किक-ऑफ मीटिंग के बारे में आपको जो कुछ भी जानना है

इसलिए, यहां आपको पहले क्लाइंट के साथ और फिर अपनी टीम के सदस्यों और क्लाइंट की टीम के साथ संचार शुरू करने की आवश्यकता है। इस उद्देश्य के लिए, आपको परियोजना में शामिल लोगों के साथ पहली बैठक को ठीक करने की आवश्यकता है जिसे आपकी परियोजना की किक-ऑफ मीटिंग कहा जाएगा।

आधिकारिक तौर पर व्यावहारिक रूप से परियोजना को निष्पादित करने से पहले किक-ऑफ मीटिंग स्थापित की जाती है। इस मीटिंग में, टीम के सदस्य अपना प्रोजेक्ट मिशन स्टेटमेंट सेट करते हैं, अपनी भूमिकाओं का श्रेय देते हैं, और आपके साथ प्रगति साझा करने के लिए अपने सप्ताह निर्धारित करते हैं। 

ग्राहक और उसकी टीम के साथ किक-ऑफ मीटिंग

परियोजना के बारे में अपनी टीम के सदस्यों के साथ किक-ऑफ मीटिंग करना महत्वपूर्ण है, लेकिन पहले, अपने ग्राहक से मिलें और पुष्टि करें कि वह वास्तव में क्या चाहता है और इस परियोजना से क्या उम्मीद करता है और उस रणनीतिक योजना को भी ठीक करें जिसकी आपने पहले योजना बनाई है। इसलिए, आपको पहले ग्राहक से मिलने की जरूरत है, फिर उसके साथियों से।

केवल ग्राहक के साथ बैठक।

सबसे पहले, इस परियोजना से उसकी अपेक्षाओं को जानने के लिए अपने ग्राहक के साथ एक पूर्व-कार्य बैठक निर्धारित करें और वह इस परियोजना को कैसे संरेखित करना चाहता है। यह आपको परियोजना के कार्य समय के दौरान संतुलन और अच्छे व्यावसायिक संबंध बनाए रखने में मदद करेगा। लेकिन ध्यान रखें, पहली बैठक में केवल आप और आपके ग्राहक शामिल होने चाहिए ताकि अंतिम निर्णय के रूप में घोषित करने के लिए बात को स्पष्ट और सरल रखा जा सके।

ग्राहक और उनकी टीम के साथ बैठक।

उसके बाद, आपको अपने ग्राहक और उसके साथी के साथ दूसरी बैठक निर्धारित करनी चाहिए ताकि उन्हें सूचित करने के लिए कच्चे विवरण साझा किए जा सकें। क्लाइंट की टीम के सदस्यों के निर्देशों का पालन करने के लिए अस्वीकृति, सुझावों और मांगों से बचने के लिए अपने क्लाइंट के साथ प्रोजेक्ट प्लान को अंतिम रूप देने के बाद ऐसा करें। 

आप किक-ऑफ मीटिंग कैसे करेंगे?

फिर सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि हर किसी के दिमाग में क्लिक करने वाले प्रश्न पर विचार करें कि अपने ग्राहक और टीम के सदस्यों के साथ किक-ऑफ मीटिंग कैसे सेट करें। यहां, आपको इसे सफल बनाने के लिए अपने प्रोजेक्ट गंतव्य के लिए सही रास्ता बनाने के लिए गहराई से ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। इसलिए, किक-ऑफ मीटिंग सेट करने के लिए कुछ कदम हैं। 

किक-ऑफ मीटिंग के लिए अपनी टीम के सदस्यों को आमंत्रित करना 

अपनी परियोजना टीम के सदस्यों के साथ एक किक-ऑफ मीटिंग आयोजित करने के लिए, आपको उन्हें कॉल, आधिकारिक ई-मेल या पाठ संदेशों द्वारा ठीक से आमंत्रित करना चाहिए। यह आप पर निर्भर करता है कि आप अपनी टीम को किस संचार मोड में आमंत्रित करना चाहते हैं। अपनी टीम के सदस्यों की ऊर्जा को बढ़ाने के लिए कुछ आकर्षक लाइनें जोड़ें ताकि बैठक शुरू करने के लिए उत्सुकता से देखें और परियोजना योजना विकसित करने के लिए आपके साथ साझा करने के लिए सर्वोत्तम विचारों को संवाद करें।

अपनी चाय के साथ किक ऑफ मीटिंग करने के बाद, अब आप क्लाइंट की टीम के साथ योजना साझा कर सकते हैं ताकि उन्हें इसके बारे में पता चल सके।

बैठक का एजेंडा सेट करें

बैठक का एजेंडा बहुत स्पष्ट होना चाहिए जैसे कि यह समय और स्रोतों की बर्बादी से बचने के लिए चरण-वार कागज पर लिखा गया हो। यदि आपके पास पूर्व-निर्धारित एजेंडा है, तो आपके पास विषय पर चर्चा करने के लिए अधिक समय होगा यदि आपने एजेंडा निर्धारित नहीं किया है और किक-ऑफ मीटिंग आयोजित नहीं की है। आपके पास उस बैठक के एजेंडे पर पूरी कमान होनी चाहिए जिसे आप अपने ग्राहक या टीम के साथ साझा करने जा रहे हैं। 

मीटिंग के एजेंडे को स्पष्ट और कम समय लेने वाला बनाने के लिए, आप उन बिंदुओं को साफ़ करने के लिए Word दस्तावेज़ या दृश्य बना सकते हैं जिन्हें आप साझा करना और चर्चा करना चाहते हैं। 

मिशन स्टेटमेंट या प्रोजेक्ट का विजन सेट करें

क्या आप अपने लक्ष्यों को बिना योजना बनाए, साहस बनाए रख सकते हैं, बिना विचलित हुए हर समय खुद को प्रेरित कर सकते हैं? नहीं, यह संभव नहीं है, प्रिय। 

हर किसी को काम करने के लिए एक स्पष्ट मकसद की आवश्यकता होती है और एक मिशन स्टेटमेंट सेट करने की आवश्यकता होती है जो सरल, संक्षिप्त और प्रेरक हो जिसे आप दिन में कई बार पढ़ सकते हैं, जिससे आपको परियोजना के लिए अपने लक्ष्यों को याद रखने में मदद मिलती है। परियोजना पर काम करने वाली पूरी टीम और हितधारकों के लिए भी एक परियोजना मिशन स्टेटमेंट होना चाहिए। आप हितधारक से उसकी परियोजना के लिए मिशन स्टेटमेंट के लिए भी पूछ सकते हैं यदि उसके पास है। 

अपनी टीम के सदस्यों के सभी भ्रम दूर करें

एक किक ऑफ मीटिंग में भविष्य में किसी भी गलतफहमी से बचने और दीर्घकालिक व्यापार संबंधों का आनंद लेने के लिए टीम या हितधारक के साथ एक खुली चर्चा भी शामिल होनी चाहिए। वहां आपको परियोजना के लिए एक मजबूत संबंध और सर्वोत्तम योजना विकसित करने के लिए दूसरों के सुझावों का मूल्यांकन करने को बढ़ावा देने की आवश्यकता है।

अपनी टीम के सदस्यों के साथ एक विस्तृत योजना बनाएं। 

एक किक ऑफ मीटिंग में योजना का विकास भी शामिल होना चाहिए जो परियोजना के पूरा होने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाएगा क्योंकि यह आपको और आपकी टीम को एक रोडमैप प्रदान कर सकता है जो आपको अपनी परियोजना के गंतव्य तक ले जा सकता है। संगठित और नियोजित किए बिना लक्ष्यों को प्राप्त करना असंभव है। इसलिए, उन चरणों की योजना बनाएं जो आप और आपके टीम के साथी परियोजना के साथ आगे बढ़ते समय प्रदर्शन करेंगे। 

टीम के सभी सदस्यों की एक समग्र टू-डू सूची होनी चाहिए, और एक व्यक्तिगत सूची भी एक प्लस पॉइंट होगी। आप अपने साथियों से टीम और व्यक्ति दोनों के लिए गैंट चार्ट विकसित करने में मदद कर सकते हैं ताकि संबंधित कार्यों को समय पर पूरा करने का आश्वासन दिया जा सके और उन खामियों और अंतरालों को ट्रैक किया जा सके जिनका आप और आपकी टीम सामना कर रहे हैं। 

टीम के सभी सदस्यों को भूमिकाएँ आवंटित करें

आपके पास अलग-अलग कौशल और ज्ञान के साथ अलग-अलग टीम के सदस्य हैं, इसलिए; प्रत्येक सदस्य को व्यक्तिगत रूप से विवरण निर्दिष्ट करके उनके कौशल सेट के अनुसार अपना काम आवंटित करें। 

आप श्रमिकों के समूह बना सकते हैं और परियोजना को पूरा करने में उनकी भूमिका पर चर्चा करने के लिए उन्हें विभिन्न स्लॉट में बुला सकते हैं। पूर्ण सहयोग में काम करने के लिए, आपको प्रत्येक कार्य को पूरा करने में अच्छा सहयोग और निरंतरता रखने के लिए अपनी टीम के सदस्यों के बीच एक प्रभावी भूमिका योजना तैयार करनी चाहिए। 

प्रगति का ट्रैक रखने के लिए एक प्रणाली स्थापित करें

आपने अपनी टीम की योजना बनाई है, मार्गदर्शन किया है, और वांछित परिणामों की तलाश की है, लेकिन वांछित परिणामों का सौ प्रतिशत प्राप्त करना मुश्किल लगता है। परियोजना की कार्यवाही के समय के दौरान समस्याएं दिखाई दे सकती हैं जिन्हें उपेक्षित नहीं किया जा सकता है।

 आपको परियोजना के लिए एक प्रगति ट्रैकिंग प्रणाली विकसित करनी चाहिए। गैंट चार्ट न केवल कार्यों को पूरा करने में मदद करेगा बल्कि प्रति सप्ताह विशिष्ट कार्य पूरा होने की आवृत्ति को भी इंगित करेगा। प्रति सप्ताह प्रत्येक कार्य की आवृत्ति तय करें और परियोजना में कमी या समस्याओं की पहचान करने के लिए इसका अनुवर्ती रखें। 

जोखिम प्रबंधन के लिए एक योजना विकसित करें 

परियोजना के जोखिमों का आकलन करना और समय से पहले आपदाओं से निपटने की योजना विकसित करना न भूलें। यदि आप एक औद्योगिक परियोजना पर काम कर रहे हैं, तो आपको इस कदम को अपनी किक-ऑफ बैठकों की सूची की प्राथमिकता पर रखना चाहिए। बड़ी परेशानी का सामना करने से पहले जोखिम मूल्यांकन और प्रबंधन पर काम करने के लिए एक अनुभवी और योग्य जोखिम प्रबंधन टीम बनाएं।

किक ऑफ मीटिंग का रिकॉर्ड सॉफ्ट और हार्ड डॉक्यूमेंट में रखें 

जब आप किसी प्रोजेक्ट के लिए किक ऑफ मीटिंग की व्यवस्था कर रहे हों और इसे सफल बनाने के लिए चरणों की एक श्रृंखला का पालन करें, तो किक-ऑफ मीटिंग के दौरान आपके द्वारा किए जाने वाले प्रत्येक चरण का रिकॉर्ड बनाए रखें ताकि जरूरत पड़ने पर फ्लैशबैक देखा जा सके। 

एक परियोजना के लिए किक-ऑफ मीटिंग का महत्व

किक-ऑफ मीटिंग केवल एक औपचारिकता नहीं है, बल्कि एक अनुकूलित प्रणाली है जिसमें आपके कार्यों और कई अन्य चीजों के बारे में आपके संदेह को स्पष्ट करने के लिए कई पूर्व-कार्य चरण शामिल हैं 

• टीम के साथियों को एक दूसरे से मिलवाता है

एक परियोजना प्रबंधक या एक कंपनी निर्दिष्ट कार्य के लिए विशेष विभिन्न कौशल सेटों से लैस कर्मचारियों को काम पर रखती है। किकऑफ मीटिंग से पहले टीम के सदस्य एक-दूसरे को नहीं जानते हैं। तो, आप कह सकते हैं कि यह टीम के साथियों को एक-दूसरे से मिलवाता है।

• सहयोग बनाता है 

जब टीम के साथी कौशल सेट और पेशेवर शिक्षा की विशिष्टताओं के साथ एक-दूसरे को जानते हैं, तो वे बेहतर जानते हैं कि वे किसके साथ मिलकर काम करेंगे और परियोजना से बड़ी उपलब्धियों के लिए अपने कार्यों में सहयोग और पूर्णता बनाने के लिए अधिक समन्वय करने की आवश्यकता है।  

• कंपनी या परियोजना की दृष्टि की बेहतर समझ

किक-ऑफ मीटिंग के दौरान, प्रोजेक्ट मैनेजर अपनी टीम के साथ हितधारक से पुष्टि के बाद कंपनी या परियोजना की दृष्टि साझा करता है और उन्हें बताता है कि इस दृष्टि को प्राप्त करने के लिए धीरे-धीरे और लगातार कैसे काम करना है। 

• एक परियोजना प्रबंधक के नेतृत्व कौशल को विकसित करता है 

किक-ऑफ मीटिंग की व्यवस्था करते समय, प्रोजेक्ट मैनेजर कई लोगों के साथ काम कर रहा है, उन्हें तालमेल कर रहा है, उनके काम और पहचान के लिए मूल्य दिखा रहा है, और उन्हें परियोजना की सफलता के सही रोडमैप की ओर ले जा रहा है। वह सभी को सम्मानित और कुशल मानकर अपने नेतृत्व कौशल को विकसित कर रहा है। उनकी टीम सुचारू रूप से और ईमानदारी से काम करने के लिए उनका अनुसरण करना पसंद करेगी। 

समाप्ति

किक-ऑफ मीटिंग परियोजनाओं के सफल समापन में और एक मजबूत बंधन, बेहतर समझ, सभी प्रयासों को एक ही स्थान पर लाने और ऐसी रणनीतियों को विकसित करने में कई महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है जो परियोजना की सफलता सुनिश्चित करती हैं।