प्रोजेक्ट चार्टर क्या है, इसके बारे में आपको जो कुछ भी जानना है?

प्रोजेक्ट चार्टर क्या है, इसके बारे में आपको जो कुछ भी जानना है?

प्रोजेक्ट चार्टर पर काम करने से पहले, आपको प्रोजेक्ट चार्टर क्या है इसके बारे में हर मानदंड और विस्तार से पता होना चाहिए ताकि आप इसके लिए सही रणनीति विकसित कर सकें। कुछ विवरण हैं जो हर शुरुआत करने वाले और विशेषज्ञ को पता होना चाहिए।

एक परियोजना चार्टर क्या है, में एक अंतर्दृष्टि?

परियोजना चार्टर के प्रमुख और छोटे विवरणों पर चर्चा करने से पहले, आपको यह पता होना चाहिए कि परियोजना चार्टर क्या है। प्रोजेक्ट चार्टर प्रलेखन पर एक पेशेवर कार्य है जो इंटरनेट पर विभिन्न टेम्पलेट्स का उपयोग करके कठोर या नरम रूप में हो सकता है जिसमें परियोजना प्रबंधक परियोजना के उद्देश्य की पहचान करता है, समय सीमा निर्धारित करके इसे सफल बनाने के लिए रणनीतियों को नोट करता है, और परियोजना के हितधारकों को तय करता है। 

प्रोजेक्ट चार्टर में, प्रोजेक्ट मैनेजर कार्यों, समयरेखा और टीम के सदस्यों को उनके कौशल के अनुसार संरेखित करता है, उन कार्यों को परिभाषित करता है जो वे परियोजना के पूरा होने के दौरान करेंगे। जब आपको पता चलता है कि प्रोजेक्ट चार्टर क्या है, तो आप लगातार प्रश्न बनाएंगे जैसे क्या, क्यों, कब, कहां और कौन, आदि। ये प्रश्न परियोजना प्रबंधक को परियोजना के सेटअप को अच्छी तरह से संरेखित करने में सक्षम बनाते हैं। 

एक परियोजना चार्टर को क्या प्रतिबिंबित करना चाहिए?

जब आप एक परियोजना प्रबंधक होते हैं, तो जानते हैं कि परियोजना चार्टर क्या है। आपके पास एक ठोस विचार भी होना चाहिए कि पणधारियों को आकषत करने के लिए इसमें क्या परिलक्षित होना चाहिए। आपके प्रोजेक्ट चार्टर दस्तावेजों को प्रतिबिंबित करने वाली प्रमुख चीजें नीचे सूचीबद्ध हैं। 

• परियोजना के स्पष्ट और संक्षिप्त उद्देश्य

सबसे पहले, परियोजना के उद्देश्यों का प्रतिबिंब होना चाहिए जो बहुत स्पष्ट होना चाहिए। एक परियोजना के उद्देश्य संक्षिप्त और स्पष्ट होने चाहिए जो केवल संक्षिप्त शब्दों का चयन करके किया जा सकता है। 

• परियोजना की अनिवार्यता 

परियोजना प्रबंधक को परियोजना को शुरू करने और अंत तक नेतृत्व करने की आवश्यकताओं को जानना चाहिए, चाहे वे टीम के सदस्यों, उपकरणों, या किसी अन्य चीज़ के बारे में हों। सही पेशेवर परियोजना चार्टर भी किसी भी कीमत पर इन आवश्यक को परिभाषित करता है। 

• संक्षिप्त लेकिन संक्षिप्त विवरण 

एक परियोजना चार्टर को परियोजना का एक संक्षिप्त विवरण भी प्रतिबिंबित करना चाहिए जो परिभाषित करना चाहिए कि यह क्या और कहां हो रहा है और इसमें कौन भाग लेगा। 

• जोखिम जिन्हें प्रबंधित करने की आवश्यकता है

परियोजना प्रबंधक को परियोजना शुरू होने और अंत तक की अवधि के भीतर अपेक्षित जोखिमों की सूची भी शामिल करनी चाहिए। यह समय से पहले पहल करने और समाधान खोजने में मदद करेगा। 

• समय-कार्य योजना

सब कुछ कार्यों और उनके पूरा होने के समय को परिभाषित करके निर्धारित किया जाना चाहिए। इस उद्देश्य के लिए, प्रबंधक अपने और अपनी टीम के सदस्यों के लिए गैंट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं। 

• बड़ी चट्टानों का निष्कर्षण 

उसके बाद, कार्यों का वर्गीकरण महत्वपूर्ण है। परियोजना प्रबंधक को कार्यों को इस तरह से वर्गीकृत करना चाहिए कि दस्तावेज़ मील के पत्थर के निष्कर्षण को दर्शाता है। मील के पत्थर परियोजना के सबसे महत्वपूर्ण और दीर्घकालिक कार्यों को संदर्भित करते हैं। 

• बहुत सस्‍ता 

बजट किसी भी परियोजना का महत्वपूर्ण हिस्सा है जिस पर अधिकतम ध्यान देने की आवश्यकता है। इसलिए, एक परियोजना चार्टर को बजट प्रस्तुति को कभी नहीं छोड़ना चाहिए। 

• परिचयात्मक सत्र 

अंत में, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि परियोजना चार्टर को प्रतिबिंबित करना चाहिए, परिचयात्मक सत्र का स्केच है ताकि उनकी रुचि सुनिश्चित हो सके और परियोजना के लिए अपनी योजनाओं को हितधारकों और टीम के सदस्यों के साथ साझा किया जा सके। 

परियोजना चार्टर के मूल और महत्वपूर्ण तत्व क्या हैं?

बेहतर ढंग से समझने के लिए कि प्रोजेक्ट चार्टर क्या है, इसके बुनियादी और महत्वपूर्ण तत्वों के बारे में ज्ञान प्राप्त करने की बहुत आवश्यकता है, जो नीचे सूचीबद्ध हैं।

एक समस्या का विवरण 

एक समस्या कथन उन समस्याओं या मुद्दों का एक संक्षिप्त विवरण है जो एक परियोजना प्रबंधक को पूरी परियोजना में सामना करना पड़ेगा और आगे भी समाधान खोजने की आवश्यकता होगी। परियोजना प्रबंधक 5-डब्ल्यू का उपयोग करके समस्याओं की पहचान कर सकते हैं जो क्या, कब, कौन, कहां और क्यों हैं। यह 5-W आपको समस्याओं को लिखने और संबंधित व्यक्ति से संबंधित समाधान खोजने में मदद करता है। परियोजना चार्टर में एक समस्या कथन हमेशा संक्षिप्त और स्पष्ट होता है। 

व्यापार परियोजना का प्रस्ताव 

व्यावसायिक परियोजना का प्रस्ताव आपको परियोजना के दायरे का प्रबंधन करने की अनुमति देता है। यह आपको चीजों को एक संगठित तरीके से सेट करने की अनुमति देता है जो दिखाता है कि यह परियोजना किस बारे में है और गठबंधन रणनीतियों की एक श्रृंखला का पालन करके इसे कैसे प्राप्त किया जा सकता है। यह आपको किसी प्रोजेक्ट पर बोली लगाने और उसे सफलतापूर्वक जीतने में सक्षम बनाएगा। 

मिशन वक्तव्य 

प्रोजेक्ट चार्टर में मिशन स्टेटमेंट की कमी नहीं होनी चाहिए जो आपके उद्देश्य, जुनून और रणनीतियों को परिभाषित करने के लिए किसी भी परियोजना की आत्मा है जिसे आप किसी भी कीमत पर परियोजना को सफल बनाने के लिए अपनाना चाहते हैं। इसलिए, उस दस्तावेज़ में परियोजना के लिए प्रासंगिक एक व्यक्तिगत और व्यावसायिक मिशन स्टेटमेंट जोड़ें जिसे आप हितधारकों या अपनी टीम के सदस्यों के साथ प्रस्तुत या साझा करने जा रहे हैं। 

पालन करने के लिए एक उचित समयरेखा 

एक अच्छे प्रोजेक्ट चार्टर में पालन करने के लिए एक समयरेखा भी होती है। समयरेखा को हमेशा संक्षेप में स्केच किया जाता है जो परियोजना की किसी विशेष अवधि में होने वाले समय और घटनाओं के अवधारणा मानचित्र को दर्शाता है। प्रोजेक्ट चार्टर का यह तत्व एक प्रोजेक्ट मैनेजर को समय का पालन करने और समय सीमा से पहले कार्यों को पूरा करने की अनुमति देता है जो बॉस या हितधारक पर अच्छा प्रभाव डालता है। 

परियोजना का दायरा 

परियोजना का दायरा भी परियोजना चार्टर का एक महत्वपूर्ण तत्व है जो परियोजनाओं के उद्देश्यों और उनके बाद के परिणामों को परिभाषित करता है। यह उस विशेष परियोजना के लिए हितधारक के दृष्टिकोण के अनुसार होना चाहिए। 

परिभाषित टीम के सदस्य और उनके कार्य

यदि आप प्रोजेक्ट चार्टर का सटीक अर्थ जानते हैं, तो आप अंततः टीम के सदस्यों के महत्व को भी समझ सकते हैं। इसलिए, इस तत्व को अपने प्रोजेक्ट चार्टर में शामिल करना न भूलें। 

एक उत्कृष्ट परियोजना चार्टर बनाने के लिए हमें क्या कदम उठाने चाहिए?

यहां कुछ महत्वपूर्ण कदम दिए गए हैं जिनका आपको एक पेशेवर और उत्कृष्ट परियोजना चार्टर बनाते समय एक परियोजना प्रबंधक के रूप में पालन करना चाहिए। 

टीम और हितधारकों के साथ विस्तृत चर्चा

एक परियोजना प्रबंधक होने के नाते, परियोजना चार्टर बनाने से पहले उन हितधारकों के साथ एक बैठक आयोजित करें जिनके लिए आप परियोजना का प्रबंधन करने जा रहे हैं। इससे आपको इस परियोजना से होने वाली दृष्टि और अपेक्षाओं के बारे में पता चल जाएगा। उसके बाद, अपनी टीम के सदस्यों के साथ एक बैठक के लिए कॉल करें और हितधारकों से प्राप्त परिप्रेक्ष्य को साझा करें और उनकी ओर से उपजाऊ विचार के बारे में पूछें जो एक आदर्श कॉर्ड से परियोजना शुरू करने के लिए अद्वितीय और पर्याप्त हो सकता है। 

उचित दस्तावेज करें 

भाग्य के अनुसार वेंट न होने दें। उनका प्रभार लें और दस्तावेजों पर प्रत्येक और सब कुछ की योजना बनाएं, चाहे पेपर फ़ाइल हो या उन्हें सटीक रखने के लिए वर्ड या एक्सेल जैसे सॉफ़्टवेयर लिखने पर। दस्तावेज़ आपको कार्यों के पूरा होने, टीम के प्रदर्शन पर नज़र रखने की अनुमति देंगे और अगली योजना को लक्षित करने या आरंभ करने में भी आपकी सहायता करेंगे। किसी भी कुप्रबंधन या गलतफहमी से बचने के लिए उचित दस्तावेज़ीकरण भी आपके और हितधारकों के बीच एक अनुबंध है। 

टेम्प्लेट के सही संयोजन का उपयोग करें। 

प्रोजेक्ट चार्टर की तैयारी करते समय, आप इंटरनेट का उपयोग करके विभिन्न टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं। आप विभिन्न स्रोतों से एकत्र किए गए टेम्प्लेट को संयोजित करने के बाद प्रोजेक्ट चार्टर बनाने के लिए कई टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं। यह आपकी परियोजना के लिए सर्वोत्तम टेम्पलेट डिजाइन करने में आपकी सहायता करेगा। 

परियोजना की जानकारी के हर हिस्से पर काम करें और उन्हें भी नोट करें 

प्रत्येक चीज के बारे में उचित जानकारी जाने बिना एक परियोजना चार्टर को कैसे पूरा किया जा सकता है जहां आपको सुधार के लिए सुराग मिलेंगे और उन लक्ष्यों की पहचान भी करेंगे जिनमें सुधार की आवश्यकता है। सुधारों को लाने के लिए पहले निरीक्षण करना, जानकारी एकत्र करना और रणनीति विकसित करना बेहतर है। 

इसे लागू करने से पहले अपनी टीम के साथ अपने प्रोजेक्ट चार्टर पर चर्चा करें। जब आपने प्रोजेक्ट चार्टर बना लिया है, तो इसे अपनी टीम के साथ चर्चा करने दें क्योंकि वे कभी-कभी आपको सुधार की बेहतर रणनीति सुझा सकते हैं या कमजोर बिंदु को उजागर कर सकते हैं जो आपके सभी प्रयासों को बर्बाद कर सकता है। इसलिए, दस्तावेज़ को सीधे परियोजना के मालिक के साथ साझा न करें। सबसे पहले, अपनी टीम के साथ इस पर चर्चा करें।

1. फिर हितधारकों को प्रस्तुत करें और अनुमोदन प्राप्त करें 

2. फिर इसे हितधारक के सामने प्रस्तुत करें और 100% अनुमोदन प्राप्त करें। 

3. परियोजना चार्टर के क्या लाभ हैं?

4. प्रोजेक्ट चार्टर बनाने के कुछ फायदे निम्नलिखित हैं। 

5. यह परियोजना प्रबंधक को परियोजना के उद्देश्यों की पहचान करने की अनुमति देता है

6. यह परियोजना को ट्रैक पर रखने में मदद करता है 

7. यह परियोजना के विपणन को बढ़ावा देता है 

8. यह समय सीमा तक पहुंचने में मदद करता है 

9. यह हितधारकों, टीम के सदस्यों, परियोजना प्रबंधक और प्रायोजकों को एक ही विमान पर रखता है। 

10. यह आपको किसी भी महत्वपूर्ण घटना को भूलने या याद नहीं करने देता है

समाप्ति

एक परियोजना पर काम करते समय, आपको परियोजना चार्टर के बारे में सब कुछ पता होना चाहिए क्योंकि यह एक परियोजना को सफल बनाने की आवश्यकता बन गया है।