चरणों दर चरण परियोजनाओं को प्राथमिकता कैसे दें?

इससे पहले कि आप असाइन किए गए प्रोजेक्ट पर काम करना शुरू करें, आपको यह जानना होगा कि परियोजनाओं को चरण दर चरण कैसे प्राथमिकता दी जाए और उन्हें पूरा करने के लिए एक रणनीतिक योजना विकसित की जाए। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितना छोटा या बड़ा प्रोजेक्ट करने जा रहे हैं, लेकिन जो चीज बहुत मायने रखती है, वह है इसे अपने करियर का एक सफल और अनुकरणीय प्रोजेक्ट बनाना। 

इसलिए, चीजों को व्यावहारिक रूप से करने से पहले, एक लेआउट या ब्लूप्रिंट तैयार करना आवश्यक है जैसा कि हम एक विशाल मल्टीस्टोरी बिल्डिंग बनाने के लिए करते हैं। 

जब आप चरणों दर चरण परियोजनाओं को प्राथमिकता देना सीखते हैं, तो आप सबसे महत्वपूर्ण चीजों को पकड़ लेते हैं जिन्हें समय पर करने की आवश्यकता होती है और समय बर्बाद करने वाली चीजों को कूड़ेदान में छोड़ देते हैं। 

चरणों दर चरण परियोजनाओं को प्राथमिकता कैसे दें?

अपने प्रोजेक्ट पर व्यावहारिक रूप से सीधा काम करना बेकार है क्योंकि आप नहीं जानते कि आप इस प्रोजेक्ट से क्या प्राप्त करना चाहते हैं और इस दौरान आप क्या कदम उठाएंगे। इसलिए, चरणों दर चरण परियोजनाओं को प्राथमिकता देना सीखकर अपनी परियोजना को सफल बनाने के लिए यहां उचित मार्गदर्शिका दी गई है।

सबसे पहले, आपको अपनी परियोजना के उद्देश्य को पहचानने की आवश्यकता है।

आप अपने जीवन में जो कुछ भी प्राप्त करना चाहते हैं वह एक परियोजना का एक उदाहरण हो सकता है यदि आप इसे महत्वपूर्ण मानते हैं। इसलिए, एक छात्र होने के नाते, आपको यह सीखने की ज़रूरत है कि परियोजनाओं को चरण दर चरण कैसे प्राथमिकता दी जाए, और पहला और सबसे महत्वपूर्ण कदम अपने उद्देश्यों को पहचानना है। 

• उद्देश्य आपके लक्ष्यों और उन उत्पादों को दर्शाते हैं जिन्हें आप इस परियोजना के अंत में प्राप्त करना चाहते हैं। 
• इसलिए, यदि एक परियोजना प्रबंधक के रूप में एक पेशेवर परियोजना को संभालते हैं, तो आपको स्टैक धारक के साथ बैठक करने और इस परियोजना के पीछे के उद्देश्यों को जानने की आवश्यकता है।

चरणों से परियोजनाओं को प्राथमिकता देना सीखना आपको परियोजना के उद्देश्यों को पहचानने में मदद करता है जो निश्चित रूप से आपको बाधाओं से अपना मन स्पष्ट करके आगे की प्रक्रिया में ले जाएगा। जब आप नहीं जानते कि आप क्या खोज रहे हैं, तो बस एक इमारत या एक उत्कृष्ट कृति के लिए एक व्यावसायिक इकाई पेश करने के लिए। 

एक व्यक्तिगत और आधिकारिक मिशन स्टेटमेंट बनाएं।

जब आप परियोजना के उद्देश्यों से गुजरते हैं, तो आप उन लक्ष्यों को जानते हैं जिन्हें आपको इस परियोजना के अंत में प्राप्त करना है। आप इस ब्लूप्रिंट को एक लिखित मिशन स्टेटमेंट में बदल सकते हैं जो इस परियोजना के पीछे के उद्देश्य को दर्शाता है ताकि आप जिस व्यवसाय या संगठन के लिए काम कर रहे हैं, उसे सशक्त बनाया जा सके। 

इसलिए, यह सीखना आवश्यक है कि परियोजनाओं को चरण दर चरण कैसे प्राथमिकता दें और अपना व्यक्तिगत मिशन स्टेटमेंट और पेशेवर मिशन स्टेटमेंट बनाएं। यह आपको अपने काम की दिशा तय करने और बिना किसी व्याकुलता का सामना किए इसे ट्रैक पर रखने में मदद करेगा। 

उन कार्यों की सूची जानें जिन्हें आपको और आपकी टीम को करने की आवश्यकता है। 

अपना लक्ष्य निर्धारित करने और अपना व्यक्तिगत और व्यावसायिक मिशन स्टेटमेंट बनाने के बाद, आपके पास परियोजना के बारे में एक स्पष्ट माइंड मैप है। अब, आपको उन कार्यों की एक टू-डू सूची तैयार करने की आवश्यकता है जो आप और आपकी टीम परियोजना के पूरा होने के दौरान करेंगे। यह टू-डू सूची दैनिक कार्य कार्यों को प्रस्तुत करती है जिन्हें आप अपनी टीम के सदस्यों को सौंपेंगे और दैनिक, साप्ताहिक और मासिक अपडेट प्राप्त करेंगे। 

• मान लीजिए, एक शैक्षिक संगठन होने के नाते, आप एक प्रबंधक के लिए अलग-अलग कार्य कर रहे होंगे जैसे नए प्रवेश के यातायात प्रवाह को नियंत्रित करने के लिए रणनीति विकसित करना, छात्र की क्षमताओं को बढ़ाने के लिए परीक्षण तंत्र विकसित करना और नेतृत्व कौशल सिखाने के माध्यम से उन्हें सशक्त बनाना। 
• आप इन सभी चीजों को एक ही कटोरे में नहीं डाल सकते क्योंकि ये कुछ अलग-अलग व्यंजनों की सामग्री हैं। आपको केवल उन कार्यों को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता है जो आप कर रहे हैं और फिर आगे की योजना के लिए जाएं।

परियोजनाओं को चरण दर चरण प्राथमिकता देना सीखे बिना किसी परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करना आसान नहीं है क्योंकि वे आपको आपके गंतव्य तक लाने के लिए सीढ़ी के चरण के रूप में कार्य करते हैं। न केवल एक सीढ़ी के रूप में कार्य करना, बल्कि आप इस गंतव्य को यह जानकर भी तय करते हैं कि परियोजनाओं को चरण दर चरण प्राथमिकता कैसे दी जाए। 

अपने कार्यों को चार चतुर्थांशों में विभाजित करें

इसलिए, आपने अपने और अपनी टीम के सदस्यों के लिए एक टू-डू-लिस्ट विकसित करके अपने गंतव्य तक पहुंचने के तरीके विकसित किए हैं। अपनी टीम के सदस्यों के लिए टू-डू सूची को न भूलें कुछ सामान्य कार्य और कुछ अलग कार्य हो सकते हैं। 

चरणों दर चरण परियोजनाओं को प्राथमिकता देना सीखने के बाद, आप अपनी टू-टू सूची में सूचीबद्ध कार्यों के मूल्य को बेहतर ढंग से जान पाएंगे। आप कार्यों को अलग-अलग तरीकों से प्राथमिकता दे सकते हैं, या तो कार्यों को 1,2, 3, और इसी तरह से या A, B, C, या इसी तरह से क्रमांकित करके। यदि आप एक दिन के कार्य से निपट रहे हैं तो यह विधि काफी ठीक है लेकिन पूरी परियोजना के लिए नहीं। इसलिए, आपको परियोजना के लिए उनके मूल्य और महत्व के अनुसार चीजों को व्यवस्थित करने के लिए एक पेशेवर तरीका खोजने की आवश्यकता है। 

तो, आपको फ्रैंकलिन कोवे की पुस्तक में सूचीबद्ध चार चतुर्भुजों का पालन करने की आवश्यकता है, "अत्यधिक प्रभावी लोगों की 7 आदतें"। ये चतुर्थांश आपको समय पर सबसे महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों का प्रबंधन करके प्रभावी ढंग से अपना समय प्रबंधित करने में मदद करेंगे। 

1. सबसे महत्वपूर्ण और सबसे जरूरी

समय प्रबंधन का पहला चतुर्थांश उन कार्यों के लिए है जो तत्काल और महत्वपूर्ण हैं। आपको इन कार्यों को समय और प्राथमिकता पर केंद्रित करने की आवश्यकता है। यदि आप इन कार्यों से समझौता करते हैं, तो आपको बहुत नुकसान होने वाला है। ये कार्य ज्यादातर आपातकालीन कार्य से संबंधित हैं और आपकी समस्या को सुलझाने के कौशल का उपयोग करके आपके तत्काल ध्यान की आवश्यकता है। यहां, आपको आपातकाल से निपटने के लिए अधिक सक्रिय होने और समय पर सही निर्णय लेकर दबाव सहन करने की आवश्यकता है। 

2. महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं 

यह चतुर्थांश दूसरी श्रेणी में आता है, लेकिन हमें इस चतुर्थांश में रहना पसंद करना चाहिए क्योंकि यह अन्य सभी चतुर्थांशों को प्रभावित करता है। यह चतुर्थांश हमें महत्वपूर्ण कार्यों पर लगातार काम करके भविष्य की रणनीतियों को विकसित करने में मदद करता है जो भविष्य के उपयोग के लिए फायदेमंद हो सकते हैं। यह चतुर्थांश हमें सक्रिय रखता है क्योंकि हम जानते हैं कि हमें परियोजना के लिए अधिक धन की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए हम भविष्य की जरूरतों को पूरा करने के लिए वित्तीय रणनीति विकसित करते हैं। 

3. तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं 

तीसरा चतुर्थांश उन कार्यों को रखता है जिन्हें हमें करने की आवश्यकता है, यहां तक कि हम जानते हैं कि ये महत्वपूर्ण नहीं हैं, लेकिन हमें उन्हें समय पर करने की आवश्यकता है, जैसे ग्राहक को यह महसूस करने के लिए अनुस्मारक कॉल करना कि आप हर चीज पर नज़र रख रहे हैं। कभी-कभी, औपचारिकताओं को अपनी प्राथमिकता में रखना आवश्यक होता है। 

4. जरूरी नहीं और महत्वपूर्ण नहीं 

अंतिम आपकी कार्य सूची का कचरा बॉक्स है। यह चतुर्थांश आपको उन चीजों को निकालने में मदद करता है जो समय परिदृश्य के अनुसार महत्वपूर्ण और जरूरी नहीं हैं, जैसे अज्ञात नंबरों से कॉल उठाना, काम पर होने पर सोशल मीडिया का उपयोग करना या टेलीविजन पर समाचार सुनना। ये चीजें आपकी टू-डू सूची में हमेशा महत्वपूर्ण और जरूरी नहीं होती हैं, और यदि आपके पास करने के लिए अधिक महत्वपूर्ण चीजें हैं तो आप उन्हें बाहर कर सकते हैं। 

कार्यों से बाहर अपनी बड़ी चट्टान को पकड़ो 

जब आप चरणों दर चरण परियोजनाओं को प्राथमिकता देना सीखते हैं, तो आप अपने गंतव्य तक पहुंचने के लिए बड़ी चट्टानों को जानते हैं जिनसे आपको अपनी प्राथमिकता से निपटने की आवश्यकता है। चार चतुर्थांशों में चीजों को व्यवस्थित करने के बाद, आप अपने लक्ष्य को लक्षित करने के लिए बड़ी चट्टानों को बेहतर ढंग से निकाल सकते हैं। उन्हें निकालें और ब्लूप्रिंट को एक वास्तविक व्यावहारिक उदाहरण बनाने के लिए समय पर प्राप्त करने के लिए उन पर काम करना शुरू करें। 

गैंट चार्ट विकसित करके अपने पूरे महीने को शेड्यूल करना न भूलें। 

कार्यों को उनके मूल्य के अनुसार व्यवस्थित करना पर्याप्त नहीं है, लेकिन आपको यह तय करने के लिए अपना पूरा महीना निर्धारित करने की आवश्यकता है कि आप इन कार्यों को कब करेंगे। इसलिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, अपने और अपनी टीम के सदस्यों के लिए एक गैंट चार्ट विकसित करें। 

गैंट चार्ट आपको अपने और अपनी टीम के प्रदर्शन को ट्रैक करने में मदद करेगा कि क्या आप तदनुसार काम कर रहे हैं या रास्ते से बाहर हैं। गैंट चार्ट का विश्लेषण करने के बाद, आप अपनी टीम के मासिक प्रदर्शन को ट्रैक कर सकते हैं, उन क्षेत्रों का पता लगा सकते हैं जिनकी उनमें कमी है और उन पर ठीक से काम कर सकते हैं।

अपने कार्यस्थल से कचरा निकालते रहें: महत्वहीन चीजों को ना कहें।

चरणों दर चरण परियोजनाओं को प्राथमिकता देना सीखते समय आपको एक अतिरिक्त कदम जानने की आवश्यकता है, एक कचरा बिन हमेशा अपने साथ रखना है। काम और समय की मांग के अनुसार, आपको कम महत्वपूर्ण या महत्वहीन कार्यों को ना कहना सीखना होगा, चाहे कोई आपको कितना भी मजबूर कर रहा हो। 

मान लीजिए आपकी अपने बॉस के साथ कोई जरूरी मीटिंग है, लेकिन आपके दोस्त या सहकर्मी भी आपसे हैंगआउट के लिए कह रहे हैं। आपको दोनों बैठकों के मूल्य की तुलना करने और कम महत्वपूर्ण बात को बहुत स्पष्ट रूप से नहीं कहने की आवश्यकता है।  

समय सीमा को ट्रैक करना न भूलें।

तारीख और समय के साथ तुलना करके समय सीमा को ट्रैक करना भी आवश्यक है। समय सीमा एक अनुस्मारक सेट करने में सहायक होती है कि आप अपनी परियोजना को कब पूरा करेंगे और उस समय तक आउटपुट क्या होगा। 

समाप्ति 

यह सीखना आवश्यक है कि प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में अपना करियर बनाने के लिए चरणों दर चरण परियोजनाओं को प्राथमिकता कैसे दें और अपने ग्राहक का विश्वास हासिल करें ताकि आप भविष्य में और अधिक परियोजनाओं पर काम कर सकें।