सब कुछ जो आपको जानना चाहिए कि प्रोजेक्ट डिलिवरेबल क्या है?

शुरू करने के लिए, एक परियोजना में सभी प्रक्रिया परिणामों में समाप्त होती है जिन्हें डिलिवरेबल्स कहा जाता है। यह पूरी परियोजना के उद्देश्यों के समान हो सकता है। यह रिपोर्टिंग भी हो सकती है जो आमतौर पर बड़ी परियोजनाओं का एक हिस्सा है।

इसे समझाने का एक और तरीका यह है कि हर अलग प्रकार की परियोजना में किसी प्रकार का इनपुट या आउटपुट होता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप प्रोजेक्ट में क्या उपयोग कर रहे हैं, जैसे डेटा, संसाधन या इस तरह की अन्य चीजें। इन सभी चीजों के परिणामस्वरूप, परियोजना से जो निकलता है वह परियोजना डिलिवरेबल्स हैं। 

हम कह सकते हैं कि किसी परियोजना के डिलिवरेबल्स या तो उत्पाद या सेवाएं हैं। यह एक साधारण दस्तावेज भी हो सकता है, लेकिन यह परियोजना बंद होने का संकलन है। इससे पता चलता है कि प्रक्रिया में सब कुछ बंद हो गया है, और परियोजना अब हर पहलू में पूरी हो गई है।

हमारी परियोजना डिलिवरेबल्स और उत्पाद डिलिवरेबल्स समान हैं?

खैर, इन दो शब्दों के बीच एक स्पष्ट अंतर है। यदि हम प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स के बारे में बात करते हैं, तो वे मीटिंग मिनट्स सहित प्रोजेक्ट प्लानिंग और रिपोर्टिंग के परिणामस्वरूप मूल आउटपुट हैं। हालाँकि, जब हम उत्पाद डिलिवरेबल्स की व्याख्या करते हैं, तो यह केवल हार्डवेयर, सॉफ़्टवेयर, अनुबंध, एप्लिकेशन और परीक्षण परिणाम जैसे उत्पाद हो सकते हैं।

सभी हितधारक और परियोजना ग्राहक उम्मीद करते हैं कि उन्हें उत्पाद या सेवा के रूप में डिलिवरेबल्स मिलें। हालाँकि, इसमें कई अन्य चीजें शामिल हैं, जैसे कागजी कार्रवाई, आदि। इस तरह के दस्तावेज़ ग्राहकों के लिए यह सुनिश्चित करने का स्रोत हैं कि परियोजना प्रगति कर रही है और निर्धारित समय पर पूरी हो जाएगी।

इन दस्तावेजों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• हस्ताक्षर के साथ अनुबंध।
• खर्चों के बारे में रिपोर्ट।
• परियोजना योजना अनुमान।
• परियोजना की प्रगति रिपोर्ट।

परियोजना के विनिर्देशों और हितधारकों की विशेष जरूरतों के अनुसार, परियोजना के डिलिवरेबल्स अलग-अलग हैं। ज्यादातर मामलों में, परियोजना के ग्राहक और हितधारक डिलिवरेबल्स के लिए पूछते हैं जिसमें परियोजना बंद करने और प्रदर्शन रिपोर्ट शामिल होती है जो परियोजना की प्रक्रिया के दौरान अपेक्षित होती है।

ग्राहकों और हितधारकों के सामने प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स की व्याख्या कैसे करें?

परियोजना प्रबंधकों द्वारा बनाई गई रिपोर्ट वे स्रोत हैं जिनका उपयोग डिलिवरेबल्स के रूप में किया जाता है और फिर हितधारकों और ग्राहकों के सामने प्रस्तुत किया जाता है। विभिन्न हितधारकों को अलग-अलग चीजों की आवश्यकता होती है, लचीलेपन की मांग करते हैं, और अनुकूलन की आवश्यकता होती है। इन सभी के परिणामस्वरूप प्रभावी रिपोर्टिंग होती है जो डिलिवरेबल्स का मूल है। इसलिए, यदि कोई जानता है कि परियोजना वितरण योग्य क्या है, तो यह प्रक्रिया पालन करने के लिए काफी सरल हो जाती है। 

ऐसे कई परियोजना प्रबंधन उपकरण हैं जो ग्राहकों की मदद कर सकते हैं। केवल एक-क्लिक रिपोर्टिंग के साथ, ये उपकरण परियोजना के डेटा को एकत्र करते हैं, इसमें विविधताओं को छांटते हैं, समय, लागत और अन्य चीजों को भी ध्यान में रखा जाता है। प्रबंधक इन दस्तावेजों के पीडीएफ फॉर्म का उपयोग करना और हितधारक के साथ साझा करना पसंद करते हैं। हितधारक कुछ अन्य विशिष्टताओं और वरीयताओं को भी दे सकता है जिन पर आप इसे करते समय विचार कर सकते हैं।

इसके अलावा, यह बेहतर है कि रिपोर्ट को फ़िल्टर किया जा सकता है, और केवल वही डेटा दिखाया जा सकता है जिसे ग्राहक रिपोर्ट में देखना चाहते हैं, आदि। इसलिए, यह मत भूलो कि क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर भी है जो दस्तावेज़ीकरण देता है जो वास्तविक समय के डेटा का प्रतिनिधित्व करता है।

उन ग्राहकों के लिए जो लाइव संस्करण देखना चाहते हैं, आप उनके साथ लाइव डैशबोर्ड साझा कर सकते हैं ताकि उन्हें अपनी पसंद के अनुसार जानकारी मिल सके। आप अपने क्लाइंट के अनुसार टूल सेट कर सकते हैं, और उन्हें प्रतिस्पर्धियों से गुप्त रख सकते हैं। कई प्रकार के फ्री-ट्रेल टूल का उपयोग करना संभव है जो आपको बहुत अभ्यास करने में मदद कर सकते हैं। 

अच्छी परियोजना डिलिवरेबल्स कैसे बनाएं?

अब तक, हमने सीखा है कि एक परियोजना वितरण योग्य क्या है। अब हम सीखेंगे कि कैसे किसी प्रकार की रिपोर्ट का उपयोग करके, आप अपने क्लाइंट या हितधारक के लिए प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स बना सकते हैं। ये कुछ मामलों में एरियन्स रिपोर्ट, स्टेटस रिपोर्ट और टाइमशीट रिपोर्ट हैं।

परियोजना स्थिति रिपोर्ट का उपयोग करके, कोई भी निम्नलिखित को शानदार ढंग से संकलित कर सकता है:

1. हितधारक को समझाता है कि काम कैसे चल रहा है

2. दिखाता है कि कौन से परियोजना सदस्य परियोजना का उच्चतम भार उठा रहे हैं और इसे ठीक करने के लिए समायोजन कैसे किया जा सकता है।

3. उन सभी चीजों की रूपरेखा तैयार करें जिन्हें बेहतर बनाया जा सकता है, और इसे हटाने में सक्षम हों क्योंकि परियोजना आगे बढ़ती है या बंद होने की ओर बढ़ती है। 

स्थिति रिपोर्ट

स्थिति रिपोर्ट आमतौर पर अनुकूलन योग्य हो सकती है, अर्थात, उन्हें ग्राहक की जरूरतों के अनुसार बनाया जा सकता है। वे सभी प्रकार के डेटा सेट और विभिन्न प्रकार के स्तंभ चुन सकते हैं. इनका उपयोग उस जानकारी को प्राप्त करने के लिए किया जाएगा जो ग्राहक किसी विशेष समय पर परियोजना में ढूंढ रहे हैं।

आप प्रोजेक्ट स्थिति का उदाहरण भी ले सकते हैं जो चर का उपयोग करके बनाया गया है, जैसे कि कार्य ब्रेकडाउन। उनमें शुरू करने की योजना है और निश्चित परिष्करण भी है। इसके अलावा, उनमें नियोजित घंटे हैं, परियोजना के पूरा होने का प्रतिशत भी दिया गया है, सभी सदस्यों के कार्य असाइनमेंट का भी उल्लेख किया गया है, वास्तविक घंटों के साथ प्रारंभ तिथियां भी इसका हिस्सा बनाई गई हैं।

प्रसरण रिपोर्ट

यदि आप इसका उपयोग करना चाहते हैं तो विचरण रिपोर्ट भी काफी अच्छी है। आप कुछ प्रकार के सारांश कार्यों, प्रक्षेपण पूर्णता प्रतिशत को जोड़कर इसे अनुकूलित भी कर सकते हैं, और परियोजना की वास्तविक प्रगति का स्पष्टीकरण हो सकता है। इसकी तुलना पूर्वानुमानित प्रगति से भी की जा सकती है।

इस रिपोर्ट के परिणामस्वरूप, आप अपने ग्राहक को दिखा सकते हैं कि अनुमानित शुरुआती तिथियां क्या थीं, और कौन सी परिष्करण तिथियां हैं। इसके साथ ही परियोजना पर अनुमानित घंटों और खर्च किए गए वास्तविक घंटों का भी उल्लेख किया गया है। अंतर ग्राहक के लिए बहुत स्पष्ट होगा। इसके अलावा, परियोजनाओं की अनुमानित अवधि बनाम इसे पूरा करने में लगने वाले समय को परिणाम रिपोर्ट का हिस्सा बनाया जाता है। 

समय पत्रक रिपोर्ट

टाइमशीट यह समझाने के लिए बनाई गई है कि सदस्यों द्वारा परियोजना को पूरा करने में कितने घंटे लगे और पूरी प्रक्रिया के दौरान यह कैसा रहा। इसके अलावा, इसमें निम्नलिखित जानकारी भी शामिल है:

• कार्य असाइनमेंट का महत्व और वह टीम जो इसे कर रही थी।
• प्रति घंटे प्रत्येक व्यक्ति की दरें।
• संसाधनों में परियोजना का समय और लागत शामिल है।

टाइमशीट रिपोर्ट उस व्यक्ति का भी उल्लेख करने में सक्षम है जो किस घंटे में काम जमा कर रहा है, कितना समय समर्पित किया गया था और उसके द्वारा कितना समय लिया गया था, जमा करने की सही तारीख, और उनके लिए काम करने के लिए कितने घंटे बचे हैं। 

उस कार्य का प्रबंधन करने की भी संभावना है जिस पर एक व्यक्ति को काम करना चाहिए। यहां तक कि कई परियोजनाओं का प्रबंधन करने वालों को भी इस समय सीमा शीट रिपोर्ट के साथ ध्यान में रखा जा सकता है। उपरोक्त अनुभागों में दी गई सभी शीटों का उपयोग करके, यह बहुत संभव है कि कोई भी परियोजना को सर्वोत्तम संभव तरीके से प्रबंधित कर सके। टीम समय पर रहेगी, परियोजना बजट के तहत होगी, और यह इस दायरे में भी होगी कि आप क्या चाहते हैं या ग्राहक परियोजना बनाना चाहता है।

प्रोजेक्ट क्लोजर से पहले सबमिट करने के लिए प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स

बहुत से लोग सोचते हैं कि प्रोजेक्ट क्लोजर के समय ही प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स बनाए जा सकते हैं। हालांकि, जो लोग परियोजना को प्रायोजित कर रहे हैं, उन्हें परियोजना की शुरुआत में भी डिलिवरेबल्स की आवश्यकता हो सकती है। इसके अलावा, कई इसे निष्पादन और प्रगति के समय के दौरान चाहते हैं। इसलिए, यह वह जानकारी है जिसे कंपनी को शुरू से ही बनाए रखना चाहिए।

जैसा कि हम विस्तार से देखते हैं कि एक परियोजना क्या है, आइए हम अंतिम डिलिवरेबल्स और प्रारंभिक चरण डिलिवरेबल्स पर भी एक नज़र डालें ताकि जो लोग उनके बारे में नहीं जानते हैं वे अवधारणा को समझ सकें। 

• अंतिम डिलिवरेबल्स

एक परियोजना में काम का पूरा दायरा अंतिम डिलिवरेबल्स में दिया गया है। हालांकि, ये परियोजना पर प्रारंभिक कार्य के आधार पर बनाए गए हैं, इसे किसके लिए तैयार किया गया था, टीम द्वारा किए गए शुरुआती कार्य, साथ ही उस समय सीमा के भीतर परियोजना गतिविधि के स्नैपशॉट।

• दीक्षा चरण डिलिवरेबल्स

प्रोजेक्ट चार्टर और बिजनेस केस दीक्षा चरण डिलिवरेबल्स का हिस्सा हैं। इससे परियोजना के आउटपुट को सीखने में मदद मिलेगी। 

समाप्ति

उपरोक्त चर्चा से, हमें पता चलता है कि एक परियोजना सुपुर्दगी एक परियोजना के लिए प्रबंधन दस्तावेज का एक रूप है। कंपनी इसे परियोजना की कार्य प्रगति को ट्रैक करने के लिए रखती है और ग्राहक या हितधारक को भी इसी तरह के उद्देश्य के लिए इसकी आवश्यकता होती है। यह एक निश्चित समय पर परियोजना के दौरान इनपुट और आउटपुट के बारे में बताता है। हमें यकीन है कि उपरोक्त जानकारी आपके लिए यह समझने में बहुत मददगार है कि प्रोजेक्ट डिलिवरेबल क्या है। अब आप भविष्य में अपनी परियोजनाओं के लिए उपयुक्त बनाने के बारे में सीखने पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे।