साथ विस्तार से काम कर सकें। जब कार्यों को विभाजित और उप-विभाजित किया जाता है, तो किसी व्यक्ति के लिए इसके पीछे के उद्देश्य को समझना बहुत स्पष्ट होता है।
उसके बाद, आप यह जान पाएंगे कि इन विशिष्ट कार्यों को करने के लिए आपको कितने श्रमिकों की आवश्यकता है, आपको अपना काम ठीक से करने के लिए किस प्रकार के उपकरण और सामग्रियों की आवश्यकता है। इन चीजों को परिभाषित करके आप परियोजना के पूरा होने की लागत और समय का अनुमान लगा सकते हैं।
टीम गैंट चार्ट विकसित करके अपने अनुमान को सटीक बनाएं
सबसे प्रभावी प्रबंधन कौशल के लिए अपने कार्यों को समय पर प्रबंधित करने के लिए उन्हें ठीक से शेड्यूल करना आवश्यक है। आप टीम गैंट चार्ट विकसित करके ऐसा कर सकते हैं। यह आपके लिए यह अनुमान लगाने में मददगार होगा कि आपका प्रोजेक्ट कितने दिनों या महीनों में पूरा हो जाएगा और प्रोजेक्ट पूरा होने तक आपको कितना खर्च करना चाहिए।
समाप्ति:
विभिन्न परियोजना अनुमान प्रौद्योगिकियों को आधिकारिक तौर पर पेश किया गया है और शुरुआती लोगों के लिए एक छोटी परियोजना के लिए अनुमान लगाने के लिए लाभ हो सकता है। पिछला अनुभव एक ही परियोजना से निपटने के लिए एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, यदि आप नए हैं तो चिंता करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
आप अपनी परियोजना का अच्छा अनुमान लगाने और अपने ग्राहक या बॉस को संतुष्ट करने के लिए लेख के अंत में ऊपर चर्चा किए गए चरणों का पालन कर सकते हैं। आपको पता चल जाएगा कि उपरोक्त दिशानिर्देशों का पालन करके परियोजनाओं का अनुमान कैसे लगाया जाए।
