गैंट आरेख क्या है और परियोजना प्रबंधन के लिए इसके लाभ

 छोटे मील के पत्थर और लक्ष्यों के रूप में एक बड़ी परियोजना पर नज़र रखते समय यह बहुत मददगार हो सकता है। क्या आप जानना चाहते हैं कि "गैंट आरेख क्या है" या "यह कैसे काम करता है"? इस लेख में, हम आपको जो कुछ भी जानना आवश्यक है, उसके बारे में विस्तार से बताएंगे।

गैंट आरेख क्या है?

गैंट आरेख एक परियोजना प्रबंधन उपकरण है जिसे गैंट चार्ट के रूप में जाना जाता है। यह उनकी जटिलता को सरल बनाकर छोटी और बड़ी परियोजनाओं की योजना बनाने और उन्हें शेड्यूल करने में मदद करता है। गैंट आरेख के साथ एक परियोजना का प्रबंधन कार्यों और समयरेखा में विभाजित है और एक क्षैतिज पट्टी चार्ट के रूप में प्रस्तुत किया गया है।

बार चार्ट छोटे कार्यों को उनकी समयसीमा, शेड्यूल, निर्भरता और समय सीमा के साथ दिखाता है। इस तरह, टीम के प्रत्येक सदस्य को परियोजना की निर्भरता और उनके विशिष्ट छोटे कार्यों का बेहतर विचार मिलता है।

परियोजना प्रबंधन में गैंट आरेख क्यों उपयोगी है

परियोजनाओं का प्रबंधन उनके पैमाने के आधार पर बेहद जटिल और मुश्किल हो सकता है। बड़े पैमाने पर परियोजनाओं को आमतौर पर एक लक्ष्य पर एक साथ काम करने के लिए कई टीमों की आवश्यकता होती है। इसका मतलब है कि पूरी परियोजना को विभिन्न टीमों और कर्मचारियों को आवंटित करने के लिए कई छोटे भागों में विभाजित किया जाएगा। सब कुछ इतना जटिल होने के साथ, गैंट आरेख कुछ व्यावहारिक लाभ लाता है, जिनमें शामिल हैं:

अनेक हितधारकों वाली बड़ी टीमों के लिए आसान प्रबंधन

एक ही समय में परियोजना के साथ-साथ सभी हितधारकों का प्रबंधन परियोजना प्रबंधकों के लिए मुश्किल हो सकता है। गैंट चार्ट के साथ, यह आसान हो जाता है। गैंट आरेख पूरी परियोजना को छोटे भागों में तोड़ने की अनुमति देता है जिसे टीमों और व्यक्तियों के लिए मील के पत्थर के रूप में सेट किया जा सकता है।

साथ ही, सभी हितधारकों को उनकी विशिष्ट भूमिकाएँ सौंपी जा सकती हैं जिससे प्रबंधन सभी के लिए बेहद आसान हो जाता है। इस प्रकार, गैंट आरेख सभी को एक ही पृष्ठ पर रखता है, और यहां संचार अधिक कुशल हो जाता है।

एक नज़र में पूरी प्रगति की जाँच करना आसान

गैंट आरेख पूर्ण प्रतिशत जैसी सुविधाओं के साथ आता है। यह दिखाता है कि प्रत्येक कार्य और पूरी परियोजना कैसे प्रगति कर रही है। इसलिए, उच्च प्रबंधन और ग्राहकों जैसे हितधारकों के लिए एक नज़र में प्रगति की जांच करना आसान है। तत्वों का दृश्य प्रतिनिधित्व और अनुकूलन बहुत मदद करता है।

विभिन्न गतिविधियों के बीच निर्भरता को ट्रैक करें

बड़ी परियोजनाओं में, विभिन्न कार्य और मील के पत्थर एक से अधिक टीम/कर्मचारी पर निर्भर करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि एक विभाग उत्पादन पर काम कर रहा है जबकि दूसरा पैकिंग पर काम कर रहा है, तो पैकिंग विभाग उत्पादन विभाग पर निर्भर होगा।

सॉफ्टवेयर उद्योग के लिए भी ऐसे सैकड़ों उदाहरण हैं। किसी परियोजना की योजना बनाते समय अधिकतम दक्षता के लिए इन निर्भरताओं को ट्रैक करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। गैंट आरेख इस ट्रैकिंग को बेहद आसान बनाता है।

परियोजना प्रबंधकों के लिए बेहतर संसाधन प्रबंधन

गैंट आरेख हार्डवेयर संसाधनों और रसद के प्रबंधन से लेकर मानव संसाधनों के प्रबंधन तक सब कुछ बेहतर बनाता है। गैंट आरेख के साथ, यह स्पष्ट हो जाता है कि कब कुछ सक्रिय रूप से उपयोग किया जाएगा और कब नहीं। इसलिए, परियोजना प्रबंधक इन संसाधनों पर निर्भर विभिन्न कार्यों को असाइन करने पर काम कर सकते हैं और सभी संसाधनों को बेहतर ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं।

गैंट आरेख के प्रमुख घटक क्या हैं?

गैंट आरेख क्या है और इसका उपयोग कैसे करें, इस ओर बढ़ने से पहले, आपको गैंट आरेख के महत्वपूर्ण घटकों के बारे में सीखना चाहिए। यह जानने से खुद को काम करते समय गैंट आरेख को आसान समझने और डिजाइन करने में मदद मिलेगी। तो, गैंट चार्ट के कुछ प्रमुख घटक नीचे दिए गए हैं।

कॉलम

गैंट आरेख का सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला घटक कॉलम है। इन स्तंभों पर संपूर्ण गैंट आरेख रखा गया है।

कार्य का नाम

अगली बात कार्य का नाम है जो पूरे प्रोजेक्ट में प्रत्येक कार्य को व्यक्तिगत रूप से सौंपा गया है।

तिथि और समय

अगला तारीख और समय है। यह वह हिस्सा है जहां नियोजित प्रारंभ और समाप्ति तिथि जैसी चीजें निर्दिष्ट की जाती हैं, जो परियोजना पर काम करने की नियोजित अवधि को निर्दिष्ट करती हैं। यह हिस्सा यह भी बताता है कि किसी खास काम को करने में कितने दिन लगेंगे।

योजनाबद्ध प्रयास

नियोजित प्रयास गैंट आरेख का एक अन्य अभिन्न अंग है। यह उस कार्यान्वयन के भीतर किए जाने वाले प्रयासों और कार्यों के बारे में बताता है। यह पूरे काम के समय के साथ-साथ प्रतीक्षा समय को भी कवर करता है। उदाहरण के लिए, एक मॉड्यूल में 1 घंटा लगता है, और दूसरे को विकास में 1 घंटा लगता है।

हालांकि, उनकी तैनाती और कनेक्शन में 4 घंटे लगते हैं। तो, नियोजित प्रयास 2 घंटे होगा, लेकिन नियोजित अवधि 6 घंटे होगी।

पूर्ण प्रतिशत

यह गैंट आरेख का घटक है जहां किसी कार्य पर काम करने वाला व्यक्ति अपने परिकलित अनुमान को बताता है कि उन्होंने कितने प्रतिशत काम पूरा कर लिया है और कितना शेष है।

सौंपा गया

असाइन किया गया वह कॉलम है जो उस विशिष्ट कार्य को सौंपे गए व्यक्ति या टीम का नाम बताता है। बड़े प्रोजेक्ट विखंडू में आमतौर पर टीम के नाम होते हैं, जबकि छोटे व्यक्तिगत कार्यों में टीम के सदस्य नाम होते हैं।

कार्य निर्भरताएँ

गैंट आरेख का अंतिम मुख्य घटक लिंक किए गए स्तंभ में कार्य निर्भरताएँ दिखाता है. यह बताता है कि कौन से कार्य एक दूसरे पर निर्भर करते हैं और जिनमें विभिन्न प्रकार के संबंध होते हैं। निर्भरताओं को मैन्युअल रूप से ट्रैक करने के बजाय, गैंट आरेख कार्य निर्भरता सुविधा का उपयोग ट्रैकिंग को बेहद सरल और आसान बनाता है।

अपना खुद का गैंट आरेख बनाने के चरण

गैंट आरेख बनाना कोई जटिल प्रक्रिया नहीं है; यह जटिल परियोजनाओं को आसान बनाता है। गैंट आरेख में एक क्षैतिज अक्ष होता है जिसमें समयरेखा की जानकारी होती है, जबकि एक ऊर्ध्वाधर अक्ष में कार्य की जानकारी होती है। गैंट आरेख बनाने का मतलब केवल यह है कि आप चार्ट पर वह जानकारी भर रहे होंगे, और यहाँ यह कैसे करना है:

1. गैंट डायग्राम बनाने से पहले योजना बनाएं

सबसे पहले, आपको पूरी परियोजना की योजना बनानी होगी और उन्हें अपने कार्ट में जोड़ने के लिए सभी प्रमुख घटकों को चुनना होगा। यह जानने के लिए कि गैंट आरेख में जोड़ने के लिए कौन से घटक चुनने हैं, आप इस लेख के पिछले भाग का उल्लेख कर सकते हैं। उस परियोजना के सभी प्रमुख घटकों को नोट करना शुरू करें, और एक बार जब आप सभी घटकों के साथ काम कर लेते हैं, तो आप अगले भाग पर जा सकते हैं।

2. अपना गैंट आरेख बनाने के लिए एक टूल का उपयोग करें।

इस चरण को शुरू करने के लिए, आपको पहले गैंट आरेख बनाने के लिए एक उपकरण का चयन करना होगा। Microsoft Excel मैन्युअल गैंट आरेख निर्माण सुविधाएँ और टेम्पलेट प्रदान करता है जो आपके काम को बहुत आसान बनाते हैं। हालाँकि, यदि आप अधिक बेहतर अनुभव चाहते हैं, तो कुछ ऑनलाइन टूल और टेम्प्लेट या समर्पित गैंट आरेख निर्माण सॉफ़्टवेयर आज़माएँ।

एक विकल्प से संतुष्ट होने के बाद, बस सभी जानकारी भरें और अपनी आवश्यकताओं को जैसे सूचनाएं और टीम प्रबंधन सेट करें। इसके साथ, आप अपना गैंट आरेख बना लेंगे।

गैंट चार्ट का उपयोग करके अपनी टीम के साथ सहयोग करने के लिए युक्तियाँ

गैंट आरेख क्या है? क्या आप इसे बनाने और उपयोग करने के बारे में सभी मूल बातें जानते हैं? खैर, संभावना है कि आप अपने गैंट आरेख का उपयोग करने और अपनी टीम के साथ सहयोग करने के सबसे कुशल तरीकों से चूक रहे होंगे। अब जब आप जानते हैं कि गैंट आरेख क्या है, तो यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं जो आपको गैंट आरेख के साथ टीम सहयोग के लिए अधिक कुशल बनने में मदद करेंगी।

1. अपनी टीम के सदस्यों को कार्य सौंपें

टीमों को कार्य सौंपने के बजाय, प्रत्येक टीम के अंदर व्यक्तिगत टीम के सदस्यों को कार्य सौंपें। यह उस कार्य से निपटने के लिए उपलब्धता और उनकी क्षमता के आधार पर किया जाना चाहिए। जब आप विशिष्ट टीम के सदस्यों को विशिष्ट कार्य सौंपते हैं, तो वे स्वचालित रूप से परियोजना में अपना हिस्सा जान लेंगे, और सहयोग कुशल होगा।

2. अपने चार्ट को कस्टमाइज़ करें

गैंट आरेख बनाने वाले अधिकांश टूल और सॉफ़्टवेयर में अनुकूलन विकल्प होते हैं। इसलिए, इनकी तलाश करें और जहां आवश्यक हो वहां चीजों को अपने अंत में अनुकूलित करें। आप अलग-अलग लोगों या टीमों के लिए अलग-अलग रंगों का उपयोग कर सकते हैं। इस तरह, आपके लिए कार्य सौंपना और प्रगति को ट्रैक करना कुशल होगा। इसी तरह, टीमों और टीम के सदस्यों को असाइन किए गए कार्यों को निर्धारित करना आसान होगा।

3. गैंट चार्ट में अटैचमेंट शामिल करना सुनिश्चित करें

गैंट आरेख और चार्ट में फ़ाइलों और नोट्स को संलग्न करने का विकल्प होता है। इसके अतिरिक्त, आप चार्ट के विभिन्न भागों पर टिप्पणियां जोड़ सकते हैं। इसलिए, जहां भी आपको इनमें से किसी को संलग्न करने की आवश्यकता है, आपको चाहिए। इस तरह, आपको चार्ट के अलावा किसी भी व्यक्ति को कुछ भी प्रदान करने की आवश्यकता नहीं होगी।

4. अलर्ट के लिए सेट अप करें

चार्ट एक ईमेल अलर्ट सुविधा प्रदान करते हैं जो चार्ट में किए गए किसी भी अपडेट के बारे में अलर्ट करता है। इसलिए, जो कोई भी अपडेट करता है वह संबंधित पक्षों को अधिसूचना भेजेगा, और तत्काल अलर्ट यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके पास बेहतर सहयोग है।

5. गैंट चार्ट के साथ अद्यतित रहें।

अंत में, आप गैंट आरेख के गतिविधि पृष्ठ पर जा सकते हैं, और आपके पास कार्यों पर काम करने वाले सभी लोगों के बारे में सब कुछ और उनके कार्यों पर काम करने वाले व्यक्तियों के बारे में जानकारी होगी। सभी के बारे में अद्यतन जानकारी के साथ, टीम सहयोग बहुत आसान हो जाएगा।

समाप्ति

गैंट आरेख क्या है? इसके क्या फायदे हैं? यह कैसे काम करता है? हमें उम्मीद है कि आपके पास इन सवालों के जवाब और गैंट आरेख के बारे में अन्य सभी महत्वपूर्ण बातें होंगी। इसलिए, यदि आप एक परियोजना नहीं काम करने जा रहे हैं और इसे कुशलता से प्रबंधित करना चाहते हैं, तो आप गैंट आरेख भी बना सकते हैं। यह आपके कर्मचारियों को अधिभारित किए बिना उचित कार्य वितरण के साथ कुशल परियोजना नियोजन की अनुमति देता है।