परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरण

किसी परियोजना का प्रबंधन करना आसान नहीं है, भले ही वह व्यक्तिगत प्रदर्शन के लिए टीम वर्क हो। परियोजना पर नज़र रखना बहुत मुश्किल है। कभी-कभी परियोजना की निगरानी बहुत व्यस्त हो जाती है। परियोजना प्रबंधन में आने वाली सभी असुविधाओं से बचने के लिए, परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरण हर चीज पर नज़र रखने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। इससे न केवल प्रोजेक्ट मैनेजरों के काम को नाम दिया जा सकता है, बल्कि संगठन के प्रदर्शन में भी सुधार किया जा सकता है।

परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरण क्या हैं?

परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरण परियोजनाओं को आसानी से प्रबंधित करने के लिए एक चरण-दर-चरण दृष्टिकोण है। यह परियोजना प्रबंधकों द्वारा संगठन में अभ्यास किया जाता है। हम दिए गए अनुभाग में परियोजना प्रबंधन के चार चरणों पर चरण दर चरण चर्चा करेंगे।
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1. दीक्षा चरण:

परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरणों में पहले चरण को दीक्षा चरण कहा जाता है। इसकी योजना बहुत सावधानी से बनानी होगी क्योंकि जो कुछ भी अच्छी तरह से शुरू होता है उसका अंत भी अच्छी तरह से होता है। पूरी परियोजना इस बात पर निर्भर करती है कि परियोजना प्रबंधकों द्वारा दीक्षा चरण कैसे किया गया है। 

दीक्षा चरण 4 में बुनियादी चीजें जो परियोजना प्रबंधकों को परियोजना शुरू करने से पहले समझनी होती हैं। यदि यह टीम वर्क है, तो दीक्षा चरण के ये चार बिंदु टीम के सभी सदस्यों को भी समझाते हैं। दीक्षा चरण के चार बिंदुओं के बारे में स्पष्ट होने से पहले प्रक्रिया आगे नहीं बढ़ सकती है। दीक्षा चरण के मुख्य पहलू हैं

लक्ष्यों: परियोजना के लक्ष्यों को समझना बहुत महत्वपूर्ण है। परियोजना प्रबंधकों को उन लक्ष्यों के बारे में स्पष्ट किया जाना चाहिए जो वे परियोजना को पूरा करने के बाद मांग रहे हैं। उन्हें टीम के सदस्यों को लक्ष्यों के बारे में भी प्रेरित करना चाहिए।

यह एक दिशा के भीतर ठीक से काम करने का एक प्रभावी तरीका है। परियोजना के बारे में स्पष्ट लक्ष्य होने से कार्य को समय पर प्रभावी ढंग से पूरा करने में भी मदद मिलती है। यह श्रमिकों को परियोजना के परिणामों के बारे में प्रेरित करता है क्योंकि वे पहले से ही जानते हैं कि वे परियोजना से क्या मांग रहे हैं। 

प्राथमिकताओं: दूसरी बात जो दीक्षा चरण की रूपरेखा तैयार करती है, वह प्राथमिकताएं हैं जिन्हें परियोजना पर काम करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए। प्राथमिकताओं को ध्यान में रखते हुए सभी श्रमिकों को परियोजना को आसानी से प्रबंधित करने में मदद मिल सकती है। उन्हें प्राथमिकता के आधार पर उन चीजों के बारे में एक विचार होगा जिनकी पहले आवश्यकता होनी चाहिए। इससे समय सीमा से पहले ही परियोजना को पूरा करने की प्रक्रिया में तेजी आ सकती है।

समय सीमा: प्रत्येक परियोजना के लिए, एक समय सीमा होती है जिस पर परियोजना को प्रमुख को सौंप दिया जाना चाहिए। यदि परियोजना दी गई समय सीमा से देरी करती है तो कंपनी को परिणाम भुगतने पड़ सकते हैं जो परियोजना प्रबंधक पर होंगे। यह दीक्षा चरण का मुख्य चरण है क्योंकि परियोजना की समय सीमा पर विचार किया जाना है। यह परियोजना प्रबंधकों को परियोजना कार्य प्रक्रिया की योजना आसानी से बनाने की अनुमति दे सकता है। यह पूरी टीम को सीमित घंटों के भीतर दैनिक आधार पर किए जाने वाले काम के बारे में एक दिशा भी प्रदान करेगा। परियोजना की समय सीमा को पूरा करने के लिए कार्य का विभाजन बहुत महत्वपूर्ण है।

परियोजना के जोखिम: इसके लिए तैयार किए बिना झटका लगने से महत्वपूर्ण परिणाम हो सकते हैं। परियोजना के हर जोखिम को ध्यान में रखना और इसके लिए एक समाधान प्रदान करना भी महत्वपूर्ण है। टीम या प्रोजेक्ट से जुड़े किसी व्यक्ति के सामने आने वाली किसी भी समस्या के समय में यह समाधान पहले से ही तैयार हो जाएगा।

यह परियोजना प्रबंधक को बहुत सारी असुविधाओं से बचा सकता है। परियोजना शुरू करने से पहले खुद को इसके लाभों और जोखिमों से अवगत रखना बेहतर है। यह परियोजना प्रबंधक को एक ऊपरी हाथ प्रदान करता है जिससे वे अपने क्षेत्र में उत्कृष्टता प्राप्त करते हैं। 

ये चार घटक हैं जिन्हें परियोजना के आरंभीकरण चरण में निपटाया जाना है। यह परियोजना की प्रारंभिक शुरुआत है, यही वजह है कि परियोजना प्रबंधक को इन बिंदुओं के बारे में स्पष्ट होना चाहिए।

2. नियोजन चरण:

दीक्षा चरण के बाद, परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरणों में अगला महत्वपूर्ण कदम नियोजन चरण है। यह इसलिए भी बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि परियोजना प्रबंधक को पूरी परियोजना की प्रभावी तरीके से योजना बनानी होती है। यदि आपके पास किसी कार्य को करने की सही योजना है, तभी उसमें उत्कृष्टता प्राप्त करना संभव है। नियोजन चरण में दो महत्वपूर्ण पहलुओं पर विचार किया जाना है।

कार्य: परियोजना प्रबंधक को उन सभी कार्यों की रूपरेखा तैयार करनी होती है जो वह परियोजना के भीतर प्रदर्शन करेंगे। यह परियोजना से निपटने के दौरान उसे क्या करना है, इसके बारे में एक विचार प्रदान करेगा। यदि परियोजना प्रबंधक एक टीम के साथ काम कर रहा है, तो वह काम को तेजी से आगे बढ़ाने के लिए टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को समान रूप से विभाजित कर सकता है। जिस कार्य को किया जाना है, उसे जानने के लिए परियोजना पर काम करने की प्रक्रिया को बहुत आसानी से गति मिल सकती है।

समयरेखा: कार्यों को जानना अकेले पर्याप्त नहीं है, परियोजना प्रबंधक को एक समयरेखा की योजना बनानी होगी। यह इस बारे में ज्ञान प्रदान करता है कि किसी कार्य को कब किया जाना चाहिए। परियोजना को सही दिशा में ले जाने के लिए सभी गतिविधियों को सही समय पर करना महत्वपूर्ण है। कार्य करने के लिए समयरेखा उन गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए महत्वपूर्ण है जो की गई हैं। परियोजना की कार्य प्रक्रिया की निगरानी करना भी सुविधाजनक है। 

3. निष्पादन चरण:

निष्पादन चरण को क्रिया चरण भी कहा जा सकता है। यह वह समय है जब योजना को कार्य में परिवतत करना होगा। परियोजना प्रबंधक को परियोजना के लिए बनाई गई योजना के अनुसार करना होगा। भटकाव में काम करने की तुलना में एक योजना पर काम करना काफी आसान है। 

परियोजना एक बड़ी सफलता हो सकती है यदि परियोजना प्रबंधक परियोजना प्रबंधन के लिए बनाई गई योजना को लेता है। निष्पादन स्थिति महत्वपूर्ण है क्योंकि यह परियोजना की कार्य प्रक्रिया है। निष्पादन चरण में, परियोजना प्रबंधक के तहत काम करने वाले सभी सदस्यों को एक पूर्ण परियोजना के रूप में इसे सफल बनाने के लिए योजना पर तेजी से काम करना होगा।
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4. बंद चरण:

परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरणों का अंतिम चरण बंद चरण है जिसका अपना महत्व है। यह परियोजना का विश्लेषण चरण भी है जिसमें परियोजना के भीतर प्रदर्शन की जांच करने के लिए पूरी टीम द्वारा किए गए सभी चरणों का विश्लेषण किया जाता है। 

उत्पाद प्रबंधक परियोजना से संबंधित किसी भी मुद्दे को हल करने के लिए पूरी परियोजना पर एक महत्वपूर्ण नज़र रखता है। अंतिम परियोजना को सिर के सामने प्रस्तुत करने से पहले इस चरण के भीतर अधिकांश गलतियों को ठीक किया जाता है। क्लोजर स्टेज के भीतर तीन पहलुओं की जांच की जानी है।

उनके परिणामों का विश्लेषण: परियोजना को पूरा करना उन परिणामों के साथ आता है जिन्हें दीक्षा चरण में लक्ष्य के रूप में निर्धारित किया गया है। परियोजना प्रबंधक को उन परिणामों की जांच करनी होती है जो वह परियोजना से मांग रहा था। उसे परियोजना के परिणामों का विश्लेषण करना होगा और किसी भी गलती के मामले में संशोधन करना होगा।

प्रमुख सीखों का सारांश: परियोजना को प्रमुख के समक्ष प्रस्तुत करते समय, परियोजना का सारांश होना महत्वपूर्ण है। सिर के सामने पूरी परियोजना की व्याख्या करने के लिए पर्याप्त समय नहीं है क्योंकि उसके पास निपटने के लिए बहुत सी अन्य चीजें हैं। परियोजना प्रबंधक को परियोजना के सभी प्रमुख झुकावों को संक्षेप में प्रस्तुत करना होगा ताकि इसे कम समय में आसानी से समझाया जा सके।

परियोजना से प्रमुख बिंदुओं की एक अलग सूची होनी चाहिए जिसे किसी भी संगठनात्मक बोर्ड के सामने सारांश के रूप में प्रस्तुत किया जाना है। यह श्रोता को परियोजना के बारे में एक विचार प्रदान करेगा। एक बात जो एक परियोजना प्रबंधक को ध्यान में रखनी चाहिए वह यह है कि पूरी परियोजना को प्रमुख झुकाव में संक्षेप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। कोई बिंदु याद नहीं होना चाहिए क्योंकि यह श्रोता या दर्शक को परियोजना के बारे में कम जानकारी प्रदान कर सकता है। 

अगले चरणों की योजना: परियोजना प्रबंधक को अगले चरणों की योजना बनानी चाहिए। उसे पूरी टीम के सामने प्रोजेक्ट पेश करना है, यही वजह है कि उसे अपने रास्ते में आने वाले सवालों के लिए तैयार रहना चाहिए। प्रस्तुत सत्र की योजना महत्वपूर्ण है जो परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरणों के समापन चरण में की जाती है।

अंतिम विचार:

संगठनों के भीतर परियोजनाओं का ट्रैक रखने के लिए परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के 4 चरण बहुत महत्वपूर्ण हैं। परियोजना प्रबंधक द्वारा जिन चार चरणों से निपटने की आवश्यकता है, उन पर उपर्युक्त पाठ में विस्तार से चर्चा की गई है। यह इस बारे में एक विचार प्राप्त करने में मदद करेगा कि परियोजना प्रबंधकों द्वारा परियोजनाओं का प्रबंधन कैसे किया जाता है। यह उन सभी चीजों के बारे में भी जानकारी प्रदान करता है जिन्हें किसी प्रोजेक्ट के लिए साइन अप करने से पहले ध्यान में रखना होता है।