लागत-लाभ विश्लेषण: वह सब कुछ जो आपको जानना आवश्यक है

लागत लाभ विश्लेषण क्या है?

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संक्षेप में, लागत-लाभ विश्लेषण यह निर्धारित करने का एक तरीका है कि परियोजना प्रस्ताव के लिए लागत क्या है जिसे आप लाभों की तुलना में देख रहे हैं। यह सरल लगता है, लेकिन यह वास्तव में काफी समय लेने वाला हो सकता है। आपको बस यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आप जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं और लंबे समय में यह सब कैसे काम करने वाला है। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप वर्तमान के साथ-साथ अपने व्यवसाय के भविष्य के लिए एक बुद्धिमान निर्णय ले रहे हैं।

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आपको परियोजना से जुड़े सभी अलग-अलग खर्चों की एक सूची बनाने की आवश्यकता होगी और फिर यदि आपने ऐसा किया तो सभी अलग-अलग लाभ होंगे (भुगतान करना एक लाभ है)। फिर आप चार चीजें निर्धारित कर सकते हैं:
- निवेश पर प्रतिफल
- वापसी की आंतरिक दर
- शुद्ध वर्तमान मूल्य
- लौटाने की अवधि

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जब आप सभी चरणों से गुजर चुके हैं और सभी गणित कर चुके हैं, तो आपको इस बात का अच्छा अंदाजा होगा कि आपको क्या करना चाहिए और क्या आपको प्रोजेक्ट लेना चाहिए या आपको पास होना चाहिए या नहीं।

लागत लाभ विश्लेषण क्यों करें?

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यदि आप एक परियोजना प्रबंधक हैं जो किसी भी प्रकार की परियोजना को लेने के लिए तैयार हो रहे हैं, तो आप लागत-लाभ विश्लेषण करना चाह सकते हैं। आखिरकार, आप जानना चाहते हैं कि आप क्या कर रहे हैं और आप एक अच्छा व्यावसायिक निर्णय ले रहे हैं या नहीं। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए सभी सूचनाओं और डेटा की जांच करने की आवश्यकता है कि वास्तव में आपके पास क्या है और आपको संभावित जोखिमों के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। कम से कम, आपको उनके बारे में ज्यादा चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी।

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लागत-लाभ विश्लेषण के साथ, आप उन सभी डेटा का मूल्यांकन करने जा रहे हैं जो आप संभवतः किसी विशिष्ट परियोजना या कार्य या जिम्मेदारी के बारे में प्राप्त कर सकते हैं। वहां से, आप देख सकते हैं कि क्या कार्य वास्तव में इसे पूरा करने में लगने वाले समय और धन के लायक होने वाला है। तुलना करें कि उस कार्य को निष्पादित करने के लिए समय, प्रयास, श्रम आदि में आपको कितना खर्च आएगा। फिर, गणना करें कि आप कितना पैसा कमाएंगे या इसे लगाने के बाद आप बचाएंगे। यदि आप ऐसा करते हैं तो क्या वह लागत संतुलित होगी या आपको किसी प्रकार का बोनस देगी?

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यदि ऐसा होगा तो संभावना है कि आप अच्छा कर रहे हैं और आपको कार्य या परियोजना से लाभ होगा। आपका व्यवसाय कम से कम उतना ही बाहर आएगा जितना वे पहले थे और संभावित रूप से एक छोटी (या बड़ी) राशि से भी आगे थे। लेकिन आप यह नहीं जानते होंगे कि यदि आपने पहले लागत-लाभ विश्लेषण नहीं किया है। आपको यह जानने की जरूरत है कि इस प्रकार के काम से संभावित अच्छा क्या है। लेकिन आप वास्तव में इस प्रकार का विश्लेषण कैसे करने जा रहे हैं? और आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके पास वास्तव में वह सारी जानकारी है जिसकी आपको इसे ठीक से करने की आवश्यकता है?

लागत-लाभ विश्लेषण के चरण

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क्या आप किसी ऐसी परियोजना पर लागत-लाभ विश्लेषण करने के लिए तैयार हैं जिसे आपकी कंपनी के साथ करने की आवश्यकता है? क्या आप एक परियोजना लेने पर विचार कर रहे हैं लेकिन यह सुनिश्चित नहीं है कि यह वास्तव में एक अच्छा विचार होगा? तो ठीक है, इन 10 चरणों में से प्रत्येक के माध्यम से जाने का यह एक सही समय है कि आपको क्या जानने की आवश्यकता है और यह सुनिश्चित करें कि आप जो भी निर्णय लेते हैं वह आपको और आपके व्यवसाय को सही दिशा में स्थापित करने वाला है, पैसा बनाने की दिशा में लापता होने के बजाय।

1. लक्ष्यों और उद्देश्यों को जानें।

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पहला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आप वास्तव में जानते हैं कि आप परियोजना के साथ क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं। क्या आपको पूरी तरह से सूचित किया गया है कि वास्तव में यह परियोजना क्या होगी? इसका मतलब है कि आपको अपने बॉस, आपके ग्राहक, या किसी और के बारे में सभी बारीकियों को जानने की जरूरत है जो आपसे ऐसा करने की उम्मीद कर रहे हैं ताकि आप परियोजना को सटीक रूप से बजट कर सकें और यह निर्धारित कर सकें कि क्या यह वास्तव में उस निवेश के लायक है जो आप करने जा रहे हैं। यदि आप सब कुछ नहीं जानते हैं, तो आप अपने विश्लेषण का गलत अनुमान लगा सकते हैं और इससे किसी परियोजना पर गलत निर्णय हो सकता है।

2. विकल्पों को जानें।

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यदि आप इस परियोजना को नहीं करते हैं तो आप क्या कर सकते हैं? क्या कोई अलग तरीका है जिससे आप एक ही प्रक्रिया कर सकते हैं या एक ही परिणाम प्राप्त कर सकते हैं? वह कैसा दिखता है? यदि आपने इस ग्राहक से यह परियोजना नहीं ली है, तो क्या आप एक अलग ग्राहक से एक अलग परियोजना ले पाएंगे? वह कैसा दिखेगा? सुनिश्चित करें कि आप पूरी तरह से समझते हैं कि आप क्या छोड़ रहे हैं या आप कुछ अलग या एक अलग विधि के बजाय इस परियोजना को चुनकर क्या निर्णय ले रहे हैं।

3. हितधारकों को जानें।

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आपको यह जानने की जरूरत है कि वास्तव में इस परियोजना में किसकी हिस्सेदारी या भूमिका है। आप गलत जानकारी के आधार पर निर्णय नहीं लेना चाहते हैं। आप यह प्रोजेक्ट किसके लिए कर रहे हैं? इसे करने की आवश्यकता किसे है? यह उनके लिए महत्वपूर्ण क्यों है? सुनिश्चित करें कि आप उन सभी को जानते हैं जो परिणाम में शामिल होने जा रहे हैं या जो संभावित रूप से परिणाम से प्रभावित होंगे। यह आपको पूरी तरह से बेहतर महसूस करने जा रहा है और यह निश्चित रूप से सामान्य रूप से परियोजना की आपकी समझ में सुधार करने वाला है। सुनिश्चित करें कि आप इन सभी लोगों की एक सूची बनाते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए सभी के साथ जांच करते हैं कि यह पूरा हो गया है।

4. जानें कि आप कैसे माप रहे हैं।

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आप प्रक्रिया के विभिन्न भागों में से प्रत्येक को कैसे मापने जा रहे हैं? आप सामग्री या श्रम की लागत जैसी चीजों की निगरानी कैसे करेंगे? आपको यह जानने की जरूरत है कि अपनी परियोजना रिपोर्ट की निगरानी और रखरखाव कैसे करें और आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप उन्हें ठीक से रिपोर्ट करने जा रहे हैं। यदि आप शुरुआत में चीजों को सेट करते हैं तो आप अपनी पसंद के अनुसार सब कुछ माप सकते हैं, लेकिन इसे शुरू से ही अच्छी तरह से निर्धारित और समझने की आवश्यकता है, इसलिए परिणामों के बारे में कोई गलतफहमी नहीं है।

5. परिणाम जानें।

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उन लागतों पर एक नज़र डालें जो परियोजना से जुड़ी होने जा रही हैं और सुनिश्चित करें कि आपके पास सब कुछ है। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कुल लागत में सबसे छोटी चीजें भी जोड़ी जाएं। फिर, आप परियोजना से जुड़े सभी लाभों पर एक नज़र डालना चाहते हैं। एक बार फिर, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे लाभ कितने छोटे हैं। आप उनमें से प्रत्येक के लिए खाता बनाना चाहते हैं ताकि आप अपने आप को क्या प्राप्त कर रहे हैं, इसकी अधिक सटीक समझ प्राप्त कर सकें।

6. आम मुद्रा को जानें।

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इसके बाद, आपको लागतों और लाभों को इस तरह से लेआउट करना होगा जो समझ में आता है जब आप उनकी एक-दूसरे से तुलना करते हैं। इसका मतलब है कि आपको उन्हें एक ऐसे प्रारूप में रखने की आवश्यकता है जिससे समानताएं दिखाना आसान हो जाए। क्या लागत आपके समय के 10 घंटे होने जा रही है? आपको संभवतः इसे मौद्रिक मूल्य में बदलने की आवश्यकता होगी ताकि आप देख सकें कि यह उस मौद्रिक मूल्य के खिलाफ कैसे ढेर हो जाता है जिसे आप बदले में प्राप्त करने जा रहे हैं। यदि आप 10 घंटे के समय की तुलना $10,000 से कर रहे हैं, तो सटीक प्रतिनिधित्व देखना कठिन है।

7. अपनी छूट दर जानें।

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आपको परियोजना के लिए छूट दर पर एक नज़र डालने की आवश्यकता है, जो कि आपकी गणना करते समय आपके पास मौजूद शेष राशि का प्रतिशत होने जा रहा है। यदि आप छूट दर नहीं जानते हैं, तो आप अपनी कुछ संख्याओं का गलत तरीके से प्रतिनिधित्व कर सकते हैं और यह आपके लागत-लाभ विश्लेषण के साथ मिलने वाले परिणाम को प्रभावित कर सकता है। यह आपकी रुचि होने जा रही है, इसलिए आप जानना चाहते हैं कि जब आप अपनी ज़रूरत की हर चीज़ को संतुलित कर रहे होते हैं तो यह क्या होता है।

8. परियोजना विकल्पों के अपने शुद्ध वर्तमान मूल्य को जानें।

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जब आप इस संख्या की गणना करते हैं तो आप अपने वर्तमान नकदी बहिर्वाह को वर्तमान नकदी प्रवाह से एक निर्धारित अवधि में घटाने जा रहे हैं। आपका शुद्ध वर्तमान मूल्य वह संख्या होने जा रहा है जो बचा हुआ है। इससे आपको यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि आप विशेष रूप से वित्त के संदर्भ में एक अच्छा निर्णय ले रहे हैं या नहीं। आप देख सकते हैं कि क्या आ रहा है और क्या बाहर जा रहा है और फिर यह पता लगा सकते हैं कि आपके पास आम तौर पर क्या बचा है, और आप इसकी तुलना एक निर्धारित अवधि में करते हैं। यह आपको एक नींव बनाने में मदद करेगा।

9. अपनी संवेदनशीलता विश्लेषण को जानें।

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इस परियोजना या इस प्रक्रिया से आपको जो आउटपुट मिलने वाला है वह कितना निश्चित या अनिश्चित है? आप इस आंकड़े के साथ इनपुट में अनिश्चितता के आधार पर आउटपुट की अनिश्चितता को देखने जा रहे हैं। यह आपको बेहतर ढंग से समझने में मदद करने जा रहा है कि क्या आपको एक निश्चित परिणाम या लाभ की गारंटी दी जाती है यदि आप परियोजना या कार्य करते हैं या यदि आप अभी भी उन परिणामों के लिए अनिश्चितता का स्तर रखते हैं जिनके साथ आप समाप्त होने जा रहे हैं। यह प्रभावित कर सकता है कि क्या कुछ जोखिम के लायक है या आप अंत में इसे पारित करना चाहते हैं।

10. अपने निर्णय को जानें।

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एक बार जब आप इन सभी चीजों पर एक नज़र डाल लेते हैं, तो आपको यह निर्णय लेने की आवश्यकता होगी कि आप क्या करना चाहते हैं। आखिरकार, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप सही निर्णय ले रहे हैं और इसमें थोड़ा शोध और समय लगेगा। सब कुछ देखो। अपनी सभी गणना करें। फिर वह निर्णय लें जो आपके और आपकी कंपनी के लिए सही लगता है। यह दूसरों के लिए समझ में नहीं आ सकता है। लेकिन अगर यह आपको समझ में आता है तो यह सही विकल्प होगा। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या तय करते हैं।

आगे भी मूल्यांकन

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जब आप आगे का मूल्यांकन करते हैं तो आप तथ्यों को भी देखना चाह सकते हैं जैसे कि उपयोगकर्ताओं, गैर-उपयोगकर्ताओं, परियोजना में शामिल लोगों पर क्या प्रभाव पड़ने वाले हैं, और इसी तरह। संभावित सामाजिक, भावनात्मक, मौद्रिक और अन्य लाभों को देखें। खर्च किए जा रहे समय को देखें और देखें कि आप भविष्य में कैसे ठीक होने जा रहे हैं। यदि परियोजना का तत्काल लाभ नहीं होने वाला है, तो आपको यह भी सोचना होगा कि परियोजना से जुड़े लाभों को पुनः प्राप्त करने में कितना समय लगने वाला है।

क्या यह काम करता है?

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कुल मिलाकर, लागत-लाभ विश्लेषण प्रक्रिया के बहुत सारे लाभ हैं। और यदि आप इसे ठीक से कर रहे हैं तो आप अपनी परियोजना के बारे में सब कुछ का बहुत सटीक प्रतिनिधित्व प्राप्त कर सकते हैं। बस सुनिश्चित करें कि आप प्रक्रिया के साथ-साथ अनुसरण कर रहे हैं और आप वास्तव में उन सभी सूचनाओं को डाल रहे हैं जिनकी आपको आवश्यकता है। यदि आप गलत संख्याएँ नहीं डालते हैं या आप सभी संख्याओं को नहीं जोड़ते हैं, तो आप अपने आप को सही निर्णय लेने के लिए संघर्ष करते हुए पा सकते हैं और सटीक समझ प्राप्त करने के लिए और संघर्ष कर सकते हैं। इससे बुरे निर्णय हो सकते हैं।
यदि आप लागत-लाभ विश्लेषण का उपयोग करने के बारे में सोच रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे सही कर रहे हैं। और सुनिश्चित करें कि आप गैंट चार्ट का उपयोग कर रहे हैं, जैसे कि इंस्टागैंट के माध्यम से उपलब्ध हैं, ऐसा करने में आपकी सहायता के लिए। आप अपनी परियोजनाओं के सभी अलग-अलग हिस्सों को इस तरह से रिकॉर्ड करने में सक्षम होंगे जो समझने में बहुत आसान है और इससे आपको और आपकी पूरी टीम को विवरणों के शीर्ष पर बने रहने में मदद मिलती है।