अगर हम माइक्रोसॉफ्ट एप्लिकेशन के बारे में बात करते हैं, तो वे हमें व्यापक रूप से सुविधा प्रदान कर रहे हैं और छात्रों, व्यापारियों और यहां तक कि साधारण स्टोरकीपर्स के जीवन को बहुत प्रभावित करते हैं। एक्सेल भी उन अद्भुत उपकरणों में से एक है जिनका उपयोग हम विभिन्न उद्देश्यों के लिए कर सकते हैं चाहे हम एक शैक्षिक क्षेत्र, परिवहन क्षेत्र, चिकित्सा या कुछ सॉफ्टवेयर क्षेत्र से संबंधित हों। हम आमतौर पर एमएस एक्सेल का उपयोग घटनाओं को रिकॉर्ड करने, उनका विश्लेषण करने और दिए गए डेटा से परिणाम निकालने के लिए करते हैं। हम एक अलग विषय में छात्रों के अंकों को मानने के डेटा को रखने के लिए एक एक्सेल शीट तैयार करते हैं, फिर पहले टर्म, दूसरे टर्म आदि के लिए अंतिम परिणाम समाप्त करते हैं। कभी-कभी शब्दों के परिणामों की तुलना करना और प्रगति को ट्रैक करना व्यस्त हो जाता है।

आप एक्सेल में एक ग्राफ विकसित करके अपने और उस व्यक्ति के लिए छात्र की प्रगति रिपोर्ट पर चर्चा करना आसान बना सकते हैं जिसे आप चाहते हैं। इस उद्देश्य के लिए, आपको पता होना चाहिए कि एक्सेल में ग्राफ कैसे बनाया जाए और अपने विश्लेषण को सौंदर्य और आसानी से समझने वाले तरीके से व्यवस्थित किया जाए।

एक्सेल में ग्राफ बनाने के तरीके के बारे में एक संपूर्ण गाइड

एक्सेल में ग्राफ कैसे बनाया जाए, इसकी पूरी समझ के लिए, आपको ठीक से समझने की जरूरत है कि ग्राफ क्या है, क्या यह चार्ट के समान है, इसे बनाते समय किन चरणों का पालन करना है, आप इसे सौंदर्य और पठनीय कैसे बना सकते हैं, और किन उद्देश्यों के लिए आप इसे अपने दैनिक जीवन में उपयोग कर सकते हैं। इस लेख में, हम एक्सेल में ग्राफ के इन सभी पहलुओं को कवर करेंगे।

एक्सेल में ग्राफ क्या है?

एक ग्राफ उस डेटा का प्रतिनिधित्व करता है जिसे आपने एक्सेल शीट के कॉलम या पंक्तियों में बार, पाई या लाइनों के रूप में व्यवस्थित किया है। एक्सेल में ग्राफ बनाना सीखते समय, डेटा से निपटने के दौरान किसी भी असुविधा से बचने के लिए ग्राफ और चार्ट के बीच के अंतर को समझना आवश्यक है। ग्राफ अधिक सटीक है और कच्चे डेटा को कॉलम और पंक्तियों में व्यवस्थित करने में मदद करता है और फिर उन्हें ग्राफ के रूप में प्रस्तुत करता है, और डेटा संख्यात्मक मानों में होना चाहिए जबकि चार्ट ग्राफ़ की तुलना में किसी तरह अलग और सरल होते हैं। चार्ट कुछ यादृच्छिक क्षणों की जानकारी के विशेष खंडों को सौंदर्यपूर्ण रूप से चित्रित करते हैं।

एक्सेल में ग्राफ कैसे बनाये?

यदि आप एक्सेल से पर्याप्त परिचित नहीं हैं और इसके टेम्पलेट का उपयोग करना नहीं जानते हैं, तो आपको इसके बारे में जानने की आवश्यकता है। इसका एक सुंदर टेम्प्लेट एक्सेल शीट के कॉलम और पंक्तियों में डेटा की व्यवस्था करके ग्राफ़ बना रहा है। निम्नलिखित चरण आपको एक्सेल में ग्राफ बनाने और विभिन्न उद्देश्यों के लिए इसका उपयोग करने का तरीका सीखने में मदद करेंगे।

एक्सेल शीट पर अपना डेटा दर्ज करें

पहला कदम यह है कि आप अपने डेटा को कॉलम ए, बी, सी, और डी, या इससे अधिक, अपनी आवश्यकता और डेटा प्रकार के अनुसार वर्गीकृत करके कॉलम में दर्ज करें। आप कॉलम में मैन्युअल रूप से अपना डेटा दर्ज कर सकते हैं या सीधे एक्सेल शीट में अन्य एप्लिकेशन या शोध टूल से डेटा का उपयोग कर सकते हैं। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके द्वारा डाला जा रहा डेटा प्रासंगिक है और "x" से "y" घटक जैसा संबंध है ताकि आपका ग्राफ आपको डेटा की सही प्रस्तुति दे सके। मान लीजिए कि आप कॉलम ए में प्रवेश कर रहे हैं, संस्थान में महीनों में परीक्षण किए गए हैं; कॉलम बी, सी, डी, और इसी तरह, आप विषय चिह्नों को दर्ज कर रहे हैं।

तदनुसार ग्राफ प्रकार का चयन करें और सम्मिलित करें।

डेटा को कॉलम में डालने या व्यवस्थित करने के बाद, आपको मेनू बार से उपयुक्त प्रकार के ग्राफ़ देखने की आवश्यकता है। आपको अपने डेटा को ग्राफिकल चित्रण में व्यवस्थित करने के लिए ग्राफ़ डालने के लिए एक अलग विकल्प मिलेगा। ग्राफ का विकल्प आपको वहां मिलेगा।

·   बार ग्राफ

·   रेखा ग्राफ़

·   कॉलम ग्राफ

·   पाई ग्राफ

·   कॉम्बो ग्राफ

·   बिखरा हुआ ग्राफ

·   क्षेत्र ग्राफ आदि।

यह आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे डेटा पर निर्भर करता है और आप इस ग्राफ को बनाकर दर्शक को क्या दिखाना चाहते हैं। ग्राफ देखने के अनुकूल होना चाहिए और इसमें उचित जानकारी होनी चाहिए। ग्राफ़ के माध्यम से डेटा प्रस्तुत करने का सबसे अच्छा विकल्प कई डेटा प्रकारों के लिए बार ग्राफ़ या कॉम्बो ग्राफ़ का उपयोग करना है।

स्विच करके कॉलम और पंक्तियों को मिलाएं।

इसके बाद, कॉलम या पंक्तियों को स्विच करके ग्राफ को अधिक सौंदर्यपूर्ण और स्पष्ट बनाने का समय है ताकि एक्स-अक्ष और वाई-अक्ष दिखाई दें। अन्यथा, ग्राफ़ के माध्यम से आप जिस डेटा का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं, वह पीछे के स्तंभों या पंक्तियों के साथ संक्षिप्त हो जाएगा और एक व्यवहार्य और पठनीय रूप नहीं देगा। पंक्तियों और स्तंभों को स्विच करने के लिए, आप ग्राफ़ पर दाईं ओर क्लिक करके, डेटा का चयन करें पर क्लिक करके और पंक्तियों या स्तंभों को स्विच करके आपके द्वारा बनाए गए ग्राफ़ का चयन कर सकते हैं। अब, आप ग्राफ के x-अक्ष और y-अक्ष को देख सकते हैं क्योंकि इस चरण ने स्पष्ट रूप से परिभाषित किया है कि किस प्रकार का डेटा x और y-अक्ष को ले जाएगा।

रंग और लेआउट जोड़कर अपना ग्राफ और सौंदर्य लू दें।

ग्राफ़ का स्वचालित लेआउट हमेशा दृश्यता उद्देश्यों के लिए उपयुक्त नहीं होता है, और आपको प्रस्तुति की अपनी आवश्यकता के अनुसार इसे बदलने की आवश्यकता होती है। आप ग्राफ़ पर राइट-क्लिक करके और चार्ट डिज़ाइन से लेआउट चुनकर अपने ग्राफ़ के लिए सबसे उपयुक्त लेआउट चुन सकते हैं। यह आपको यह तय करने में मदद करेगा कि आप अपने ग्राफ को कैसे दिखाना चाहते हैं, आप पाठक के लिए कौन सी जानकारी जोड़ना चाहते हैं, और कौन सा प्रारूप। आप आवश्यकता और सौंदर्य आवश्यकताओं को देखकर डेटा के स्पष्ट विपरीत प्रस्तुत करने के लिए अपनी पसंद का रंग भी चुन सकते हैं। रंग आकर्षक और आपके द्वारा ग्राफ के रूप में प्रस्तुत किए गए डेटा के लिए प्रासंगिक होने चाहिए।

उपयुक्त ग्राफ आकार लाने के लिए समायोजन करें।

आप ग्राफ के आकार को सामूहिक रूप से बढ़ा या घटा सकते हैं या ग्राफ के घटकों जैसे लाइनों या बार से निपट सकते हैं। आपको सामूहिक रूप से ग्राफ़ का विस्तार करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आप ग्राफ़ घटकों के आकार में चयनात्मक परिवर्तन ला सकते हैं। ग्राफ़ पर राइट-क्लिक करें, होम मेनू पर जाएं, और फ़ॉन्ट प्रकार, रंग, शैली, टाइपिंग बॉक्स का आकार आदि चुनें।

किसी भी गलती से बचने के लिए अपने ग्राफ की जांच करें।

जब आप ग्राफ बनाने का काम कर लेते हैं, तो आपके द्वारा दर्ज किए गए डेटा की समीक्षा करने और ग्राफ बनाने का समय आ गया है। आपके द्वारा चुने गए ग्राफ़ के रंग, आकार और प्रकार को अनदेखा करें।

अपने ग्राफ़ में कुंजियाँ जोड़ें।

ग्राफ़ में कुंजियाँ जोड़ना न भूलें, जैसे आपने किस डेटा का प्रतिनिधित्व करने के लिए किस रंग का उपयोग किया है। यह आपको पाठक के लिए चीजों को स्पष्ट करने में मदद करेगा, और वह ग्राफ को बेहतर ढंग से समझ पाएगा।

शीट पर अपने ग्राफ का शीर्षक साझा करें।

ग्राफ़ बनाने का तरीका सीखने का सबसे महत्वपूर्ण और मजेदार हिस्सा अपने ग्राफ़ का शीर्षक जोड़ना है जो पाठक या दर्शक को स्पष्ट समझ प्राप्त करने के लिए एक पिच जोड़ता है। ग्राफ़ के सीधे सामने, आप सम्मिलित करें पर क्लिक करके और फिर चार्ट शीर्षक पर उपयुक्त आकार के टेक्स्ट बॉक्स को जोड़ सकते हैं। आमतौर पर, आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे एक्सेल के संस्करण के आधार पर एक ग्राफ या चार्ट शीर्षक स्वयं दिखाई देता है। 

अपना ग्राफ़ निर्यात करें या सहेजें.

आपने अपने पास मौजूद डेटा का चार्ट बना लिया है, और अब इसे भविष्य में उपयोग के लिए सहेजने या अपने छात्रों, सहकर्मियों या ग्राहकों के सामने पेश करने का समय आ गया है। इस उद्देश्य के लिए, आप पूरी फ़ाइल को सहेजने के लिए मेनू बार के फ़ाइल विकल्प पर क्लिक करेंगे या इसे वर्ड या पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन में उपयोग करने के लिए चित्र के रूप में सहेजेंगे। इसे चित्र के रूप में सहेजने के लिए, ग्राफ़ पर राइट-क्लिक करें और फिर इसे चित्र के रूप में सहेजने के विकल्प पर क्लिक करें। संवाद बॉक्स में प्रासंगिक नाम डालकर इसे चित्र के रूप में सहेजें।

इसकी दृश्यता बढ़ाने के लिए टिप्स

जब आप एक्सेल में ग्राफ बनाना सीख रहे हों, तो आपको पाठक या दर्शक के लिए इसकी दृश्यता बढ़ाने के लिए युक्तियों की भी तलाश करनी होगी।

1- ग्राफ का वह प्रकार चुनें जो आपके आँकड़ों को बेहतर ढंग से प्रस्तुत करता हो

आपको एक्सेल शीट के कॉलम या पंक्तियों में डाले जा रहे डेटा का निरीक्षण करना चाहिए और इसकी आवश्यकता की जांच करनी चाहिए। वे उस प्रकार के ग्राफ़ की तलाश करते हैं जो इसका प्रतिनिधित्व कर सके ताकि पाठक को दुनिया में जानकारी पढ़ने की आवश्यकता न हो लेकिन ग्राफ को समझ सके।

2- इसे जटिल मत बनाओ।

ग्राफ़ सरल होना चाहिए, इसलिए आपको ग्राफ़ में जटिल शब्दों और प्रभावों को जोड़ने की आवश्यकता नहीं है जो इसे जटिल बनाते हैं, और केवल आप ही इसे समझ सकते हैं।

3- एक सौंदर्य रंग संयोजन का प्रयोग करें।

ग्राफ़ में एक सौंदर्य रूप होना चाहिए जिसे आप एक आदर्श लेआउट और रंगों का उपयोग करके ला सकते हैं। पर्याप्त विचार न होने पर अधिक रचनात्मक बनने के बजाय आकर्षक रंग और लेआउट चुनें। इसलिए, सरल होना अच्छा है।

4- आँकड़ों को अपने आलेख पर अंकित करना न भूलें।

आपको इसे उन शब्दों के साथ भी लेबल करना चाहिए जिन्हें आप इसके माध्यम से प्रस्तुत कर रहे हैं और यह इंगित करने के लिए शीर्षक भी सेट करना चाहिए कि आप इस ग्राफ के माध्यम से क्या प्रतिनिधित्व करने के इच्छुक हैं।

एक्सेल में ग्राफ बनाने के अनुप्रयोग

जब आप एक्सेल में ग्राफ बनाना सीखने में अपना समय लगाते हैं, तो आपको इसके अनुप्रयोगों के बारे में पता होना चाहिए। तो, ग्राफ एक्सेल में है।

·   डेटा को आसानी से व्यवस्थित करने में मदद करता है।

·   दो अलग-अलग मापदंडों की तुलना करने में मदद करता है

·   दर्शक को संलग्न करने में मदद करता है

·   प्रगति को ट्रैक करने में मदद करता है

समाप्ति

एक्सेल में ग्राफ बनाने का तरीका सीखने से पहले आपको एक ग्राफ की आवश्यकता को समझने की आवश्यकता है, और यह आपको सौंदर्य की दृष्टि से डेटा से निपटने की गहराई में गोता लगाने के लिए एक धक्का देगा। यदि आपको एक्सेल का उपयोग करके गैंट चार्ट बनाने की आवश्यकता है, तो बस एक्सेल के लिए हमारे फ्री गैंट चार्ट टेम्पलेट पर जाएं